O Oliver POS não tem uma parceria com a FreeAgent. Suporta a FreeAgent da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através da Integração Synergy 8 FreeAgent para WooCommerce, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para a FreeAgent em tempo real (ou no horário que configurou). Depois de compreender isto, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver regista no balcão escreve uma encomenda normal do WooCommerce, o conector da FreeAgent publica-a e as suas receitas na loja vão para o mesmo livro-razão da FreeAgent que as suas receitas online. A FreeAgent trata da contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver é a caixa registadora por cima.
O que é exatamente a FreeAgent
A FreeAgent é a plataforma de contabilidade para pequenas empresas do Reino Unido, propriedade do NatWest, popular entre trabalhadores independentes, freelancers e pequenas sociedades limitadas. Os titulares de contas empresariais do NatWest, Royal Bank of Scotland e Ulster Bank obtêm a FreeAgent gratuitamente — o que a torna omnipresente entre as microempresas do Reino Unido. O conector FreeAgent para WooCommerce publica encomendas como faturas e clientes como contactos da FreeAgent.
Para os nossos propósitos, o importante sobre a FreeAgent não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe na FreeAgent. O Oliver POS não adiciona um segundo conector da FreeAgent nem modifica o caminho dos dados. Escreve as vendas de registo no WooCommerce, e o conector da FreeAgent existente recolhe-as.
Como o Oliver POS envia as vendas na loja para a FreeAgent
O fluxo de POS WooCommerce da FreeAgent dentro do Oliver é curto e previsível:
- O operador de caixa regista a venda na caixa registadora Oliver, digitaliza ou seleciona itens e toca em Cobrar.
- O Oliver solicita a associação de um contacto — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de contacto.
- O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento WooCommerce que a loja utilize.
- O Oliver escreve uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do contacto, itens de linha, totais, divisões de IVA e método de pagamento.
- A Integração Synergy 8 FreeAgent para WooCommerce vê a nova encomenda através dos hooks do WooCommerce em segundos.
- O conector publica uma fatura na FreeAgent com os códigos de IVA corretos, contacto e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
- O processamento padrão da FreeAgent é executado no novo documento — lançamentos no diário, correspondência de pagamentos, provisões de IVA e qualquer automação a jusante que tenha configurado.
De ponta a ponta, a venda na loja chega à FreeAgent antes de o cliente sair da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.
O conector WooCommerce da FreeAgent — aquilo em que o Oliver se baseia
O Oliver não adiciona um segundo conector da FreeAgent nem duplica a sincronização. O plugin em que o Oliver se baseia é a Integração Synergy 8 FreeAgent para WooCommerce padrão, disponível em wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Foi construído especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → FreeAgent, incluindo mapeamento de IVA, correspondência de contactos, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.
A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-se à sua conta FreeAgent, mapeie o plano de contas e os códigos de IVA e deixe a sincronização inicial correr. Uma vez feito isso, cada encomenda do WooCommerce — incluindo cada venda de registo do Oliver POS — flui para a FreeAgent pelo mesmo caminho.
Porque é importante enviar as vendas na loja para a FreeAgent
A maioria dos retalhistas que utilizam a FreeAgent numa loja WooCommerce tem um livro-razão enviesado para o online, porque é online que os dados historicamente fluíram de forma automática. O resultado é um livro-razão da FreeAgent que sabe tudo sobre as encomendas online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:
- A Avaliação Automática (Self Assessment) está errada. A FreeAgent estima a responsabilidade da Self Assessment a partir do livro-razão. Um POS que não alimenta a FreeAgent significa que a estimativa está subestimada e o fundador tem uma surpresa na altura da entrega.
- Os rascunhos automáticos da declaração de IVA estão errados. A FreeAgent elabora o rascunho da declaração de IVA no início do trimestre seguinte. Sem as vendas na loja, o rascunho está errado desde o primeiro dia.
- A previsão de fluxo de caixa desvia-se. As ferramentas de fluxo de caixa da FreeAgent dependem de o livro-razão estar completo.
Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. A FreeAgent vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de IVA e um único livro-razão de clientes em toda a atividade online e na loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e na loja combinados.
O que isto NÃO é
O Oliver POS não é um parceiro da FreeAgent. Não há acordo de co-marketing, nem partilha de receitas, nem preços especiais da FreeAgent para os comerciantes Oliver. O Oliver não se insere entre o WooCommerce e a FreeAgent; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce utiliza. O Oliver não cobra uma margem de lucro, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição da FreeAgent. A sua conta, livro-razão e contrato com a FreeAgent são inteiramente entre si e a FreeAgent.
Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; a FreeAgent lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar a FreeAgent, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.
Configuração em 4 passos
- Instale a Integração Synergy 8 FreeAgent para WooCommerce no seu site WordPress e ligue-a à sua conta FreeAgent, mapeando as contas de vendas, IVA e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas da FreeAgent.
- Verifique se a sincronização inicial está concluída e confirme se uma encomenda online recente aparece como a fatura esperada na FreeAgent.
- Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme se a solicitação de captura de contacto está ativada no checkout.
- Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um contacto e confirme se a fatura aparece na FreeAgent com os totais e as divisões de IVA corretos.
Perguntas Frequentes
A estimativa automática da Self Assessment da FreeAgent incluirá as vendas do Oliver POS?
Sim. A estimativa da Self Assessment baseia-se no livro-razão da FreeAgent. Assim que as vendas de registo chegam à FreeAgent através do conector WooCommerce, a estimativa reflete o quadro completo das receitas.
A FreeAgent suporta retalhistas com vários pontos de venda que utilizam o Oliver POS?
A FreeAgent não agrupa as receitas por ponto de venda nativamente, mas o conector WooCommerce pode etiquetar as encomendas por loja ou localização através de campos personalizados, que a FreeAgent apresenta na fatura. A maioria dos retalhistas com vários pontos de venda que utilizam a FreeAgent depende dos relatórios de pontos de venda do próprio Oliver para obter detalhes por ponto de venda.
O Oliver POS tem uma parceria com a FreeAgent?
Não. O Oliver não tem parceria com a FreeAgent nem com qualquer outra plataforma de contabilidade. Apoiamos a FreeAgent porque o seu conector WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, IVA e contactos da sua loja — e o Oliver escreve cada venda na loja no WooCommerce como uma encomenda padrão, pelo que o mesmo conector a recolhe automaticamente. A sua subscrição, livro-razão e contrato com a FreeAgent permanecem entre si e a FreeAgent.
O Oliver cobra extra para usar a FreeAgent?
Não. Paga diretamente à FreeAgent com base nos preços publicados da FreeAgent. O preçário do Oliver é uma taxa mensal fixa de software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.
As minhas vendas na loja e online serão reconciliadas com um único conjunto de livros na FreeAgent?
Sim. O Oliver POS escreve as vendas de registo na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, pelo que, quando as encomendas chegam ao conector da FreeAgent, já são um fluxo de encomendas unificado. A FreeAgent vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de IVA e um único livro-razão de contactos — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um na loja.
Experimente o Oliver POS gratuitamente por 30 dias em /demo/ — traga a sua loja WooCommerce existente e a sua subscrição FreeAgent existente e tenha as suas receitas na loja no mesmo livro-razão da FreeAgent que as suas encomendas online numa hora. Construído para retalhistas de microempresas do Reino Unido, mas disponível onde quer que o WooCommerce funcione.