KashFlow WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsguide

Oliver POS har ikke et partnerskab med KashFlow. Det understøtter KashFlow på samme måde som enhver WooCommerce-butik gør – gennem KashFlow for WooCommerce, som allerede synkroniserer WooCommerce-ordrer, kunder og refunderinger til KashFlow i realtid (eller efter den tidsplan, du har konfigureret). Når du forstår det, er resten af denne guide ligetil: hvert salg, Oliver registrerer ved kassen, opretter en normal WooCommerce-ordre, KashFlow-connectoren poster den, og din omsætning i butikken lander i samme KashFlow-regnskab som din onlineomsætning. KashFlow klarer bogføringen. WooCommerce er systemet, der holder styr på data. Oliver er kasseapparatet ovenpå.

Hvad KashFlow helt præcist er

KashFlow (en del af IRIS Software) er en britisk cloud-baseret regnskabsplatform for små virksomheder, som er populær blandt enkeltmandsvirksomheder og små anpartsselskaber. Den er godkendt af HMRC til Making Tax Digital (MTD) og er den foretrukne bogførings-frontend for mange britiske revisorer, der bruger IRIS-pakken. KashFlow WooCommerce-connectoren poster ordrer som fakturaer og kunder som KashFlow-kunder.

For vores formål er det vigtigste ved KashFlow ikke en specifik funktion – det er, at WooCommerce-connectoren er moden, velunderstøttet og behandler enhver WooCommerce-ordre som en førsteklasses transaktion i KashFlow. Oliver POS tilføjer ikke en ekstra KashFlow-connector eller ændrer datastien. Det skriver kassesalg ind i WooCommerce, og den eksisterende KashFlow-connector opfanger dem.

Hvordan Oliver POS overfører salg fra butikken til KashFlow

KashFlow WooCommerce POS-flowet i Oliver er kort og forudsigeligt:

1. Ekspedienten registrerer salget på Oliver-kasseapparatet, scanner eller vælger varer og trykker på Betal.
2. Oliver beder om at tilknytte en kunde – via e-mail-opslag, telefonnummer-opslag eller et nyt kundekort.
3. Ekspedienten modtager betaling via den betalingsgateway fra WooCommerce, som butikken bruger.
4. Oliver opretter en standard WooCommerce-ordre med kunde-ID, varelinjer, totaler, momsopdelinger og betalingsmetode.
5. KashFlow for WooCommerce ser den nye ordre via WooCommerce-hooks inden for få sekunder.
6. Connectoren poster en faktura til KashFlow med de korrekte momskoder, kunde og kortlægning af indtægts-/betalingskonti.
7. KashFlows standardbehandling kører på det nye dokument – posteringer, betalingsmatchning, momsperiodisering og enhver efterfølgende automatisering, du har oprettet.

Fra start til slut ankommer salget fra butikken i KashFlow, før kunden har forladt butikken (i tilstanden for enkeltordrer) eller som en del af den næste dagsafslutningsoversigt (i tilstanden for daglig oversigt). Uanset hvad kræves der ingen manuel indtastning.

KashFlow WooCommerce-connectoren – det, Oliver bygger på

Oliver tilføjer ikke en ekstra KashFlow-connector eller duplikerer synkroniseringen. Det plugin, Oliver bygger på, er standard KashFlow for WooCommerce, som er tilgængeligt på wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Det er bygget specifikt til at håndtere datastien fra WooCommerce → KashFlow, herunder momskortlægning, kundematchning, håndtering af refunderinger og det standardiserede rapporteringsflow.

Opsætningen er identisk med opsætningen for enhver WooCommerce-butik: installer connectoren, tilslut den til din KashFlow-konto, kortlæg kontoplanen og momskoderne, og lad den indledende synkronisering køre. Når det er gjort, flyder enhver WooCommerce-ordre – inklusive hvert Oliver POS-kassesalg – ind i KashFlow via samme sti.

Hvorfor det er vigtigt at overføre salg fra butikken til KashFlow

De fleste detailhandlere, der kører KashFlow på en WooCommerce-butik, har et regnskab, der er skævvredet mod online, fordi det er online, hvor data historisk set er flydt automatisk. Resultatet er et KashFlow-regnskab, der ved alt om onlineordrer og næsten intet om salg ved kassen. De efterfølgende konsekvenser er reelle:

• MTD-indberetninger er forkerte. KashFlow indberetter MTD-momsangivelser fra fakturaerne i regnskabet. Manglende salg fra butikken betyder, at tallet i momsrubrik 9 er undervurderet.
• Lovpligtige regnskaber ved årets udgang rekonstrueres i stedet for at blive trukket. Små anpartsselskaber indleverer regnskaber til Companies House hvert år. At skulle rekonstruere omsætningen fra butikken ud fra POS-eksporter er den sædvanlige årsag til smerte ved årets udgang.
• Revisoren får to datakilder. KashFlow vælges ofte, fordi revisoren bruger det. Et kassesystem, der ikke leverer data til det, modarbejder formålet med valget.

