FreeAgent WooCommerce POS – Oliver POS -integraatio-opas

Oliver POS:lla ei ole kumppanuutta FreeAgentin kanssa. Se tukee FreeAgentia samalla tavalla kuin mikä tahansa WooCommerce-kauppa – Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce -liitännäisen kautta, joka synkronoi jo WooCommerce-tilaukset, asiakkaat ja hyvitykset FreeAgentiin reaaliaikaisesti (tai määrittämäsi aikataulun mukaan). Kun ymmärrät tämän, loppuosa tästä oppaasta on mekaanista: jokainen Oliverin kassalla tekemä myynti kirjoittaa normaalin WooCommerce-tilauksen, FreeAgent-liitin lähettää sen, ja myymäläsi tuotot päätyvät samaan FreeAgent-kirjanpitoon kuin verkkokaupan tuotot. FreeAgent hoitaa kirjanpidon. WooCommerce on tietojen lähdejärjestelmä. Oliver on sen päällä toimiva kassakone.

Mitä FreeAgent tarkalleen ottaen on

FreeAgent on NatWestin omistama Ison-Britannian pienyritysten kirjanpitoalusta, joka on suosittu yksityisyrittäjien, freelancereiden ja pienten osakeyhtiöiden keskuudessa. NatWestin, Royal Bank of Scotlandin ja Ulster Bankin yritystiliasiakkaat saavat FreeAgentin ilmaiseksi – mikä tekee siitä yleisen Ison-Britannian mikroyritysten keskuudessa. FreeAgent WooCommerce -liitin lähettää tilaukset laskuina ja asiakkaat FreeAgent-kontakteina.

Meidän tarkoituksiimme tärkeintä FreeAgentissa ei ole mikään yksittäinen ominaisuus – vaan se, että WooCommerce-liitin on kypsä, hyvin tuettu ja käsittelee jokaista WooCommerce-tilausta ensiluokkaisena tapahtumana FreeAgentissa. Oliver POS ei lisää toista FreeAgent-liitintä tai muokkaa datareittiä. Se kirjoittaa kassamyynnit WooCommerceen, ja olemassa oleva FreeAgent-liitin poimii ne sieltä.

Miten Oliver POS syöttää myymälämyynnit FreeAgentiin

FreeAgent WooCommerce POS -työnkulku Oliverissa on lyhyt ja ennustettava:

1. Kassatyöntekijä kirjaa myynnin Oliver-kassaan, skannaa tai valitsee tuotteet ja napauttaa Veloita-painiketta.
2. Oliver kehottaa liittämään kontaktin – sähköpostihaulla, puhelinnumerohaulla tai uudella kontaktikortilla.
3. Kassatyöntekijä vastaanottaa maksun kaupan käyttämän WooCommerce-maksuportaalin kautta.
4. Oliver kirjoittaa standardin WooCommerce-tilauksen, jossa on kontaktitunnus, tuoterivit, loppusummat, ALV-erittelyt ja maksutapa.
5. Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce näkee uuden tilauksen WooCommerce-koukkujen kautta sekunneissa.
6. Liitin lähettää laskun FreeAgentiin oikeilla ALV-koodeilla, kontaktilla ja tuotto-/maksutilimäärityksillä.
7. FreeAgentin vakiokäsittely suoritetaan uudelle asiakirjalle – päiväkirjamerkinnät, maksujen täsmäytys, ALV-jaksotukset ja kaikki muut määrittämäsi jatkoautomaatiot.

Kokonaisuudessaan myymälämyynti saapuu FreeAgentiin ennen kuin asiakas on poistunut kaupasta (tilauskohtaisessa tilassa) tai osana seuraavaa päivän yhteenvetoa (päivittäisen yhteenvedon tilassa). Kummassakaan tapauksessa manuaalista syöttöä ei tarvita.

