POS WooCommerce per QuickBooks Online — Guida all'integrazione di Oliver POS

Oliver POS non ha una partnership con QuickBooks. Supporta QuickBooks nello stesso modo in cui lo fa qualsiasi negozio WooCommerce, ovvero tramite MyWorks Sync for QuickBooks Online, che sincronizza già ordini, clienti e rimborsi di WooCommerce in QuickBooks Online in tempo reale (o secondo la pianificazione da te configurata). Una volta compreso questo, il resto della guida è un processo meccanico: ogni vendita che Oliver POS registra alla cassa crea un normale ordine WooCommerce, il connettore QuickBooks lo pubblica e le entrate del tuo negozio fisico finiscono sullo stesso registro contabile QuickBooks Online delle entrate online. QuickBooks Online si occupa della contabilità. WooCommerce è il sistema di riferimento. Oliver è la cassa che si appoggia sopra.

Cos'è esattamente QuickBooks Online

QuickBooks Online è la piattaforma di contabilità in cloud di Intuit, il registro contabile più utilizzato dalle piccole e medie imprese in Nord America e uno dei più utilizzati al mondo. Per i negozi WooCommerce, il modello di connettore consolidato prevede fatture o ricevute di vendita per ogni ordine in tempo reale, oppure registrazioni contabili riassuntive di fine giornata con suddivisioni per codice fiscale, metodo di pagamento e punto vendita.

Ai nostri fini, l'aspetto importante di QuickBooks non è una funzionalità specifica, ma il fatto che il connettore WooCommerce sia maturo, ben supportato e tratti ogni ordine WooCommerce come una transazione di prima classe in QuickBooks. Oliver POS non aggiunge un secondo connettore QuickBooks né modifica il percorso dei dati. Scrive le vendite del registratore di cassa in WooCommerce e il connettore QuickBooks esistente le acquisisce.

Come Oliver POS invia le vendite in negozio a QuickBooks Online

Il flusso del POS WooCommerce QuickBooks all'interno di Oliver è breve e prevedibile:

1. L'addetto alla cassa registra la vendita sul registratore di cassa Oliver, scansiona o seleziona gli articoli e tocca "Addebita".
2. Oliver richiede di associare un cliente, tramite ricerca per email, ricerca per numero di telefono o una nuova scheda cliente.
3. L'addetto alla cassa accetta il pagamento tramite qualsiasi gateway di pagamento WooCommerce utilizzato dal negozio.
4. Oliver scrive un ordine WooCommerce standard con l'ID del cliente, le voci d'ordine, i totali, le ripartizioni dell'imposta sulle vendite e il metodo di pagamento.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online rileva il nuovo ordine tramite gli hook di WooCommerce in pochi secondi.
6. Il connettore invia una fattura o una ricevuta di vendita a QuickBooks Online con i codici dell'imposta sulle vendite corretti, il cliente e le mappature dei conti di ricavo/pagamento.
7. L'elaborazione standard di QuickBooks Online viene eseguita sul nuovo documento: registrazioni contabili, riconciliazione dei pagamenti, ratei dell'imposta sulle vendite e qualsiasi automazione a valle che hai impostato.

Da un capo all'altro, la vendita in negozio arriva in QuickBooks Online prima che il cliente abbia lasciato il negozio (in modalità per ordine) o come parte del successivo riepilogo di fine giornata (in modalità riepilogo giornaliero). In entrambi i casi, non è richiesto alcun inserimento manuale.

Il connettore QuickBooks Online WooCommerce: ciò su cui si basa Oliver

Oliver non aggiunge un secondo connettore QuickBooks né duplica la sincronizzazione. Il plugin su cui si basa Oliver è lo standard MyWorks Sync for QuickBooks Online, disponibile su wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. È costruito specificamente per gestire il percorso dei dati WooCommerce → QuickBooks Online, inclusa la mappatura dell'imposta sulle vendite, la corrispondenza dei clienti, la gestione dei rimborsi e il flusso di reporting standard.

La configurazione è identica a quella di qualsiasi negozio WooCommerce: installa il connettore, collegalo al tuo account QuickBooks Online, mappa il piano dei conti e i codici dell'imposta sulle vendite e lascia che la sincronizzazione iniziale venga eseguita. Una volta fatto ciò, ogni ordine WooCommerce, inclusa ogni vendita del registratore di cassa Oliver POS, confluisce in QuickBooks Online sullo stesso percorso.

Perché è importante trasferire le vendite in negozio a QuickBooks Online

La maggior parte dei rivenditori che utilizzano QuickBooks su un negozio WooCommerce ha un registro contabile sbilanciato verso l'online, perché è lì che i dati sono storicamente fluiti in modo automatico. Il risultato è un registro contabile QuickBooks Online che sa tutto sugli ordini online e quasi nulla sulle vendite al banco. Le conseguenze a valle sono reali:

• La riconciliazione giornaliera si disallinea. Un registro contabile QuickBooks che ha gli ordini online ma non le vendite in negozio non si riconcilia con il deposito bancario, il che significa che il lunedì mattina del contabile diventa un'indagine forense invece di una riconciliazione di routine.
• La passività dell'imposta sulle vendite è errata. QuickBooks esegue il report sulla passività dell'imposta sulle vendite dalle fatture nel registro contabile. Se manca metà delle entrate, il report è sbagliato della metà.
• Il reporting a livello di cliente è parzialmente cieco. I report sui clienti di QuickBooks vedono solo gli ordini online. Un cliente all'ingrosso che ritira al banco non accumula entrate sul contatto QuickBooks.
• La chiusura di fine anno è più difficile del dovuto. Il commercialista passa gennaio a ricostruire le entrate in negozio dalle esportazioni del POS invece di estrarre report puliti da QuickBooks.

