Oliver POS no tiene una asociación con Exact Online. Es compatible con Exact Online de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de Exact Online for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Exact Online en tiempo real (o según el horario que hayas configurado). Una vez que entiendes eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mesón se anota como un pedido normal de WooCommerce, el conector de Exact Online la publica y tus ingresos de la tienda física terminan en el mismo libro contable de Exact Online que tus ingresos online. Exact Online se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja que lo complementa.
Qué es Exact Online, exactamente
Exact Online es la plataforma de contabilidad y negocios en la nube para pymes dominante en los Países Bajos, también muy utilizada en Bélgica. Los contadores holandeses se suscriben a Exact Online específicamente para la colaboración con clientes. El conector de WooCommerce + Exact Online publica los pedidos como verkoopfacturen y los clientes como relaties de Exact.
Para nuestros propósitos, lo importante de Exact Online no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Exact Online. Oliver POS no añade un segundo conector de Exact Online ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de Exact Online existente las recoge.
Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda física en Exact Online
El flujo del POS de WooCommerce para Exact Online dentro de Oliver es breve y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona los artículos y pulsa Cobrar.
- Oliver solicita que se asocie una relatie, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva tarjeta de relatie.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver anota un pedido estándar de WooCommerce con el ID de la relatie, los artículos, los totales, los desgloses de BTW y el método de pago.
- Exact Online for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una verkoopfactuur (factura de venta) en Exact Online con los códigos de BTW correctos, la relatie y las asignaciones de cuentas de ingresos y pagos.
- El procesamiento estándar de Exact Online se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, acumulaciones de BTW y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a Exact Online antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ingreso manual.
El conector de WooCommerce para Exact Online: en lo que se apoya Oliver
Oliver no añade un segundo conector de Exact Online ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver es el estándar Exact Online for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/exact-online-for-woocommerce/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → Exact Online, incluyendo el mapeo de BTW, la correspondencia de relatie, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de Exact Online, mapea el plan de cuentas y los códigos de BTW, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja de Oliver POS, fluye hacia Exact Online por la misma ruta.
Por qué es importante introducir las ventas de la tienda física en Exact Online
La mayoría de los minoristas que usan Exact Online en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas online, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de Exact Online que sabe todo sobre los pedidos online y casi nada sobre las ventas en el mesón. Las consecuencias posteriores son reales:
- Las declaraciones de BTW son incorrectas. Exact Online calcula el BTW a partir del libro contable.
- Los listados ICP (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) son incorrectos. Los informes de ventas transfronterizas en la UE dependen de que el libro contable esté completo.
- El modelo de colaboración del contador holandés se rompe. El portal para contadores de Exact Online espera la totalidad del negocio.
Al pasar las ventas de Oliver POS por la sincronización de WooCommerce, todos esos problemas se resuelven de una vez. Exact Online ve un solo flujo de ingresos, un solo total de pasivos de BTW y un solo libro de clientes para la actividad online y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una sola fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, tanto online como en la tienda.
Lo que NO es esto
Oliver POS no es un socio de Exact Online. No hay acuerdo de comarketing, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Exact Online para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Exact Online; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a Exact Online. Tu cuenta, libro contable y contrato con Exact Online son enteramente entre tú y Exact Online.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; Exact Online lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas Exact Online, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala Exact Online for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de Exact Online, mapeando las cuentas de ventas, BTW y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Exact Online.
- Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido online reciente aparece como la verkoopfactuur (factura de venta) esperada en Exact Online.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja en tu tablet de mesón y confirma que la solicitud de captura de relatie está habilitada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mesón, asocia una relatie y confirma que la verkoopfactuur (factura de venta) aparece en Exact Online con los totales y desgloses de BTW correctos.
Preguntas frecuentes
¿Exact Online maneja correctamente los códigos de BTW belgas para las ventas de Oliver POS?
Sí. Exact Online admite configuraciones de BTW tanto holandesas como belgas. La tienda de WooCommerce configurada para el país correcto alimenta al conector, y Exact Online publica el código de BTW correcto.
¿Funcionará Oliver POS con el portal para contadores de Exact Online?
Sí, indirectamente. Oliver POS no inicia sesión en Exact Online. Anota las ventas de la caja en WooCommerce; el conector de Exact Online las publica en el mismo entorno de Exact Online en el que trabaja tu contador.
¿Tiene Oliver POS una asociación con Exact Online?
No. Oliver no se asocia con Exact Online ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Exact Online porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, BTW y relaties de tu tienda, y Oliver anota cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a Exact Online, tu libro contable y tu contrato permanecen entre tú y Exact Online.
¿Cobra Oliver un extra por usar Exact Online?
No. Pagas a Exact Online directamente según los precios publicados de Exact Online. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Mis ventas en tienda y online se conciliarán en un solo conjunto de libros en Exact Online?
Sí. Oliver POS anota las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago online, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Exact Online, ya son un flujo de pedidos unificado. Exact Online ve un solo flujo de ingresos, un solo total de pasivos de BTW y un solo libro de relatie, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros online y otro en la tienda.
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