FreeAgent WooCommerce -liitin – jonka päällä Oliver toimii

Oliver ei lisää toista FreeAgent-liitintä tai monista synkronointia. Liitännäinen, jonka päällä Oliver toimii, on standardi Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, saatavilla osoitteesta wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Se on rakennettu erityisesti käsittelemään WooCommerce → FreeAgent -datareittiä, mukaan lukien ALV-määritykset, kontaktivastaavuudet, hyvitysten käsittely ja standardi raportointityönkulku.

Asennus on identtinen minkä tahansa WooCommerce-kaupan asennuksen kanssa: asenna liitin, yhdistä se FreeAgent-tiliisi, määritä tilikartta ja ALV-koodit ja anna alkuperäisen synkronoinnin suorittaa. Kun se on tehty, jokainen WooCommerce-tilaus – mukaan lukien jokainen Oliver POS -kassamyynti – virtaa FreeAgentiin samaa reittiä pitkin.

Miksi myymälämyyntien siirtäminen FreeAgentiin on tärkeää

Useimmilla jälleenmyyjillä, jotka käyttävät FreeAgentia WooCommerce-kaupassa, on verkkokauppapainotteinen kirjanpito, koska tiedot ovat perinteisesti siirtyneet automaattisesti verkosta. Tuloksena on FreeAgent-kirjanpito, joka tietää kaiken verkkotilauksista, mutta ei juuri mitään tiskimyynnistä. Tällä on todellisia seurauksia:

• Automaattinen Self Assessment (itsearviointi) on väärin. FreeAgent arvioi Self Assessment -velvoitteen kirjanpidosta. Kassajärjestelmä, joka ei syötä tietoja FreeAgentiin, tarkoittaa, että arvio on aliarvioitu ja perustaja saa yllätyksen ilmoitusaikana.
• Automaattiset ALV-ilmoitusluonnokset ovat väärin. FreeAgent laatii ALV-ilmoitusluonnoksen seuraavan vuosineljänneksen alussa. Ilman myymälämyyntejä luonnos on väärin heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
• Kassavirtaennusteet ajautuvat erilleen. FreeAgentin kassavirtatyökalut riippuvat kirjanpidon täydellisyydestä.

Siirrä Oliver POS -myynnit WooCommerce-synkronoinnin kautta, ja kaikki nämä ongelmat ratkeavat kerralla. FreeAgent näkee yhden tulovirran, yhden ALV-velan kokonaissumman ja yhden asiakasrekisterin sekä verkko- että myymälätoiminnoissa. Kirjanpitäjän täsmäytys pankkitiliä vastaan ei ole enää rikostutkintaa. Neuvoja tai kirjanpitäjä työskentelee yhdestä lähteestä. Kojelauta kertoo vihdoin, mitä yrityksesi todella tekee – verkossa ja myymälässä yhdessä.

Mitä tämä EI ole

Oliver POS ei ole FreeAgent-kumppani. Ei ole yhteismarkkinointisopimusta, ei tulonjakoa eikä erityistä FreeAgent-hinnoittelua Oliver-kauppiaille. Oliver ei asetu WooCommercen ja FreeAgentin väliin; datareitti on täsmälleen sama, jota mikä tahansa WooCommerce-kauppa käyttää. Oliver ei veloita katetta, ei lisää tapahtumakohtaista maksua päälle eikä ota osuutta FreeAgent-tilauksesta. FreeAgent-tilisi, kirjanpitosi ja sopimuksesi ovat täysin sinun ja FreeAgentin välisiä.

On myös syytä sanoa, että Oliver POS ei muuta datan omistajuutta. Omassa WordPress-asennuksessasi oleva WooCommerce-tilaustaulukko pysyy totuuden lähteenä. Oliver kirjoittaa siihen; FreeAgent lukee siitä liittimen kautta. Jos joskus lähdet FreeAgentista, data pysyy siellä, missä se on aina ollut – WooCommercessa.

