O Oliver POS não tem uma parceria com a FreshBooks. Suporta a FreshBooks da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do FreshBooks para WooCommerce, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para a FreshBooks em tempo real (ou no horário que configurou). Depois de compreender isto, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver regista no balcão escreve uma encomenda normal do WooCommerce, o conector da FreshBooks publica-a e as suas receitas na loja vão para o mesmo livro-razão da FreshBooks que as suas receitas online. A FreshBooks trata da contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver é a caixa registadora por cima.
O que é exatamente a FreshBooks
A FreshBooks é a plataforma de contabilidade para pequenas empresas construída para empresas de serviços e retalhistas de produtos que odeiam folhas de cálculo. Começou como uma ferramenta de faturação e expandiu-se para um livro-razão completo para PMEs. O conector FreshBooks para WooCommerce publica encomendas do WooCommerce como faturas da FreshBooks, clientes do WooCommerce como clientes da FreshBooks e reembolsos do WooCommerce como notas de crédito.
Para os nossos propósitos, o importante sobre a FreshBooks não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe na FreshBooks. O Oliver POS não adiciona um segundo conector da FreshBooks nem modifica o caminho dos dados. Escreve as vendas de registo no WooCommerce, e o conector da FreshBooks existente recolhe-as.
Como o Oliver POS envia as vendas na loja para a FreshBooks
O fluxo de POS WooCommerce da FreshBooks dentro do Oliver é curto e previsível:
- O operador de caixa regista a venda na caixa registadora Oliver, digitaliza ou seleciona itens e toca em Cobrar.
- O Oliver solicita a associação de um cliente — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
- O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento WooCommerce que a loja utilize.
- O Oliver escreve uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de imposto sobre vendas / IVA e método de pagamento.
- O FreshBooks para WooCommerce vê a nova encomenda através dos hooks do WooCommerce em segundos.
- O conector publica uma fatura na FreshBooks com os códigos de imposto sobre vendas / IVA corretos, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
- O processamento padrão da FreshBooks é executado no novo documento — lançamentos no diário, correspondência de pagamentos, provisões de imposto sobre vendas / IVA e qualquer automação a jusante que tenha configurado.
De ponta a ponta, a venda na loja chega à FreshBooks antes de o cliente sair da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.
O conector WooCommerce da FreshBooks — aquilo em que o Oliver se baseia
O Oliver não adiciona um segundo conector da FreshBooks nem duplica a sincronização. O plugin em que o Oliver se baseia é o FreshBooks para WooCommerce padrão, disponível em wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Foi construído especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → FreshBooks, incluindo mapeamento de imposto sobre vendas / IVA, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.
A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-se à sua conta FreshBooks, mapeie o plano de contas e os códigos de imposto sobre vendas / IVA e deixe a sincronização inicial correr. Uma vez feito isso, cada encomenda do WooCommerce — incluindo cada venda de registo do Oliver POS — flui para a FreshBooks pelo mesmo caminho.
Porque é importante enviar as vendas na loja para a FreshBooks
A maioria dos retalhistas que utilizam a FreshBooks numa loja WooCommerce tem um livro-razão enviesado para o online, porque é online que os dados historicamente fluíram de forma automática. O resultado é um livro-razão da FreshBooks que sabe tudo sobre as encomendas online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:
- A numeração das faturas descontrola-se. A FreshBooks emite números de fatura sequencialmente. Um POS que publica lançamentos de diário de fim de dia noutro lugar cria uma lacuna na numeração da FreshBooks, o que complica as auditorias.
- O valor vitalício do cliente está errado. A FreshBooks mostra a receita vitalícia por cliente. Sem as vendas na loja, os clientes habituais parecem compradores online de uma só vez.
- Os relatórios de cobrança de pagamentos são enganadores. A FreshBooks reporta sobre o tempo de pagamento. Um POS que regista as vendas a dinheiro separadamente faz com que o relatório pareça que não há cobranças a dinheiro.
Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. A FreshBooks vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de imposto sobre vendas / IVA e um único livro-razão de clientes em toda a atividade online e na loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e na loja combinados.
O que isto NÃO é
O Oliver POS não é um parceiro da FreshBooks. Não há acordo de co-marketing, nem partilha de receitas, nem preços especiais da FreshBooks para os comerciantes Oliver. O Oliver não se insere entre o WooCommerce e a FreshBooks; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce utiliza. O Oliver não cobra uma margem de lucro, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição da FreshBooks. A sua conta, livro-razão e contrato com a FreshBooks são inteiramente entre si e a FreshBooks.
Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; a FreshBooks lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar a FreshBooks, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.
Configuração em 4 passos
- Instale o FreshBooks para WooCommerce no seu site WordPress e ligue-o à sua conta FreshBooks, mapeando as contas de vendas, imposto sobre vendas / IVA e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas da FreshBooks.
- Verifique se a sincronização inicial está concluída e confirme se uma encomenda online recente aparece como a fatura esperada na FreshBooks.
- Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme se a solicitação de captura de cliente está ativada no checkout.
- Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um cliente e confirme se a fatura aparece na FreshBooks com os totais e as divisões de imposto sobre vendas / IVA corretos.
Perguntas Frequentes
Tenho de criar um cliente FreshBooks para cada cliente que entra na loja?
Não. As vendas de registo anónimas tornam-se faturas da FreshBooks contra um cliente configurável "Walk-in" ou "Retail". Os clientes nomeados — capturados na caixa registadora por e-mail ou telefone — criam ou correspondem a um cliente FreshBooks existente automaticamente.
A FreshBooks pode reconciliar os pagamentos do Oliver POS com os depósitos bancários?
Sim. A FreshBooks rastreia os pagamentos de faturas pela conta de rendimentos para a qual o conector publica. Mapeie o método de pagamento correto do WooCommerce para a conta correta da FreshBooks, e a ferramenta de reconciliação bancária da FreshBooks corresponde aos depósitos da mesma forma que faz para as encomendas online.
O Oliver POS tem uma parceria com a FreshBooks?
Não. O Oliver não tem parceria com a FreshBooks nem com qualquer outra plataforma de contabilidade. Apoiamos a FreshBooks porque o seu conector WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, imposto sobre vendas / IVA e clientes da sua loja — e o Oliver escreve cada venda na loja no WooCommerce como uma encomenda padrão, pelo que o mesmo conector a recolhe automaticamente. A sua subscrição, livro-razão e contrato com a FreshBooks permanecem entre si e a FreshBooks.
O Oliver cobra extra para usar a FreshBooks?
Não. Paga diretamente à FreshBooks com base nos preços publicados da FreshBooks. O preçário do Oliver é uma taxa mensal fixa de software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.
As minhas vendas na loja e online serão reconciliadas com um único conjunto de livros na FreshBooks?
Sim. O Oliver POS escreve as vendas de registo na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, pelo que, quando as encomendas chegam ao conector da FreshBooks, já são um fluxo de encomendas unificado. A FreshBooks vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de imposto sobre vendas / IVA e um único livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um na loja.
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