Oliver POS har ikke et partnerskab med FreeAgent. Det understøtter FreeAgent på samme måde som enhver WooCommerce-butik gør – gennem Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, som allerede synkroniserer WooCommerce-ordrer, kunder og refunderinger til FreeAgent i realtid (eller efter den tidsplan, du har konfigureret). Når du forstår det, er resten af denne guide mekanisk: hvert salg, som Oliver registrerer ved kassen, opretter en normal WooCommerce-ordre, FreeAgent-forbindelsen bogfører den, og din omsætning i butikken lander i samme FreeAgent-regnskab som din onlineomsætning. FreeAgent klarer regnskabet. WooCommerce er systemet, der registrerer. Oliver er kasseapparatet ovenpå.
Hvad FreeAgent er, helt præcist
FreeAgent er den britiske regnskabsplatform for små virksomheder, ejet af NatWest, og populær blandt enkeltmandsvirksomheder, freelancere og små anpartsselskaber. Forretningskontohavere hos NatWest, Royal Bank of Scotland og Ulster Bank får FreeAgent gratis – hvilket gør det allestedsnærværende blandt britiske mikrovirksomheder. FreeAgent WooCommerce-forbindelsen bogfører ordrer som fakturaer og kunder som FreeAgent-kontakter.
For vores formål er det vigtigste ved FreeAgent ikke en specifik funktion – det er, at WooCommerce-forbindelsen er moden, velunderstøttet og behandler hver WooCommerce-ordre som en førsteklasses transaktion i FreeAgent. Oliver POS tilføjer ikke en ekstra FreeAgent-forbindelse eller ændrer datastien. Det skriver kassesalg ind i WooCommerce, og den eksisterende FreeAgent-forbindelse opfanger dem.
Hvordan Oliver POS sender salg i butikken til FreeAgent
FreeAgent WooCommerce POS-flowet i Oliver er kort og forudsigeligt:
- Kassemedarbejderen registrerer salget på Oliver-kasseapparatet, scanner eller vælger varer og trykker på Opkræv.
- Oliver beder om at tilknytte en kontakt – via e-mail-opslag, telefonnummer-opslag eller et nyt kontaktkort.
- Kassemedarbejderen modtager betaling via den betalingsgateway til WooCommerce, som butikken bruger.
- Oliver opretter en standard WooCommerce-ordre med kontakt-ID, varelinjer, totaler, momsopdelinger og betalingsmetode.
- Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce ser den nye ordre via WooCommerce-hooks inden for få sekunder.
- Forbindelsen bogfører en faktura til FreeAgent med de korrekte momskoder, kontakt og kortlægning af indtægts-/betalingskonti.
- FreeAgents standardbehandling kører på det nye dokument – journalposter, betalingsmatchning, momsperiodiseringer og enhver efterfølgende automatisering, du har konfigureret.
Fra start til slut ankommer salget i butikken til FreeAgent, før kunden har forladt butikken (i tilstanden for enkeltordrer) eller som en del af den næste daglige opsummering (i tilstanden for daglig opsummering). Uanset hvad kræves der ingen manuel indtastning.
FreeAgent WooCommerce-forbindelsen – det, Oliver bygger på
Oliver tilføjer ikke en ekstra FreeAgent-forbindelse eller duplikerer synkroniseringen. Det plugin, Oliver bygger på, er standard Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, som er tilgængeligt på wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Det er bygget specifikt til at håndtere datastien fra WooCommerce til FreeAgent, herunder momskortlægning, kontaktmatchning, håndtering af refunderinger og det standardiserede rapporteringsflow.
Opsætningen er identisk med opsætningen for enhver WooCommerce-butik: installer forbindelsen, opret forbindelse til din FreeAgent-konto, kortlæg kontoplanen og momskoderne, og lad den indledende synkronisering køre. Når det er gjort, strømmer enhver WooCommerce-ordre – inklusive hvert Oliver POS-kassesalg – ind i FreeAgent via den samme sti.
Hvorfor det er vigtigt at sende salg i butikken til FreeAgent
De fleste detailhandlere, der kører FreeAgent på en WooCommerce-butik, har et regnskab, der er skævvredet mod onlinesalg, fordi det er her, data historisk set er strømmet automatisk. Resultatet er et FreeAgent-regnskab, der ved alt om onlineordrer og næsten intet om salg ved kassen. De efterfølgende konsekvenser er reelle:
- Automatisk Self Assessment er forkert. FreeAgent estimerer Self Assessment-forpligtelsen fra regnskabet. Et POS, der ikke sender data til FreeAgent, betyder, at estimatet er undervurderet, og grundlæggeren får en overraskelse ved indberetningstid.
- Automatiske momsangivelseskladder er forkerte. FreeAgent udarbejder momsangivelsen i starten af det næste kvartal. Uden salg i butikken er kladden forkert fra dag ét.
