FreshBooks WooCommerce POS — Οδηγός ενσωμάτωσης Oliver POS

Το Oliver POS δεν έχει συνεργασία με τη FreshBooks. Υποστηρίζει τη FreshBooks με τον ίδιο τρόπο που το κάνει οποιοδήποτε κατάστημα WooCommerce — μέσω του FreshBooks for WooCommerce, το οποίο ήδη συγχρονίζει τις παραγγελίες, τους πελάτες και τις επιστροφές χρημάτων του WooCommerce στη FreshBooks σε πραγματικό χρόνο (ή σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που έχετε διαμορφώσει). Μόλις το καταλάβετε αυτό, ο υπόλοιπος οδηγός είναι μηχανικός: κάθε πώληση που χτυπάει το Oliver στο ταμείο καταγράφει μια κανονική παραγγελία WooCommerce, ο σύνδεσμος της FreshBooks την καταχωρεί και τα έσοδά σας από το φυσικό κατάστημα καταλήγουν στο ίδιο λογιστικό βιβλίο της FreshBooks με τα έσοδά σας από το ηλεκτρονικό κατάστημα. Η FreshBooks κάνει τη λογιστική. Το WooCommerce είναι το σύστημα καταγραφής. Το Oliver είναι το ταμείο από πάνω.

Τι ακριβώς είναι η FreshBooks

Η FreshBooks είναι η λογιστική πλατφόρμα για μικρές επιχειρήσεις, σχεδιασμένη για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών και λιανοπωλητές προϊόντων που μισούν τα υπολογιστικά φύλλα. Ξεκίνησε ως εργαλείο τιμολόγησης και επεκτάθηκε σε ένα πλήρες λογιστικό βιβλίο για μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Ο σύνδεσμος FreshBooks WooCommerce καταχωρεί τις παραγγελίες του WooCommerce ως τιμολόγια της FreshBooks, τους πελάτες του WooCommerce ως πελάτες της FreshBooks και τις επιστροφές χρημάτων του WooCommerce ως πιστωτικά σημειώματα.

Για τους σκοπούς μας, το σημαντικό πράγμα για τη FreshBooks δεν είναι κάποιο συγκεκριμένο χαρακτηριστικό — είναι ότι ο σύνδεσμος του WooCommerce είναι ώριμος, καλά υποστηριζόμενος και αντιμετωπίζει κάθε παραγγελία του WooCommerce ως μια πρωτοκλασάτη συναλλαγή στη FreshBooks. Το Oliver POS δεν προσθέτει έναν δεύτερο σύνδεσμο FreshBooks ούτε τροποποιεί τη διαδρομή των δεδομένων. Καταγράφει τις πωλήσεις του ταμείου στο WooCommerce και ο υπάρχων σύνδεσμος FreshBooks τις παραλαμβάνει.

Πώς το Oliver POS τροφοδοτεί τις πωλήσεις του φυσικού καταστήματος στη FreshBooks

Η ροή του FreshBooks WooCommerce POS μέσα στο Oliver είναι σύντομη και προβλέψιμη:

1. Ο ταμίας χτυπάει την πώληση στο ταμείο του Oliver, σαρώνει ή επιλέγει είδη και πατάει «Χρέωση».
2. Το Oliver προτρέπει να επισυνάψετε έναν πελάτη — μέσω αναζήτησης email, αναζήτησης αριθμού τηλεφώνου ή μιας νέας κάρτας πελάτη.
3. Ο ταμίας δέχεται την πληρωμή μέσω οποιασδήποτε πύλης πληρωμών του WooCommerce χρησιμοποιεί το κατάστημα.
4. Το Oliver καταγράφει μια τυπική παραγγελία WooCommerce με το αναγνωριστικό πελάτη, τα είδη, τα σύνολα, τις αναλύσεις φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ και τον τρόπο πληρωμής.
5. Το FreshBooks for WooCommerce βλέπει τη νέα παραγγελία μέσω των hooks του WooCommerce μέσα σε δευτερόλεπτα.
6. Ο σύνδεσμος καταχωρεί ένα τιμολόγιο στη FreshBooks με τους σωστούς κωδικούς φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ, τον πελάτη και τις αντιστοιχίσεις λογαριασμών εσόδων/πληρωμών.
7. Η τυπική επεξεργασία της FreshBooks εκτελείται στο νέο έγγραφο — ημερολογιακές εγγραφές, αντιστοίχιση πληρωμών, δεδουλευμένα φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ και οποιοσδήποτε άλλος αυτοματισμός έχετε ρυθμίσει.

