POS FreeAgent per WooCommerce — Guida all'integrazione con Oliver POS

Oliver POS non ha una partnership con FreeAgent. Supporta FreeAgent nello stesso modo in cui lo fa qualsiasi negozio WooCommerce, tramite Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, che sincronizza già ordini, clienti e rimborsi di WooCommerce in FreeAgent in tempo reale (o secondo la pianificazione che hai configurato). Una volta compreso questo, il resto di questa guida è un processo meccanico: ogni vendita che Oliver registra al banco scrive un normale ordine WooCommerce, il connettore di FreeAgent lo pubblica e le tue entrate in negozio finiscono sullo stesso registro contabile di FreeAgent delle tue entrate online. FreeAgent si occupa della contabilità. WooCommerce è il sistema di riferimento. Oliver è il terminale di cassa che si integra.

Cos'è esattamente FreeAgent

FreeAgent è la piattaforma di contabilità per piccole imprese del Regno Unito di proprietà di NatWest, popolare tra ditte individuali, liberi professionisti e piccole società a responsabilità limitata. I titolari di conti aziendali NatWest, Royal Bank of Scotland e Ulster Bank ottengono FreeAgent gratuitamente, il che lo rende onnipresente tra le microimprese del Regno Unito. Il connettore WooCommerce di FreeAgent pubblica gli ordini come fatture e i clienti come contatti di FreeAgent.

Ai nostri fini, la cosa importante di FreeAgent non è una caratteristica specifica, ma il fatto che il connettore WooCommerce è maturo, ben supportato e tratta ogni ordine WooCommerce come una transazione di prima classe in FreeAgent. Oliver POS non aggiunge un secondo connettore di FreeAgent né modifica il percorso dei dati. Scrive le vendite del registratore di cassa in WooCommerce e il connettore di FreeAgent esistente le acquisisce.

Come Oliver POS invia le vendite in negozio a FreeAgent

Il flusso POS WooCommerce di FreeAgent all'interno di Oliver è breve e prevedibile:

1. Il cassiere registra la vendita sul registratore di cassa Oliver, scansiona o seleziona gli articoli e tocca "Addebita".
2. Oliver chiede di associare un contatto, tramite ricerca per email, ricerca per numero di telefono o una nuova scheda contatto.
3. Il cassiere accetta il pagamento tramite qualsiasi gateway di pagamento WooCommerce utilizzato dal negozio.
4. Oliver scrive un ordine WooCommerce standard con l'ID contatto, le voci d'ordine, i totali, le suddivisioni dell'IVA e il metodo di pagamento.
5. Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce rileva il nuovo ordine tramite gli hook di WooCommerce in pochi secondi.
6. Il connettore pubblica una fattura su FreeAgent con i codici IVA corretti, il contatto e le mappature dei conti di ricavo/pagamento.
7. L'elaborazione standard di FreeAgent viene eseguita sul nuovo documento: registrazioni contabili, abbinamento dei pagamenti, accantonamenti dell'IVA e qualsiasi automazione a valle che hai impostato.

Da un capo all'altro, la vendita in negozio arriva in FreeAgent prima che il cliente abbia lasciato il negozio (in modalità per singolo ordine) o come parte del successivo riepilogo di fine giornata (in modalità riepilogo giornaliero). In ogni caso, non è richiesto alcun inserimento manuale.

Il connettore WooCommerce di FreeAgent: la base su cui si appoggia Oliver

Oliver non aggiunge un secondo connettore di FreeAgent né duplica la sincronizzazione. Il plugin su cui si basa Oliver è lo standard Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, disponibile su wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. È stato creato specificamente per gestire il percorso dei dati da WooCommerce a FreeAgent, inclusa la mappatura dell'IVA, l'abbinamento dei contatti, la gestione dei rimborsi e il flusso di reporting standard.

La configurazione è identica a quella di qualsiasi negozio WooCommerce: installa il connettore, collegalo al tuo account FreeAgent, mappa il piano dei conti e i codici IVA e lascia che la sincronizzazione iniziale venga eseguita. Una volta fatto, ogni ordine WooCommerce, inclusa ogni vendita del registratore di cassa Oliver POS, confluisce in FreeAgent sullo stesso percorso.

Perché è importante inviare le vendite in negozio a FreeAgent

La maggior parte dei rivenditori che utilizzano FreeAgent su un negozio WooCommerce ha un registro contabile sbilanciato verso l'online, perché è lì che storicamente i dati sono fluiti automaticamente. Il risultato è un registro contabile di FreeAgent che sa tutto sugli ordini online e quasi nulla sulle vendite al banco. Le conseguenze a valle sono reali:

• L'autoliquidazione automatica delle imposte è errata. FreeAgent stima la responsabilità dell'autoliquidazione delle imposte dal registro contabile. Un POS che non alimenta FreeAgent significa che la stima è sottostimata e il fondatore riceve una sorpresa al momento della dichiarazione.
• Le bozze automatiche della dichiarazione IVA sono errate. FreeAgent redige la dichiarazione IVA all'inizio del trimestre successivo. Senza le vendite in negozio, la bozza è errata fin dal primo giorno.
• La previsione del flusso di cassa si disallinea. Gli strumenti di flusso di cassa di FreeAgent dipendono dalla completezza del registro contabile.

