FreshBooks WooCommerce POS — Oliver POS -integraatio-opas

Oliver POS:lla ei ole kumppanuutta FreshBooksin kanssa. Se tukee FreshBooksia samalla tavalla kuin mikä tahansa WooCommerce-kauppa – FreshBooks for WooCommerce -liitännäisen kautta, joka synkronoi jo WooCommerce-tilaukset, asiakkaat ja hyvitykset FreshBooksiin reaaliaikaisesti (tai määrittämäsi aikataulun mukaan). Kun ymmärrät tämän, loppuosa tästä oppaasta on mekaanista: jokainen Oliverin kassalla tekemä myynti kirjoittaa normaalin WooCommerce-tilauksen, FreshBooks-liitin lähettää sen, ja myymäläsi tuotot päätyvät samaan FreshBooks-kirjanpitoon kuin verkkokaupan tuotot. FreshBooks hoitaa kirjanpidon. WooCommerce on tietojen lähdejärjestelmä. Oliver on sen päällä toimiva kassakone.

Mitä FreshBooks tarkalleen ottaen on

FreshBooks on pienyritysten kirjanpitoalusta, joka on rakennettu palveluyrityksille ja tuotteiden jälleenmyyjille, jotka vihaavat taulukkolaskentaa. Se aloitti laskutustyökaluna ja laajeni täydeksi pk-yritysten kirjanpidoksi. FreshBooks WooCommerce -liitin lähettää WooCommerce-tilaukset FreshBooks-laskuina, WooCommerce-asiakkaat FreshBooks-asiakkaina ja WooCommerce-hyvitykset hyvityslaskuina.

Meidän tarkoituksiimme tärkeintä FreshBooksissa ei ole mikään yksittäinen ominaisuus – vaan se, että WooCommerce-liitin on kypsä, hyvin tuettu ja käsittelee jokaista WooCommerce-tilausta ensiluokkaisena tapahtumana FreshBooksissa. Oliver POS ei lisää toista FreshBooks-liitintä tai muokkaa datareittiä. Se kirjoittaa kassamyynnit WooCommerceen, ja olemassa oleva FreshBooks-liitin poimii ne sieltä.

Miten Oliver POS syöttää myymälämyynnit FreshBooksiin

FreshBooks WooCommerce POS -työnkulku Oliverissa on lyhyt ja ennustettava:

1. Kassatyöntekijä kirjaa myynnin Oliver-kassaan, skannaa tai valitsee tuotteet ja napauttaa Veloita-painiketta.
2. Oliver kehottaa liittämään asiakkaan – sähköpostihaulla, puhelinnumerohaulla tai uudella asiakaskortilla.
3. Kassatyöntekijä vastaanottaa maksun kaupan käyttämän WooCommerce-maksuportaalin kautta.
4. Oliver kirjoittaa standardin WooCommerce-tilauksen, jossa on asiakastunnus, tuoterivit, loppusummat, myyntivero-/ALV-erittelyt ja maksutapa.
5. FreshBooks for WooCommerce näkee uuden tilauksen WooCommerce-koukkujen kautta sekunneissa.
6. Liitin lähettää laskun FreshBooksiin oikeilla myyntivero-/ALV-koodeilla, asiakkaalla ja tuotto-/maksutilimäärityksillä.
7. FreshBooksin vakiokäsittely suoritetaan uudelle asiakirjalle – päiväkirjamerkinnät, maksujen täsmäytys, myyntivero-/ALV-jaksotukset ja kaikki muut määrittämäsi jatkoautomaatiot.

Kokonaisuudessaan myymälämyynti saapuu FreshBooksiin ennen kuin asiakas on poistunut kaupasta (tilauskohtaisessa tilassa) tai osana seuraavaa päivän yhteenvetoa (päivittäisen yhteenvedon tilassa). Kummassakaan tapauksessa manuaalista syöttöä ei tarvita.

