QuickBooks Online WooCommerce POS — Oliver POS -integraatio-opas

Oliver POS:lla ei ole kumppanuutta QuickBooksin kanssa. Se tukee QuickBooksiä samalla tavalla kuin mikä tahansa WooCommerce-kauppa – MyWorks Sync for QuickBooks Online -synkronoinnin kautta, joka jo synkronoi WooCommerce-tilaukset, asiakkaat ja hyvitykset QuickBooks Onlineen reaaliaikaisesti (tai määrittämälläsi aikataululla). Kun ymmärrät tämän, loppu oppaasta onkin mekaanista: jokainen Oliverin kassalla tekemä myynti kirjautuu normaaliksi WooCommerce-tilaukseksi, QuickBooks-liitäntä julkaisee sen, ja myymäläsi tuotot päätyvät samaan QuickBooks Online -pääkirjaan verkkokaupan tuottojen kanssa. QuickBooks Online hoitaa kirjanpidon. WooCommerce on tietojen lähdejärjestelmä. Oliver on kassakone kaiken päällä.

Mitä QuickBooks Online tarkalleen ottaen on

QuickBooks Online on Intuitin pilvipohjainen kirjanpitoalusta – Pohjois-Amerikan eniten käytetty pienten ja keskisuurten yritysten kirjanpidon pääkirja ja yksi maailman käytetyimmistä. WooCommerce-kaupoille vakiintunut liitäntämalli on tilauskohtaiset laskut tai myyntikuitit reaaliaikaisesti tai päivän lopun yhteenvetokirjaukset vero-, maksutapa- ja toimipistekohtaisilla erittelyillä.

Meidän tarkoituksiimme tärkeintä QuickBooksissa ei ole mikään yksittäinen ominaisuus – vaan se, että WooCommerce-liitäntä on kypsä, hyvin tuettu ja käsittelee jokaista WooCommerce-tilausta ensiluokkaisena tapahtumana QuickBooksissa. Oliver POS ei lisää toista QuickBooks-liitäntää tai muokkaa datareittiä. Se kirjoittaa kassamyynnit WooCommerceen, ja olemassa oleva QuickBooks-liitäntä poimii ne.

Miten Oliver POS syöttää myymälämyynnit QuickBooks Onlineen

QuickBooks WooCommerce POS -työnkulku Oliverin sisällä on lyhyt ja ennustettava:

1. Kassamyyjä kirjaa myynnin Oliver-kassakoneella, skannaa tai valitsee tuotteet ja napauttaa Veloita.
2. Oliver kehottaa liittämään asiakkaan – sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron tai uuden asiakaskortin avulla.
3. Kassamyyjä ottaa maksun vastaan millä tahansa kaupan käyttämällä WooCommerce -maksuyhdyskäytävällä.
4. Oliver kirjoittaa standardin WooCommerce-tilauksen, jossa on asiakkaan tunnus, rivitiedot, loppusummat, myyntiveroerittelyt ja maksutapa.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online havaitsee uuden tilauksen WooCommerce-koukkujen kautta sekunneissa.
6. Liitäntä lähettää laskun tai myyntikuitin QuickBooks Onlineen oikeilla myyntiverokoodeilla, asiakkaalla ja tuotto-/maksutilien vastaavuuksilla.
7. QuickBooks Onlinen vakiokäsittely suoritetaan uudelle asiakirjalle – päiväkirjamerkinnät, maksujen täsmäytys, myyntiverojaksotukset ja kaikki määrittämäsi jatkoautomaatiot.

Myymälämyynti saapuu QuickBooks Onlineen päästä päähän ennen kuin asiakas on poistunut kaupasta (tilauskohtaisessa tilassa) tai osana seuraavaa päivän lopun yhteenvetoa (päivittäisen yhteenvedon tilassa). Kummassakaan tapauksessa manuaalista syöttöä ei tarvita.

QuickBooks Online WooCommerce -liitäntä – jonka päällä Oliver toimii

Oliver ei lisää toista QuickBooks-liitäntää tai monista synkronointia. Lisäosa, jonka päällä Oliver toimii, on standardi MyWorks Sync for QuickBooks Online, saatavilla osoitteesta wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Se on rakennettu erityisesti käsittelemään WooCommerce → QuickBooks Online -datareittiä, mukaan lukien myyntiverokartoitus, asiakkaiden täsmäytys, hyvitysten käsittely ja standardi raportointivirta.

