KashFlow WooCommerce POS — Guida all'integrazione di Oliver POS

Oliver POS non ha una partnership con KashFlow. Supporta KashFlow allo stesso modo di qualsiasi negozio WooCommerce, tramite il plugin KashFlow for WooCommerce, che sincronizza già ordini, clienti e rimborsi di WooCommerce in KashFlow in tempo reale (o secondo la pianificazione da te configurata). Una volta compreso questo, il resto della guida è un processo meccanico: ogni vendita che Oliver registra al banco crea un normale ordine WooCommerce, il connettore KashFlow lo pubblica e i tuoi ricavi in negozio finiscono nello stesso registro KashFlow dei tuoi ricavi online. KashFlow si occupa della contabilità. WooCommerce è il sistema di riferimento. Oliver è il registratore di cassa che si appoggia sopra.

Cos'è esattamente KashFlow

KashFlow (parte di IRIS Software) è una piattaforma di contabilità cloud per piccole imprese del Regno Unito, popolare tra i lavoratori autonomi e le piccole società a responsabilità limitata. È approvato dall'HMRC per il Making Tax Digital (MTD) ed è il front-end di contabilità preferito da molti commercialisti del Regno Unito che utilizzano la suite IRIS. Il connettore KashFlow per WooCommerce pubblica gli ordini come fatture e i clienti come clienti KashFlow.

Ai nostri fini, l'aspetto importante di KashFlow non è una funzionalità specifica, ma il fatto che il connettore WooCommerce è maturo, ben supportato e tratta ogni ordine WooCommerce come una transazione di prima classe in KashFlow. Oliver POS non aggiunge un secondo connettore KashFlow né modifica il percorso dei dati. Scrive le vendite del registratore di cassa in WooCommerce e il connettore KashFlow esistente le rileva.

Come Oliver POS invia le vendite in negozio a KashFlow

Il flusso POS WooCommerce di KashFlow all'interno di Oliver è breve e prevedibile:

1. L'addetto alla cassa registra la vendita sul registratore di cassa Oliver, scansiona o seleziona gli articoli e tocca "Addebita".
2. Oliver chiede di associare un cliente, tramite ricerca per email, per numero di telefono o creando una nuova scheda cliente.
3. L'addetto alla cassa accetta il pagamento tramite qualsiasi gateway di pagamento WooCommerce utilizzato dal negozio.
4. Oliver crea un ordine WooCommerce standard con l'ID del cliente, le voci d'ordine, i totali, la suddivisione dell'IVA e il metodo di pagamento.
5. Il plugin KashFlow for WooCommerce rileva il nuovo ordine tramite gli hook di WooCommerce in pochi secondi.
6. Il connettore pubblica una fattura su KashFlow con i codici IVA corretti, il cliente e le mappature dei conti di ricavo/pagamento.
7. L'elaborazione standard di KashFlow viene eseguita sul nuovo documento: registrazioni contabili, abbinamento dei pagamenti, accantonamenti IVA e qualsiasi automazione a valle che hai configurato.

Da un capo all'altro, la vendita in negozio arriva in KashFlow prima che il cliente abbia lasciato il negozio (in modalità per ordine) o come parte del successivo riepilogo di fine giornata (in modalità riepilogo giornaliero). In ogni caso, non è richiesto alcun inserimento manuale.

Il connettore KashFlow per WooCommerce: ciò su cui si basa Oliver

Oliver non aggiunge un secondo connettore KashFlow né duplica la sincronizzazione. Il plugin su cui si basa Oliver è lo standard KashFlow for WooCommerce, disponibile su wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. È stato creato appositamente per gestire il percorso dei dati da WooCommerce a KashFlow, inclusa la mappatura dell'IVA, l'abbinamento dei clienti, la gestione dei rimborsi e il flusso di reporting standard.

La configurazione è identica a quella di qualsiasi negozio WooCommerce: installa il connettore, collegalo al tuo account KashFlow, mappa il piano dei conti e i codici IVA e lascia che la sincronizzazione iniziale venga eseguita. Una volta fatto, ogni ordine WooCommerce, inclusa ogni vendita del registratore di cassa Oliver POS, fluisce in KashFlow sullo stesso percorso.

Perché è importante inviare le vendite in negozio a KashFlow

La maggior parte dei rivenditori che utilizzano KashFlow su un negozio WooCommerce ha un registro contabile sbilanciato verso l'online, perché è online che i dati sono sempre fluiti automaticamente. Il risultato è un registro KashFlow che sa tutto sugli ordini online e quasi nulla sulle vendite al banco. Le conseguenze a valle sono reali:

• Le dichiarazioni MTD riportano un numero sbagliato. KashFlow presenta le dichiarazioni IVA MTD a partire dalle fatture nel registro. La mancanza delle vendite in negozio significa che la cifra della casella 9 dell'IVA è sottostimata.
• I conti statutari di fine anno vengono ricostruiti invece che estratti. Le piccole società a responsabilità limitata depositano i conti presso la Companies House ogni anno. La ricostruzione dei ricavi in negozio dagli export del POS è la causa principale dei problemi di fine anno.
• Il commercialista riceve due fonti di dati. Spesso si sceglie KashFlow perché lo usa il commercialista. Un POS che non lo alimenta vanifica la scelta.

