Oliver POS no tiene una asociación con FreshBooks. Es compatible con FreshBooks de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de FreshBooks for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en FreshBooks en tiempo real (o según la programación que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es un proceso mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador se convierte en un pedido normal de WooCommerce, el conector de FreshBooks lo publica y los ingresos de tu tienda física van a parar al mismo libro mayor de FreshBooks que los ingresos de tu tienda online. FreshBooks se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es el TPV que lo complementa.
Qué es FreshBooks exactamente
FreshBooks es la plataforma de contabilidad para pequeñas empresas creada para negocios de servicios y minoristas de productos que odian las hojas de cálculo. Comenzó como una herramienta de facturación y se expandió hasta convertirse en un libro mayor completo para pymes. El conector de FreshBooks para WooCommerce publica los pedidos de WooCommerce como facturas de FreshBooks, los clientes de WooCommerce como clientes de FreshBooks y los reembolsos de WooCommerce como notas de crédito.
Para nuestros propósitos, lo importante de FreshBooks no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene un buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en FreshBooks. Oliver POS no añade un segundo conector de FreshBooks ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas del TPV en WooCommerce, y el conector de FreshBooks existente las recoge.
Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda física en FreshBooks
El flujo del TPV de WooCommerce para FreshBooks dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en el TPV de Oliver, escanea o selecciona los artículos y pulsa Cobrar.
- Oliver solicita que se asocie un cliente, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver crea un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de impuestos sobre las ventas/IVA y el método de pago.
- FreshBooks for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura en FreshBooks con los códigos de impuestos sobre las ventas/IVA correctos, el cliente y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago.
- El procesamiento estándar de FreshBooks se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de impuestos sobre las ventas/IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda física llega a FreshBooks antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). En cualquier caso, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de WooCommerce para FreshBooks: en lo que se apoya Oliver
Oliver no añade un segundo conector de FreshBooks ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver es el estándar FreshBooks for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → FreshBooks, incluyendo la asignación de impuestos sobre las ventas/IVA, la correspondencia de clientes, la gestión de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de FreshBooks, asigna el plan de cuentas y los códigos de impuestos sobre las ventas/IVA, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluidas todas las ventas del TPV de Oliver POS, fluye hacia FreshBooks por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda física a FreshBooks
La mayoría de los comerciantes que utilizan FreshBooks en una tienda de WooCommerce tienen un libro mayor sesgado hacia las ventas online, porque es ahí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro mayor de FreshBooks que lo sabe todo sobre los pedidos online y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- La numeración de las facturas se desajusta. FreshBooks emite los números de factura de forma secuencial. Un TPV que publica asientos de diario de fin de día en otro lugar crea un hueco en la numeración de FreshBooks, lo que complica las auditorías.
- El valor de vida del cliente es incorrecto. FreshBooks muestra los ingresos de por vida por cliente. Sin las ventas en la tienda, los clientes habituales parecen compradores online de una sola vez.
- Los informes de cobro de pagos son engañosos. FreshBooks informa sobre el momento del pago. Un TPV que registra las ventas en efectivo por separado hace que el informe parezca que no hay cobros en efectivo en absoluto.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. FreshBooks ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos sobre las ventas/IVA y un único libro de clientes para la actividad online y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contable trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas online y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de FreshBooks. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de FreshBooks para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y FreshBooks; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un margen, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a FreshBooks. Tu cuenta, libro mayor y contrato con FreshBooks son exclusivamente entre tú y FreshBooks.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; FreshBooks lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas FreshBooks, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala FreshBooks for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de FreshBooks, asignando las cuentas de ventas, impuestos sobre las ventas/IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de FreshBooks.
- Verifica que la sincronización inicial se completa y confirma que un pedido online reciente aparece como la factura esperada en FreshBooks.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en el TPV en tu tableta de mostrador y confirma que la solicitud de captura de clientes está activada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en el mostrador, asocia un cliente y confirma que la factura aparece en FreshBooks con los totales y desgloses de impuestos sobre las ventas/IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que crear un cliente de FreshBooks para cada cliente sin cita previa?
No. Las ventas anónimas del TPV se convierten en facturas de FreshBooks contra un cliente configurable "Sin cita previa" o "Minorista". Los clientes con nombre, capturados en el TPV por correo electrónico o teléfono, crean o se asocian a un cliente de FreshBooks existente automáticamente.
¿Puede FreshBooks conciliar los pagos de Oliver POS con los depósitos bancarios?
Sí. FreshBooks realiza un seguimiento de los pagos de las facturas por la cuenta de ingresos a la que el conector los publica. Asigna el método de pago de WooCommerce correcto a la cuenta de FreshBooks correcta, y la herramienta de conciliación bancaria de FreshBooks concilia los depósitos de la misma manera que lo hace para los pedidos online.
¿Tiene Oliver POS una asociación con FreshBooks?
No. Oliver no se asocia con FreshBooks ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a FreshBooks porque su conector de WooCommerce ya extrae los pedidos, reembolsos, impuestos sobre las ventas/IVA y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro mayor y tu contrato con FreshBooks siguen siendo entre tú y FreshBooks.
¿Cobra Oliver un extra por usar FreshBooks?
No. Pagas a FreshBooks directamente según los precios publicados por FreshBooks. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de TPV que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y online con un único libro de contabilidad en FreshBooks?
Sí. Oliver POS registra las ventas del TPV en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu proceso de pago online, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de FreshBooks ya son un flujo de pedidos unificado. FreshBooks ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos sobre las ventas/IVA y un único libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un libro de contabilidad online y otro de la tienda.
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