POS WooCommerce FreshBooks — Panduan Integrasi Oliver POS

Oliver POS tidak memiliki kemitraan dengan FreshBooks. Ini mendukung FreshBooks dengan cara yang sama seperti toko WooCommerce lainnya — melalui FreshBooks untuk WooCommerce, yang sudah menyinkronkan pesanan, pelanggan, dan pengembalian dana WooCommerce ke FreshBooks secara real-time (atau sesuai jadwal yang telah Anda konfigurasikan). Setelah Anda memahami itu, sisa dari panduan ini bersifat mekanis: setiap penjualan yang diproses Oliver di kasir akan mencatat pesanan WooCommerce biasa, konektor FreshBooks akan mempostingnya, dan pendapatan di dalam toko Anda akan masuk ke buku besar FreshBooks yang sama dengan pendapatan online Anda. FreshBooks yang melakukan akuntansi. WooCommerce adalah sistem pencatatannya. Oliver adalah mesin kasir di atasnya.

Apa itu FreshBooks, sebenarnya

FreshBooks adalah platform akuntansi bisnis kecil yang dibuat untuk bisnis jasa dan peritel produk yang benci spreadsheet. Ini dimulai sebagai alat penagihan dan berkembang menjadi buku besar UKM penuh. Konektor FreshBooks WooCommerce memposting pesanan WooCommerce sebagai faktur FreshBooks, pelanggan WooCommerce sebagai klien FreshBooks, dan pengembalian dana WooCommerce sebagai nota kredit.

Untuk tujuan kita, hal penting tentang FreshBooks bukanlah fitur spesifik apa pun — melainkan konektor WooCommerce yang sudah matang, didukung dengan baik, dan memperlakukan setiap pesanan WooCommerce sebagai transaksi kelas satu di FreshBooks. Oliver POS tidak menambahkan konektor FreshBooks kedua atau mengubah jalur data. Ini mencatat penjualan kasir ke dalam WooCommerce, dan konektor FreshBooks yang ada akan mengambilnya.

Bagaimana Oliver POS memasukkan penjualan di dalam toko ke FreshBooks

Alur POS FreshBooks WooCommerce di dalam Oliver singkat dan dapat diprediksi:

1. Kasir memproses penjualan di mesin kasir Oliver, memindai atau memilih item, dan mengetuk Tagih.
2. Oliver meminta untuk melampirkan klien — melalui pencarian email, pencarian nomor telepon, atau kartu klien baru.
3. Kasir menerima pembayaran melalui gateway pembayaran WooCommerce apa pun yang digunakan toko.
4. Oliver mencatat pesanan WooCommerce standar dengan ID klien, item baris, total, rincian pajak penjualan / PPN, dan metode pembayaran.
5. FreshBooks untuk WooCommerce melihat pesanan baru melalui hook WooCommerce dalam hitungan detik.
6. Konektor memposting faktur ke FreshBooks dengan kode pajak penjualan / PPN, klien, dan pemetaan akun pendapatan/pembayaran yang benar.
7. Pemrosesan standar FreshBooks berjalan pada dokumen baru — entri jurnal, pencocokan pembayaran, akrual pajak penjualan / PPN, dan otomatisasi hilir apa pun yang telah Anda siapkan.

Dari awal hingga akhir, penjualan di dalam toko tiba di FreshBooks sebelum pelanggan meninggalkan toko (dalam mode per pesanan) atau sebagai bagian dari ringkasan akhir hari berikutnya (dalam mode ringkasan harian). Bagaimanapun, tidak diperlukan entri manual.

Konektor FreshBooks WooCommerce — yang diandalkan Oliver

Oliver tidak menambahkan konektor FreshBooks kedua atau menduplikasi sinkronisasi. Plugin yang diandalkan Oliver adalah FreshBooks untuk WooCommerce standar, tersedia di wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Ini dibuat khusus untuk menangani jalur data WooCommerce → FreshBooks, termasuk pemetaan pajak penjualan / PPN, pencocokan klien, penanganan pengembalian dana, dan alur pelaporan standar.

Pengaturannya identik dengan pengaturan untuk toko WooCommerce mana pun: instal konektor, hubungkan ke akun FreshBooks Anda, petakan bagan akun dan kode pajak penjualan / PPN, dan biarkan sinkronisasi awal berjalan. Setelah itu selesai, setiap pesanan WooCommerce — termasuk setiap penjualan kasir Oliver POS — mengalir ke FreshBooks melalui jalur yang sama.

Mengapa penting mendorong penjualan di dalam toko ke FreshBooks

Sebagian besar peritel yang menjalankan FreshBooks di toko WooCommerce memiliki buku besar yang condong ke online, karena data secara historis mengalir secara otomatis dari sana. Hasilnya adalah buku besar FreshBooks yang tahu segalanya tentang pesanan online dan hampir tidak tahu apa-apa tentang penjualan di kasir. Konsekuensi hilirnya nyata:

• Penomoran faktur menjadi tidak berurutan. FreshBooks mengeluarkan nomor faktur secara berurutan. POS yang memposting entri jurnal akhir hari di tempat lain menciptakan celah dalam penomoran FreshBooks, yang mempersulit audit.
• Nilai seumur hidup klien salah. FreshBooks menunjukkan pendapatan seumur hidup per klien. Tanpa penjualan di dalam toko, pelanggan tetap terlihat seperti pembeli online satu kali.
• Laporan pengumpulan pembayaran menyesatkan. FreshBooks melaporkan waktu pembayaran. POS yang mencatat penjualan tunai secara terpisah membuat laporan terlihat seperti tidak ada pengumpulan tunai sama sekali.