FreshBooks WooCommerce -liitin – jonka päällä Oliver toimii

Oliver ei lisää toista FreshBooks-liitintä tai monista synkronointia. Liitännäinen, jonka päällä Oliver toimii, on standardi FreshBooks for WooCommerce, saatavilla osoitteesta wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Se on rakennettu erityisesti käsittelemään WooCommerce → FreshBooks -datareittiä, mukaan lukien myyntivero-/ALV-määritykset, asiakasvastaavuudet, hyvitysten käsittely ja standardi raportointityönkulku.

Asennus on identtinen minkä tahansa WooCommerce-kaupan asennuksen kanssa: asenna liitin, yhdistä se FreshBooks-tiliisi, määritä tilikartta ja myyntivero-/ALV-koodit ja anna alkuperäisen synkronoinnin suorittaa. Kun se on tehty, jokainen WooCommerce-tilaus – mukaan lukien jokainen Oliver POS -kassamyynti – virtaa FreshBooksiin samaa reittiä pitkin.

Miksi myymälämyyntien siirtäminen FreshBooksiin on tärkeää

Useimmilla jälleenmyyjillä, jotka käyttävät FreshBooksia WooCommerce-kaupassa, on verkkokauppapainotteinen kirjanpito, koska tiedot ovat perinteisesti siirtyneet automaattisesti verkosta. Tuloksena on FreshBooks-kirjanpito, joka tietää kaiken verkkotilauksista, mutta ei juuri mitään tiskimyynnistä. Tällä on todellisia seurauksia:

• Laskujen numerointi menee sekaisin. FreshBooks antaa laskunumerot peräkkäin. Kassajärjestelmä, joka lähettää päivän lopun päiväkirjamerkinnät muualle, luo aukon FreshBooksin numeroinnissa, mikä vaikeuttaa tarkastuksia.
• Asiakkaan elinkaariarvo on väärin. FreshBooks näyttää elinkaaren tuoton asiakasta kohti. Ilman myymälämyyntejä kanta-asiakkaat näyttävät kertaluonteisilta verkko-ostajilta.
• Maksujen keräysraportit ovat harhaanjohtavia. FreshBooks raportoi maksujen ajoituksesta. Kassajärjestelmä, joka kirjaa käteismyynnit erikseen, saa raportin näyttämään siltä, ettei käteismaksuja ole lainkaan.

Siirrä Oliver POS -myynnit WooCommerce-synkronoinnin kautta, ja kaikki nämä ongelmat ratkeavat kerralla. FreshBooks näkee yhden tulovirran, yhden myyntivero-/ALV-velan kokonaissumman ja yhden asiakasrekisterin sekä verkko- että myymälätoiminnoissa. Kirjanpitäjän täsmäytys pankkitiliä vastaan ei ole enää rikostutkintaa. Neuvoja tai kirjanpitäjä työskentelee yhdestä lähteestä. Kojelauta kertoo vihdoin, mitä yrityksesi todella tekee – verkossa ja myymälässä yhdessä.

Mitä tämä EI ole

Oliver POS ei ole FreshBooks-kumppani. Ei ole yhteismarkkinointisopimusta, ei tulonjakoa eikä erityistä FreshBooks-hinnoittelua Oliver-kauppiaille. Oliver ei asetu WooCommercen ja FreshBooksin väliin; datareitti on täsmälleen sama, jota mikä tahansa WooCommerce-kauppa käyttää. Oliver ei veloita katetta, ei lisää tapahtumakohtaista maksua päälle eikä ota osuutta FreshBooks-tilauksesta. FreshBooks-tilisi, kirjanpitosi ja sopimuksesi ovat täysin sinun ja FreshBooksin välisiä.

On myös syytä sanoa, että Oliver POS ei muuta datan omistajuutta. Omassa WordPress-asennuksessasi oleva WooCommerce-tilaustaulukko pysyy totuuden lähteenä. Oliver kirjoittaa siihen; FreshBooks lukee siitä liittimen kautta. Jos joskus lähdet FreshBooksista, data pysyy siellä, missä se on aina ollut – WooCommercessa.