Asennus on identtinen minkä tahansa WooCommerce-kaupan asennuksen kanssa: asenna liitäntä, yhdistä QuickBooks Online -tiliisi, kartoita tilikartta ja myyntiverokoodit ja anna alkuperäisen synkronoinnin suorittaa. Kun se on tehty, jokainen WooCommerce-tilaus – mukaan lukien jokainen Oliver POS -kassamyynti – virtaa QuickBooks Onlineen samaa reittiä pitkin.

Miksi myymälämyyntien siirtäminen QuickBooks Onlineen on tärkeää

Useimmilla vähittäiskauppiailla, jotka käyttävät QuickBooksiä WooCommerce-kaupassa, on verkkokauppapainotteinen pääkirja, koska data on historiallisesti virrannut automaattisesti verkosta. Tuloksena on QuickBooks Online -pääkirja, joka tietää kaiken verkkotilauksista mutta ei juuri mitään tiskimyynneistä. Seuraukset ovat todellisia:

• Päivittäinen täsmäytys ajautuu erilleen. QuickBooks-pääkirja, jossa on verkkotilaukset mutta ei myymälämyyntejä, ei täsmää pankkitalletukseen, mikä tarkoittaa, että kirjanpitäjän maanantaiaamusta tulee rikostutkinnallinen harjoitus rutiininomaisen täsmäytyksen sijaan.
• Myyntiverovelka on väärä. QuickBooks ajaa myyntiverovelkaraportin pääkirjan laskuista. Jos puolet tuloista puuttuu, raportti on puolella väärässä.
• Asiakastason raportointi on puoliksi sokea. QuickBooksin asiakasraportit näkevät vain verkkotilaukset. Tukkukaupan asiakas, joka noutaa tiskiltä, ei kerrytä tuloja QuickBooks-yhteystietoon.
• Vuoden loppu on vaikeampi kuin sen pitäisi olla. KHT-tilintarkastaja viettää tammikuun rekonstruoimalla myymälätuloja kassajärjestelmän vienneistä sen sijaan, että vetäisi puhtaita raportteja QuickBooksista.

Siirrä Oliver POS -myynnit WooCommerce-synkronoinnin kautta, ja kaikki nämä ongelmat ratkeavat kerralla. QuickBooks Online näkee yhden tulovirran, yhden myyntiverovelkasumman ja yhden asiakaskirjanpidon sekä verkko- että myymälätoiminnoissa. Kirjanpitäjän täsmäytys pankkia vastaan lakkaa olemasta rikostutkinnallinen harjoitus. Neuvoja tai kirjanpitäjä työskentelee yhdestä lähteestä. Kojelauta kertoo vihdoin, mitä yrityksesi todella tekee – verkossa ja myymälässä yhdessä.

Mitä tämä EI ole

Oliver POS ei ole QuickBooks-kumppani. Ei ole yhteismarkkinointisopimusta, ei tulonjakoa eikä erityistä QuickBooks-hinnoittelua Oliver-kauppiaille. Oliver ei asetu WooCommercen ja QuickBooksin väliin; datareitti on täsmälleen sama, jota mikä tahansa WooCommerce-kauppa käyttää. Oliver ei veloita katetta, ei lisää tapahtumakohtaista maksua päälle eikä ota osuutta QuickBooks-tilauksesta. QuickBooks-tilisi, pääkirjasi ja sopimuksesi ovat täysin sinun ja QuickBooksin välisiä.

On myös syytä sanoa, että Oliver POS ei muuta datan omistajuustarinaa. Oman WordPress-asennuksesi WooCommerce-tilaustaulukko pysyy totuuden lähteenä. Oliver kirjoittaa siihen; QuickBooks lukee siitä liitännän kautta. Jos joskus lähdet QuickBooksista, data pysyy siellä, missä se on aina ollut – WooCommercessa.

