O Oliver POS não tem uma parceria com a KashFlow. Suporta a KashFlow da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do KashFlow for WooCommerce, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para a KashFlow em tempo real (ou no horário que configurou). Depois de entender isso, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver regista no balcão cria uma encomenda normal no WooCommerce, o conector da KashFlow publica-a e as suas receitas na loja física são registadas no mesmo livro-razão da KashFlow que as suas receitas online. A KashFlow trata da contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver é a caixa registadora por cima.
O que é exatamente a KashFlow
A KashFlow (parte da IRIS Software) é uma plataforma de contabilidade na nuvem para pequenas empresas do Reino Unido, popular entre trabalhadores independentes e pequenas sociedades de responsabilidade limitada. É aprovada pela HMRC para o Making Tax Digital (MTD) e é a interface de escrituração de eleição para muitos contabilistas do Reino Unido que usam o conjunto de programas da IRIS. O conector da KashFlow para o WooCommerce publica as encomendas como faturas e os clientes como clientes da KashFlow.
Para os nossos propósitos, o importante sobre a KashFlow não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector do WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe na KashFlow. O Oliver POS não adiciona um segundo conector da KashFlow nem modifica o caminho dos dados. Regista as vendas da caixa no WooCommerce e o conector da KashFlow existente recolhe-as.
Como o Oliver POS envia as vendas da loja física para a KashFlow
O fluxo do POS WooCommerce da KashFlow dentro do Oliver é curto e previsível:
- O operador de caixa regista a venda na caixa registadora do Oliver, digitaliza ou seleciona itens e toca em Cobrar.
- O Oliver solicita a associação de um cliente — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
- O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja utilize.
- O Oliver cria uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de IVA e método de pagamento.
- O KashFlow for WooCommerce vê a nova encomenda através dos hooks do WooCommerce em segundos.
- O conector publica uma fatura na KashFlow com os códigos de IVA corretos, cliente e mapeamentos de receita/conta de pagamento.
- O processamento padrão da KashFlow é executado no novo documento — lançamentos no diário, correspondência de pagamentos, acumulações de IVA e qualquer automação a jusante que tenha configurado.
De ponta a ponta, a venda na loja física chega à KashFlow antes de o cliente sair da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma inserção manual.
O conector da KashFlow para o WooCommerce — aquilo em que o Oliver se baseia
O Oliver não adiciona um segundo conector da KashFlow nem duplica a sincronização. O plugin em que o Oliver se baseia é o KashFlow for WooCommerce padrão, disponível em wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Foi criado especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → KashFlow, incluindo o mapeamento de IVA, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.
A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-se à sua conta KashFlow, mapeie o plano de contas e os códigos de IVA e deixe a sincronização inicial correr. Depois disso, cada encomenda do WooCommerce — incluindo cada venda na caixa registadora do Oliver POS — flui para a KashFlow pelo mesmo caminho.
Porque é importante enviar as vendas da loja física para a KashFlow
A maioria dos retalhistas que usam a KashFlow numa loja WooCommerce tem um livro-razão com um pendor para o online, porque é online que os dados têm historicamente fluido de forma automática. O resultado é um livro-razão da KashFlow que sabe tudo sobre as encomendas online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:
- As submissões MTD têm o número errado. A KashFlow entrega as declarações de IVA do MTD a partir das faturas no livro-razão. A falta de vendas na loja física significa que o valor da casa 9 do IVA está subavaliado.
- As contas estatutárias no final do ano são reconstruídas em vez de extraídas. As pequenas sociedades de responsabilidade limitada apresentam contas na Companies House todos os anos. A reconstrução da receita da loja física a partir de exportações do POS é a causa habitual da dor de cabeça de fim de ano.
- O contabilista recebe duas fontes de dados. A KashFlow é frequentemente escolhida porque o contabilista a utiliza. Um POS que não a alimenta anula a escolha.
Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. A KashFlow vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de IVA e um único livro-razão de clientes para a atividade online e na loja física. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e na loja física combinados.
O que isto NÃO é
O Oliver POS não é um parceiro da KashFlow. Não existe nenhum acordo de marketing conjunto, nenhuma partilha de receitas e nenhum preço especial da KashFlow para os comerciantes Oliver. O Oliver não se interpõe entre o WooCommerce e a KashFlow; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce usa. O Oliver não cobra uma margem, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição da KashFlow. A sua conta, livro-razão e contrato da KashFlow são inteiramente entre si e a KashFlow.
Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; a KashFlow lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar a KashFlow, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.
Configuração em 4 passos
- Instale o KashFlow for WooCommerce no seu site WordPress e ligue-o à sua conta KashFlow, mapeando as contas de vendas, IVA e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas da KashFlow.
- Verifique se a sincronização inicial foi concluída e confirme que uma encomenda online recente aparece como a fatura esperada na KashFlow.
- Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme que o pedido de captura de cliente está ativado no checkout.
- Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um cliente e confirme que a fatura aparece na KashFlow com os totais e as divisões de IVA corretos.
Perguntas Frequentes
A KashFlow é compatível com o MTD para as vendas na loja física do Oliver POS?
Sim. A KashFlow é aprovada pela HMRC para o Making Tax Digital. As vendas do Oliver POS tornam-se encomendas do WooCommerce, o conector da KashFlow publica-as como faturas da KashFlow com os códigos de IVA corretos e a submissão do MTD usa os dados de IVA unificados da KashFlow.
O Oliver POS precisa de algo específico do Reino Unido para funcionar com a KashFlow?
Apenas uma loja WooCommerce configurada para o IVA do Reino Unido (normal, reduzido, zero, isento) e um conector da KashFlow mapeado para as taxas de IVA correspondentes. O Oliver POS regista a venda no WooCommerce; o conector trata da KashFlow.
O Oliver POS tem uma parceria com a KashFlow?
Não. O Oliver não tem parceria com a KashFlow nem com qualquer outra plataforma de contabilidade. Suportamos a KashFlow porque o seu conector para o WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, IVA e clientes da sua loja — e o Oliver regista cada venda na loja física no WooCommerce como uma encomenda padrão, para que o mesmo conector a recolha automaticamente. A sua subscrição, o seu livro-razão e o seu contrato da KashFlow permanecem entre si e a KashFlow.
O Oliver cobra um extra para usar a KashFlow?
Não. Paga diretamente à KashFlow com base nos preços publicados da KashFlow. O preçário do Oliver é uma taxa mensal fixa pelo software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.
As minhas vendas na loja física e online serão reconciliadas com um único conjunto de livros na KashFlow?
Sim. O Oliver POS regista as vendas da caixa na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, por isso, quando as encomendas chegam ao conector da KashFlow, já são um fluxo de encomendas unificado. A KashFlow vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de IVA e um único livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um na loja física.
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