- Pengestrømsprognoser afviger. FreeAgents pengestrømsværktøjer afhænger af, at regnskabet er komplet.
Send Oliver POS-salg gennem WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemer løses på én gang. FreeAgent ser én indtægtsstrøm, én samlet momsforpligtelse og ét kunderegnskab på tværs af online- og butiksaktivitet. Bogholderens afstemning med banken holder op med at være en retsmedicinsk øvelse. Rådgiveren eller revisoren arbejder fra én kilde. Dashboardet fortæller dig endelig, hvad din virksomhed virkelig laver – online og i butikken kombineret.
Hvad dette IKKE er
Oliver POS er ikke en FreeAgent-partner. Der er ingen co-marketing-aftale, ingen indtægtsdeling og ingen speciel FreeAgent-prissætning for Oliver-forhandlere. Oliver placerer sig ikke mellem WooCommerce og FreeAgent; datastien er nøjagtig den samme, som enhver WooCommerce-butik bruger. Oliver opkræver ikke et markup, tilføjer ikke et gebyr pr. transaktion og tager ikke en andel af FreeAgent-abonnementet. Din FreeAgent-konto, dit regnskab og din kontrakt er udelukkende mellem dig og FreeAgent.
Det er også værd at sige, at Oliver POS ikke ændrer på dataejerskabet. WooCommerce-ordretabellen på din egen WordPress-installation forbliver den sande kilde. Oliver skriver til den; FreeAgent læser fra den via forbindelsen. Hvis du nogensinde forlader FreeAgent, forbliver dataene, hvor de altid har været – i WooCommerce.
Opsætning i 4 trin
- Installer Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce på dit WordPress-site og forbind det til din FreeAgent-konto, hvor du kortlægger WooCommerce-salg, moms og betalingsmetodekonti til din FreeAgent-kontoplan.
- Bekræft, at den indledende synkronisering er fuldført, og bekræft, at en nylig onlineordre vises som den forventede faktura i FreeAgent.
- Installer Oliver POS, log ind på kasseapparatet på din kassetablet, og bekræft, at kontaktfangst-prompten er aktiveret ved kassen.
- Kør et lille live testsalg ved kassen, tilknyt en kontakt, og bekræft, at fakturaen vises i FreeAgent med de korrekte totaler og momsopdelinger.
Ofte stillede spørgsmål
Vil FreeAgents automatiske Self Assessment-estimat inkludere Oliver POS-salg?
Ja. Self Assessment-estimatet er baseret på FreeAgents regnskab. Når kassesalg når FreeAgent via WooCommerce-forbindelsen, afspejler estimatet det fulde omsætningsbillede.
Håndterer FreeAgent detailhandlere med flere forretninger, der bruger Oliver POS?
FreeAgent opdeler ikke omsætning pr. forretning internt, men WooCommerce-forbindelsen kan tagge ordrer efter butik eller placering via brugerdefinerede felter, som FreeAgent viser på fakturaen. De fleste detailhandlere med flere forretninger, der bruger FreeAgent, stoler på Olivers egen forretningsrapportering for detaljer pr. forretning.
Har Oliver POS et partnerskab med FreeAgent?
Nej. Oliver samarbejder ikke med FreeAgent eller nogen anden regnskabsplatform. Vi understøtter FreeAgent, fordi dets WooCommerce-forbindelse allerede trækker ordrer, refunderinger, moms og kontakter fra din butik – og Oliver skriver hvert salg i butikken ind i WooCommerce som en standardordre, så den samme forbindelse opfanger det automatisk. Dit FreeAgent-abonnement, dit regnskab og din kontrakt forbliver mellem dig og FreeAgent.
Opkræver Oliver ekstra for at bruge FreeAgent?
Nej. Du betaler FreeAgent direkte til FreeAgents offentliggjorte priser. Olivers prissætning er et fast månedligt gebyr for POS-software, som intet har at gøre med den regnskabsplatform, du vælger.
Vil mine salg i butikken og online blive afstemt mod ét sæt bøger i FreeAgent?
Ja. Oliver POS skriver kassesalg ind i den samme WooCommerce-butik, der driver din online checkout, så når ordrerne når FreeAgent-forbindelsen, er de allerede en samlet ordrestrøm. FreeAgent ser én indtægtsstrøm, én samlet momsforpligtelse og ét kontaktregnskab – ingen manuel afstemning mellem et online og et butiksbaseret sæt bøger.
Prøv Oliver POS gratis i 30 dage på /demo/ – medbring din eksisterende WooCommerce-butik og dit eksisterende FreeAgent-abonnement, og få din omsætning i butikken ind i samme FreeAgent-regnskab som dine onlineordrer inden for en time. Bygget til britiske mikrovirksomheds-detailhandlere, men tilgængelig overalt, hvor WooCommerce kører.