FreshBooks WooCommerce POS — Guida all'integrazione di Oliver POS

Oliver POS non ha una partnership con FreshBooks. Supporta FreshBooks allo stesso modo di qualsiasi negozio WooCommerce, attraverso il plugin FreshBooks for WooCommerce, che sincronizza già ordini, clienti e rimborsi di WooCommerce in FreshBooks in tempo reale (o secondo la programmazione da te configurata). Una volta compreso questo, il resto di questa guida è un processo meccanico: ogni vendita che Oliver registra alla cassa crea un normale ordine WooCommerce, il connettore FreshBooks lo invia e le entrate del tuo negozio fisico finiscono nello stesso registro FreshBooks delle entrate online. FreshBooks si occupa della contabilità. WooCommerce è il sistema di riferimento. Oliver è la cassa che sta sopra.

Cos'è FreshBooks, esattamente

FreshBooks è la piattaforma di contabilità per piccole imprese costruita per aziende di servizi e rivenditori di prodotti che odiano i fogli di calcolo. È nata come strumento di fatturazione e si è espansa fino a diventare un registro contabile completo per le PMI. Il connettore FreshBooks WooCommerce invia gli ordini WooCommerce come fatture FreshBooks, i clienti WooCommerce come clienti FreshBooks e i rimborsi WooCommerce come note di credito.

Per i nostri scopi, la cosa importante di FreshBooks non è una caratteristica specifica, ma il fatto che il connettore WooCommerce è maturo, ben supportato e tratta ogni ordine WooCommerce come una transazione di prima classe in FreshBooks. Oliver POS non aggiunge un secondo connettore FreshBooks né modifica il percorso dei dati. Registra le vendite del registratore di cassa in WooCommerce e il connettore FreshBooks esistente le preleva.

Come Oliver POS invia le vendite in negozio a FreshBooks

Il flusso POS WooCommerce di FreshBooks all'interno di Oliver è breve e prevedibile:

1. Il cassiere registra la vendita sul registratore di cassa Oliver, scansiona o seleziona gli articoli e tocca "Paga".
2. Oliver chiede di associare un cliente — tramite ricerca per email, numero di telefono o una nuova scheda cliente.
3. Il cassiere riceve il pagamento tramite qualsiasi gateway di pagamento WooCommerce che il negozio utilizza.
4. Oliver crea un ordine WooCommerce standard con l'ID del cliente, le voci, i totali, le suddivisioni dell'imposta sulle vendite / IVA e il metodo di pagamento.
5. Il plugin FreshBooks for WooCommerce rileva il nuovo ordine tramite gli hook di WooCommerce in pochi secondi.
6. Il connettore invia una fattura a FreshBooks con i codici corretti dell'imposta sulle vendite / IVA, il cliente e le mappature dei conti di ricavo/pagamento.
7. L'elaborazione standard di FreshBooks viene eseguita sul nuovo documento: scritture contabili, abbinamento dei pagamenti, accantonamenti dell'imposta sulle vendite / IVA e qualsiasi automazione a valle che hai impostato.

Da un capo all'altro, la vendita in negozio arriva in FreshBooks prima che il cliente abbia lasciato il negozio (in modalità per ordine) o come parte del successivo riepilogo di fine giornata (in modalità riepilogo giornaliero). In entrambi i casi, non è richiesta alcuna immissione manuale.

Il connettore FreshBooks WooCommerce — su cui si basa Oliver

Oliver non aggiunge un secondo connettore FreshBooks né duplica la sincronizzazione. Il plugin su cui si basa Oliver è lo standard FreshBooks for WooCommerce, disponibile su wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. È progettato specificamente per gestire il percorso dati da WooCommerce a FreshBooks, inclusa la mappatura dell'imposta sulle vendite / IVA, l'abbinamento dei clienti, la gestione dei rimborsi e il flusso di reporting standard.

La configurazione è identica a quella di qualsiasi negozio WooCommerce: installa il connettore, collegalo al tuo account FreshBooks, mappa il piano dei conti e i codici dell'imposta sulle vendite / IVA e lascia che la sincronizzazione iniziale venga eseguita. Una volta fatto, ogni ordine WooCommerce — inclusa ogni vendita del registratore di cassa Oliver POS — fluisce in FreshBooks sullo stesso percorso.

Perché è importante inviare le vendite in negozio a FreshBooks

La maggior parte dei rivenditori che utilizzano FreshBooks su un negozio WooCommerce ha un registro contabile orientato all'online, perché storicamente è lì che i dati sono fluiti automaticamente. Il risultato è un registro FreshBooks che sa tutto sugli ordini online e quasi nulla sulle vendite al banco. Le conseguenze a valle sono reali:

• La numerazione delle fatture si sballa. FreshBooks emette i numeri di fattura in sequenza. Un POS che registra le scritture di fine giornata altrove crea una lacuna nella numerazione di FreshBooks, il che complica gli audit.
• Il valore del ciclo di vita del cliente è errato. FreshBooks mostra i ricavi totali per cliente. Senza le vendite in negozio, i clienti abituali sembrano acquirenti online occasionali.
• I report sulla riscossione dei pagamenti sono fuorvianti. FreshBooks riporta i tempi di pagamento. Un POS che registra le vendite in contanti separatamente fa sembrare che non ci siano affatto incassi in contanti.

