FreeAgent WooCommerce POS — Οδηγός ενοποίησης Oliver POS

Το Oliver POS δεν έχει συνεργασία με τη FreeAgent. Υποστηρίζει τη FreeAgent με τον ίδιο τρόπο που το κάνει οποιοδήποτε κατάστημα WooCommerce — μέσω του Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, το οποίο ήδη συγχρονίζει τις παραγγελίες, τους πελάτες και τις επιστροφές χρημάτων του WooCommerce στη FreeAgent σε πραγματικό χρόνο (ή σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που έχετε διαμορφώσει). Μόλις το καταλάβετε αυτό, ο υπόλοιπος οδηγός είναι μηχανικός: κάθε πώληση που χτυπάει το Oliver στο ταμείο καταγράφει μια κανονική παραγγελία WooCommerce, ο σύνδεσμος της FreeAgent την καταχωρεί και τα έσοδά σας από το φυσικό κατάστημα καταλήγουν στο ίδιο λογιστικό βιβλίο της FreeAgent με τα έσοδά σας από το ηλεκτρονικό κατάστημα. Η FreeAgent κάνει τη λογιστική. Το WooCommerce είναι το σύστημα καταγραφής. Το Oliver είναι το ταμείο από πάνω.

Τι ακριβώς είναι η FreeAgent

Η FreeAgent είναι η λογιστική πλατφόρμα για μικρές επιχειρήσεις του Ηνωμένου Βασιλείου που ανήκει στη NatWest, δημοφιλής σε ατομικές επιχειρήσεις, ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές εταιρείες περιορισμένης ευθύνης. Οι κάτοχοι επιχειρηματικών λογαριασμών της NatWest, της Royal Bank of Scotland και της Ulster Bank λαμβάνουν δωρεάν τη FreeAgent — γεγονός που την καθιστά πανταχού παρούσα μεταξύ των μικροεπιχειρήσεων του Ηνωμένου Βασιλείου. Ο σύνδεσμος FreeAgent WooCommerce καταχωρεί τις παραγγελίες ως τιμολόγια και τους πελάτες ως επαφές της FreeAgent.

Για τους σκοπούς μας, το σημαντικό πράγμα για τη FreeAgent δεν είναι κάποιο συγκεκριμένο χαρακτηριστικό — είναι ότι ο σύνδεσμος του WooCommerce είναι ώριμος, καλά υποστηριζόμενος και αντιμετωπίζει κάθε παραγγελία του WooCommerce ως μια πρωτοκλασάτη συναλλαγή στη FreeAgent. Το Oliver POS δεν προσθέτει έναν δεύτερο σύνδεσμο FreeAgent ούτε τροποποιεί τη διαδρομή των δεδομένων. Καταγράφει τις πωλήσεις του ταμείου στο WooCommerce και ο υπάρχων σύνδεσμος FreeAgent τις παραλαμβάνει.

Πώς το Oliver POS τροφοδοτεί τις πωλήσεις του φυσικού καταστήματος στη FreeAgent

Η ροή του FreeAgent WooCommerce POS μέσα στο Oliver είναι σύντομη και προβλέψιμη:

1. Ο ταμίας χτυπάει την πώληση στο ταμείο του Oliver, σαρώνει ή επιλέγει είδη και πατάει «Χρέωση».
2. Το Oliver προτρέπει να επισυνάψετε μια επαφή — μέσω αναζήτησης email, αναζήτησης αριθμού τηλεφώνου ή μιας νέας κάρτας επαφής.
3. Ο ταμίας δέχεται την πληρωμή μέσω οποιασδήποτε πύλης πληρωμών του WooCommerce χρησιμοποιεί το κατάστημα.
4. Το Oliver καταγράφει μια τυπική παραγγελία WooCommerce με το αναγνωριστικό επαφής, τα είδη, τα σύνολα, τις αναλύσεις ΦΠΑ και τον τρόπο πληρωμής.
5. Το Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce βλέπει τη νέα παραγγελία μέσω των hooks του WooCommerce μέσα σε δευτερόλεπτα.
6. Ο σύνδεσμος καταχωρεί ένα τιμολόγιο στη FreeAgent με τους σωστούς κωδικούς ΦΠΑ, την επαφή και τις αντιστοιχίσεις λογαριασμών εσόδων/πληρωμών.
7. Η τυπική επεξεργασία της FreeAgent εκτελείται στο νέο έγγραφο — ημερολογιακές εγγραφές, αντιστοίχιση πληρωμών, δεδουλευμένα ΦΠΑ και οποιοσδήποτε άλλος αυτοματισμός έχετε ρυθμίσει.