Asennus 4 vaiheessa

1. Asenna FreshBooks for WooCommerce WordPress-sivustollesi ja yhdistä se FreshBooks-tiliisi määrittämällä WooCommercen myynti-, myyntivero-/ALV- ja maksutapatilit FreshBooks-tilikarttaasi.
2. Varmista, että alkuperäinen synkronointi on valmis, ja vahvista, että äskettäinen verkkotilaus näkyy odotettuna laskuna FreshBooksissa.
3. Asenna Oliver POS, kirjaudu sisään kassaan tiskitabletillasi ja varmista, että asiakastietojen keräyskehotus on käytössä kassalla.
4. Tee pieni live-testimyynti tiskillä, liitä asiakas ja vahvista, että lasku näkyy FreshBooksissa oikeilla loppusummilla ja myyntivero-/ALV-erittelyillä.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun luoda FreshBooks-asiakas jokaiselle sisään kävelevälle asiakkaalle?

Ei. Anonyymeistä kassamyynneistä tulee FreshBooks-laskuja, jotka kohdistetaan määritettävään "Sisäänkävely"- tai "Vähittäismyynti"-asiakkaaseen. Nimetyt asiakkaat – jotka on kerätty kassalla sähköpostitse tai puhelimitse – luovat tai täsmäävät olemassa olevaan FreshBooks-asiakkaaseen automaattisesti.

Voiko FreshBooks täsmäyttää Oliver POS -maksuja pankkitalletuksiin?

Kyllä. FreshBooks seuraa laskujen maksuja tulotilin mukaan, johon liitin ne lähettää. Määritä oikea WooCommerce-maksutapa oikeaan FreshBooks-tiliin, ja FreshBooksin pankkitäsmäytystyökalu täsmäyttää talletukset samalla tavalla kuin verkkotilauksille.

Onko Oliver POS:lla kumppanuutta FreshBooksin kanssa?

Ei. Oliver ei ole kumppani FreshBooksin tai minkään muun kirjanpitoalustan kanssa. Tuemme FreshBooksia, koska sen WooCommerce-liitin hakee jo tilaukset, hyvitykset, myyntivero-/ALV-tiedot ja asiakkaat kaupastasi – ja Oliver kirjoittaa jokaisen myymälämyynnin WooCommerceen standarditilauksena, joten sama liitin poimii sen automaattisesti. FreshBooks-tilauksesi, kirjanpitosi ja sopimuksesi pysyvät sinun ja FreshBooksin välisinä.

Veloittaako Oliver lisämaksua FreshBooksin käytöstä?

Ei. Maksat FreshBooksille suoraan FreshBooksin julkaiseman hinnoittelun mukaan. Oliverin hinnoittelu on kiinteä kuukausittainen maksu kassajärjestelmäohjelmistosta, jolla ei ole mitään tekemistä valitsemasi kirjanpitoalustan kanssa.

Täsmäytetäänkö myymälä- ja verkkokauppamyyntini yhteen kirjanpitoon FreshBooksissa?

Kyllä. Oliver POS kirjoittaa kassamyynnit samaan WooCommerce-kauppaan, joka pyörittää verkkokauppaasi, joten kun tilaukset saapuvat FreshBooks-liittimeen, ne ovat jo yhtenäinen tilausvirta. FreshBooks näkee yhden tulovirran, yhden myyntivero-/ALV-velan kokonaissumman ja yhden asiakasrekisterin – ei manuaalista täsmäytystä verkko- ja myymäläkirjanpidon välillä.

Kokeile Oliver POS:ia ilmaiseksi 30 päivän ajan osoitteessa /demo/ – tuo olemassa oleva WooCommerce-kauppasi ja FreshBooks-tilauksesi ja saat myymälätuottosi samaan FreshBooks-kirjanpitoon verkkotilaustesi kanssa tunnissa. Rakennettu Pohjois-Amerikan pienyritysten jälleenmyyjille, mutta saatavilla kaikkialla, missä WooCommerce toimii.