POS FreshBooks WooCommerce — Ghid de integrare Oliver POS

Oliver POS nu are un parteneriat cu FreshBooks. Acesta suportă FreshBooks în același mod în care o face orice magazin WooCommerce — prin intermediul FreshBooks for WooCommerce, care sincronizează deja comenzile, clienții și rambursările WooCommerce în FreshBooks în timp real (sau conform programului pe care l-ați configurat). Odată ce înțelegeți acest lucru, restul acestui ghid este mecanic: fiecare vânzare pe care Oliver o înregistrează la tejghea scrie o comandă normală WooCommerce, conectorul FreshBooks o postează, iar veniturile din magazinul fizic ajung în același registru FreshBooks ca și veniturile online. FreshBooks se ocupă de contabilitate. WooCommerce este sistemul de înregistrare. Oliver este casa de marcat de deasupra.

Ce este FreshBooks, mai exact

FreshBooks este platforma de contabilitate pentru întreprinderi mici, construită pentru afaceri de servicii și comercianți de produse care urăsc foile de calcul. A început ca un instrument de facturare și s-a extins într-un registru complet pentru IMM-uri. Conectorul FreshBooks WooCommerce postează comenzile WooCommerce ca facturi FreshBooks, clienții WooCommerce ca clienți FreshBooks și rambursările WooCommerce ca note de credit.

Pentru scopurile noastre, lucrul important despre FreshBooks nu este vreo caracteristică specifică — ci faptul că conectorul WooCommerce este matur, bine susținut și tratează fiecare comandă WooCommerce ca pe o tranzacție de prim rang în FreshBooks. Oliver POS nu adaugă un al doilea conector FreshBooks și nu modifică calea datelor. Acesta scrie vânzările de la casa de marcat în WooCommerce, iar conectorul FreshBooks existent le preia.

Cum trimite Oliver POS vânzările din magazin în FreshBooks

Fluxul FreshBooks WooCommerce POS în cadrul Oliver este scurt și previzibil:

1. Casierul înregistrează vânzarea la casa de marcat Oliver, scanează sau selectează articole și apasă pe Încasare.
2. Oliver solicită atașarea unui client — prin căutare după e-mail, căutare după număr de telefon sau un card nou de client.
3. Casierul preia plata prin orice gateway de plată WooCommerce pe care îl folosește magazinul.
4. Oliver scrie o comandă standard WooCommerce cu ID-ul clientului, articolele de pe rând, totalurile, defalcările taxei pe vânzări / TVA și metoda de plată.
5. FreshBooks for WooCommerce vede noua comandă prin intermediul hook-urilor WooCommerce în câteva secunde.
6. Conectorul postează o factură în FreshBooks cu codurile corecte de taxă pe vânzări / TVA, clientul și mapările conturilor de venit/plată.
7. Procesarea standard a FreshBooks rulează pe noul document — note contabile, potrivirea plăților, acumulările taxei pe vânzări / TVA și orice automatizare ulterioară pe care ați configurat-o.

De la un capăt la altul, vânzarea din magazin ajunge în FreshBooks înainte ca clientul să părăsească magazinul (în modul per-comandă) sau ca parte a următorului rezumat de la sfârșitul zilei (în modul rezumat-zilnic). În orice caz, nu este necesară nicio introducere manuală.

Conectorul FreshBooks WooCommerce — pe ce se bazează Oliver

Oliver nu adaugă un al doilea conector FreshBooks și nu dublează sincronizarea. Pluginul pe care se bazează Oliver este standardul FreshBooks for WooCommerce, disponibil la wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Este construit special pentru a gestiona calea de date WooCommerce → FreshBooks, inclusiv maparea taxei pe vânzări / TVA, potrivirea clienților, gestionarea rambursărilor și fluxul standard de raportare.

Configurarea este identică cu cea pentru orice magazin WooCommerce: instalați conectorul, conectați-vă la contul dvs. FreshBooks, mapați planul de conturi și codurile de taxă pe vânzări / TVA și lăsați sincronizarea inițială să ruleze. Odată ce acest lucru este făcut, fiecare comandă WooCommerce — inclusiv fiecare vânzare de la casa de marcat Oliver POS — ajunge în FreshBooks pe aceeași cale.

De ce este importantă trimiterea vânzărilor din magazin în FreshBooks

Majoritatea comercianților care rulează FreshBooks pe un magazin WooCommerce au un registru contabil orientat spre online, deoarece online este locul unde datele au curs istoric în mod automat. Rezultatul este un registru FreshBooks care știe totul despre comenzile online și aproape nimic despre vânzările la tejghea. Consecințele ulterioare sunt reale:

• Numerotarea facturilor devine incorectă. FreshBooks emite numere de factură secvențial. Un POS care postează înregistrări de jurnal la sfârșitul zilei în altă parte creează o lacună în numerotarea FreshBooks, ceea ce complică auditurile.
• Valoarea pe viață a clientului este greșită. FreshBooks arată venitul pe viață per client. Fără vânzările din magazin, clienții fideli par a fi cumpărători online o singură dată.
• Rapoartele de colectare a plăților sunt înșelătoare. FreshBooks raportează despre momentul plății. Un POS care înregistrează vânzările în numerar separat face ca raportul să pară că nu există deloc încasări în numerar.