Asennus 4 vaiheessa

1. Asenna Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce WordPress-sivustollesi ja yhdistä se FreeAgent-tiliisi määrittämällä WooCommercen myynti-, ALV- ja maksutapatilit FreeAgent-tilikarttaasi.
2. Varmista, että alkuperäinen synkronointi on valmis, ja vahvista, että äskettäinen verkkotilaus näkyy odotettuna laskuna FreeAgentissa.
3. Asenna Oliver POS, kirjaudu sisään kassaan tiskitabletillasi ja varmista, että kontaktitietojen keräyskehotus on käytössä kassalla.
4. Tee pieni live-testimyynti tiskillä, liitä kontakti ja vahvista, että lasku näkyy FreeAgentissa oikeilla loppusummilla ja ALV-erittelyillä.

Usein kysytyt kysymykset

Sisältääkö FreeAgentin automaattinen Self Assessment -arvio Oliver POS -myynnit?

Kyllä. Self Assessment -arvio perustuu FreeAgentin kirjanpitoon. Kun kassamyynnit saapuvat FreeAgentiin WooCommerce-liittimen kautta, arvio heijastaa koko tuottokuvaa.

Käsitteleekö FreeAgent monitoimipisteisiä jälleenmyyjiä, jotka käyttävät Oliver POS:ia?

FreeAgent ei erottele tuottoja toimipisteittäin natiivisti, mutta WooCommerce-liitin voi merkitä tilauksia myymälän tai sijainnin mukaan mukautetuilla kentillä, jotka FreeAgent näyttää laskulla. Useimmat monitoimipisteiset jälleenmyyjät, jotka käyttävät FreeAgentia, tukeutuvat Oliverin omaan toimipisteraportointiin toimipistekohtaisten tietojen saamiseksi.

Onko Oliver POS:lla kumppanuutta FreeAgentin kanssa?

Ei. Oliver ei ole kumppani FreeAgentin tai minkään muun kirjanpitoalustan kanssa. Tuemme FreeAgentia, koska sen WooCommerce-liitin hakee jo tilaukset, hyvitykset, ALV-tiedot ja kontaktit kaupastasi – ja Oliver kirjoittaa jokaisen myymälämyynnin WooCommerceen standarditilauksena, joten sama liitin poimii sen automaattisesti. FreeAgent-tilauksesi, kirjanpitosi ja sopimuksesi pysyvät sinun ja FreeAgentin välisinä.

Veloittaako Oliver lisämaksua FreeAgentin käytöstä?

Ei. Maksat FreeAgentille suoraan FreeAgentin julkaiseman hinnoittelun mukaan. Oliverin hinnoittelu on kiinteä kuukausittainen maksu kassajärjestelmäohjelmistosta, jolla ei ole mitään tekemistä valitsemasi kirjanpitoalustan kanssa.

Täsmäytetäänkö myymälä- ja verkkokauppamyyntini yhteen kirjanpitoon FreeAgentissa?

Kyllä. Oliver POS kirjoittaa kassamyynnit samaan WooCommerce-kauppaan, joka pyörittää verkkokauppaasi, joten kun tilaukset saapuvat FreeAgent-liittimeen, ne ovat jo yhtenäinen tilausvirta. FreeAgent näkee yhden tulovirran, yhden ALV-velan kokonaissumman ja yhden kontaktirekisterin – ei manuaalista täsmäytystä verkko- ja myymäläkirjanpidon välillä.

Kokeile Oliver POS:ia ilmaiseksi 30 päivän ajan osoitteessa /demo/ – tuo olemassa oleva WooCommerce-kauppasi ja FreeAgent-tilauksesi ja saat myymälätuottosi samaan FreeAgent-kirjanpitoon verkkotilaustesi kanssa tunnissa. Rakennettu Ison-Britannian mikroyrityksille, mutta saatavilla kaikkialla, missä WooCommerce toimii.