FreshBooks WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsguide

Oliver POS har ikke et partnerskab med FreshBooks. Det understøtter FreshBooks på samme måde som enhver WooCommerce-butik gør – gennem FreshBooks for WooCommerce, som allerede synkroniserer WooCommerce-ordrer, kunder og refunderinger til FreshBooks i realtid (eller efter den tidsplan, du har konfigureret). Når du forstår det, er resten af denne guide mekanisk: hvert salg, som Oliver registrerer ved kassen, opretter en normal WooCommerce-ordre, FreshBooks-forbindelsen bogfører den, og din omsætning i butikken lander i samme FreshBooks-regnskab som din onlineomsætning. FreshBooks klarer regnskabet. WooCommerce er systemet, der registrerer. Oliver er kasseapparatet ovenpå.

Hvad FreshBooks er, helt præcist

FreshBooks er regnskabsplatformen for små virksomheder, bygget til servicevirksomheder og produktdetailhandlere, der hader regneark. Det startede som et faktureringsværktøj og udvidede sig til et fuldt SMV-regnskab. FreshBooks WooCommerce-forbindelsen bogfører WooCommerce-ordrer som FreshBooks-fakturaer, WooCommerce-kunder som FreshBooks-klienter og WooCommerce-refunderinger som kreditnotaer.

For vores formål er det vigtigste ved FreshBooks ikke en specifik funktion – det er, at WooCommerce-forbindelsen er moden, velunderstøttet og behandler hver WooCommerce-ordre som en førsteklasses transaktion i FreshBooks. Oliver POS tilføjer ikke en ekstra FreshBooks-forbindelse eller ændrer datastien. Det skriver kassesalg ind i WooCommerce, og den eksisterende FreshBooks-forbindelse opfanger dem.

Hvordan Oliver POS sender salg i butikken til FreshBooks

FreshBooks WooCommerce POS-flowet i Oliver er kort og forudsigeligt:

1. Kassemedarbejderen registrerer salget på Oliver-kasseapparatet, scanner eller vælger varer og trykker på Opkræv.
2. Oliver beder om at tilknytte en klient – via e-mail-opslag, telefonnummer-opslag eller et nyt klientkort.
3. Kassemedarbejderen modtager betaling via den betalingsgateway til WooCommerce, som butikken bruger.
4. Oliver opretter en standard WooCommerce-ordre med klient-ID, varelinjer, totaler, salgsafgift/moms-opdelinger og betalingsmetode.
5. FreshBooks for WooCommerce ser den nye ordre via WooCommerce-hooks inden for få sekunder.
6. Forbindelsen bogfører en faktura til FreshBooks med de korrekte salgsafgift/moms-koder, klient og kortlægning af indtægts-/betalingskonti.
7. FreshBooks' standardbehandling kører på det nye dokument – journalposter, betalingsmatchning, salgsafgift/moms-periodiseringer og enhver efterfølgende automatisering, du har konfigureret.

Fra start til slut ankommer salget i butikken til FreshBooks, før kunden har forladt butikken (i tilstanden for enkeltordrer) eller som en del af den næste daglige opsummering (i tilstanden for daglig opsummering). Uanset hvad kræves der ingen manuel indtastning.

FreshBooks WooCommerce-forbindelsen – det, Oliver bygger på

Oliver tilføjer ikke en ekstra FreshBooks-forbindelse eller duplikerer synkroniseringen. Det plugin, Oliver bygger på, er standard FreshBooks for WooCommerce, som er tilgængeligt på wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Det er bygget specifikt til at håndtere datastien fra WooCommerce til FreshBooks, herunder kortlægning af salgsafgift/moms, klientmatchning, håndtering af refunderinger og det standardiserede rapporteringsflow.

Opsætningen er identisk med opsætningen for enhver WooCommerce-butik: installer forbindelsen, opret forbindelse til din FreshBooks-konto, kortlæg kontoplanen og salgsafgift/moms-koderne, og lad den indledende synkronisering køre. Når det er gjort, strømmer enhver WooCommerce-ordre – inklusive hvert Oliver POS-kassesalg – ind i FreshBooks via den samme sti.

Hvorfor det er vigtigt at sende salg i butikken til FreshBooks

De fleste detailhandlere, der kører FreshBooks på en WooCommerce-butik, har et regnskab, der er skævvredet mod onlinesalg, fordi det er her, data historisk set er strømmet automatisk. Resultatet er et FreshBooks-regnskab, der ved alt om onlineordrer og næsten intet om salg ved kassen. De efterfølgende konsekvenser er reelle:

• Fakturanummerering bliver forkert. FreshBooks udsteder fakturanumre sekventielt. Et POS, der bogfører daglige journalposter andre steder, skaber et hul i FreshBooks-nummereringen, hvilket komplicerer revisioner.
• Klientens livstidsværdi er forkert. FreshBooks viser livstidsomsætning pr. klient. Uden salg i butikken ligner stamkunder engangskøbere online.
• Betalingsopkrævningsrapporter er vildledende. FreshBooks rapporterer om betalingstidspunkt. Et POS, der registrerer kontantsalg separat, får rapporten til at se ud, som om der slet ikke er nogen kontantopkrævninger.

