Az Oliver POS nem áll partnerségben a QuickBooks-szal. Ugyanúgy támogatja a QuickBooks-ot, mint bármely WooCommerce áruház – a MyWorks Sync for QuickBooks Online segítségével, amely már valós időben (vagy a beállított ütemezés szerint) szinkronizálja a WooCommerce rendeléseket, ügyfeleket és visszatérítéseket a QuickBooks Online-ba. Ha ezt megértettük, az útmutató többi része már csak gépies: minden, az Oliver által a pultnál rögzített eladás egy normál WooCommerce rendelést hoz létre, a QuickBooks-csatlakozó közzéteszi azt, és a bolti bevétele ugyanabba a QuickBooks Online főkönyvbe kerül, mint az online bevétele. A QuickBooks Online végzi a könyvelést. A WooCommerce a nyilvántartási rendszer. Az Oliver pedig a pénztárgép.
Mi is pontosan a QuickBooks Online
A QuickBooks Online az Intuit felhőalapú könyvelési platformja – Észak-Amerika leggyakrabban használt kis- és középvállalati könyvelési főkönyve, és a világ egyik legelterjedtebbje. A WooCommerce áruházak esetében a bevált csatlakozási minta a rendelésenkénti számlák vagy értékesítési bizonylatok valós időben, vagy a nap végi összesítő naplóbejegyzések adókódonkénti, fizetési módonkénti és üzletenkénti bontással.
A mi szempontunkból a QuickBooks-szal kapcsolatban nem egy-egy konkrét funkció a fontos, hanem az, hogy a WooCommerce csatlakozó kiforrott, jól támogatott, és minden WooCommerce rendelést első osztályú tranzakcióként kezel a QuickBooks-ban. Az Oliver POS nem ad hozzá egy második QuickBooks-csatlakozót, és nem módosítja az adatelérési utat. A pénztárgépes eladásokat a WooCommerce-be írja, a meglévő QuickBooks-csatlakozó pedig felveszi azokat.
Hogyan juttatja el az Oliver POS a bolti eladásokat a QuickBooks Online-ba
A QuickBooks WooCommerce POS folyamat az Oliveren belül rövid és kiszámítható:
- A pénztáros beüti az eladást az Oliver pénztárgépbe, beolvassa vagy kiválasztja a tételeket, és a Fizetés gombra koppint.
- Az Oliver felkínálja egy ügyfél hozzárendelését – e-mail-cím, telefonszám alapján, vagy egy új ügyfélkártyával.
- A pénztáros az áruház által használt bármely WooCommerce fizetési átjárón keresztül fogadja a fizetést.
- Az Oliver létrehoz egy szabványos WooCommerce rendelést az ügyfélazonosítóval, a tételsorokkal, a végösszegekkel, a forgalmi adó bontással és a fizetési móddal.
- A MyWorks Sync for QuickBooks Online a WooCommerce hook-okon keresztül másodperceken belül észleli az új rendelést.
- A csatlakozó egy számlát vagy értékesítési bizonylatot küld a QuickBooks Online-ba a megfelelő forgalmi adó kódokkal, ügyféllel és a bevételi/fizetési számla hozzárendelésekkel.
- A QuickBooks Online szabványos feldolgozása lefut az új dokumentumon – naplóbejegyzések, fizetés-egyeztetés, forgalmi adó elhatárolások és bármilyen beállított további automatizálás.
A folyamat végén a bolti eladás még azelőtt megérkezik a QuickBooks Online-ba, hogy a vásárló elhagyta volna az üzletet (rendelésenkénti módban), vagy a következő nap végi összesítés részeként (napi összesítő módban). Bármelyik esetben, nincs szükség kézi adatbevitelre.
A QuickBooks Online WooCommerce csatlakozó – amire az Oliver épül
Az Oliver nem ad hozzá egy második QuickBooks-csatlakozót, és nem duplikálja a szinkronizálást. A bővítmény, amelyre az Oliver épül, a szabványos MyWorks Sync for QuickBooks Online, amely elérhető a wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/ címen. Kifejezetten a WooCommerce → QuickBooks Online adatelérési út kezelésére készült, beleértve a forgalmi adó hozzárendelést, az ügyfél-egyeztetést, a visszatérítések kezelését és a szabványos jelentési folyamatot.