Invia le vendite di Oliver POS tramite la sincronizzazione di WooCommerce e tutti questi problemi si risolvono in un colpo solo. KashFlow vede un unico flusso di ricavi, un unico totale di passività IVA e un unico registro clienti per le attività online e in negozio. La riconciliazione del contabile con la banca smette di essere un esercizio forense. Il consulente o il commercialista lavora da un'unica fonte. La dashboard finalmente ti dice cosa sta facendo realmente la tua attività, combinando online e in negozio.

Cosa NON è questo

Oliver POS non è un partner di KashFlow. Non c'è alcun accordo di co-marketing, nessuna condivisione dei ricavi e nessun prezzo speciale di KashFlow per i commercianti Oliver. Oliver non si inserisce tra WooCommerce e KashFlow; il percorso dei dati è esattamente lo stesso che usa qualsiasi negozio WooCommerce. Oliver non applica un ricarico, non aggiunge una commissione per transazione e non prende una parte dell'abbonamento a KashFlow. Il tuo account, registro e contratto KashFlow sono interamente tra te e KashFlow.

Vale anche la pena dire che Oliver POS non cambia la storia della proprietà dei dati. La tabella degli ordini di WooCommerce sulla tua installazione di WordPress rimane la fonte della verità. Oliver scrive in essa; KashFlow legge da essa tramite il connettore. Se mai dovessi lasciare KashFlow, i dati rimangono dove sono sempre stati: in WooCommerce.

Configurazione in 4 passaggi

1. Installa KashFlow for WooCommerce sul tuo sito WordPress e collegalo al tuo account KashFlow, mappando i conti delle vendite, dell'IVA e dei metodi di pagamento di WooCommerce al tuo piano dei conti di KashFlow.
2. Verifica che la sincronizzazione iniziale sia completata e conferma che un ordine online recente appaia come la fattura prevista in KashFlow.
3. Installa Oliver POS, accedi al registratore di cassa sul tuo tablet da banco e conferma che la richiesta di acquisizione del cliente sia abilitata al momento del pagamento.
4. Esegui una piccola vendita di prova dal vivo al banco, associa un cliente e conferma che la fattura appaia in KashFlow con i totali e le suddivisioni IVA corretti.

FAQ

KashFlow è conforme a MTD per le vendite in negozio di Oliver POS?

Sì. KashFlow è approvato dall'HMRC per il Making Tax Digital. Le vendite di Oliver POS diventano ordini WooCommerce, il connettore KashFlow le pubblica come fatture KashFlow con i codici IVA corretti e la dichiarazione MTD utilizza i dati IVA unificati di KashFlow.

Oliver POS ha bisogno di qualcosa di specifico per il Regno Unito per funzionare con KashFlow?

Solo un negozio WooCommerce configurato per l'IVA del Regno Unito (standard, ridotta, zero, esente) e un connettore KashFlow mappato alle aliquote IVA corrispondenti. Oliver POS registra la vendita in WooCommerce; il connettore gestisce KashFlow.

Oliver POS ha una partnership con KashFlow?

No. Oliver non ha partnership con KashFlow o altre piattaforme di contabilità. Supportiamo KashFlow perché il suo connettore WooCommerce preleva già ordini, rimborsi, IVA e clienti dal tuo negozio, e Oliver scrive ogni vendita in negozio in WooCommerce come un ordine standard, quindi lo stesso connettore la rileva automaticamente. Il tuo abbonamento, il tuo registro e il tuo contratto KashFlow rimangono tra te e KashFlow.

Oliver addebita costi aggiuntivi per l'uso di KashFlow?

No. Paghi KashFlow direttamente secondo i prezzi pubblicati da KashFlow. Il prezzo di Oliver è una tariffa mensile fissa per il software POS che non ha nulla a che fare con la piattaforma di contabilità che scegli.

Le mie vendite in negozio e online si riconcilieranno con un unico set di libri contabili in KashFlow?

Sì. Oliver POS scrive le vendite del registratore di cassa nello stesso negozio WooCommerce che alimenta il tuo checkout online, quindi quando gli ordini raggiungono il connettore KashFlow sono già un flusso di ordini unificato. KashFlow vede un unico flusso di ricavi, un unico totale di passività IVA e un unico registro clienti, senza riconciliazione manuale tra un set di libri contabili online e uno in negozio.

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