Trasferendo le vendite di Oliver POS tramite la sincronizzazione di WooCommerce, tutti questi problemi si risolvono immediatamente. QuickBooks Online vede un unico flusso di entrate, un unico totale di passività dell'imposta sulle vendite e un unico registro clienti per le attività online e in negozio. La riconciliazione del contabile con l'estratto conto bancario smette di essere un'indagine forense. Il consulente o il commercialista lavora da un'unica fonte. La dashboard finalmente ti dice cosa sta facendo realmente la tua attività, combinando online e in negozio.

Cosa NON è questo

Oliver POS non è un partner di QuickBooks. Non c'è nessun accordo di co-marketing, nessuna compartecipazione agli utili e nessun prezzo speciale di QuickBooks per i commercianti Oliver. Oliver non si interpone tra WooCommerce e QuickBooks; il percorso dei dati è esattamente lo stesso che utilizza qualsiasi negozio WooCommerce. Oliver non applica un ricarico, non aggiunge una commissione per transazione e non prende una parte dell'abbonamento a QuickBooks. Il tuo account, il tuo registro contabile e il tuo contratto QuickBooks sono interamente tra te e QuickBooks.

Vale anche la pena dire che Oliver POS non cambia la storia della proprietà dei dati. La tabella degli ordini di WooCommerce sulla tua installazione di WordPress rimane la fonte di verità. Oliver ci scrive; QuickBooks ci legge tramite il connettore. Se mai dovessi lasciare QuickBooks, i dati rimangono dove sono sempre stati: in WooCommerce.

Configurazione in 4 passaggi

1. Installa MyWorks Sync for QuickBooks Online sul tuo sito WordPress e collegalo al tuo account QuickBooks Online, mappando le vendite, l'imposta sulle vendite e i conti dei metodi di pagamento di WooCommerce al tuo piano dei conti QuickBooks.
2. Verifica che la sincronizzazione iniziale sia completata e conferma che un ordine online recente appaia come la fattura o la ricevuta di vendita prevista in QuickBooks.
3. Installa Oliver POS, accedi al registratore di cassa sul tuo tablet al banco e conferma che la richiesta di acquisizione del cliente sia abilitata al momento del pagamento.
4. Esegui una piccola vendita di prova dal vivo al banco, associa un cliente e conferma che la fattura o la ricevuta di vendita appaia in QuickBooks con i totali e le ripartizioni dell'imposta sulle vendite corretti.

FAQ

Fatture per ordine o registrazioni contabili di fine giornata: quale modalità dovrei usare?

Dipende dalle preferenze del tuo contabile e dal tuo volume. Le fatture per ordine offrono il reporting a livello di cliente più pulito in QuickBooks: ogni ordine WooCommerce (online o in negozio) è una fattura a sé stante. Le registrazioni contabili di fine giornata sono più facili per i negozi ad alto volume: una registrazione al giorno per punto vendita, con suddivisioni di ricavi, tasse e metodi di pagamento, inviata ai conti corretti. In entrambi i casi, le vendite di Oliver POS seguono la modalità che hai scelto perché passano tutte attraverso lo stesso connettore QuickBooks.

Il connettore QuickBooks gestisce i rimborsi di Oliver POS?

Sì. Un rimborso emesso al registratore di cassa Oliver POS scrive un'azione di rimborso WooCommerce, che il connettore QuickBooks invia come nota di credito contro la fattura originale (modalità per ordine) o come riga negativa nella registrazione contabile giornaliera (modalità riepilogo). Sia la passività dell'imposta sulle vendite che il registro clienti si aggiornano correttamente.

Oliver POS ha una partnership con QuickBooks?

No. Oliver non ha partnership con QuickBooks o altre piattaforme di contabilità. Supportiamo QuickBooks perché il suo connettore WooCommerce estrae già ordini, rimborsi, imposte sulle vendite e clienti dal tuo negozio, e Oliver scrive ogni vendita in negozio in WooCommerce come un ordine standard, quindi lo stesso connettore la acquisisce automaticamente. Il tuo abbonamento, il tuo registro contabile e il tuo contratto QuickBooks rimangono tra te e QuickBooks.

Oliver applica un costo aggiuntivo per l'uso di QuickBooks?

No. Paghi QuickBooks direttamente secondo i prezzi pubblicati da QuickBooks. Il prezzo di Oliver è un canone mensile fisso per il software POS che non ha nulla a che fare con la piattaforma di contabilità che scegli.

Le mie vendite in negozio e online verranno riconciliate in un unico set di libri contabili in QuickBooks?

Sì. Oliver POS scrive le vendite del registratore di cassa nello stesso negozio WooCommerce che alimenta il tuo checkout online, quindi quando gli ordini raggiungono il connettore QuickBooks sono già un flusso di ordini unificato. QuickBooks vede un unico flusso di entrate, un unico totale di passività dell'imposta sulle vendite e un unico registro clienti, senza riconciliazione manuale tra un set di libri contabili online e uno in negozio.

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