Send Oliver POS-salg gennem WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemer løses på én gang. FreshBooks ser én indtægtsstrøm, én samlet salgsafgift/moms-forpligtelse og ét kunderegnskab på tværs af online- og butiksaktivitet. Bogholderens afstemning med banken holder op med at være en retsmedicinsk øvelse. Rådgiveren eller revisoren arbejder fra én kilde. Dashboardet fortæller dig endelig, hvad din virksomhed virkelig laver – online og i butikken kombineret.

Hvad dette IKKE er

Oliver POS er ikke en FreshBooks-partner. Der er ingen co-marketing-aftale, ingen indtægtsdeling og ingen speciel FreshBooks-prissætning for Oliver-forhandlere. Oliver placerer sig ikke mellem WooCommerce og FreshBooks; datastien er nøjagtig den samme, som enhver WooCommerce-butik bruger. Oliver opkræver ikke et markup, tilføjer ikke et gebyr pr. transaktion og tager ikke en andel af FreshBooks-abonnementet. Din FreshBooks-konto, dit regnskab og din kontrakt er udelukkende mellem dig og FreshBooks.

Det er også værd at sige, at Oliver POS ikke ændrer på dataejerskabet. WooCommerce-ordretabellen på din egen WordPress-installation forbliver den sande kilde. Oliver skriver til den; FreshBooks læser fra den via forbindelsen. Hvis du nogensinde forlader FreshBooks, forbliver dataene, hvor de altid har været – i WooCommerce.

Opsætning i 4 trin

1. Installer FreshBooks for WooCommerce på dit WordPress-site og forbind det til din FreshBooks-konto, hvor du kortlægger WooCommerce-salg, salgsafgift/moms og betalingsmetodekonti til din FreshBooks-kontoplan.
2. Bekræft, at den indledende synkronisering er fuldført, og bekræft, at en nylig onlineordre vises som den forventede faktura i FreshBooks.
3. Installer Oliver POS, log ind på kasseapparatet på din kassetablet, og bekræft, at klientfangst-prompten er aktiveret ved kassen.
4. Kør et lille live testsalg ved kassen, tilknyt en klient, og bekræft, at fakturaen vises i FreshBooks med de korrekte totaler og salgsafgift/moms-opdelinger.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg oprette en FreshBooks-klient for hver walk-in-kunde?

Nej. Anonyme kassesalg bliver til FreshBooks-fakturaer mod en konfigurerbar "Walk-in"- eller "Retail"-klient. Navngivne kunder – fanget ved kassen via e-mail eller telefon – opretter eller matcher automatisk en eksisterende FreshBooks-klient.

Kan FreshBooks afstemme Oliver POS-betalinger med bankindskud?

Ja. FreshBooks sporer fakturabetalinger via den indkomstkonto, som forbindelsen bogfører til. Kortlæg den rigtige WooCommerce-betalingsmetode til den rigtige FreshBooks-konto, og FreshBooks' bankafstemningsværktøj matcher indskud på samme måde, som det gør for onlineordrer.

Har Oliver POS et partnerskab med FreshBooks?

Nej. Oliver samarbejder ikke med FreshBooks eller nogen anden regnskabsplatform. Vi understøtter FreshBooks, fordi dets WooCommerce-forbindelse allerede trækker ordrer, refunderinger, salgsafgift/moms og klienter fra din butik – og Oliver skriver hvert salg i butikken ind i WooCommerce som en standardordre, så den samme forbindelse opfanger det automatisk. Dit FreshBooks-abonnement, dit regnskab og din kontrakt forbliver mellem dig og FreshBooks.

Opkræver Oliver ekstra for at bruge FreshBooks?

Nej. Du betaler FreshBooks direkte til FreshBooks' offentliggjorte priser. Olivers prissætning er et fast månedligt gebyr for POS-software, som intet har at gøre med den regnskabsplatform, du vælger.

Vil mine salg i butikken og online blive afstemt mod ét sæt bøger i FreshBooks?

Ja. Oliver POS skriver kassesalg ind i den samme WooCommerce-butik, der driver din online checkout, så når ordrerne når FreshBooks-forbindelsen, er de allerede en samlet ordrestrøm. FreshBooks ser én indtægtsstrøm, én samlet salgsafgift/moms-forpligtelse og ét klientregnskab – ingen manuel afstemning mellem et online og et butiksbaseret sæt bøger.

Prøv Oliver POS gratis i 30 dage på /demo/ – medbring din eksisterende WooCommerce-butik og dit eksisterende FreshBooks-abonnement, og få din omsætning i butikken ind i samme FreshBooks-regnskab som dine onlineordrer inden for en time. Bygget til nordamerikanske små virksomheds-detailhandlere, men tilgængelig overalt, hvor WooCommerce kører.