KashFlow WooCommerce POS — Guida all'integrazione di Oliver POS

Oliver POS non ha una partnership con KashFlow. Supporta KashFlow allo stesso modo di qualsiasi negozio WooCommerce, tramite il plugin KashFlow for WooCommerce, che sincronizza già ordini, clienti e rimborsi di WooCommerce in KashFlow in tempo reale (o secondo la pianificazione da te configurata). Una volta compreso questo, il resto della guida è meccanico: ogni vendita che Oliver POS registra al banco scrive un normale ordine WooCommerce, il connettore KashFlow lo pubblica e le tue entrate in negozio finiscono nello stesso registro KashFlow delle tue entrate online. KashFlow si occupa della contabilità. WooCommerce è il sistema di registrazione. Oliver POS è la cassa che sta sopra.

Cos'è esattamente KashFlow

KashFlow (parte di IRIS Software) è una piattaforma di contabilità cloud per piccole imprese del Regno Unito, popolare tra i lavoratori autonomi e le piccole società a responsabilità limitata. È approvata dall'HMRC per il Making Tax Digital (MTD) ed è il front-end di contabilità preferito da molti commercialisti del Regno Unito che utilizzano la suite IRIS. Il connettore KashFlow per WooCommerce registra gli ordini come fatture e i clienti come clienti KashFlow.

Per i nostri scopi, l'aspetto importante di KashFlow non è una caratteristica specifica, ma il fatto che il connettore WooCommerce è maturo, ben supportato e tratta ogni ordine WooCommerce come una transazione di prima classe in KashFlow. Oliver POS non aggiunge un secondo connettore KashFlow né modifica il percorso dei dati. Scrive le vendite del registratore di cassa in WooCommerce e il connettore KashFlow esistente le rileva.

Come Oliver POS invia le vendite in negozio a KashFlow

Il flusso POS WooCommerce di KashFlow all'interno di Oliver POS è breve e prevedibile:

1. Il cassiere registra la vendita sul registratore di cassa Oliver POS, scansiona o seleziona gli articoli e tocca "Addebita".
2. Oliver POS richiede di associare un cliente — tramite ricerca per email, ricerca per numero di telefono o una nuova scheda cliente.
3. Il cassiere accetta il pagamento tramite qualsiasi gateway di pagamento WooCommerce utilizzato dal negozio.
4. Oliver POS scrive un ordine WooCommerce standard con l'ID cliente, le voci d'ordine, i totali, la suddivisione dell'IVA e il metodo di pagamento.
5. Il plugin KashFlow for WooCommerce rileva il nuovo ordine tramite gli hook di WooCommerce in pochi secondi.
6. Il connettore invia una fattura a KashFlow con i codici IVA corretti, il cliente e le mappature dei conti di ricavo/pagamento.
7. L'elaborazione standard di KashFlow viene eseguita sul nuovo documento: registrazioni contabili, abbinamento dei pagamenti, ratei IVA e qualsiasi automazione a valle che hai configurato.

Da un capo all'altro, la vendita in negozio arriva in KashFlow prima che il cliente abbia lasciato il negozio (in modalità per ordine) o come parte del successivo riepilogo di fine giornata (in modalità riepilogo giornaliero). In entrambi i casi, non è richiesto alcun inserimento manuale.

Il connettore KashFlow per WooCommerce — su cui si basa Oliver POS

Oliver POS non aggiunge un secondo connettore KashFlow né duplica la sincronizzazione. Il plugin su cui si basa Oliver POS è lo standard KashFlow for WooCommerce, disponibile su wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. È stato creato specificamente per gestire il percorso dei dati da WooCommerce a KashFlow, inclusa la mappatura dell'IVA, l'abbinamento dei clienti, la gestione dei rimborsi e il flusso di reporting standard.

La configurazione è identica a quella di qualsiasi negozio WooCommerce: installa il connettore, collegalo al tuo account KashFlow, mappa il piano dei conti e i codici IVA e lascia che la sincronizzazione iniziale venga eseguita. Una volta fatto, ogni ordine WooCommerce, inclusa ogni vendita registrata con Oliver POS, fluisce in KashFlow attraverso lo stesso percorso.

Perché è importante inviare le vendite in negozio a KashFlow

La maggior parte dei rivenditori che utilizzano KashFlow su un negozio WooCommerce ha un registro contabile sbilanciato verso l'online, perché è lì che i dati sono storicamente fluiti in modo automatico. Il risultato è un registro KashFlow che sa tutto sugli ordini online e quasi nulla sulle vendite al banco. Le conseguenze a valle sono reali:

• Le dichiarazioni MTD riportano un numero errato. KashFlow presenta le dichiarazioni IVA MTD a partire dalle fatture nel registro. La mancanza delle vendite in negozio significa che la cifra nella casella 9 dell'IVA è sottostimata.
• I conti statutari di fine anno vengono ricostruiti invece che estratti. Le piccole società a responsabilità limitata depositano i conti presso la Companies House ogni anno. La ricostruzione delle entrate in negozio dagli export del POS è la causa principale dei problemi di fine anno.
• Il commercialista riceve due fonti di dati. Spesso si sceglie KashFlow perché lo usa il commercialista. Un POS che non lo alimenta vanifica questa scelta.