Από την αρχή μέχρι το τέλος, η πώληση στο κατάστημα φτάνει στη FreeAgent πριν ο πελάτης φύγει από το κατάστημα (σε λειτουργία ανά παραγγελία) ή ως μέρος της επόμενης σύνοψης στο τέλος της ημέρας (σε λειτουργία ημερήσιας σύνοψης). Σε κάθε περίπτωση, δεν απαιτείται χειροκίνητη καταχώριση.

Ο σύνδεσμος FreeAgent WooCommerce — αυτό που χρησιμοποιεί το Oliver

Το Oliver δεν προσθέτει έναν δεύτερο σύνδεσμο FreeAgent ούτε διπλασιάζει τον συγχρονισμό. Το πρόσθετο που χρησιμοποιεί το Oliver είναι το τυπικό Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, διαθέσιμο στη διεύθυνση wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Είναι ειδικά σχεδιασμένο για να διαχειρίζεται τη διαδρομή δεδομένων WooCommerce → FreeAgent, συμπεριλαμβανομένης της αντιστοίχισης ΦΠΑ, της αντιστοίχισης επαφών, του χειρισμού επιστροφών χρημάτων και της τυπικής ροής αναφορών.

Η ρύθμιση είναι πανομοιότυπη με τη ρύθμιση για οποιοδήποτε κατάστημα WooCommerce: εγκαταστήστε τον σύνδεσμο, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας FreeAgent, αντιστοιχίστε το λογιστικό σχέδιο και τους κωδικούς ΦΠΑ και αφήστε τον αρχικό συγχρονισμό να εκτελεστεί. Μόλις ολοκληρωθεί, κάθε παραγγελία WooCommerce — συμπεριλαμβανομένης κάθε πώλησης από ταμείο του Oliver POS — ρέει στη FreeAgent μέσω της ίδιας διαδρομής.

Γιατί έχει σημασία η προώθηση των πωλήσεων του φυσικού καταστήματος στη FreeAgent

Οι περισσότεροι λιανοπωλητές που χρησιμοποιούν τη FreeAgent σε ένα κατάστημα WooCommerce έχουν ένα λογιστικό βιβλίο με έμφαση στις διαδικτυακές πωλήσεις, επειδή τα δεδομένα από εκεί έρεαν ιστορικά αυτόματα. Το αποτέλεσμα είναι ένα λογιστικό βιβλίο της FreeAgent που γνωρίζει τα πάντα για τις διαδικτυακές παραγγελίες και σχεδόν τίποτα για τις πωλήσεις στο ταμείο. Οι επακόλουθες συνέπειες είναι πραγματικές:

• Η αυτόματη Αυτοαξιολόγηση είναι λάθος. Η FreeAgent εκτιμά την υποχρέωση Αυτοαξιολόγησης από το λογιστικό βιβλίο. Ένα POS που δεν τροφοδοτεί τη FreeAgent σημαίνει ότι η εκτίμηση είναι υποτιμημένη και ο ιδρυτής έχει μια έκπληξη κατά την υποβολή της δήλωσης.
• Τα αυτόματα προσχέδια δήλωσης ΦΠΑ είναι λάθος. Η FreeAgent συντάσσει τη δήλωση ΦΠΑ στην αρχή του επόμενου τριμήνου. Χωρίς τις πωλήσεις στο κατάστημα, το προσχέδιο είναι λάθος από την πρώτη μέρα.
• Η πρόβλεψη ταμειακών ροών αποκλίνει. Τα εργαλεία ταμειακών ροών της FreeAgent εξαρτώνται από το αν το λογιστικό βιβλίο είναι πλήρες.