Asennus 4 vaiheessa

1. Asenna MyWorks Sync for QuickBooks Online WordPress-sivustollesi ja yhdistä se QuickBooks Online -tiliisi, kartoittaen WooCommerce-myynnit, myyntivero- ja maksutapatilit QuickBooks-tilikarttaasi.
2. Varmista, että alkuperäinen synkronointi on valmis, ja vahvista, että äskettäinen verkkotilaus näkyy odotettuna laskuna tai myyntikuittina QuickBooksissa.
3. Asenna Oliver POS, kirjaudu sisään kassakoneeseen tiskitabletillasi ja vahvista, että asiakkaan tallennuskehotus on käytössä kassalla.
4. Tee pieni live-testimyynti tiskillä, liitä asiakas ja vahvista, että lasku tai myyntikuitti näkyy QuickBooksissa oikeilla loppusummilla ja myyntiveroerittelyillä.

UKK

Tilauskohtaiset laskut vai päivän lopun päiväkirjamerkinnät – kumpaa tilaa minun pitäisi käyttää?

Se riippuu kirjanpitäjäsi mieltymyksestä ja volyymistasi. Tilauskohtaiset laskut antavat puhtaimman asiakastason raportoinnin QuickBooksissa – jokainen WooCommerce-tilaus (verkossa tai myymälässä) on oma laskunsa. Päivän lopun päiväkirjamerkinnät ovat helpompia suurivolyymisille kaupoille: yksi merkintä päivässä per toimipiste, jossa on tuotto-, vero- ja maksutapaerittelyt, kirjattuna oikeille tileille. Kummassakin tapauksessa Oliver POS -myynnit noudattavat valitsemaasi tilaa, koska ne kaikki virtaavat saman QuickBooks-liitännän kautta.

Käsitteleekö QuickBooks-liitäntä Oliver POS -hyvityksiä?

Kyllä. Oliver POS -kassakoneella tehty hyvitys kirjoittaa WooCommerce-hyvitystoiminnon, jonka QuickBooks-liitäntä lähettää hyvityslaskuna alkuperäistä laskua vastaan (tilauskohtainen tila) tai negatiivisena rivinä päivittäisessä päiväkirjamerkinnässä (yhteenvetotila). Myyntiverovelka ja asiakaskirjanpito päivittyvät molemmat oikein.

Onko Oliver POS:lla kumppanuutta QuickBooksin kanssa?

Ei. Oliver ei ole kumppani QuickBooksin tai minkään muun kirjanpitoalustan kanssa. Tuemme QuickBooksiä, koska sen WooCommerce-liitäntä hakee jo tilaukset, hyvitykset, myyntiveron ja asiakkaat kaupastasi – ja Oliver kirjoittaa jokaisen myymälämyynnin WooCommerceen standarditilauksena, joten sama liitäntä poimii sen automaattisesti. QuickBooks-tilauksesi, pääkirjasi ja sopimuksesi pysyvät sinun ja QuickBooksin välisinä.

Veloittaako Oliver ylimääräistä QuickBooksin käytöstä?

Ei. Maksat QuickBooksille suoraan QuickBooksin julkaistun hinnoittelun mukaan. Oliverin hinnoittelu on kiinteä kuukausittainen kassajärjestelmäohjelmiston maksu, jolla ei ole mitään tekemistä valitsemasi kirjanpitoalustan kanssa.

Täsmäävätkö myymälä- ja verkkokauppamyyntini yhteen kirjanpitoon QuickBooksissa?

Kyllä. Oliver POS kirjoittaa kassamyynnit samaan WooCommerce-kauppaan, joka pyörittää verkkokauppaasi, joten kun tilaukset saavuttavat QuickBooks-liitännän, ne ovat jo yhtenäinen tilausvirta. QuickBooks näkee yhden tulovirran, yhden myyntiverovelkasumman ja yhden asiakaskirjanpidon – ei manuaalista täsmäytystä verkko- ja myymäläkirjanpidon välillä.

Kokeile Oliver POS:ia ilmaiseksi 30 päivää osoitteessa /demo/ – tuo olemassa oleva WooCommerce-kauppasi ja QuickBooks Online -tilauksesi ja saat myymälätulosi samaan QuickBooks-pääkirjaan verkkotilaustesi kanssa tunnissa. Rakennettu pohjoisamerikkalaisille pienille ja keskisuurille vähittäiskauppiaille, mutta saatavilla kaikkialla, missä WooCommerce toimii.