Trimiteți vânzările Oliver POS prin sincronizarea WooCommerce și toate aceste probleme se rezolvă dintr-o dată. FreshBooks vede un singur flux de venituri, un singur total al datoriilor de taxă pe vânzări / TVA și un singur registru de clienți pentru activitatea online și cea din magazin. Reconcilierea contabilului cu banca încetează să mai fie un exercițiu criminalistic. Consultantul sau contabilul lucrează dintr-o singură sursă. Tabloul de bord vă arată în sfârșit ce face cu adevărat afacerea dvs. — online și în magazin, combinate.

Ce NU este aceasta

Oliver POS nu este un partener FreshBooks. Nu există niciun acord de co-marketing, nicio împărțire a veniturilor și niciun preț special FreshBooks pentru comercianții Oliver. Oliver nu se interpune între WooCommerce și FreshBooks; calea datelor este exact aceeași pe care o folosește orice magazin WooCommerce. Oliver nu percepe un adaos, nu adaugă o taxă pe tranzacție și nu ia o parte din abonamentul FreshBooks. Contul, registrul și contractul dvs. FreshBooks sunt în întregime între dvs. și FreshBooks.

De asemenea, merită menționat că Oliver POS nu schimbă povestea proprietății datelor. Tabela de comenzi WooCommerce de pe propria dvs. instalare WordPress rămâne sursa de adevăr. Oliver scrie în ea; FreshBooks citește din ea prin intermediul conectorului. Dacă părăsiți vreodată FreshBooks, datele rămân acolo unde au fost întotdeauna — în WooCommerce.

Configurare în 4 pași

1. Instalați FreshBooks for WooCommerce pe site-ul dvs. WordPress și conectați-l la contul dvs. FreshBooks, mapând conturile de vânzări, taxă pe vânzări / TVA și metode de plată din WooCommerce la planul dvs. de conturi FreshBooks.
2. Verificați finalizarea sincronizării inițiale și confirmați că o comandă online recentă apare ca factură așteptată în FreshBooks.
3. Instalați Oliver POS, conectați-vă la casa de marcat de pe tableta de la tejghea și confirmați că solicitarea de capturare a clientului este activată la finalizarea comenzii.
4. Efectuați o mică vânzare de test live la tejghea, atașați un client și confirmați că factura apare în FreshBooks cu totalurile și defalcările taxei pe vânzări / TVA corecte.

Întrebări frecvente

Trebuie să creez un client FreshBooks pentru fiecare client ocazional?

Nu. Vânzările anonime de la casa de marcat devin facturi FreshBooks asociate unui client configurabil „Ocazional” sau „Retail”. Clienții cu nume — capturați la casa de marcat prin e-mail sau telefon — creează sau se potrivesc automat cu un client FreshBooks existent.

Poate FreshBooks să reconcilieze plățile Oliver POS cu depozitele bancare?

Da. FreshBooks urmărește plățile facturilor după contul de venit în care postează conectorul. Mapați metoda de plată WooCommerce corectă la contul FreshBooks corect, iar instrumentul de reconciliere bancară al FreshBooks potrivește depozitele la fel cum o face pentru comenzile online.

Oliver POS are un parteneriat cu FreshBooks?

Nu. Oliver nu are parteneriate cu FreshBooks sau cu orice altă platformă de contabilitate. Susținem FreshBooks deoarece conectorul său WooCommerce extrage deja comenzi, rambursări, taxă pe vânzări / TVA și clienți din magazinul dvs. — iar Oliver scrie fiecare vânzare din magazin în WooCommerce ca o comandă standard, astfel încât același conector o preia automat. Abonamentul, registrul și contractul dvs. FreshBooks rămân între dvs. și FreshBooks.

Oliver percepe taxe suplimentare pentru a utiliza FreshBooks?

Nu. Plătiți FreshBooks direct la prețurile publicate de FreshBooks. Prețurile Oliver reprezintă o taxă lunară fixă pentru software-ul POS, care nu are nicio legătură cu platforma de contabilitate pe care o alegeți.

Vânzările mele din magazin și cele online se vor reconcilia cu un singur set de registre în FreshBooks?

Da. Oliver POS scrie vânzările de la casa de marcat în același magazin WooCommerce care alimentează finalizarea comenzilor online, astfel încât, în momentul în care comenzile ajung la conectorul FreshBooks, acestea sunt deja un flux de comenzi unificat. FreshBooks vede un singur flux de venituri, un singur total al datoriilor de taxă pe vânzări / TVA și un singur registru de clienți — fără reconciliere manuală între un set de registre online și unul din magazin.

Încercați Oliver POS gratuit timp de 30 de zile la /demo/ — aduceți magazinul dvs. WooCommerce existent și abonamentul FreshBooks existent și aveți veniturile din magazin în același registru FreshBooks ca și comenzile online în decurs de o oră. Construit pentru comercianții mici din America de Nord, dar disponibil oriunde rulează WooCommerce.