O Oliver POS não tem parceria com o FreshBooks. Ele oferece suporte ao FreshBooks da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do FreshBooks for WooCommerce, que já sincroniza pedidos, clientes e reembolsos do WooCommerce com o FreshBooks em tempo real (ou na programação que você configurou). Uma vez que você entende isso, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver registra no caixa cria um pedido normal no WooCommerce, o conector do FreshBooks o publica, e sua receita da loja física vai para o mesmo livro-razão do FreshBooks que sua receita online. O FreshBooks faz a contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registro. O Oliver é o caixa por cima.
O que o FreshBooks é, exatamente
O FreshBooks é a plataforma de contabilidade para pequenas empresas criada para empresas de serviços e varejistas de produtos que odeiam planilhas. Começou como uma ferramenta de faturamento e se expandiu para um livro-razão completo para PMEs. O conector FreshBooks WooCommerce publica pedidos do WooCommerce como faturas do FreshBooks, clientes do WooCommerce como clientes do FreshBooks e reembolsos do WooCommerce como notas de crédito.
Para nossos propósitos, o importante sobre o FreshBooks não é nenhuma característica específica — é que o conector do WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada pedido do WooCommerce como uma transação de primeira classe no FreshBooks. O Oliver POS não adiciona um segundo conector do FreshBooks nem modifica o caminho dos dados. Ele registra as vendas do caixa no WooCommerce, e o conector existente do FreshBooks as coleta.
Como o Oliver POS alimenta as vendas da loja física no FreshBooks
O fluxo de PDV FreshBooks WooCommerce dentro do Oliver é curto e previsível:
- O caixa registra a venda no caixa do Oliver, escaneia ou seleciona os itens e toca em Cobrar.
- O Oliver solicita a associação de um cliente — por busca de e-mail, busca de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
- O caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja use.
- O Oliver cria um pedido padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de imposto sobre vendas / IVA e método de pagamento.
- O FreshBooks for WooCommerce vê o novo pedido através dos hooks do WooCommerce em segundos.
- O conector publica uma fatura no FreshBooks com os códigos de imposto sobre vendas / IVA corretos, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
- O processamento padrão do FreshBooks é executado no novo documento — lançamentos contábeis, conciliação de pagamentos, provisões de imposto sobre vendas / IVA e qualquer automação downstream que você tenha configurado.
De ponta a ponta, a venda na loja física chega ao FreshBooks antes que o cliente tenha saído da loja (no modo por pedido) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, nenhuma entrada manual é necessária.
O conector FreshBooks WooCommerce — no qual o Oliver se baseia
O Oliver não adiciona um segundo conector do FreshBooks nem duplica a sincronização. O plugin no qual o Oliver se baseia é o FreshBooks for WooCommerce padrão, disponível em wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Ele foi criado especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → FreshBooks, incluindo mapeamento de imposto sobre vendas / IVA, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.
A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, conecte-se à sua conta FreshBooks, mapeie o plano de contas e os códigos de imposto sobre vendas / IVA e deixe a sincronização inicial ser executada. Uma vez feito isso, cada pedido do WooCommerce — incluindo cada venda no caixa do Oliver POS — flui para o FreshBooks pelo mesmo caminho.
Por que é importante enviar as vendas da loja física para o FreshBooks
A maioria dos varejistas que usam o FreshBooks em uma loja WooCommerce tem um livro-razão com viés online, porque é online que os dados historicamente fluíram automaticamente. O resultado é um livro-razão do FreshBooks que sabe tudo sobre pedidos online e quase nada sobre vendas no caixa. As consequências posteriores são reais:
- A numeração das faturas fica desajustada. O FreshBooks emite números de fatura sequencialmente. Um PDV que lança entradas de diário de fim de dia em outro lugar cria uma lacuna na numeração do FreshBooks, o que complica as auditorias.
- O valor vitalício do cliente está errado. O FreshBooks mostra a receita vitalícia por cliente. Sem as vendas da loja física, os clientes habituais parecem compradores online de uma só vez.
