Oliver POS no tiene una asociación con FreeAgent. Es compatible con FreeAgent de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en FreeAgent en tiempo real (o según la programación que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es un proceso mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador se convierte en un pedido normal de WooCommerce, el conector de FreeAgent lo publica y los ingresos de tu tienda física van a parar al mismo libro mayor de FreeAgent que los ingresos de tu tienda online. FreeAgent se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es el TPV que lo complementa.
Qué es FreeAgent exactamente
FreeAgent es la plataforma de contabilidad para pequeñas empresas del Reino Unido propiedad de NatWest, popular entre autónomos, freelancers y pequeñas sociedades limitadas. Los titulares de cuentas de empresa de NatWest, Royal Bank of Scotland y Ulster Bank obtienen FreeAgent gratis, lo que la hace omnipresente entre las microempresas del Reino Unido. El conector de FreeAgent para WooCommerce publica los pedidos como facturas y los clientes como contactos de FreeAgent.
Para nuestros propósitos, lo importante de FreeAgent no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene un buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en FreeAgent. Oliver POS no añade un segundo conector de FreeAgent ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas del TPV en WooCommerce, y el conector de FreeAgent existente las recoge.
Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda física en FreeAgent
El flujo del TPV de WooCommerce para FreeAgent dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en el TPV de Oliver, escanea o selecciona los artículos y pulsa Cobrar.
- Oliver solicita que se asocie un contacto, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de contacto.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver crea un pedido estándar de WooCommerce con el ID del contacto, los artículos, los totales, los desgloses de IVA y el método de pago.
- Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura en FreeAgent con los códigos de IVA correctos, el contacto y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago.
- El procesamiento estándar de FreeAgent se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda física llega a FreeAgent antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). En cualquier caso, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de WooCommerce para FreeAgent: en lo que se apoya Oliver
Oliver no añade un segundo conector de FreeAgent ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver es el estándar Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → FreeAgent, incluyendo la asignación de IVA, la correspondencia de contactos, la gestión de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de FreeAgent, asigna el plan de cuentas y los códigos de IVA, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluidas todas las ventas del TPV de Oliver POS, fluye hacia FreeAgent por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda física a FreeAgent
La mayoría de los comerciantes que utilizan FreeAgent en una tienda de WooCommerce tienen un libro mayor sesgado hacia las ventas online, porque es ahí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro mayor de FreeAgent que lo sabe todo sobre los pedidos online y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- La autoevaluación automática es incorrecta. FreeAgent estima la obligación de la autoevaluación a partir del libro mayor. Un TPV que no alimenta a FreeAgent significa que la estimación está subestimada y el fundador se lleva una sorpresa al presentar la declaración.
- Los borradores automáticos de la declaración de IVA son incorrectos. FreeAgent elabora el borrador de la declaración de IVA al comienzo del siguiente trimestre. Sin las ventas en la tienda, el borrador es incorrecto desde el primer día.
- La previsión de flujo de caja se desvía. Las herramientas de flujo de caja de FreeAgent dependen de que el libro mayor esté completo.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. FreeAgent ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de IVA y un único libro de clientes para la actividad online y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contable trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas online y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de FreeAgent. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de FreeAgent para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y FreeAgent; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un margen, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a FreeAgent. Tu cuenta, libro mayor y contrato con FreeAgent son exclusivamente entre tú y FreeAgent.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; FreeAgent lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas FreeAgent, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de FreeAgent, asignando las cuentas de ventas, IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de FreeAgent.
- Verifica que la sincronización inicial se completa y confirma que un pedido online reciente aparece como la factura esperada en FreeAgent.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en el TPV en tu tableta de mostrador y confirma que la solicitud de captura de contactos está activada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en el mostrador, asocia un contacto y confirma que la factura aparece en FreeAgent con los totales y desgloses de IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿La estimación automática de la autoevaluación de FreeAgent incluirá las ventas de Oliver POS?
Sí. La estimación de la autoevaluación se basa en el libro mayor de FreeAgent. Una vez que las ventas del TPV llegan a FreeAgent a través del conector de WooCommerce, la estimación refleja la imagen completa de los ingresos.
¿Admite FreeAgent a los minoristas con múltiples establecimientos que utilizan Oliver POS?
FreeAgent no clasifica los ingresos por establecimiento de forma nativa, pero el conector de WooCommerce puede etiquetar los pedidos por tienda o ubicación a través de campos personalizados, que FreeAgent muestra en la factura. La mayoría de los minoristas con múltiples establecimientos que utilizan FreeAgent confían en los propios informes de establecimientos de Oliver para obtener detalles por establecimiento.
¿Tiene Oliver POS una asociación con FreeAgent?
No. Oliver no se asocia con FreeAgent ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a FreeAgent porque su conector de WooCommerce ya extrae los pedidos, reembolsos, IVA y contactos de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro mayor y tu contrato con FreeAgent siguen siendo entre tú y FreeAgent.
¿Cobra Oliver un extra por usar FreeAgent?
No. Pagas a FreeAgent directamente según los precios publicados por FreeAgent. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de TPV que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y online con un único libro de contabilidad en FreeAgent?
Sí. Oliver POS registra las ventas del TPV en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu proceso de pago online, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de FreeAgent ya son un flujo de pedidos unificado. FreeAgent ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de IVA y un único libro de contactos, sin necesidad de conciliación manual entre un libro de contabilidad online y otro de la tienda.
Prueba Oliver POS gratis durante 30 días en /demo/: trae tu tienda de WooCommerce y tu suscripción a FreeAgent existentes y ten los ingresos de tu tienda física en el mismo libro mayor de FreeAgent que tus pedidos online en menos de una hora. Diseñado para microempresas minoristas del Reino Unido, pero disponible dondequiera que funcione WooCommerce.