Xero WooCommerce POS — Guida all'integrazione con Oliver POS

Oliver POS non ha una partnership con Xero. Supporta Xero allo stesso modo di qualsiasi negozio WooCommerce, tramite il plugin WooCommerce Xero by Codisto, che sincronizza già ordini, clienti e rimborsi di WooCommerce in Xero in tempo reale (o secondo la pianificazione da te configurata). Una volta compreso questo, il resto di questa guida è meccanico: ogni vendita che Oliver registra al banco scrive un normale ordine WooCommerce, il connettore Xero lo pubblica e le tue entrate in negozio finiscono sullo stesso registro contabile di Xero delle tue entrate online. Xero si occupa della contabilità. WooCommerce è il sistema di registrazione. Oliver è la cassa che sta sopra.

Cos'è esattamente Xero

Xero è la piattaforma di contabilità per PMI nativa del cloud che domina nel Regno Unito, in Australia e in Nuova Zelanda, e sta crescendo rapidamente in Nord America. Il connettore WooCommerce Xero, originariamente un plugin di Automattic, ora mantenuto da Codisto, con MyWorks come principale alternativa commerciale, pubblica gli ordini di WooCommerce in Xero come fatture, ricevute di vendita o registrazioni contabili riassuntive giornaliere.

Per i nostri scopi, la cosa importante di Xero non è una caratteristica specifica, ma il fatto che il connettore WooCommerce è maturo, ben supportato e tratta ogni ordine WooCommerce come una transazione di prima classe in Xero. Oliver POS non aggiunge un secondo connettore Xero né modifica il percorso dei dati. Scrive le vendite del registratore di cassa in WooCommerce e il connettore Xero esistente le rileva.

Come Oliver POS invia le vendite in negozio a Xero

Il flusso POS di Xero per WooCommerce all'interno di Oliver è breve e prevedibile:

1. Il cassiere registra la vendita sul registratore di cassa Oliver, scansiona o seleziona gli articoli e tocca Addebita.
2. Oliver richiede di associare un contatto, tramite ricerca per email, ricerca per numero di telefono o una nuova scheda contatto.
3. Il cassiere accetta il pagamento tramite qualsiasi gateway di pagamento WooCommerce utilizzato dal negozio.
4. Oliver scrive un ordine WooCommerce standard con l'ID del contatto, le voci d'ordine, i totali, le suddivisioni GST/IVA e il metodo di pagamento.
5. Il plugin WooCommerce Xero by Codisto rileva il nuovo ordine tramite gli hook di WooCommerce in pochi secondi.
6. Il connettore pubblica una fattura o una ricevuta di vendita su Xero con i codici GST/IVA corretti, il contatto e le mappature dei conti di ricavo/pagamento.
7. L'elaborazione standard di Xero viene eseguita sul nuovo documento: registrazioni contabili, abbinamento dei pagamenti, ratei GST/IVA e qualsiasi automazione a valle che hai impostato.

Da un capo all'altro, la vendita in negozio arriva in Xero prima che il cliente abbia lasciato il negozio (in modalità per-ordine) o come parte del successivo riepilogo di fine giornata (in modalità riepilogo giornaliero). In ogni caso, non è richiesta alcuna immissione manuale.

Il connettore Xero per WooCommerce: ciò su cui si basa Oliver

Oliver non aggiunge un secondo connettore Xero né duplica la sincronizzazione. Il plugin su cui si basa Oliver è lo standard WooCommerce Xero by Codisto, disponibile su wordpress.org/plugins/woocommerce-xero/. È costruito specificamente per gestire il percorso dei dati da WooCommerce a Xero, inclusa la mappatura GST/IVA, l'abbinamento dei contatti, la gestione dei rimborsi e il flusso di reporting standard.

La configurazione è identica a quella di qualsiasi negozio WooCommerce: installa il connettore, collegalo al tuo account Xero, mappa il piano dei conti e i codici GST/IVA e lascia che la sincronizzazione iniziale venga eseguita. Una volta fatto, ogni ordine WooCommerce, inclusa ogni vendita del registratore di cassa Oliver POS, fluisce in Xero sullo stesso percorso.

Perché è importante inviare le vendite in negozio a Xero

La maggior parte dei rivenditori che utilizzano Xero su un negozio WooCommerce ha un registro contabile sbilanciato verso l'online, perché è lì che i dati sono storicamente fluiti automaticamente. Il risultato è un registro contabile di Xero che sa tutto sugli ordini online e quasi nulla sulle vendite al banco. Le conseguenze a valle sono reali:

• La riconciliazione dei flussi bancari si interrompe. La caratteristica principale di Xero è la sua riconciliazione automatica dei flussi bancari, ma solo quando il deposito sul flusso ha una fattura corrispondente nel registro contabile. Un POS che non invia dati a Xero costringe il contabile ad allocare manualmente ogni deposito.
• Le dichiarazioni BAS, GST e IVA sono errate. I report fiscali di Xero attingono dalle fatture nel registro contabile. Le entrate mancanti in negozio significano che la dichiarazione BAS, GST o IVA è sottostimata, il che di solito emerge come un problema durante un audit.
• Il consulente vede un quadro incompleto. La maggior parte dei clienti Xero lavora con un commercialista o un contabile esterno tramite gli strumenti di pratica di Xero. Se le entrate in negozio non sono in Xero, il consulente non può fare il suo lavoro.