Από την αρχή μέχρι το τέλος, η πώληση στο κατάστημα φτάνει στη FreshBooks πριν ο πελάτης φύγει από το κατάστημα (σε λειτουργία ανά παραγγελία) ή ως μέρος της επόμενης σύνοψης στο τέλος της ημέρας (σε λειτουργία ημερήσιας σύνοψης). Σε κάθε περίπτωση, δεν απαιτείται χειροκίνητη καταχώριση.

Ο σύνδεσμος FreshBooks WooCommerce — αυτό που χρησιμοποιεί το Oliver

Το Oliver δεν προσθέτει έναν δεύτερο σύνδεσμο FreshBooks ούτε διπλασιάζει τον συγχρονισμό. Το πρόσθετο που χρησιμοποιεί το Oliver είναι το τυπικό FreshBooks for WooCommerce, διαθέσιμο στη διεύθυνση wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Είναι ειδικά σχεδιασμένο για να διαχειρίζεται τη διαδρομή δεδομένων WooCommerce → FreshBooks, συμπεριλαμβανομένης της αντιστοίχισης φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ, της αντιστοίχισης πελατών, του χειρισμού επιστροφών χρημάτων και της τυπικής ροής αναφορών.

Η ρύθμιση είναι πανομοιότυπη με τη ρύθμιση για οποιοδήποτε κατάστημα WooCommerce: εγκαταστήστε τον σύνδεσμο, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας FreshBooks, αντιστοιχίστε το λογιστικό σχέδιο και τους κωδικούς φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ και αφήστε τον αρχικό συγχρονισμό να εκτελεστεί. Μόλις ολοκληρωθεί, κάθε παραγγελία WooCommerce — συμπεριλαμβανομένης κάθε πώλησης από ταμείο του Oliver POS — ρέει στη FreshBooks μέσω της ίδιας διαδρομής.

Γιατί έχει σημασία η προώθηση των πωλήσεων του φυσικού καταστήματος στη FreshBooks

Οι περισσότεροι λιανοπωλητές που χρησιμοποιούν τη FreshBooks σε ένα κατάστημα WooCommerce έχουν ένα λογιστικό βιβλίο με έμφαση στις διαδικτυακές πωλήσεις, επειδή τα δεδομένα από εκεί έρεαν ιστορικά αυτόματα. Το αποτέλεσμα είναι ένα λογιστικό βιβλίο της FreshBooks που γνωρίζει τα πάντα για τις διαδικτυακές παραγγελίες και σχεδόν τίποτα για τις πωλήσεις στο ταμείο. Οι επακόλουθες συνέπειες είναι πραγματικές:

• Η αρίθμηση των τιμολογίων παρεκκλίνει. Η FreshBooks εκδίδει τους αριθμούς τιμολογίων διαδοχικά. Ένα POS που καταχωρεί ημερολογιακές εγγραφές στο τέλος της ημέρας αλλού δημιουργεί ένα κενό στην αρίθμηση της FreshBooks, το οποίο περιπλέκει τους ελέγχους.
• Η συνολική αξία του πελάτη είναι λάθος. Η FreshBooks δείχνει τα συνολικά έσοδα ανά πελάτη. Χωρίς τις πωλήσεις στο κατάστημα, οι τακτικοί πελάτες φαίνονται σαν αγοραστές μιας φοράς από το διαδίκτυο.
• Οι αναφορές είσπραξης πληρωμών είναι παραπλανητικές. Η FreshBooks αναφέρει τον χρόνο πληρωμής. Ένα POS που καταγράφει τις πωλήσεις με μετρητά ξεχωριστά κάνει την αναφορά να φαίνεται σαν να μην υπάρχουν καθόλου εισπράξεις μετρητών.

