Praktyczny przewodnik, jak poprawić zarządzanie zapasami.
W nowym roku wszyscy chcemy być bardziej zorganizowani, zwłaszcza jeśli chodzi o nasz biznes. Dzisiaj skupimy się na tym, jak prowadzić ewidencję zapasów i jak poprawić dokładność zapasów. Są to fundamentalne elementy pomyślnego prowadzenia firmy – więc zagłębmy się i dowiedzmy się, dlaczego i jak poprawić zarządzanie zapasami.
Dlaczego zawsze powinieneś poprawiać zarządzanie zapasami
Wiedza, jak śledzić zapasy, jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy. Dlaczego? Niewłaściwie zarządzane zapasy często prowadzą do niepotrzebnych strat, takich jak marnotrawstwo produktów i martwy zapas. Skutecznie zarządzając zapasami, zapobiegniesz konieczności wyrzucania przeterminowanych produktów lub utknięcia z niemożliwym do sprzedania towarem.
Dla wielu małych firm zapasy są największym wydatkiem. Dlaczego więc nie chciałbyś nimi właściwie zarządzać? Zarządzanie zapasami może być różnicą między sukcesem a porażką. To prowadzi nas do następnego pytania.
Jak mogę poprawić zarządzanie zapasami?
Istnieje kilka technik utrzymywania zarządzanych zapasów. Twoja technika zależy od Twojej firmy, Twoich zapasów i rodzaju procesów, których używasz do śledzenia zapasów.
- Punkty ponownego zamawiania i zapas bezpieczeństwa
Jak prawdopodobnie już wiesz, punkt ponownego zamawiania to poziom zapasów, który wskazuje, że musisz ponownie zamówić. Ta liczba ma kluczowe znaczenie dla utrzymania kontroli nad zapasami. Podobnie, zapas bezpieczeństwa działa w zasadzie jako „awaryjny” zapas, gdy kończy Ci się produkt. Ważne jest, aby zidentyfikować swoje punkty ponownego zamawiania i zawsze mieć pod ręką zapas bezpieczeństwa, aby nie zabrakło Ci towarów i nie stracić sprzedaży.
Aby obliczyć zapas bezpieczeństwa, postępuj zgodnie z tą formułą:
Zapas bezpieczeństwa = (Maksymalne dzienne zużycie x maksymalny czas realizacji) - (Średnie dzienne zużycie x średni czas realizacji)
Aby obliczyć punkt ponownego zamawiania, postępuj zgodnie z tą formułą:
Punkt ponownego zamawiania = Popyt w czasie realizacji + Zapas bezpieczeństwa - Pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO)
Ta technika poprawy zarządzania zapasami jest podstawą dla wszystkich właścicieli firm. Oznacza to w zasadzie, że pierwszy otrzymany towar powinien być pierwszym sprzedanym towarem. Ta technika jest obowiązkowa dla produktów łatwo psujących się, takich jak żywność, kosmetyki czy produkty higieniczne, ale działa również w przypadku produktów niepsujących się. Im dłużej przechowujesz przedmiot bez sprzedaży, tym bardziej się zużywa, staje się przestarzały i trudniej go sprzedać. W Twoim najlepszym interesie jest wystawienie towaru na sprzedaż, gdy tylko go otrzymasz, zamiast pozwalać mu zbierać kurz w magazynie. - Priorytetyzacja ABC
Technika ABC oznacza, że segmentujesz swoje produkty na trzy kategorie w oparciu o ich wartość lub znaczenie dla Twoich przychodów. Na przykład:
A = zapas, który stanowi większość Twoich przychodów
B = zapas, który stanowi część Twoich przychodów
C = zapas, który stanowi najmniejszą część Twoich przychodów
Kategoryzując swoje zapasy w oparciu o metodę priorytetów ABC, wiesz, które produkty powinieneś zawsze mieć pod ręką (produkty A) i które produkty są mniej pilne do ponownego zamówienia (zapas C).
Łatwe wskazówki, jak poprawić zarządzanie zapasami
Oprócz stosowania technik opisanych powyżej, jak poprawić dokładność zapasów, istnieją również inne kroki, które możesz podjąć.
- Narzędzia do zarządzania zapasami
Zalecamy każdej firmie (bez względu na jej wielkość) skorzystanie z jakiegoś oprogramowania do zarządzania zapasami, które pomoże Ci śledzić zapasy. Śledzenie zapasów za pomocą prostego arkusza kalkulacyjnego może działać na najwcześniejszych etapach Twojej firmy, ale istnieje wiele problemów z tym podejściem. Jest dużo miejsca na błędy, nie jest to w ogóle skalowalne i jest to niepotrzebnie czasochłonny proces, którego tak łatwo uniknąć.
Spróbuj zdobyć system POS, który ma wbudowane oprogramowanie do zarządzania zapasami. Lub, aby uzyskać listę najlepszych narzędzi do zarządzania zapasami WooCommerce, kliknij tutaj.
- Integracja online i w sklepie stacjonarnym
Jeśli prowadzisz sklep internetowy oraz sklep stacjonarny, niezbędne jest utrzymanie synchronizacji obu zapasów. Rozwiązania punktu sprzedaży, takie jak Oliver POS, pozostają połączone z Twoim sklepem internetowym, więc nigdy nie musisz radzić sobie z niedopasowanymi zapasami. - Spójne audyty
Podstawą śledzenia zapasów jest regularne audytowanie zapasów. Chociaż Twoje oprogramowanie do zarządzania zapasami będzie śledzić Twoje zapasy, ważne jest, aby upewnić się, że nic nie umknęło uwadze lub że nie popełniono żadnych błędów.
Najskuteczniejszy sposób na to zależy od wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, ale większość firm przeprowadza pełną inwentaryzację na koniec roku lub przeprowadza cykliczną lub rotacyjną kontrolę wyrywkową, która polega na sprawdzaniu określonych pozycji w rotacyjnym harmonogramie. Ta druga opcja jest zazwyczaj najskuteczniejsza, ponieważ rozbieżności w zapasach są najprawdopodobniej szybko znajdowane i rozwiązywane. Jeśli kontrola zapasów odbywa się tylko raz w roku, trudniej będzie wyśledzić błąd. traxk