Invia le vendite di Oliver POS tramite la sincronizzazione di WooCommerce e tutti questi problemi si risolvono in un colpo solo. Xero vede un unico flusso di entrate, un unico totale di passività GST/IVA e un unico registro clienti per le attività online e in negozio. La riconciliazione del contabile con la banca smette di essere un esercizio forense. Il consulente o il commercialista lavora da un'unica fonte. La dashboard finalmente ti dice cosa sta facendo veramente la tua azienda, combinando online e in negozio.

Cosa NON è questo

Oliver POS non è un partner di Xero. Non c'è nessun accordo di co-marketing, nessuna condivisione dei ricavi e nessun prezzo speciale di Xero per i commercianti Oliver. Oliver non si inserisce tra WooCommerce e Xero; il percorso dei dati è esattamente lo stesso utilizzato da qualsiasi negozio WooCommerce. Oliver non applica un ricarico, non aggiunge una commissione per transazione e non prende una parte dell'abbonamento a Xero. Il tuo account Xero, il registro contabile e il contratto sono interamente tra te e Xero.

Vale anche la pena dire che Oliver POS non cambia la storia della proprietà dei dati. La tabella degli ordini di WooCommerce sulla tua installazione di WordPress rimane la fonte di verità. Oliver ci scrive dentro; Xero legge da essa tramite il connettore. Se mai dovessi lasciare Xero, i dati rimangono dove sono sempre stati: in WooCommerce.

Configurazione in 4 passaggi

1. Installa il WooCommerce Xero by Codisto sul tuo sito WordPress e collegalo al tuo account Xero, mappando le vendite, i codici GST/IVA e i conti dei metodi di pagamento di WooCommerce al tuo piano dei conti Xero.
2. Verifica che la sincronizzazione iniziale sia completata e conferma che un ordine online recente appaia come la fattura o la ricevuta di vendita prevista in Xero.
3. Installa Oliver POS, accedi al registratore di cassa sul tuo tablet al banco e conferma che la richiesta di acquisizione del contatto sia abilitata al momento del pagamento.
4. Esegui una piccola vendita di prova dal vivo al banco, associa un contatto e conferma che la fattura o la ricevuta di vendita appaia in Xero con i totali e le suddivisioni GST/IVA corretti.

Domande frequenti

Le vendite di Oliver POS appariranno correttamente sulla mia dichiarazione BAS o GST in Xero?

Sì. Il connettore Xero mappa i codici fiscali di WooCommerce alle aliquote fiscali di Xero. Una vendita in negozio registrata su Oliver POS con GST applicata in WooCommerce arriva in Xero con la stessa aliquota fiscale. La dichiarazione BAS, GST o IVA attinge dai dati fiscali di Xero e include automaticamente le entrate in negozio.

Xero gestisce le implementazioni multi-valuta di Oliver POS?

Se il tuo negozio WooCommerce è configurato per le valute supportate dal tuo registro contabile Xero e Xero ha la multi-valuta abilitata, il connettore pubblica ogni ordine WooCommerce nella valuta corretta e Xero gestisce il cambio. Oliver POS registra la vendita nella valuta del negozio WooCommerce; la gestione multi-valuta è di competenza di Xero e del connettore.

Oliver POS ha una partnership con Xero?

No. Oliver non ha partnership con Xero o qualsiasi altra piattaforma di contabilità. Supportiamo Xero perché il suo connettore WooCommerce preleva già ordini, rimborsi, GST/IVA e contatti dal tuo negozio, e Oliver scrive ogni vendita in negozio in WooCommerce come un ordine standard, quindi lo stesso connettore la rileva automaticamente. Il tuo abbonamento Xero, il tuo registro contabile e il tuo contratto rimangono tra te e Xero.

Oliver addebita costi aggiuntivi per l'utilizzo di Xero?

No. Paghi Xero direttamente secondo i prezzi pubblicati da Xero. Il prezzo di Oliver è una tariffa mensile fissa per il software POS che non ha nulla a che fare con la piattaforma di contabilità che scegli.

Le mie vendite in negozio e online si riconcilieranno con un unico set di libri contabili in Xero?

Sì. Oliver POS scrive le vendite del registratore di cassa nello stesso negozio WooCommerce che alimenta il tuo checkout online, quindi quando gli ordini raggiungono il connettore Xero sono già un flusso di ordini unificato. Xero vede un unico flusso di entrate, un unico totale di passività GST/IVA e un unico registro contatti, senza riconciliazione manuale tra un set di libri contabili online e uno in negozio.

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