Oliver POS nemá s QuickBooks žádné partnerství. QuickBooks podporuje stejným způsobem jako jakýkoli obchod na WooCommerce – prostřednictvím MyWorks Sync for QuickBooks Online, který již synchronizuje objednávky, zákazníky a refundace z WooCommerce do QuickBooks Online v reálném čase (nebo podle vámi nastaveného plánu). Jakmile toto pochopíte, zbytek této příručky je již mechanický: každý prodej, který Oliver zaznamená na pokladně, se zapíše jako běžná objednávka ve WooCommerce, konektor QuickBooks ji zaúčtuje a vaše tržby z kamenné prodejny se objeví ve stejné účetní knize QuickBooks Online jako vaše online tržby. QuickBooks Online se stará o účetnictví. WooCommerce je hlavní systém evidence. Oliver je pokladna, která na tom všem staví.
Co přesně je QuickBooks Online
QuickBooks Online je cloudová účetní platforma od Intuit – nejvíce používaná účetní kniha pro malé a střední podniky v Severní Americe a jedna z nejvíce používaných na světě. Pro obchody WooCommerce je zavedeným vzorem konektoru fakturace na objednávku nebo prodejní doklady v reálném čase, nebo denní souhrnné účetní zápisy s rozdělením podle daňového kódu, platební metody a prodejního místa.
Pro naše účely není na QuickBooks důležitá žádná konkrétní funkce – důležité je, že konektor pro WooCommerce je vyspělý, dobře podporovaný a každou objednávku z WooCommerce považuje za prvotřídní transakci v QuickBooks. Oliver POS nepřidává druhý konektor pro QuickBooks ani neupravuje datovou cestu. Zapisuje prodeje z pokladny do WooCommerce a stávající konektor pro QuickBooks je přebírá.
Jak Oliver POS přenáší prodeje z kamenné prodejny do QuickBooks Online
Tok dat z QuickBooks WooCommerce POS v rámci Oliver je krátký a předvídatelný:
- Pokladní zaznamená prodej na pokladně Oliver, naskenuje nebo vybere položky a klepne na Zaplatit.
- Oliver vyzve k připojení zákazníka – vyhledáním podle e-mailu, telefonního čísla nebo pomocí nové karty zákazníka.
- Pokladní přijme platbu prostřednictvím jakékoli platební brány WooCommerce, kterou obchod používá.
- Oliver zapíše standardní objednávku WooCommerce s ID zákazníka, řádkovými položkami, součty, rozdělením daně z obratu a platební metodou.
- MyWorks Sync for QuickBooks Online zaznamená novou objednávku prostřednictvím hooků WooCommerce během několika sekund.
- Konektor zaúčtuje fakturu nebo prodejní doklad do QuickBooks Online se správnými kódy daně z obratu, zákazníkem a mapováním účtů tržeb/plateb.
- Na nový dokument se spustí standardní zpracování v QuickBooks Online – účetní zápisy, párování plateb, zaúčtování daně z obratu a jakákoli další automatizace, kterou jste nastavili.
Od začátku do konce se prodej z kamenné prodejny dostane do QuickBooks Online dříve, než zákazník opustí obchod (v režimu na objednávku), nebo jako součást dalšího denního souhrnu (v režimu denního souhrnu). V obou případech není nutné žádné ruční zadávání.
Konektor QuickBooks Online WooCommerce – na čem Oliver staví
Oliver nepřidává druhý konektor pro QuickBooks ani neduplikuje synchronizaci. Plugin, který Oliver využívá, je standardní MyWorks Sync for QuickBooks Online, dostupný na wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Je vytvořen speciálně pro zpracování datové cesty WooCommerce → QuickBooks Online, včetně mapování daně z obratu, párování zákazníků, zpracování refundací a standardního toku reportování.
Nastavení je stejné jako u jakéhokoli obchodu WooCommerce: nainstalujte konektor, připojte se ke svému účtu QuickBooks Online, namapujte účtovou osnovu a kódy daně z obratu a nechte proběhnout počáteční synchronizaci. Jakmile je to hotové, každá objednávka WooCommerce – včetně každého prodeje z pokladny Oliver POS – proudí do QuickBooks Online stejnou cestou.
Proč je důležité posílat prodeje z kamenné prodejny do QuickBooks Online
Většina maloobchodníků, kteří používají QuickBooks s obchodem WooCommerce, má účetní knihu zaměřenou na online prodeje, protože data z online prostředí historicky proudila automaticky. Výsledkem je účetní kniha QuickBooks Online, která ví vše o online objednávkách a téměř nic o prodejích na pokladně. Následné důsledky jsou reálné:
- Denní odsouhlasení se stává nepřesným. Účetní kniha QuickBooks, která má online objednávky, ale ne prodeje z kamenné prodejny, se neshoduje s bankovním vkladem, což znamená, že pondělní ráno účetního se stává forenzním cvičením místo rutinního odsouhlasení.
- Závazek k dani z obratu je nesprávný. QuickBooks generuje zprávu o závazku k dani z obratu z faktur v účetní knize. Pokud chybí polovina tržeb, je zpráva o polovinu nesprávná.
- Reportování na úrovni zákazníka je napůl slepé. Zprávy o zákaznících v QuickBooks vidí pouze online objednávky. Velkoobchodní zákazník, který si vyzvedne zboží na pokladně, nepřipisuje tržby na kontakt v QuickBooks.