A beállítás megegyezik bármely WooCommerce áruház beállításával: telepítse a csatlakozót, kapcsolja össze QuickBooks Online-fiókjával, rendelje hozzá a számlatükröt és a forgalmi adó kódokat, majd futtassa a kezdeti szinkronizálást. Miután ez megtörtént, minden WooCommerce rendelés – beleértve minden Oliver POS pénztárgépes eladást – ugyanazon az útvonalon áramlik a QuickBooks Online-ba.
Miért fontos a bolti eladások QuickBooks Online-ba történő továbbítása
A legtöbb kiskereskedő, aki a QuickBooks-ot egy WooCommerce áruházon futtatja, online-orientált főkönyvvel rendelkezik, mivel az adatok hagyományosan onnan áramlottak automatikusan. Az eredmény egy olyan QuickBooks Online főkönyv, amely mindent tud az online rendelésekről, de szinte semmit a pultnál történő eladásokról. Ennek a következményei valósak:
- A napi egyeztetés eltér a valóságtól. Egy QuickBooks főkönyv, amely tartalmazza az online rendeléseket, de a bolti eladásokat nem, nem egyezik a banki befizetéssel, ami azt jelenti, hogy a könyvelő hétfő reggele nyomozati munkává válik a rutin egyeztetés helyett.
- A forgalmiadó-kötelezettség hibás. A QuickBooks a főkönyvben lévő számlákból futtatja a forgalmiadó-kötelezettségi jelentést. Ha a bevétel fele hiányzik, a jelentés feleannyira hibás.
- Az ügyfélszintű jelentés félig vak. A QuickBooks ügyféljelentései csak az online rendeléseket látják. Egy nagykereskedelmi ügyfél, aki a pultnál veszi át az árut, nem generál bevételt a QuickBooks kapcsolattartóján.
- Az év vége nehezebb, mint kellene. A könyvvizsgáló januárban a POS exportokból rekonstruálja a bolti bevételt, ahelyett, hogy tiszta jelentéseket húzna a QuickBooks-ból.
Továbbítsa az Oliver POS eladásokat a WooCommerce szinkronizáción keresztül, és ezek a problémák egyszerre megoldódnak. A QuickBooks Online egyetlen bevételi forrást, egyetlen forgalmiadó-kötelezettség összesítést és egyetlen ügyfélfőkönyvet lát az online és a bolti tevékenységek során. A könyvelő banki egyeztetése többé nem egy nyomozati munka. A tanácsadó vagy könyvelő egyetlen forrásból dolgozik. A műszerfal végre megmutatja, mit csinál valójában a vállalkozása – online és boltban egyaránt.
Mi NEM ez
Az Oliver POS nem QuickBooks partner. Nincs közös marketingmegállapodás, nincs bevételmegosztás, és nincsenek különleges QuickBooks árak az Oliver kereskedők számára. Az Oliver nem helyezi magát a WooCommerce és a QuickBooks közé; az adatelérési út pontosan ugyanaz, mint amit bármely WooCommerce áruház használ. Az Oliver nem számít fel felárat, nem ad hozzá tranzakciónkénti díjat, és nem részesedik a QuickBooks előfizetésből. Az Ön QuickBooks-fiókja, főkönyve és szerződése teljes egészében Ön és a QuickBooks között van.
Azt is érdemes megemlíteni, hogy az Oliver POS nem változtatja meg az adatok tulajdonjogát. A saját WordPress telepítésén lévő WooCommerce rendelési tábla marad a hiteles adatforrás. Az Oliver ír bele; a QuickBooks a csatlakozón keresztül olvas belőle. Ha valaha elhagyja a QuickBooks-ot, az adatok ott maradnak, ahol mindig is voltak – a WooCommerce-ben.
Beállítás 4 lépésben
- Telepítse a MyWorks Sync for QuickBooks Online-t a WordPress webhelyére, és kapcsolja össze QuickBooks Online-fiókjával, hozzárendelve a WooCommerce értékesítési, forgalmi adó és fizetési mód számlákat a QuickBooks számlatükréhez.