- Os relatórios de cobrança de pagamentos são enganosos. O FreshBooks relata o tempo de pagamento. Um PDV que registra vendas em dinheiro separadamente faz o relatório parecer que não há cobranças em dinheiro.
Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas se resolvem de uma vez. O FreshBooks vê um único fluxo de receita, um único total de passivo de imposto sobre vendas / IVA e um único livro-razão de clientes para atividades online e na loja. A reconciliação do contador com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contador trabalha a partir de uma única fonte. O painel finalmente informa o que sua empresa está realmente fazendo — online e na loja, combinados.
O que isso NÃO é
O Oliver POS não é um parceiro do FreshBooks. Não há acordo de co-marketing, nem compartilhamento de receita, nem preços especiais do FreshBooks para comerciantes do Oliver. O Oliver não se interpõe entre o WooCommerce e o FreshBooks; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce usa. O Oliver não cobra um acréscimo, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da assinatura do FreshBooks. Sua conta, livro-razão e contrato com o FreshBooks são inteiramente entre você e o FreshBooks.
Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de pedidos do WooCommerce em sua própria instalação do WordPress permanece a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; o FreshBooks lê a partir dela através do conector. Se você algum dia deixar o FreshBooks, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.
Configuração em 4 passos
- Instale o FreshBooks for WooCommerce em seu site WordPress e conecte-o à sua conta FreshBooks, mapeando as contas de vendas, imposto sobre vendas / IVA e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas do FreshBooks.
- Verifique se a sincronização inicial foi concluída e confirme se um pedido online recente aparece como a fatura esperada no FreshBooks.
- Instale o Oliver POS, faça login no caixa em seu tablet de balcão e confirme se o prompt de captura de cliente está ativado no checkout.
- Execute uma pequena venda de teste ao vivo no caixa, anexe um cliente e confirme se a fatura aparece no FreshBooks com os totais e as divisões de imposto sobre vendas / IVA corretos.
Perguntas Frequentes
Preciso criar um cliente no FreshBooks para cada cliente que entra na loja?
Não. As vendas anônimas no caixa se tornam faturas do FreshBooks em um cliente configurável "Avulso" ou "Varejo". Clientes nomeados — capturados no caixa por e-mail ou telefone — criam ou correspondem a um cliente existente do FreshBooks automaticamente.
O FreshBooks pode conciliar os pagamentos do Oliver POS com os depósitos bancários?
Sim. O FreshBooks rastreia os pagamentos de faturas pela conta de receita para a qual o conector publica. Mapeie o método de pagamento correto do WooCommerce para a conta correta do FreshBooks, e a ferramenta de reconciliação bancária do FreshBooks corresponde aos depósitos da mesma forma que faz para os pedidos online.
O Oliver POS tem parceria com o FreshBooks?
Não. O Oliver não tem parceria com o FreshBooks ou qualquer outra plataforma de contabilidade. Damos suporte ao FreshBooks porque seu conector do WooCommerce já extrai pedidos, reembolsos, imposto sobre vendas / IVA e clientes da sua loja — e o Oliver registra cada venda na loja no WooCommerce como um pedido padrão, então o mesmo conector o coleta automaticamente. Sua assinatura do FreshBooks, seu livro-razão e seu contrato permanecem entre você e o FreshBooks.
O Oliver cobra a mais para usar o FreshBooks?
Não. Você paga o FreshBooks diretamente com base nos preços publicados do FreshBooks. O preço do Oliver é uma taxa mensal fixa de software de PDV que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que você escolhe.
Minhas vendas na loja física e online serão conciliadas em um único conjunto de livros no FreshBooks?
Sim. O Oliver POS registra as vendas do caixa na mesma loja WooCommerce que alimenta seu checkout online, então, quando os pedidos chegam ao conector do FreshBooks, eles já são um fluxo de pedidos unificado. O FreshBooks vê um único fluxo de receita, um único total de passivo de imposto sobre vendas / IVA e um único livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um da loja física.
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