- Konec roku je těžší, než by měl být. Certifikovaný účetní tráví leden rekonstrukcí tržeb z kamenné prodejny z exportů POS místo toho, aby si vytáhl čisté zprávy z QuickBooks.
Propojte prodeje z Oliver POS prostřednictvím synchronizace s WooCommerce a všechny tyto problémy se vyřeší najednou. QuickBooks Online vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek k dani z obratu a jednu zákaznickou knihu napříč online a kamennými aktivitami. Odsouhlasení účetní knihy s bankovními výpisy přestává být forenzním cvičením. Poradce nebo účetní pracuje s jedním zdrojem. A konečně vám přehledový panel ukáže, co vaše firma skutečně dělá – online i v kamenné prodejně dohromady.
Co to NENÍ
Oliver POS není partnerem QuickBooks. Neexistuje žádná dohoda o společném marketingu, žádné sdílení příjmů a žádné speciální ceny QuickBooks pro obchodníky s Oliver. Oliver se nevměšuje mezi WooCommerce a QuickBooks; datová cesta je přesně stejná, jakou používá jakýkoli obchod WooCommerce. Oliver si neúčtuje žádnou přirážku, nepřidává žádný poplatek za transakci a nebere si podíl z předplatného QuickBooks. Váš účet, účetní kniha a smlouva s QuickBooks jsou zcela mezi vámi a QuickBooks.
Je také třeba říci, že Oliver POS nemění nic na vlastnictví dat. Tabulka objednávek WooCommerce na vaší vlastní instalaci WordPress zůstává zdrojem pravdy. Oliver do ní zapisuje; QuickBooks z ní čte prostřednictvím konektoru. Pokud kdykoli opustíte QuickBooks, data zůstanou tam, kde vždy byla – ve WooCommerce.
Nastavení ve 4 krocích
- Nainstalujte MyWorks Sync for QuickBooks Online na své stránky WordPress a připojte jej ke svému účtu QuickBooks Online, přičemž namapujte účty prodeje, daně z obratu a platební metody z WooCommerce na vaši účtovou osnovu v QuickBooks.
- Ověřte, že počáteční synchronizace byla dokončena, a potvrďte, že nedávná online objednávka se v QuickBooks zobrazuje jako očekávaná faktura nebo prodejní doklad.
- Nainstalujte Oliver POS, přihlaste se do pokladny na svém pultovém tabletu a potvrďte, že je při placení povolena výzva k zachycení zákazníka.
- Proveďte malý živý testovací prodej na pokladně, připojte zákazníka a potvrďte, že se faktura nebo prodejní doklad objeví v QuickBooks se správnými součty a rozdělením daně z obratu.
Časté dotazy
Faktury na objednávku nebo denní souhrnné účetní zápisy – který režim bych měl použít?
Záleží na preferencích vašeho účetního a na vašem objemu. Faktury na objednávku poskytují nejčistší reportování na úrovni zákazníka v QuickBooks – každá objednávka WooCommerce (online nebo v kamenné prodejně) je samostatnou fakturou. Denní souhrnné účetní zápisy jsou jednodušší pro obchody s vysokým objemem: jeden zápis denně na prodejní místo, s rozdělením tržeb, daní a platebních metod, zaúčtovaný na správné účty. V obou případech prodeje z Oliver POS následují jakýkoli režim, který jste si vybrali, protože všechny proudí přes stejný konektor QuickBooks.
Zpracovává konektor QuickBooks refundace z Oliver POS?
Ano. Refundace vydaná na pokladně Oliver POS zapíše akci refundace ve WooCommerce, kterou konektor QuickBooks zaúčtuje jako dobropis proti původní faktuře (v režimu na objednávku) nebo jako zápornou položku v denním účetním zápisu (v souhrnném režimu). Závazek k dani z obratu i zákaznická kniha se správně aktualizují.
Má Oliver POS partnerství s QuickBooks?
Ne. Oliver není partnerem QuickBooks ani žádné jiné účetní platformy. QuickBooks podporujeme, protože jeho konektor pro WooCommerce již stahuje objednávky, refundace, daň z obratu a zákazníky z vašeho obchodu – a Oliver zapisuje každý prodej z kamenné prodejny do WooCommerce jako standardní objednávku, takže ji stejný konektor automaticky převezme. Vaše předplatné, účetní kniha a smlouva s QuickBooks zůstávají mezi vámi a QuickBooks.
Účtuje si Oliver příplatek za používání QuickBooks?
Ne. Platíte přímo QuickBooks podle jejich zveřejněných cen. Ceník Oliver je paušální měsíční poplatek za software POS, který nemá nic společného s účetní platformou, kterou si vyberete.
Budou se mé prodeje z kamenné prodejny a online prodeje odsouhlasovat s jednou sadou účetních knih v QuickBooks?
Ano. Oliver POS zapisuje prodeje z pokladny do stejného obchodu WooCommerce, který pohání vaši online pokladnu, takže v době, kdy se objednávky dostanou do konektoru QuickBooks, jsou již jednotným proudem objednávek. QuickBooks vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek k dani z obratu a jednu zákaznickou knihu – žádné ruční odsouhlasování mezi online a kamennou sadou knih.
Vyzkoušejte Oliver POS zdarma na 30 dní na /demo/ – přineste si svůj stávající obchod WooCommerce a své stávající předplatné QuickBooks Online a mějte své tržby z kamenné prodejny ve stejné účetní knize QuickBooks jako vaše online objednávky během hodiny. Vytvořeno pro malé a střední maloobchodníky v Severní Americe, ale dostupné všude, kde běží WooCommerce.