Προωθήστε τις πωλήσεις του Oliver POS μέσω του συγχρονισμού του WooCommerce και όλα αυτά τα προβλήματα επιλύονται αμέσως. Η FreeAgent βλέπει μία ροή εσόδων, ένα σύνολο υποχρεώσεων ΦΠΑ και ένα λογιστικό βιβλίο πελατών για τις διαδικτυακές και τις εντός καταστήματος δραστηριότητες. Η συμφωνία του λογιστή με την τράπεζα παύει να είναι μια εγκληματολογική άσκηση. Ο σύμβουλος ή ο λογιστής εργάζεται από μία πηγή. Ο πίνακας ελέγχου σας λέει επιτέλους τι κάνει πραγματικά η επιχείρησή σας — συνδυαστικά στο διαδίκτυο και στο κατάστημα.

Τι ΔΕΝ είναι αυτό

Το Oliver POS δεν είναι συνεργάτης της FreeAgent. Δεν υπάρχει συμφωνία συν-προώθησης, ούτε μερίδιο εσόδων, ούτε ειδική τιμολόγηση FreeAgent για τους εμπόρους του Oliver. Το Oliver δεν παρεμβαίνει μεταξύ του WooCommerce και της FreeAgent. Η διαδρομή των δεδομένων είναι ακριβώς η ίδια που χρησιμοποιεί οποιοδήποτε κατάστημα WooCommerce. Το Oliver δεν χρεώνει προσαύξηση, δεν προσθέτει χρέωση ανά συναλλαγή και δεν παίρνει μερίδιο από τη συνδρομή της FreeAgent. Ο λογαριασμός σας στη FreeAgent, το λογιστικό σας βιβλίο και το συμβόλαιό σας είναι εξ ολοκλήρου μεταξύ εσάς και της FreeAgent.

Αξίζει επίσης να πούμε ότι το Oliver POS δεν αλλάζει την ιστορία της ιδιοκτησίας των δεδομένων. Ο πίνακας παραγγελιών του WooCommerce στη δική σας εγκατάσταση WordPress παραμένει η πηγή της αλήθειας. Το Oliver γράφει σε αυτόν. Η FreeAgent διαβάζει από αυτόν μέσω του συνδέσμου. Αν ποτέ φύγετε από τη FreeAgent, τα δεδομένα παραμένουν εκεί που ήταν πάντα — στο WooCommerce.

Ρύθμιση σε 4 βήματα

1. Εγκαταστήστε το Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce στον ιστότοπό σας WordPress και συνδέστε το με τον λογαριασμό σας FreeAgent, αντιστοιχίζοντας τους λογαριασμούς πωλήσεων, ΦΠΑ και μεθόδων πληρωμής του WooCommerce με το λογιστικό σχέδιο της FreeAgent.
2. Επαληθεύστε ότι ο αρχικός συγχρονισμός ολοκληρώνεται και επιβεβαιώστε ότι μια πρόσφατη διαδικτυακή παραγγελία εμφανίζεται ως το αναμενόμενο τιμολόγιο στη FreeAgent.
3. Εγκαταστήστε το Oliver POS, συνδεθείτε στο ταμείο στο tablet του πάγκου σας και επιβεβαιώστε ότι η προτροπή καταγραφής επαφής είναι ενεργοποιημένη στο ταμείο.
4. Εκτελέστε μια μικρή ζωντανή δοκιμαστική πώληση στο ταμείο, επισυνάψτε μια επαφή και επιβεβαιώστε ότι το τιμολόγιο εμφανίζεται στη FreeAgent με τα σωστά σύνολα και τις αναλύσεις ΦΠΑ.

