Czym jest zarządzanie zapasami i dlaczego jest tak ważne?
Zarządzanie zapasami oznacza śledzenie zapasów w sklepie, zapasów wchodzących do sklepu oraz zrozumienie, które zapasy się sprzedają, a które nie. Zarządzanie zapasami oznacza możliwość przewidywania, jakich zapasów będziesz potrzebować, i wiedzę, które zapasy są złe dla Twojej firmy.
Według Veeqo, 43% małych firm nie śledzi swoich zapasów lub używa do tego procesów manualnych. Chociaż może to działać w przypadku bardzo małej firmy, nie jest to idealne rozwiązanie. Bez odpowiedniego zarządzania zapasami ryzykujesz wyprzedanie produktów i utratę sprzedaży lub zamówienie zbyt dużej ilości towaru, którego nie możesz sprzedać i który zapycha Twoją przestrzeń magazynową. Oba te błędy prowadzą do strat i mogą być szkodliwe dla Twojej firmy.
Zarządzanie zapasami jest niezbędne do prowadzenia udanego biznesu, ale Veeqo stwierdza również, że 43% sprzedawców detalicznych wymieniło zapasy jako swoje największe codzienne wyzwanie! Teraz wiesz, dlaczego zarządzanie zapasami jest tak ważne – przejdźmy teraz do kilku sposobów, jak to faktycznie robić.
Audyt i kontrola wyrywkowa
Najgorszą częścią zarządzania zapasami jest faktyczne liczenie. Jest to niezwykle czasochłonne i pracochłonne i, cóż – niezbyt zabawne. Wiele firm trzyma się rocznego audytu zapasów. Może to być jednak nieproduktywne, ponieważ nie tylko zabiera czas Twojej firmie, ale często, gdy występują rozbieżności w zapasach, prawie niemożliwe jest wyśledzenie winowajcy, ponieważ badasz tak długi okres czasu. Zamiast tego, miesięczne, tygodniowe, a nawet codzienne audyty są bardziej produktywne. Zamiast zajmować się całością zapasów, przypisz do audytu konkretny produkt lub być może konkretną kategorię. Niektórzy nazywają to „kontrolą wyrywkową” i jest to skuteczny sposób na konsekwentne śledzenie zapasów.
Śledź sprzedaż
Wydaje się to oczywiste, ale wielu sprzedawców detalicznych pomija ten prosty środek. Aby skutecznie wybrać odpowiedni towar, prognozować zapasy na przyszłość i w ogóle pomyślnie prowadzić firmę, musisz wiedzieć, co się sprzedaje, a co nie. Dlatego tak ważne jest posiadanie raportów sprzedaży, dzięki czemu możesz łatwo zobaczyć, które produkty sprzedają się szybko, a które nie. Niektórzy sprzedawcy detaliczni uważają, że już wiedzą, jakie są ich bestsellery, więc nie zawracają sobie głowy analizowaniem raportów sprzedaży. To ogromny błąd! Trendy konsumenckie ciągle się zmieniają, a to, co kupują i czego nie kupują Twoi klienci, zmienia się cały czas. Dlatego tak ważne jest posiadanie dobrego narzędzia do raportowania dla Twojego sklepu, a dodatkowym atutem jest, jeśli jest ono wbudowane w Twój system POS.
Analizuj swoje raporty. Zobacz, co się sprzedaje i kiedy się sprzedaje, i wykorzystaj to na swoją korzyść podczas planowania merchandisingu, wystaw i promocji. Wszystkie szybko sprzedające się produkty to te, dla których powinieneś ustalić poziom minimalny i prawdopodobnie zamówić więcej do swojego sklepu. Produkty, które się nie sprzedają, to te, których nie powinieneś już zamawiać. Cokolwiek zostało Ci z zapasów, spróbuj się tego pozbyć za pomocą rabatu, promocji, a nawet rozdania. Chcesz zwiększyć sprzedaż? Oto przewodnik.
Wiedz, kiedy ponownie zamówić
Twoje najlepiej sprzedające się produkty wyprzedadzą się najszybciej, oczywiście, ale sztuką jest zawsze mieć je w magazynie i nigdy nie dopuścić do ich braku. Brak zapasów Twoich bestsellerów oznacza utratę sprzedaży i przychodów. Według Veeqo, 70% kupujących woli kupić produkt u konkurencji niż czekać na produkt zamówiony z opóźnieniem – więc nawet Twoi najbardziej lojalni klienci mogą wydać swoje pieniądze gdzie indziej. Aby temu zapobiec, zawsze ustawiaj ilość ponownego zamówienia lub „poziom minimalny” dla swoich najlepiej sprzedających się produktów. Poziom minimalny to najniższa ilość produktu, którą musisz mieć pod ręką przez cały czas – gdy osiągniesz swój poziom minimalny lub zbliżysz się do niego, nadszedł czas, aby ponownie zamówić, zanim całkowicie się wyprzedasz.
