POS QuickBooks Online WooCommerce — Guia de Integração Oliver POS

O Oliver POS não tem parceria com o QuickBooks. Suporta o QuickBooks da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do MyWorks Sync for QuickBooks Online, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para o QuickBooks Online em tempo real (ou de acordo com o calendário que configurou). Assim que compreender isto, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver POS regista na caixa cria uma encomenda normal no WooCommerce, o conector QuickBooks publica-a e as suas receitas em loja vão parar ao mesmo livro-razão do QuickBooks Online que as suas receitas online. O QuickBooks Online trata da contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver POS é a caixa registadora por cima.

O que é exatamente o QuickBooks Online

O QuickBooks Online é a plataforma de contabilidade na nuvem da Intuit — o livro-razão de contabilidade para pequenas e médias empresas mais utilizado na América do Norte e um dos mais utilizados no mundo. Para lojas WooCommerce, o padrão de conector estabelecido é faturas por encomenda ou recibos de venda em tempo real, ou lançamentos contabilísticos de resumo de fim de dia com divisões por código de imposto, por método de pagamento e por ponto de venda.

Para os nossos propósitos, o mais importante sobre o QuickBooks não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe no QuickBooks. O Oliver POS não adiciona um segundo conector QuickBooks nem modifica o caminho dos dados. Regista as vendas da caixa registadora no WooCommerce e o conector QuickBooks existente recolhe-as.

Como o Oliver POS envia as vendas em loja para o QuickBooks Online

O fluxo do POS QuickBooks WooCommerce dentro do Oliver POS é curto e previsível:

1. O operador de caixa regista a venda na caixa registadora do Oliver POS, digitaliza ou seleciona os artigos e toca em Cobrar.
2. O Oliver POS solicita a associação de um cliente — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
3. O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja utilize.
4. O Oliver POS cria uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de imposto sobre vendas e método de pagamento.
5. O MyWorks Sync for QuickBooks Online deteta a nova encomenda através dos hooks do WooCommerce em segundos.
6. O conector publica uma fatura ou recibo de venda no QuickBooks Online com os códigos de imposto sobre vendas corretos, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
7. O processamento padrão do QuickBooks Online é executado no novo documento — lançamentos contabilísticos, correspondência de pagamentos, provisões de imposto sobre vendas e qualquer automação a jusante que tenha configurado.

De ponta a ponta, a venda em loja chega ao QuickBooks Online antes de o cliente sair da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.

O conector QuickBooks Online WooCommerce — aquilo em que o Oliver POS se baseia

O Oliver POS não adiciona um segundo conector QuickBooks nem duplica a sincronização. O plugin em que o Oliver POS se baseia é o MyWorks Sync for QuickBooks Online padrão, disponível em wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Foi criado especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → QuickBooks Online, incluindo o mapeamento de imposto sobre vendas, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.

A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-o à sua conta QuickBooks Online, mapeie o plano de contas e os códigos de imposto sobre vendas e deixe a sincronização inicial ser executada. Uma vez feito isso, cada encomenda do WooCommerce — incluindo cada venda da caixa registadora do Oliver POS — flui para o QuickBooks Online pelo mesmo caminho.

Porque é importante enviar as vendas em loja para o QuickBooks Online

A maioria dos retalhistas que usam o QuickBooks numa loja WooCommerce tem um livro-razão com um desvio para o online, porque é online que os dados têm historicamente fluido de forma automática. O resultado é um livro-razão do QuickBooks Online que sabe tudo sobre as encomendas online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:

• A reconciliação diária desvia-se. Um livro-razão do QuickBooks que tem encomendas online mas não vendas em loja não reconcilia com o depósito bancário, o que significa que a manhã de segunda-feira do contabilista se torna um exercício forense em vez de uma reconciliação de rotina.
• A responsabilidade do imposto sobre vendas está errada. O QuickBooks gera o relatório de responsabilidade do imposto sobre vendas a partir das faturas no livro-razão. Se metade da receita estiver em falta, o relatório está errado em metade.
• Os relatórios ao nível do cliente são meio cegos. Os relatórios de clientes do QuickBooks apenas veem as encomendas online. Um cliente grossista que levanta no balcão não acumula receita no contacto do QuickBooks.
• O final do ano é mais difícil do que deveria ser. O CPA passa janeiro a reconstruir a receita em loja a partir de exportações do POS em vez de extrair relatórios limpos do QuickBooks.

Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. O QuickBooks Online vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de imposto sobre vendas e um único livro-razão de clientes para a atividade online e em loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e em loja combinados.

O que isto NÃO é

O Oliver POS não é um parceiro do QuickBooks. Não há acordo de co-marketing, nem partilha de receitas, nem preços especiais do QuickBooks para os comerciantes do Oliver POS. O Oliver POS não se interpõe entre o WooCommerce e o QuickBooks; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce utiliza. O Oliver POS não cobra uma margem de lucro, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição do QuickBooks. A sua conta QuickBooks, o seu livro-razão e o seu contrato são inteiramente entre si e o QuickBooks.

Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver POS escreve nela; o QuickBooks lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar o QuickBooks, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.

Configuração em 4 passos

1. Instale o MyWorks Sync for QuickBooks Online no seu site WordPress e ligue-o à sua conta QuickBooks Online, mapeando as contas de vendas, imposto sobre vendas e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas do QuickBooks.
2. Verifique se a sincronização inicial está concluída e confirme que uma encomenda online recente aparece como a fatura ou recibo de venda esperado no QuickBooks.
3. Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme que a solicitação de captura de cliente está ativada no checkout.
4. Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um cliente e confirme que a fatura ou recibo de venda aparece no QuickBooks com os totais e as divisões de imposto sobre vendas corretos.

Perguntas Frequentes

Faturas por encomenda ou lançamentos contabilísticos de fim de dia — que modo devo usar?

Depende da preferência do seu contabilista e do seu volume. As faturas por encomenda fornecem os relatórios ao nível do cliente mais limpos no QuickBooks — cada encomenda do WooCommerce (online ou em loja) é a sua própria fatura. Os lançamentos contabilísticos de fim de dia são mais fáceis para lojas de alto volume: um lançamento por dia por ponto de venda, com divisões de receita, imposto e método de pagamento, lançado nas contas certas. De qualquer forma, as vendas do Oliver POS seguem o modo que escolheu porque todas fluem através do mesmo conector QuickBooks.

O conector QuickBooks trata dos reembolsos do Oliver POS?

Sim. Um reembolso emitido na caixa registadora do Oliver POS cria uma ação de reembolso no WooCommerce, que o conector QuickBooks publica como uma nota de crédito contra a fatura original (modo por encomenda) ou como uma linha negativa no lançamento contabilístico diário (modo de resumo). A responsabilidade do imposto sobre vendas e o livro-razão do cliente são ambos atualizados corretamente.

O Oliver POS tem uma parceria com o QuickBooks?

Não. O Oliver POS não tem parceria com o QuickBooks nem com qualquer outra plataforma de contabilidade. Suportamos o QuickBooks porque o seu conector WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, imposto sobre vendas e clientes da sua loja — e o Oliver POS regista cada venda em loja no WooCommerce como uma encomenda padrão, pelo que o mesmo conector a recolhe automaticamente. A sua subscrição do QuickBooks, o seu livro-razão e o seu contrato permanecem entre si e o QuickBooks.

O Oliver POS cobra extra para usar o QuickBooks?

Não. Paga diretamente ao QuickBooks com base nos preços publicados do QuickBooks. O preçário do Oliver POS é uma taxa mensal fixa de software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.

As minhas vendas em loja e online serão reconciliadas num único conjunto de livros no QuickBooks?

Sim. O Oliver POS regista as vendas da caixa registadora na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, pelo que, quando as encomendas chegam ao conector QuickBooks, já são um fluxo de encomendas unificado. O QuickBooks vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de imposto sobre vendas e um único livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um em loja.

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