Προωθήστε τις πωλήσεις του Oliver POS μέσω του συγχρονισμού του WooCommerce και όλα αυτά τα προβλήματα επιλύονται αμέσως. Η FreshBooks βλέπει μία ροή εσόδων, ένα σύνολο υποχρεώσεων φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ και ένα λογιστικό βιβλίο πελατών για τις διαδικτυακές και τις εντός καταστήματος δραστηριότητες. Η συμφωνία του λογιστή με την τράπεζα παύει να είναι μια εγκληματολογική άσκηση. Ο σύμβουλος ή ο λογιστής εργάζεται από μία πηγή. Ο πίνακας ελέγχου σας λέει επιτέλους τι κάνει πραγματικά η επιχείρησή σας — συνδυαστικά στο διαδίκτυο και στο κατάστημα.

Τι ΔΕΝ είναι αυτό

Το Oliver POS δεν είναι συνεργάτης της FreshBooks. Δεν υπάρχει συμφωνία συν-προώθησης, ούτε μερίδιο εσόδων, ούτε ειδική τιμολόγηση FreshBooks για τους εμπόρους του Oliver. Το Oliver δεν παρεμβαίνει μεταξύ του WooCommerce και της FreshBooks. Η διαδρομή των δεδομένων είναι ακριβώς η ίδια που χρησιμοποιεί οποιοδήποτε κατάστημα WooCommerce. Το Oliver δεν χρεώνει προσαύξηση, δεν προσθέτει χρέωση ανά συναλλαγή και δεν παίρνει μερίδιο από τη συνδρομή της FreshBooks. Ο λογαριασμός σας στη FreshBooks, το λογιστικό σας βιβλίο και το συμβόλαιό σας είναι εξ ολοκλήρου μεταξύ εσάς και της FreshBooks.

Αξίζει επίσης να πούμε ότι το Oliver POS δεν αλλάζει την ιστορία της ιδιοκτησίας των δεδομένων. Ο πίνακας παραγγελιών του WooCommerce στη δική σας εγκατάσταση WordPress παραμένει η πηγή της αλήθειας. Το Oliver γράφει σε αυτόν. Η FreshBooks διαβάζει από αυτόν μέσω του συνδέσμου. Αν ποτέ φύγετε από τη FreshBooks, τα δεδομένα παραμένουν εκεί που ήταν πάντα — στο WooCommerce.

Ρύθμιση σε 4 βήματα

1. Εγκαταστήστε το FreshBooks for WooCommerce στον ιστότοπό σας WordPress και συνδέστε το με τον λογαριασμό σας FreshBooks, αντιστοιχίζοντας τους λογαριασμούς πωλήσεων, φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ και μεθόδων πληρωμής του WooCommerce με το λογιστικό σχέδιο της FreshBooks.
2. Επαληθεύστε ότι ο αρχικός συγχρονισμός ολοκληρώνεται και επιβεβαιώστε ότι μια πρόσφατη διαδικτυακή παραγγελία εμφανίζεται ως το αναμενόμενο τιμολόγιο στη FreshBooks.
3. Εγκαταστήστε το Oliver POS, συνδεθείτε στο ταμείο στο tablet του πάγκου σας και επιβεβαιώστε ότι η προτροπή καταγραφής πελάτη είναι ενεργοποιημένη στο ταμείο.
4. Εκτελέστε μια μικρή ζωντανή δοκιμαστική πώληση στο ταμείο, επισυνάψτε έναν πελάτη και επιβεβαιώστε ότι το τιμολόγιο εμφανίζεται στη FreshBooks με τα σωστά σύνολα και τις αναλύσεις φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ.