Invia le vendite di Oliver POS tramite la sincronizzazione di WooCommerce e tutti questi problemi si risolvono in un colpo solo. KashFlow vede un unico flusso di entrate, un unico totale di debito IVA e un unico registro clienti per le attività online e in negozio. La riconciliazione del contabile con la banca smette di essere un esercizio forense. Il consulente o il commercialista lavora da un'unica fonte. La dashboard finalmente ti dice cosa sta facendo realmente la tua attività, combinando online e in negozio.

Cosa NON è questo

Oliver POS non è un partner di KashFlow. Non c'è nessun accordo di co-marketing, nessuna condivisione dei ricavi e nessun prezzo speciale di KashFlow per i commercianti Oliver POS. Oliver POS non si inserisce tra WooCommerce e KashFlow; il percorso dei dati è esattamente lo stesso che usa qualsiasi negozio WooCommerce. Oliver POS non applica un ricarico, non aggiunge una commissione per transazione e non prende una parte dell'abbonamento a KashFlow. Il tuo account, registro e contratto KashFlow sono interamente tra te e KashFlow.

Vale anche la pena dire che Oliver POS non cambia la storia della proprietà dei dati. La tabella degli ordini di WooCommerce sulla tua installazione di WordPress rimane la fonte della verità. Oliver POS vi scrive; KashFlow vi legge attraverso il connettore. Se mai dovessi lasciare KashFlow, i dati rimangono dove sono sempre stati: in WooCommerce.

Configurazione in 4 passaggi

1. Installa KashFlow for WooCommerce sul tuo sito WordPress e collegalo al tuo account KashFlow, mappando i conti di vendita, IVA e metodi di pagamento di WooCommerce al tuo piano dei conti di KashFlow.
2. Verifica che la sincronizzazione iniziale sia completata e conferma che un ordine online recente appaia come la fattura prevista in KashFlow.
3. Installa Oliver POS, accedi al registratore di cassa sul tuo tablet al banco e conferma che la richiesta di acquisizione cliente sia abilitata al momento del pagamento.
4. Esegui una piccola vendita di prova dal vivo al banco, associa un cliente e conferma che la fattura appaia in KashFlow con i totali e le suddivisioni IVA corretti.

FAQ

KashFlow è conforme a MTD per le vendite in negozio con Oliver POS?

Sì. KashFlow è approvato dall'HMRC per il Making Tax Digital. Le vendite di Oliver POS diventano ordini WooCommerce, il connettore KashFlow le registra come fatture KashFlow con i codici IVA corretti e la dichiarazione MTD utilizza i dati IVA unificati di KashFlow.

Oliver POS necessita di qualcosa di specifico per il Regno Unito per funzionare con KashFlow?

Solo un negozio WooCommerce configurato per l'IVA del Regno Unito (standard, ridotta, zero, esente) e un connettore KashFlow mappato sulle aliquote IVA corrispondenti. Oliver POS registra la vendita in WooCommerce; il connettore gestisce KashFlow.

Oliver POS ha una partnership con KashFlow?

No. Oliver POS non ha partnership con KashFlow o altre piattaforme di contabilità. Supportiamo KashFlow perché il suo connettore WooCommerce preleva già ordini, rimborsi, IVA e clienti dal tuo negozio — e Oliver POS scrive ogni vendita in negozio in WooCommerce come un ordine standard, quindi lo stesso connettore la rileva automaticamente. Il tuo abbonamento, il tuo registro e il tuo contratto KashFlow rimangono tra te e KashFlow.

Oliver POS addebita costi aggiuntivi per l'utilizzo di KashFlow?

No. Paghi KashFlow direttamente secondo i prezzi pubblicati da KashFlow. Il prezzo di Oliver POS è una tariffa mensile fissa per il software POS che non ha nulla a che fare con la piattaforma di contabilità che scegli.

Le mie vendite in negozio e online si riconcilieranno con un unico set di libri contabili in KashFlow?

Sì. Oliver POS scrive le vendite del registratore di cassa nello stesso negozio WooCommerce che alimenta il tuo checkout online, quindi quando gli ordini raggiungono il connettore KashFlow sono già un flusso di ordini unificato. KashFlow vede un unico flusso di entrate, un unico totale di debito IVA e un unico registro clienti, senza riconciliazione manuale tra un set di libri contabili online e uno in negozio.

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