- Ellenőrizze, hogy a kezdeti szinkronizálás befejeződött-e, és győződjön meg róla, hogy egy friss online rendelés a várt számlaként vagy értékesítési bizonylatként jelenik meg a QuickBooks-ban.
- Telepítse az Oliver POS-t, jelentkezzen be a pénztárgépbe a pultnál lévő táblagépén, és győződjön meg róla, hogy az ügyfél-rögzítési prompt engedélyezve van a fizetéskor.
- Végezzen egy kis értékű éles teszteladást a pultnál, rendeljen hozzá egy ügyfelet, és győződjön meg róla, hogy a számla vagy értékesítési bizonylat megjelenik a QuickBooks-ban a megfelelő végösszegekkel és forgalmi adó bontással.
GYIK
Rendelésenkénti számlák vagy nap végi naplóbejegyzések – melyik módot használjam?
Ez a könyvelő preferenciájától és a forgalomtól függ. A rendelésenkénti számlák a legtisztább ügyfélszintű jelentést adják a QuickBooks-ban – minden WooCommerce rendelés (online vagy bolti) saját számlát kap. A nap végi naplóbejegyzések könnyebbek a nagy forgalmú üzletek számára: napi egy bejegyzés üzletenként, bevétel, adó és fizetési mód bontással, a megfelelő számlákra könyvelve. Bármelyik esetben, az Oliver POS eladások követik a választott módot, mert mind ugyanazon a QuickBooks csatlakozón keresztül áramlanak.
A QuickBooks csatlakozó kezeli az Oliver POS visszatérítéseket?
Igen. Az Oliver POS pénztárgépnél kiállított visszatérítés egy WooCommerce visszatérítési műveletet hoz létre, amelyet a QuickBooks csatlakozó jóváíró számlaként küld el az eredeti számla ellenében (rendelésenkénti módban), vagy negatív sorként a napi naplóbejegyzésben (összesítő módban). A forgalmiadó-kötelezettség és az ügyfélfőkönyv is helyesen frissül.
Az Oliver POS partnerségben áll a QuickBooks-szal?
Nem. Az Oliver nem áll partnerségben a QuickBooks-szal vagy bármely más könyvelési platformmal. Azért támogatjuk a QuickBooks-ot, mert a WooCommerce csatlakozója már lekéri a rendeléseket, visszatérítéseket, forgalmi adót és ügyfeleket az áruházából – az Oliver pedig minden bolti eladást szabványos rendelésként ír be a WooCommerce-be, így ugyanaz a csatlakozó automatikusan felveszi azt. Az Ön QuickBooks előfizetése, főkönyve és szerződése Ön és a QuickBooks között marad.
Az Oliver extra díjat számít fel a QuickBooks használatáért?
Nem. Ön közvetlenül a QuickBooks-nak fizet a QuickBooks közzétett árai szerint. Az Oliver díjszabása egy fix havi POS szoftverdíj, amelynek semmi köze a választott könyvelési platformhoz.
A bolti és online eladásaim egyetlen könyvelésben lesznek egyeztetve a QuickBooks-ban?
Igen. Az Oliver POS a pénztárgépes eladásokat ugyanabba a WooCommerce áruházba írja, amely az online fizetést is működteti, így mire a rendelések eljutnak a QuickBooks csatlakozóhoz, már egységes rendelési folyamatot alkotnak. A QuickBooks egyetlen bevételi forrást, egyetlen forgalmiadó-kötelezettség összesítést és egyetlen ügyfélfőkönyvet lát – nincs szükség kézi egyeztetésre az online és a bolti könyvelés között.
Próbálja ki az Oliver POS-t 30 napig ingyen a /demo/ címen – hozza magával meglévő WooCommerce áruházát és meglévő QuickBooks Online előfizetését, és egy órán belül a bolti bevételei ugyanabban a QuickBooks főkönyvben lesznek, mint az online rendelései. Észak-amerikai kis- és középvállalati kiskereskedőknek készült, de bárhol elérhető, ahol a WooCommerce fut.