Invia le vendite di Oliver POS tramite la sincronizzazione di WooCommerce e tutti questi problemi si risolvono in un colpo solo. FreeAgent vede un unico flusso di entrate, un unico totale di responsabilità per l'IVA e un unico registro clienti per le attività online e in negozio. La riconciliazione del contabile con la banca smette di essere un esercizio forense. Il consulente o il commercialista lavora da un'unica fonte. La dashboard finalmente ti dice cosa sta facendo realmente la tua attività, online e in negozio combinati.

Cosa NON è questo

Oliver POS non è un partner di FreeAgent. Non c'è nessun accordo di co-marketing, nessuna condivisione dei ricavi e nessun prezzo speciale di FreeAgent per i commercianti Oliver. Oliver non si inserisce tra WooCommerce e FreeAgent; il percorso dei dati è esattamente lo stesso che utilizza qualsiasi negozio WooCommerce. Oliver non applica un ricarico, non aggiunge una commissione per transazione e non prende una parte dell'abbonamento a FreeAgent. Il tuo account, il tuo registro contabile e il tuo contratto di FreeAgent sono interamente tra te e FreeAgent.

Vale anche la pena dire che Oliver POS non cambia la storia della proprietà dei dati. La tabella degli ordini di WooCommerce sulla tua installazione di WordPress rimane la fonte della verità. Oliver ci scrive; FreeAgent ci legge tramite il connettore. Se mai dovessi lasciare FreeAgent, i dati rimangono dove sono sempre stati: in WooCommerce.

Configurazione in 4 passaggi

1. Installa Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce sul tuo sito WordPress e collegalo al tuo account FreeAgent, mappando i conti di vendita, IVA e metodi di pagamento di WooCommerce al tuo piano dei conti di FreeAgent.
2. Verifica che la sincronizzazione iniziale sia completata e conferma che un ordine online recente appaia come la fattura prevista in FreeAgent.
3. Installa Oliver POS, accedi al registratore di cassa sul tuo tablet da banco e conferma che la richiesta di acquisizione del contatto sia abilitata al momento del pagamento.
4. Esegui una piccola vendita di prova dal vivo al banco, associa un contatto e conferma che la fattura appaia in FreeAgent con i totali e le suddivisioni dell'IVA corretti.

Domande frequenti

La stima automatica dell'autoliquidazione delle imposte di FreeAgent includerà le vendite di Oliver POS?

Sì. La stima dell'autoliquidazione delle imposte si basa sul registro contabile di FreeAgent. Una volta che le vendite del registratore di cassa raggiungono FreeAgent tramite il connettore WooCommerce, la stima riflette il quadro completo delle entrate.

FreeAgent gestisce i rivenditori con più punti vendita che utilizzano Oliver POS?

FreeAgent non suddivide nativamente le entrate per punto vendita, ma il connettore WooCommerce può etichettare gli ordini per negozio o posizione tramite campi personalizzati, che FreeAgent mostra sulla fattura. La maggior parte dei rivenditori con più punti vendita che utilizzano FreeAgent si affida al reporting per punto vendita di Oliver per i dettagli per singolo punto vendita.

Oliver POS ha una partnership con FreeAgent?

No. Oliver non ha partnership con FreeAgent o altre piattaforme di contabilità. Supportiamo FreeAgent perché il suo connettore WooCommerce estrae già ordini, rimborsi, IVA e contatti dal tuo negozio, e Oliver scrive ogni vendita in negozio in WooCommerce come un ordine standard, quindi lo stesso connettore la acquisisce automaticamente. Il tuo abbonamento, il tuo registro contabile e il tuo contratto di FreeAgent rimangono tra te e FreeAgent.

Oliver applica un costo aggiuntivo per l'uso di FreeAgent?

No. Paghi FreeAgent direttamente secondo i prezzi pubblicati da FreeAgent. Il prezzo di Oliver è un canone mensile fisso per il software POS che non ha nulla a che fare con la piattaforma di contabilità che scegli.

Le mie vendite in negozio e online verranno riconciliate con un unico set di libri contabili in FreeAgent?

Sì. Oliver POS scrive le vendite del registratore di cassa nello stesso negozio WooCommerce che alimenta il tuo checkout online, quindi quando gli ordini raggiungono il connettore di FreeAgent sono già un flusso di ordini unificato. FreeAgent vede un unico flusso di entrate, un unico totale di responsabilità per l'IVA e un unico registro contatti, senza riconciliazione manuale tra un set di libri contabili online e uno in negozio.

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