Oliver POS no tiene una asociación con Exact Online. Es compatible con Exact Online de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de Exact Online for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Exact Online en tiempo real (o según la programación que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es un proceso mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador se convierte en un pedido normal de WooCommerce, el conector de Exact Online lo publica y los ingresos de tu tienda física van a parar al mismo libro mayor de Exact Online que los ingresos de tu tienda online. Exact Online se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es el TPV que lo complementa.
Qué es Exact Online exactamente
Exact Online es la plataforma de contabilidad y negocios en la nube para pymes dominante en los Países Bajos, también muy utilizada en Bélgica. Los contables holandeses se suscriben a Exact Online específicamente para la colaboración con clientes. El conector de WooCommerce + Exact Online publica los pedidos como verkoopfacturen y los clientes como relaties de Exact.
Para nuestros propósitos, lo importante de Exact Online no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene un buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Exact Online. Oliver POS no añade un segundo conector de Exact Online ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas del TPV en WooCommerce, y el conector de Exact Online existente las recoge.
Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda física en Exact Online
El flujo del TPV de WooCommerce para Exact Online dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en el TPV de Oliver, escanea o selecciona los artículos y pulsa Cobrar.
- Oliver solicita que se asocie una relatie, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de relatie.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver crea un pedido estándar de WooCommerce con el ID de la relatie, los artículos, los totales, los desgloses de BTW y el método de pago.
- Exact Online for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una verkoopfactuur (factura de venta) en Exact Online con los códigos de BTW correctos, la relatie y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago.
- El procesamiento estándar de Exact Online se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de BTW y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda física llega a Exact Online antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). En cualquier caso, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de WooCommerce para Exact Online: en lo que se apoya Oliver
Oliver no añade un segundo conector de Exact Online ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver es el estándar Exact Online for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/exact-online-for-woocommerce/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → Exact Online, incluyendo la asignación de BTW, la correspondencia de relatie, la gestión de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de Exact Online, asigna el plan de cuentas y los códigos de BTW, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluidas todas las ventas del TPV de Oliver POS, fluye hacia Exact Online por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda física a Exact Online
La mayoría de los comerciantes que utilizan Exact Online en una tienda de WooCommerce tienen un libro mayor sesgado hacia las ventas online, porque es ahí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro mayor de Exact Online que lo sabe todo sobre los pedidos online y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- Las declaraciones de BTW son incorrectas. Exact Online calcula el BTW a partir del libro mayor.
- Las listas ICP (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) son incorrectas. La declaración de ventas intracomunitarias depende de que el libro mayor esté completo.
- El modelo de colaboración con el contable holandés se rompe. El portal para contables de Exact Online espera la totalidad del negocio.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. Exact Online ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de BTW y un único libro de clientes para la actividad online y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contable trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas online y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de Exact Online. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Exact Online para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Exact Online; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un margen, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a Exact Online. Tu cuenta, libro mayor y contrato con Exact Online son exclusivamente entre tú y Exact Online.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; Exact Online lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas Exact Online, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala Exact Online for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de Exact Online, asignando las cuentas de ventas, BTW y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Exact Online.
- Verifica que la sincronización inicial se completa y confirma que un pedido online reciente aparece como la verkoopfactuur (factura de venta) esperada en Exact Online.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en el TPV en tu tableta de mostrador y confirma que la solicitud de captura de relatie está activada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en el mostrador, asocia una relatie y confirma que la verkoopfactuur (factura de venta) aparece en Exact Online con los totales y desgloses de BTW correctos.
Preguntas frecuentes
¿Gestiona Exact Online correctamente los códigos de BTW belgas para las ventas de Oliver POS?
Sí. Exact Online admite configuraciones de BTW tanto holandesas como belgas. La tienda de WooCommerce configurada para el país correcto alimenta el conector, y Exact Online publica el código de BTW correcto.
¿Funcionará Oliver POS con el portal para contables de Exact Online?
Sí, indirectamente. Oliver POS no inicia sesión en Exact Online. Registra las ventas del TPV en WooCommerce; el conector de Exact Online las publica en el mismo entorno de Exact Online en el que trabaja tu contable.
¿Tiene Oliver POS una asociación con Exact Online?
No. Oliver no se asocia con Exact Online ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Exact Online porque su conector de WooCommerce ya extrae los pedidos, reembolsos, BTW y relaties de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro mayor y tu contrato con Exact Online siguen siendo entre tú y Exact Online.
¿Cobra Oliver un extra por usar Exact Online?
No. Pagas a Exact Online directamente según los precios publicados por Exact Online. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de TPV que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y online con un único libro de contabilidad en Exact Online?
Sí. Oliver POS registra las ventas del TPV en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu proceso de pago online, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Exact Online ya son un flujo de pedidos unificado. Exact Online ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de BTW y un único libro de relatie, sin necesidad de conciliación manual entre un libro de contabilidad online y otro de la tienda.
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