Oliver POS no tiene una asociación con Exact Online. Es compatible con Exact Online de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través del Exact Online for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Exact Online en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entendés eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver POS registra en el mostrador genera un pedido normal de WooCommerce, el conector de Exact Online lo publica y los ingresos de tu tienda física terminan en el mismo libro contable de Exact Online que tus ingresos en línea. Exact Online se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver POS es la caja registradora que lo complementa.
Qué es Exact Online, exactamente
Exact Online es la plataforma de contabilidad y negocios en la nube para pymes dominante en los Países Bajos, también muy utilizada en Bélgica. Los contadores holandeses se suscriben a Exact Online específicamente para la colaboración con clientes. El conector de WooCommerce + Exact Online publica los pedidos como verkoopfacturen y los clientes como relaties de Exact.
Para nuestros propósitos, lo importante de Exact Online no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Exact Online. Oliver POS no añade un segundo conector de Exact Online ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de Exact Online existente las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas de la tienda a Exact Online
El flujo del POS de WooCommerce para Exact Online dentro de Oliver POS es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja registradora de Oliver POS, escanea o selecciona los artículos y toca "Cobrar".
- Oliver POS solicita adjuntar una relatie, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de relatie.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver POS genera un pedido estándar de WooCommerce con el ID de la relatie, los artículos, los totales, los desgloses de BTW y el método de pago.
- El plugin Exact Online for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una verkoopfactuur (factura de venta) en Exact Online con los códigos de BTW correctos, la relatie y los mapeos de cuentas de ingresos/pago.
- El procesamiento estándar de Exact Online se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de BTW y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a Exact Online antes de que el cliente haya salido del local (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de WooCommerce para Exact Online: en lo que se apoya Oliver POS
Oliver POS no añade un segundo conector de Exact Online ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver POS es el estándar Exact Online for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/exact-online-for-woocommerce/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → Exact Online, incluyendo el mapeo de BTW, la correspondencia de relatie, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instalá el conector, conectalo a tu cuenta de Exact Online, mapeá el plan de cuentas y los códigos de BTW, y dejá que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia Exact Online por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda a Exact Online
La mayoría de los minoristas que usan Exact Online en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de Exact Online que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- Las declaraciones de BTW son incorrectas. Exact Online calcula el BTW a partir del libro contable.
- Los listados ICP (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) son incorrectos. Los informes de ventas transfronterizas en la UE dependen de que el libro contable esté completo.
- El modelo de colaboración con contadores holandeses se rompe. El portal para contadores de Exact Online espera la totalidad del negocio.
Enviá las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. Exact Online ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de BTW y un único libro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de Exact Online. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Exact Online para los comerciantes de Oliver POS. Oliver POS no se interpone entre WooCommerce y Exact Online; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver POS no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a Exact Online. Tu cuenta, libro contable y contrato de Exact Online son enteramente entre vos y Exact Online.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver POS escribe en ella; Exact Online lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejás Exact Online, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instalá el Exact Online for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conectalo a tu cuenta de Exact Online, mapeando las cuentas de ventas, BTW y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Exact Online.
- Verificá que la sincronización inicial se complete y confirmá que un pedido en línea reciente aparezca como la verkoopfactuur (factura de venta) esperada en Exact Online.
- Instalá Oliver POS, iniciá sesión en la caja registradora en tu tablet de mostrador y confirmá que la solicitud de captura de relatie esté habilitada en el momento del pago.
- Realizá una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, adjuntá una relatie y confirmá que la verkoopfactuur (factura de venta) aparezca en Exact Online con los totales y desgloses de BTW correctos.
Preguntas frecuentes
¿Exact Online maneja correctamente los códigos de BTW belgas para las ventas de Oliver POS?
Sí. Exact Online admite configuraciones de BTW tanto holandesas como belgas. La tienda de WooCommerce configurada para el país correcto alimenta al conector, y Exact Online publica el código de BTW correcto.
¿Funcionará Oliver POS con el portal para contadores de Exact Online?
Sí, indirectamente. Oliver POS no inicia sesión en Exact Online. Registra las ventas de la caja en WooCommerce; el conector de Exact Online las publica en el mismo entorno de Exact Online en el que trabaja tu contador.
¿Oliver POS tiene una asociación con Exact Online?
No. Oliver POS no se asocia con Exact Online ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Exact Online porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, BTW y relaties de tu tienda, y Oliver POS registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a Exact Online, tu libro contable y tu contrato quedan entre vos y Exact Online.
¿Oliver POS cobra extra por usar Exact Online?
No. Pagás a Exact Online directamente según los precios publicados de Exact Online. El precio de Oliver POS es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Mis ventas en la tienda y en línea se conciliarán con un único conjunto de libros en Exact Online?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Exact Online, ya son un flujo de pedidos unificado. Exact Online ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de BTW y un único libro de relatie, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en la tienda.
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