Συχνές Ερωτήσεις

Πρέπει να δημιουργήσω έναν πελάτη FreshBooks για κάθε πελάτη που μπαίνει στο κατάστημα;

Όχι. Οι ανώνυμες πωλήσεις στο ταμείο γίνονται τιμολόγια της FreshBooks έναντι ενός διαμορφώσιμου πελάτη «Περαστικός» ή «Λιανικής». Οι επώνυμοι πελάτες — που καταγράφονται στο ταμείο μέσω email ή τηλεφώνου — δημιουργούν ή αντιστοιχούν αυτόματα έναν υπάρχοντα πελάτη της FreshBooks.

Μπορεί η FreshBooks να συμφωνήσει τις πληρωμές του Oliver POS με τις τραπεζικές καταθέσεις;

Ναι. Η FreshBooks παρακολουθεί τις πληρωμές τιμολογίων από τον λογαριασμό εσόδων στον οποίο καταχωρεί ο σύνδεσμος. Αντιστοιχίστε τη σωστή μέθοδο πληρωμής του WooCommerce με τον σωστό λογαριασμό της FreshBooks και το εργαλείο τραπεζικής συμφωνίας της FreshBooks αντιστοιχίζει τις καταθέσεις με τον ίδιο τρόπο που το κάνει για τις διαδικτυακές παραγγελίες.

Το Oliver POS έχει συνεργασία με τη FreshBooks;

Όχι. Το Oliver δεν συνεργάζεται με τη FreshBooks ή οποιαδήποτε άλλη λογιστική πλατφόρμα. Υποστηρίζουμε τη FreshBooks επειδή ο σύνδεσμός της για το WooCommerce ήδη αντλεί παραγγελίες, επιστροφές χρημάτων, φόρο πωλήσεων / ΦΠΑ και πελάτες από το κατάστημά σας — και το Oliver καταγράφει κάθε πώληση στο κατάστημα στο WooCommerce ως μια τυπική παραγγελία, οπότε ο ίδιος σύνδεσμος την παραλαμβάνει αυτόματα. Η συνδρομή σας στη FreshBooks, το λογιστικό σας βιβλίο και το συμβόλαιό σας παραμένουν μεταξύ εσάς και της FreshBooks.

Το Oliver χρεώνει επιπλέον για τη χρήση της FreshBooks;

Όχι. Πληρώνετε απευθείας τη FreshBooks με τη δημοσιευμένη τιμολόγηση της FreshBooks. Η τιμολόγηση του Oliver είναι μια σταθερή μηνιαία χρέωση για το λογισμικό POS που δεν έχει καμία σχέση με την λογιστική πλατφόρμα που επιλέγετε.

Θα συμφωνούν οι πωλήσεις μου στο κατάστημα και στο διαδίκτυο με ένα σύνολο βιβλίων στη FreshBooks;

Ναι. Το Oliver POS καταγράφει τις πωλήσεις του ταμείου στο ίδιο κατάστημα WooCommerce που τροφοδοτεί το ηλεκτρονικό σας ταμείο, οπότε μέχρι τη στιγμή που οι παραγγελίες φτάνουν στον σύνδεσμο της FreshBooks, είναι ήδη μια ενοποιημένη ροή παραγγελιών. Η FreshBooks βλέπει μία ροή εσόδων, ένα σύνολο υποχρεώσεων φόρου πωλήσεων / ΦΠΑ και ένα λογιστικό βιβλίο πελατών — χωρίς χειροκίνητη συμφωνία μεταξύ ενός διαδικτυακού και ενός εντός καταστήματος συνόλου βιβλίων.

Δοκιμάστε το Oliver POS δωρεάν για 30 ημέρες στο /demo/ — φέρτε το υπάρχον κατάστημά σας WooCommerce και την υπάρχουσα συνδρομή σας στη FreshBooks και έχετε τα έσοδά σας από το φυσικό κατάστημα στο ίδιο λογιστικό βιβλίο της FreshBooks με τις διαδικτυακές σας παραγγελίες μέσα σε μία ώρα. Κατασκευασμένο για λιανοπωλητές μικρών επιχειρήσεων της Βόρειας Αμερικής αλλά διαθέσιμο οπουδήποτε τρέχει το WooCommerce.