Xero WooCommerce POS — Guia de Integração Oliver POS

O Oliver POS não tem uma parceria com a Xero. Suporta a Xero da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do WooCommerce Xero by Codisto, que já sincroniza pedidos, clientes e reembolsos do WooCommerce para a Xero em tempo real (ou no horário que configurou). Assim que entender isto, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver regista no balcão cria um pedido normal no WooCommerce, o conector Xero publica-o e as suas receitas na loja vão para o mesmo livro-razão da Xero que as suas receitas online. A Xero faz a contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver é a caixa registadora por cima.

O que é a Xero, exatamente

A Xero é a plataforma de contabilidade para PMEs nativa da nuvem que domina o Reino Unido, Austrália e Nova Zelândia, e está a crescer rapidamente na América do Norte. O conector WooCommerce Xero — originalmente um plugin da Automattic, agora mantido pela Codisto, com a MyWorks como a principal alternativa comercial — publica os pedidos do WooCommerce na Xero como faturas, recibos de venda ou lançamentos diários de resumo no diário.

Para os nossos propósitos, o importante sobre a Xero não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada pedido do WooCommerce como uma transação de primeira classe na Xero. O Oliver POS não adiciona um segundo conector Xero nem modifica o caminho dos dados. Ele escreve as vendas do registo no WooCommerce, e o conector Xero existente recolhe-as.

Como o Oliver POS envia as vendas na loja para a Xero

O fluxo do POS Xero WooCommerce dentro do Oliver é curto e previsível:

1. O operador de caixa regista a venda na caixa registadora do Oliver, digitaliza ou seleciona itens e toca em Cobrar.
2. O Oliver solicita a associação de um contacto — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de contacto.
3. O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja utilize.
4. O Oliver escreve um pedido padrão do WooCommerce com o ID do contacto, itens de linha, totais, divisões de GST/IVA e método de pagamento.
5. O WooCommerce Xero by Codisto vê o novo pedido através dos hooks do WooCommerce em segundos.
6. O conector publica uma fatura ou recibo de venda para a Xero com os códigos corretos de GST/IVA, contacto e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
7. O processamento padrão da Xero é executado no novo documento — lançamentos no diário, correspondência de pagamentos, provisões de GST/IVA e qualquer automação a jusante que tenha configurado.

De ponta a ponta, a venda na loja chega à Xero antes de o cliente sair da loja (no modo por pedido) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.

O conector Xero WooCommerce — no que o Oliver se baseia

O Oliver não adiciona um segundo conector Xero nem duplica a sincronização. O plugin em que o Oliver se baseia é o padrão WooCommerce Xero by Codisto, disponível em wordpress.org/plugins/woocommerce-xero/. Foi construído especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → Xero, incluindo mapeamento de GST/IVA, correspondência de contactos, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.

A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-se à sua conta Xero, mapeie o plano de contas e os códigos de GST/IVA e deixe a sincronização inicial correr. Uma vez feito isso, cada pedido do WooCommerce — incluindo cada venda na caixa registadora do Oliver POS — flui para a Xero pelo mesmo caminho.

Porque é que é importante enviar as vendas na loja para a Xero

A maioria dos retalhistas que usam a Xero numa loja WooCommerce tem um livro-razão com um pendor para o online, porque é online que os dados têm historicamente fluído automaticamente. O resultado é um livro-razão da Xero que sabe tudo sobre os pedidos online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:

• A reconciliação do feed bancário falha. A funcionalidade de destaque da Xero é a sua reconciliação automática do feed bancário — mas apenas quando o depósito no feed tem uma fatura correspondente no livro-razão. Um POS que não alimenta a Xero força o contabilista a alocar manualmente cada depósito.
• As declarações de BAS, GST e IVA estão erradas. Os relatórios fiscais da Xero extraem das faturas no livro-razão. A falta de receitas na loja significa que a declaração de BAS, GST ou IVA está subestimada — o que geralmente surge como um problema durante a auditoria.
• O consultor vê uma imagem incompleta. A maioria dos clientes da Xero trabalha com um contabilista ou guarda-livros externo através das ferramentas de prática da Xero. Se as receitas na loja não estiverem na Xero, o consultor não pode fazer o seu trabalho.

Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. A Xero vê um único fluxo de receitas, um total de responsabilidade de GST/IVA e um livro-razão de clientes em toda a atividade online e na loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e na loja combinados.

O que isto NÃO é

O Oliver POS não é um parceiro da Xero. Não há acordo de co-marketing, partilha de receitas e nenhum preço especial da Xero para os comerciantes do Oliver. O Oliver não se insere entre o WooCommerce e a Xero; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce utiliza. O Oliver não cobra uma margem, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição da Xero. A sua conta, livro-razão e contrato com a Xero são inteiramente entre si e a Xero.

Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de pedidos do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; a Xero lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar a Xero, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.

Configuração em 4 passos

1. Instale o WooCommerce Xero by Codisto no seu site WordPress e ligue-o à sua conta Xero, mapeando as contas de vendas, GST/IVA e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas Xero.
2. Verifique se a sincronização inicial está concluída e confirme que um pedido online recente aparece como a fatura ou recibo de venda esperado na Xero.
3. Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme que o pedido de captura de contacto está ativado no checkout.
4. Faça uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um contacto e confirme que a fatura ou recibo de venda aparece na Xero com os totais e as divisões de GST/IVA corretos.

Perguntas Frequentes

As vendas do Oliver POS aparecerão corretamente na minha declaração de BAS ou GST na Xero?

Sim. O conector Xero mapeia os códigos fiscais do WooCommerce para as taxas fiscais da Xero. Uma venda na loja registada no Oliver POS com GST aplicado no WooCommerce chega à Xero com a mesma taxa de imposto. A declaração de BAS, GST ou IVA extrai dos dados fiscais da Xero e inclui automaticamente as receitas na loja.

A Xero lida com implementações multi-moeda do Oliver POS?

Se a sua loja WooCommerce estiver configurada para as moedas que o seu livro-razão Xero suporta e a Xero tiver a multi-moeda ativada, o conector publica cada pedido do WooCommerce na moeda correta e a Xero lida com o câmbio. O Oliver POS regista a venda na moeda da loja WooCommerce; o tratamento multi-moeda é da responsabilidade da Xero e do conector.

O Oliver POS tem parceria com a Xero?

Não. O Oliver não tem parceria com a Xero ou qualquer outra plataforma de contabilidade. Suportamos a Xero porque o seu conector WooCommerce já extrai pedidos, reembolsos, GST/IVA e contactos da sua loja — e o Oliver escreve cada venda na loja no WooCommerce como um pedido padrão, para que o mesmo conector o recolha automaticamente. A sua subscrição, livro-razão e contrato com a Xero permanecem entre si e a Xero.

O Oliver cobra extra para usar a Xero?

Não. Paga diretamente à Xero com base nos preços publicados da Xero. O preçário do Oliver é uma taxa mensal fixa pelo software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.

As minhas vendas na loja e online serão reconciliadas com um único conjunto de livros na Xero?

Sim. O Oliver POS escreve as vendas do registo na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, pelo que, quando os pedidos chegam ao conector Xero, já são um fluxo de pedidos unificado. A Xero vê um único fluxo de receitas, um total de responsabilidade de GST/IVA e um livro-razão de contactos — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um na loja.

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