Invia le vendite di Oliver POS attraverso la sincronizzazione WooCommerce e tutti questi problemi si risolvono in un colpo solo. FreshBooks vede un unico flusso di entrate, un unico totale di responsabilità per l'imposta sulle vendite / IVA e un unico registro clienti per le attività online e in negozio. La riconciliazione del contabile con la banca smette di essere un esercizio forense. Il consulente o il commercialista lavora da un'unica fonte. La dashboard finalmente ti dice cosa sta facendo veramente la tua azienda — online e in negozio insieme.

Cosa NON è questo

Oliver POS non è un partner di FreshBooks. Non c'è nessun accordo di co-marketing, nessuna condivisione dei ricavi e nessun prezzo speciale di FreshBooks per i commercianti Oliver. Oliver non si interpone tra WooCommerce e FreshBooks; il percorso dei dati è esattamente lo stesso che usa qualsiasi negozio WooCommerce. Oliver non applica un ricarico, non aggiunge una commissione per transazione e non prende una parte dell'abbonamento a FreshBooks. Il tuo account FreshBooks, il registro e il contratto sono interamente tra te e FreshBooks.

Vale anche la pena dire che Oliver POS non cambia la storia della proprietà dei dati. La tabella degli ordini di WooCommerce sulla tua installazione di WordPress rimane la fonte della verità. Oliver ci scrive; FreshBooks ci legge attraverso il connettore. Se mai dovessi lasciare FreshBooks, i dati rimangono dove sono sempre stati — in WooCommerce.

Configurazione in 4 passaggi

1. Installa FreshBooks for WooCommerce sul tuo sito WordPress e collegalo al tuo account FreshBooks, mappando i conti di vendita, imposta sulle vendite / IVA e metodo di pagamento di WooCommerce al tuo piano dei conti di FreshBooks.
2. Verifica che la sincronizzazione iniziale sia completata e conferma che un ordine online recente appaia come la fattura prevista in FreshBooks.
3. Installa Oliver POS, accedi al registratore di cassa sul tuo tablet da banco e conferma che la richiesta di acquisizione del cliente sia abilitata al momento del pagamento.
4. Esegui una piccola vendita di prova dal vivo al banco, associa un cliente e conferma che la fattura appaia in FreshBooks con i totali e le suddivisioni dell'imposta sulle vendite / IVA corretti.

FAQ

Devo creare un cliente FreshBooks per ogni cliente occasionale?

No. Le vendite anonime del registratore di cassa diventano fatture FreshBooks a nome di un cliente configurabile "Walk-in" o "Retail". I clienti nominativi — acquisiti al registratore di cassa tramite email o telefono — creano o abbinano automaticamente un cliente FreshBooks esistente.

FreshBooks può riconciliare i pagamenti di Oliver POS con i depositi bancari?

Sì. FreshBooks traccia i pagamenti delle fatture tramite il conto di reddito a cui il connettore li invia. Mappa il metodo di pagamento WooCommerce corretto al conto FreshBooks corretto e lo strumento di riconciliazione bancaria di FreshBooks abbina i depositi allo stesso modo in cui fa per gli ordini online.

Oliver POS ha una partnership con FreshBooks?

No. Oliver non ha una partnership con FreshBooks o con qualsiasi altra piattaforma di contabilità. Supportiamo FreshBooks perché il suo connettore WooCommerce preleva già ordini, rimborsi, imposta sulle vendite / IVA e clienti dal tuo negozio — e Oliver scrive ogni vendita in negozio in WooCommerce come un ordine standard, quindi lo stesso connettore la preleva automaticamente. Il tuo abbonamento a FreshBooks, il tuo registro e il tuo contratto rimangono tra te e FreshBooks.

Oliver addebita costi aggiuntivi per l'uso di FreshBooks?

No. Paghi FreshBooks direttamente secondo i prezzi pubblicati da FreshBooks. Il prezzo di Oliver è una tariffa mensile fissa per il software POS che non ha nulla a che fare con la piattaforma di contabilità che scegli.

Le mie vendite in negozio e online si riconcilieranno con un unico set di libri contabili in FreshBooks?

Sì. Oliver POS scrive le vendite del registratore di cassa nello stesso negozio WooCommerce che alimenta il tuo checkout online, quindi quando gli ordini raggiungono il connettore FreshBooks sono già un flusso di ordini unificato. FreshBooks vede un unico flusso di entrate, un unico totale di responsabilità per l'imposta sulle vendite / IVA e un unico registro clienti — nessuna riconciliazione manuale tra un set di libri contabili online e uno in negozio.

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