Overfør Oliver POS-salg gennem WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemer løses på én gang. KashFlow ser én indtægtsstrøm, én samlet momsforpligtelse og ét kunderegister på tværs af online- og butiksaktivitet. Bogholderens afstemning mod banken holder op med at være en retsmedicinsk øvelse. Rådgiveren eller revisoren arbejder ud fra én kilde. Dashboardet fortæller dig endelig, hvad din virksomhed virkelig laver – både online og i butikken.

Hvad dette IKKE er

Oliver POS er ikke en KashFlow-partner. Der er ingen co-marketing-aftale, ingen indtægtsdeling og ingen speciel KashFlow-prissætning for Oliver-forhandlere. Oliver placerer sig ikke mellem WooCommerce og KashFlow; datastien er nøjagtig den samme, som enhver WooCommerce-butik bruger. Oliver opkræver ikke et prispåslag, tilføjer ikke et gebyr pr. transaktion og tager ikke en andel af KashFlow-abonnementet. Din KashFlow-konto, dit regnskab og din kontrakt er udelukkende mellem dig og KashFlow.

Det er også værd at sige, at Oliver POS ikke ændrer på dataejerskabet. WooCommerce-ordretabellen på din egen WordPress-installation forbliver kilden til sandhed. Oliver skriver til den; KashFlow læser fra den via connectoren. Hvis du nogensinde forlader KashFlow, forbliver dataene, hvor de altid har været – i WooCommerce.

Opsætning i 4 trin

1. Installer KashFlow for WooCommerce på dit WordPress-site og tilslut det til din KashFlow-konto, hvor du kortlægger WooCommerce-salgs-, moms- og betalingsmetodekonti til din KashFlow-kontoplan.
2. Bekræft, at den indledende synkronisering er fuldført, og bekræft, at en nylig onlineordre vises som den forventede faktura i KashFlow.
3. Installer Oliver POS, log ind på kasseapparatet på din kassetablet, og bekræft, at prompten til kundeopsamling er aktiveret ved kassen.
4. Kør et lille live testsalg ved kassen, tilknyt en kunde, og bekræft, at fakturaen vises i KashFlow med de korrekte totaler og momsopdelinger.

FAQ

Er KashFlow MTD-kompatibel for salg i butikken med Oliver POS?

Ja. KashFlow er godkendt af HMRC til Making Tax Digital. Oliver POS-salg bliver til WooCommerce-ordrer, KashFlow-connectoren poster dem som KashFlow-fakturaer med de korrekte momskoder, og MTD-indberetningen bruger de samlede KashFlow-momsdata.

Kræver Oliver POS noget specifikt for Storbritannien for at fungere med KashFlow?

Kun en WooCommerce-butik, der er konfigureret til britisk moms (standard, reduceret, nul, fritaget) og en KashFlow-connector, der er kortlagt til de matchende momssatser. Oliver POS registrerer salget i WooCommerce; connectoren håndterer KashFlow.

Har Oliver POS et partnerskab med KashFlow?

Nej. Oliver samarbejder ikke med KashFlow eller nogen anden regnskabsplatform. Vi understøtter KashFlow, fordi dets WooCommerce-connector allerede trækker ordrer, refunderinger, moms og kunder fra din butik – og Oliver skriver hvert salg i butikken ind i WooCommerce som en standardordre, så den samme connector opfanger det automatisk. Dit KashFlow-abonnement, dit regnskab og din kontrakt forbliver mellem dig og KashFlow.

Opkræver Oliver ekstra for at bruge KashFlow?

Nej. Du betaler KashFlow direkte til KashFlows offentliggjorte priser. Olivers prissætning er et fast månedligt gebyr for POS-software, som intet har at gøre med den regnskabsplatform, du vælger.

Vil mine salg i butikken og online blive afstemt mod ét sæt regnskaber i KashFlow?

Ja. Oliver POS skriver kassesalg ind i den samme WooCommerce-butik, der driver din online-checkout, så når ordrerne når KashFlow-connectoren, er de allerede en samlet ordrestream. KashFlow ser én indtægtsstrøm, én samlet momsforpligtelse og ét kunderegister – ingen manuel afstemning mellem et online og et butiksregnskab.

Prøv Oliver POS gratis i 30 dage på /demo/ – medbring din eksisterende WooCommerce-butik og dit eksisterende KashFlow-abonnement, og få din omsætning fra butikken ind i samme KashFlow-regnskab som dine onlineordrer inden for en time. Bygget til britiske SMV-detailhandlere, men tilgængelig overalt, hvor WooCommerce kører.