Dorong penjualan Oliver POS melalui sinkronisasi WooCommerce dan semua masalah itu teratasi sekaligus. FreshBooks melihat satu aliran pendapatan, satu total kewajiban pajak penjualan / PPN, dan satu buku besar pelanggan di seluruh aktivitas online dan di dalam toko. Rekonsiliasi pembukuan terhadap bank tidak lagi menjadi latihan forensik. Penasihat atau akuntan bekerja dari satu sumber. Dasbor akhirnya memberi tahu Anda apa yang sebenarnya dilakukan bisnis Anda — gabungan online dan di dalam toko.

Apa yang BUKAN ini

Oliver POS bukan mitra FreshBooks. Tidak ada perjanjian pemasaran bersama, tidak ada bagi hasil, dan tidak ada harga FreshBooks khusus untuk pedagang Oliver. Oliver tidak menyisipkan dirinya di antara WooCommerce dan FreshBooks; jalur datanya persis sama dengan yang digunakan oleh toko WooCommerce mana pun. Oliver tidak membebankan markup, tidak menambahkan biaya per transaksi di atasnya, dan tidak mengambil bagian dari langganan FreshBooks. Akun, buku besar, dan kontrak FreshBooks Anda sepenuhnya antara Anda dan FreshBooks.

Perlu juga dikatakan bahwa Oliver POS tidak mengubah cerita kepemilikan data. Tabel pesanan WooCommerce pada instalasi WordPress Anda sendiri tetap menjadi sumber kebenaran. Oliver menulis ke dalamnya; FreshBooks membacanya melalui konektor. Jika Anda pernah meninggalkan FreshBooks, data tetap berada di tempatnya semula — di WooCommerce.

Pengaturan dalam 4 langkah

1. Instal FreshBooks untuk WooCommerce di situs WordPress Anda dan hubungkan ke akun FreshBooks Anda, petakan akun penjualan, pajak penjualan / PPN, dan metode pembayaran WooCommerce ke bagan akun FreshBooks Anda.
2. Verifikasi sinkronisasi awal selesai dan konfirmasikan pesanan online terbaru muncul sebagai faktur yang diharapkan di FreshBooks.
3. Instal Oliver POS, masuk ke mesin kasir di tablet kasir Anda, dan konfirmasikan permintaan pengambilan klien diaktifkan saat checkout.
4. Jalankan penjualan uji coba langsung kecil di kasir, lampirkan klien, dan konfirmasikan faktur muncul di FreshBooks dengan total dan rincian pajak penjualan / PPN yang benar.

FAQ

Apakah saya harus membuat klien FreshBooks untuk setiap pelanggan yang datang langsung?

Tidak. Penjualan kasir anonim menjadi faktur FreshBooks terhadap klien "Walk-in" atau "Retail" yang dapat dikonfigurasi. Pelanggan yang disebutkan namanya — ditangkap di kasir melalui email atau telepon — membuat atau mencocokkan klien FreshBooks yang ada secara otomatis.

Bisakah FreshBooks merekonsiliasi pembayaran Oliver POS dengan setoran bank?

Ya. FreshBooks melacak pembayaran faktur berdasarkan akun pendapatan yang diposting oleh konektor. Petakan metode pembayaran WooCommerce yang benar ke akun FreshBooks yang benar, dan alat rekonsiliasi bank FreshBooks akan mencocokkan setoran dengan cara yang sama seperti untuk pesanan online.

Apakah Oliver POS memiliki kemitraan dengan FreshBooks?

Tidak. Oliver tidak bermitra dengan FreshBooks atau platform akuntansi lainnya. Kami mendukung FreshBooks karena konektor WooCommerce-nya sudah menarik pesanan, pengembalian dana, pajak penjualan / PPN, dan klien dari toko Anda — dan Oliver mencatat setiap penjualan di dalam toko ke dalam WooCommerce sebagai pesanan standar, sehingga konektor yang sama akan mengambilnya secara otomatis. Langganan, buku besar, dan kontrak FreshBooks Anda tetap antara Anda dan FreshBooks.

Apakah Oliver mengenakan biaya tambahan untuk menggunakan FreshBooks?

Tidak. Anda membayar FreshBooks langsung dengan harga yang dipublikasikan FreshBooks. Harga Oliver adalah biaya perangkat lunak POS bulanan tetap yang tidak ada hubungannya dengan platform akuntansi yang Anda pilih.

Akankah penjualan di dalam toko dan online saya direkonsiliasi dengan satu set pembukuan di FreshBooks?

Ya. Oliver POS mencatat penjualan kasir ke dalam toko WooCommerce yang sama yang mendukung checkout online Anda, jadi pada saat pesanan mencapai konektor FreshBooks, pesanan tersebut sudah menjadi aliran pesanan terpadu. FreshBooks melihat satu umpan pendapatan, satu total kewajiban pajak penjualan / PPN, dan satu buku besar klien — tidak ada rekonsiliasi manual antara pembukuan online dan di dalam toko.

Coba Oliver POS gratis selama 30 hari di /demo/ — bawa toko WooCommerce dan langganan FreshBooks Anda yang sudah ada dan dapatkan pendapatan di dalam toko Anda di buku besar FreshBooks yang sama dengan pesanan online Anda dalam waktu satu jam. Dibuat untuk peritel bisnis kecil Amerika Utara tetapi tersedia di mana pun WooCommerce berjalan.