Ta strategia jest lepsza niż czekanie do ostatniej możliwej chwili na ponowne zamówienie, co może prowadzić do braku zapasów, opóźnień w dostawie i utraty sprzedaży. Ale jest też mądrzejsza niż po prostu zamawianie tony produktu przy każdej okazji – co robi wielu sprzedawców detalicznych. Chociaż może się wydawać, że gromadzenie zapasów produktów, które sprzedajesz, jest dobrym pomysłem, zajmuje to również dużo miejsca w magazynie, a w niektórych przypadkach, w zależności od produktu, Twoje zapasy mogą się zepsuć, uszkodzić lub stać się przestarzałe – zwłaszcza jeśli sprzedajesz produkty łatwo psujące się, takie jak żywność, kosmetyki czy produkty higieniczne. Ponadto istnieje również szansa, że przeszacujesz, ile możesz sprzedać, i znowu zostaniesz z masą martwego towaru.
Priorytetyzuj swoje zapasy
Istnieje kilka różnych zasad dotyczących priorytetyzacji zapasów. Zasada 80/20 mówi, że 80% Twoich przychodów pochodzi z 20% Twoich zapasów – więc musisz dowiedzieć się, czym jest te 20% i priorytetyzować te produkty nad resztą zapasów. Podobnie, istnieją zasady ABC, co oznacza, że możesz skategoryzować swoje zapasy na 3 oddzielne kategorie: A to zapasy, które są niezwykle cenne i generują najwięcej sprzedaży, a C to zapasy, które mają najmniejszy wpływ na Twoje przychody. B znajduje się gdzieś pośrodku. Jeśli skategoryzujesz, które produkty są najcenniejsze dla Twojego sklepu, znacznie łatwiej będzie wiedzieć, co ponownie zamówić, a co pominąć.
Prognozuj dokładnie
Jak wspomniano, przewidywanie, jakich zapasów będziesz potrzebować, jest trudne, ale niezbędne. Trudno powiedzieć na pewno, co się sprzeda, a co nie, ale przy użyciu narzędzi do raportowania i zwracaniu uwagi na wcześniejsze wyniki Twojego sklepu, możesz prognozować dość dokładnie. Spójrz na to, co obecnie sprzedaje się w Twoim sklepie, ale spójrz też na raporty z przeszłości. Spójrz na ten sam okres w zeszłym roku i sprawdź, które produkty się sprzedawały. Istnieje szansa, że to, co sprzedało się rok temu, sprzeda się ponownie. Dzięki odpowiednim narzędziom do raportowania możesz cofnąć się w czasie, aby zobaczyć swoje raporty sprzedaży i podjąć świadomą decyzję o swoich zamówieniach.
Kolejnym aspektem, o którym należy pamiętać podczas prognozowania, są nadchodzące święta i sezony. Twoje zapasy mogą się zmieniać w zależności od tego, czy jest lato, czy Boże Narodzenie, czy też spodziewasz się turystów lub ruchu związanego z powrotem do szkoły. Weź to pod uwagę podczas planowania zapasów.
Znajdź odpowiedni system zarządzania zapasami
Wiele małych firm zarządza swoimi zapasami ręcznie, w arkuszach kalkulacyjnych lub notatnikach, co może działać wystarczająco dobrze, jeśli jesteś bardzo małą firmą. Jednak tego rodzaju zarządzanie jest znacznie bardziej podatne na błędy ludzkie, ponieważ musisz stale ręcznie aktualizować i dostosowywać swoje zapasy. Jest to znacznie więcej pracy i jest znacznie bardziej podatne na błędy w zapasach. Jest znacznie bardziej prawdopodobne, że napotkasz problemy z zapasami, zwłaszcza w miarę rozwoju Twojej firmy.
Istnieje wiele systemów zarządzania zapasami, których można używać samodzielnie lub które można zintegrować z systemem POS. Jednak wielu sprzedawców detalicznych woli system zarządzania zapasami wbudowany w ich system POS, dzięki czemu wszystko jest w jednym miejscu i jest łatwo dostępne i regulowane. Systemy POS, takie jak Oliver POS, pozwalają śledzić zapasy i dostosowywać je bezpośrednio w kasie POS. Jeśli sprzedajesz zarówno online, jak i w sklepie stacjonarnym, ten system POS jest szczególnie przydatny, ponieważ automatycznie synchronizuje Twoje zapasy online i w sklepie stacjonarnym.