Συχνές Ερωτήσεις

Θα περιλαμβάνει η εκτίμηση της αυτόματης Αυτοαξιολόγησης της FreeAgent τις πωλήσεις του Oliver POS;

Ναι. Η εκτίμηση της Αυτοαξιολόγησης βασίζεται στο λογιστικό βιβλίο της FreeAgent. Μόλις οι πωλήσεις του ταμείου φτάσουν στη FreeAgent μέσω του συνδέσμου του WooCommerce, η εκτίμηση αντικατοπτρίζει την πλήρη εικόνα των εσόδων.

Η FreeAgent χειρίζεται λιανοπωλητές με πολλαπλά καταστήματα που χρησιμοποιούν το Oliver POS;

Η FreeAgent δεν κατηγοριοποιεί τα έσοδα ανά κατάστημα εγγενώς, αλλά ο σύνδεσμος του WooCommerce μπορεί να προσθέσει ετικέτες στις παραγγελίες ανά κατάστημα ή τοποθεσία μέσω προσαρμοσμένων πεδίων, τα οποία η FreeAgent εμφανίζει στο τιμολόγιο. Οι περισσότεροι λιανοπωλητές με πολλαπλά καταστήματα που χρησιμοποιούν τη FreeAgent βασίζονται στις αναφορές καταστημάτων του ίδιου του Oliver για λεπτομέρειες ανά κατάστημα.

Το Oliver POS έχει συνεργασία με τη FreeAgent;

Όχι. Το Oliver δεν συνεργάζεται με τη FreeAgent ή οποιαδήποτε άλλη λογιστική πλατφόρμα. Υποστηρίζουμε τη FreeAgent επειδή ο σύνδεσμός της για το WooCommerce ήδη αντλεί παραγγελίες, επιστροφές χρημάτων, ΦΠΑ και επαφές από το κατάστημά σας — και το Oliver καταγράφει κάθε πώληση στο κατάστημα στο WooCommerce ως μια τυπική παραγγελία, οπότε ο ίδιος σύνδεσμος την παραλαμβάνει αυτόματα. Η συνδρομή σας στη FreeAgent, το λογιστικό σας βιβλίο και το συμβόλαιό σας παραμένουν μεταξύ εσάς και της FreeAgent.

Το Oliver χρεώνει επιπλέον για τη χρήση της FreeAgent;

Όχι. Πληρώνετε απευθείας τη FreeAgent με τη δημοσιευμένη τιμολόγηση της FreeAgent. Η τιμολόγηση του Oliver είναι μια σταθερή μηνιαία χρέωση για το λογισμικό POS που δεν έχει καμία σχέση με την λογιστική πλατφόρμα που επιλέγετε.

Θα συμφωνούν οι πωλήσεις μου στο κατάστημα και στο διαδίκτυο με ένα σύνολο βιβλίων στη FreeAgent;

Ναι. Το Oliver POS καταγράφει τις πωλήσεις του ταμείου στο ίδιο κατάστημα WooCommerce που τροφοδοτεί το ηλεκτρονικό σας ταμείο, οπότε μέχρι τη στιγμή που οι παραγγελίες φτάνουν στον σύνδεσμο της FreeAgent, είναι ήδη μια ενοποιημένη ροή παραγγελιών. Η FreeAgent βλέπει μία ροή εσόδων, ένα σύνολο υποχρεώσεων ΦΠΑ και ένα λογιστικό βιβλίο επαφών — χωρίς χειροκίνητη συμφωνία μεταξύ ενός διαδικτυακού και ενός εντός καταστήματος συνόλου βιβλίων.

Δοκιμάστε το Oliver POS δωρεάν για 30 ημέρες στο /demo/ — φέρτε το υπάρχον κατάστημά σας WooCommerce και την υπάρχουσα συνδρομή σας στη FreeAgent και έχετε τα έσοδά σας από το φυσικό κατάστημα στο ίδιο λογιστικό βιβλίο της FreeAgent με τις διαδικτυακές σας παραγγελίες μέσα σε μία ώρα. Κατασκευασμένο για μικροεπιχειρήσεις λιανικής του Ηνωμένου Βασιλείου αλλά διαθέσιμο οπουδήποτε τρέχει το WooCommerce.