O Oliver POS não tem parceria com o QuickBooks. Ele oferece suporte ao QuickBooks da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do MyWorks Sync for QuickBooks Online, que já sincroniza pedidos, clientes e reembolsos do WooCommerce para o QuickBooks Online em tempo real (ou no cronograma que você configurou). Depois de entender isso, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver registra no caixa cria um pedido normal no WooCommerce, o conector do QuickBooks o publica e sua receita da loja física vai para o mesmo livro-razão do QuickBooks Online que sua receita online. O QuickBooks Online faz a contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registro. O Oliver é o caixa por cima.
O que é o QuickBooks Online, exatamente
O QuickBooks Online é a plataforma de contabilidade em nuvem da Intuit — o livro-razão contábil mais usado por pequenas e médias empresas na América do Norte e um dos mais usados no mundo. Para lojas WooCommerce, o padrão de conector estabelecido é faturas por pedido ou recibos de venda em tempo real, ou lançamentos contábeis de resumo de fim de dia com divisões por código de imposto, por método de pagamento e por ponto de venda.
Para nossos propósitos, o importante sobre o QuickBooks não é nenhum recurso específico — é que o conector do WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada pedido do WooCommerce como uma transação de primeira classe no QuickBooks. O Oliver POS não adiciona um segundo conector do QuickBooks nem modifica o caminho dos dados. Ele registra as vendas do caixa no WooCommerce, e o conector existente do QuickBooks as coleta.
Como o Oliver POS envia as vendas da loja física para o QuickBooks Online
O fluxo do PDV QuickBooks WooCommerce dentro do Oliver é curto e previsível:
- O caixa registra a venda no caixa do Oliver, escaneia ou seleciona itens e toca em Cobrar.
- O Oliver solicita a associação de um cliente — por busca de e-mail, busca de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
- O caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja use.
- O Oliver cria um pedido padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de impostos sobre vendas e método de pagamento.
- O MyWorks Sync for QuickBooks Online vê o novo pedido através dos hooks do WooCommerce em segundos.
- O conector publica uma fatura ou recibo de venda no QuickBooks Online com os códigos de imposto sobre vendas corretos, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
- O processamento padrão do QuickBooks Online é executado no novo documento — lançamentos contábeis, conciliação de pagamentos, provisões de imposto sobre vendas e qualquer automação downstream que você tenha configurado.
De ponta a ponta, a venda na loja física chega ao QuickBooks Online antes que o cliente saia da loja (no modo por pedido) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, nenhuma entrada manual é necessária.
O conector do QuickBooks Online para WooCommerce — no que o Oliver se baseia
O Oliver não adiciona um segundo conector do QuickBooks nem duplica a sincronização. O plugin no qual o Oliver se baseia é o MyWorks Sync for QuickBooks Online padrão, disponível em wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Ele foi criado especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → QuickBooks Online, incluindo mapeamento de imposto sobre vendas, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.
A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, conecte-se à sua conta do QuickBooks Online, mapeie o plano de contas e os códigos de imposto sobre vendas e deixe a sincronização inicial ser executada. Feito isso, cada pedido do WooCommerce — incluindo cada venda no caixa do Oliver POS — flui para o QuickBooks Online pelo mesmo caminho.
Por que é importante enviar as vendas da loja física para o QuickBooks Online
A maioria dos varejistas que usam o QuickBooks em uma loja WooCommerce tem um livro-razão com viés online, porque é online que os dados historicamente fluíram automaticamente. O resultado é um livro-razão do QuickBooks Online que sabe tudo sobre pedidos online e quase nada sobre vendas no balcão. As consequências posteriores são reais:
- A reconciliação diária se desvia. Um livro-razão do QuickBooks que tem pedidos online, mas não vendas na loja, não reconcilia com o depósito bancário, o que significa que a manhã de segunda-feira do contador se torna um exercício forense em vez de uma reconciliação de rotina.
- A responsabilidade do imposto sobre vendas está errada. O QuickBooks gera o relatório de responsabilidade do imposto sobre vendas a partir das faturas no livro-razão. Se metade da receita está faltando, o relatório está errado pela metade.
- Os relatórios por cliente são meio cegos. Os relatórios de clientes do QuickBooks só veem pedidos online. Um cliente atacadista que retira no balcão não acumula receita no contato do QuickBooks.
- O fim de ano é mais difícil do que deveria ser. O contador passa janeiro reconstruindo a receita da loja a partir de exportações do PDV em vez de extrair relatórios limpos do QuickBooks.
Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas se resolvem de uma vez. O QuickBooks Online vê um único fluxo de receita, um total de responsabilidade de imposto sobre vendas e um único livro-razão de clientes para atividades online e na loja física. A reconciliação do contador com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contador trabalha a partir de uma única fonte. O painel finalmente informa o que sua empresa está realmente fazendo — online e na loja física combinados.
O que isto NÃO é
O Oliver POS não é um parceiro do QuickBooks. Não há acordo de co-marketing, nem compartilhamento de receita, nem preços especiais do QuickBooks para comerciantes do Oliver. O Oliver não se interpõe entre o WooCommerce e o QuickBooks; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce usa. O Oliver não cobra sobretaxa, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da assinatura do QuickBooks. Sua conta, livro-razão e contrato do QuickBooks são inteiramente entre você e o QuickBooks.
Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de pedidos do WooCommerce em sua própria instalação do WordPress permanece a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; o QuickBooks lê dela através do conector. Se você algum dia deixar o QuickBooks, os dados permanecerão onde sempre estiveram — no WooCommerce.
Configuração em 4 passos
- Instale o MyWorks Sync for QuickBooks Online em seu site WordPress e conecte-o à sua conta do QuickBooks Online, mapeando as contas de vendas, imposto sobre vendas e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas do QuickBooks.
- Verifique se a sincronização inicial foi concluída e confirme se um pedido online recente aparece como a fatura ou recibo de venda esperado no QuickBooks.
- Instale o Oliver POS, faça login no caixa em seu tablet de balcão e confirme se o prompt de captura de cliente está ativado no checkout.
- Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, anexe um cliente e confirme se a fatura ou recibo de venda aparece no QuickBooks com os totais e as divisões de imposto sobre vendas corretos.
Perguntas Frequentes
Faturas por pedido ou lançamentos contábeis de fim de dia — qual modo devo usar?
Depende da preferência do seu contador e do seu volume. Faturas por pedido fornecem os relatórios por cliente mais limpos no QuickBooks — cada pedido do WooCommerce (online ou na loja) é sua própria fatura. Lançamentos contábeis de fim de dia são mais fáceis para lojas de alto volume: um lançamento por dia por ponto de venda, com divisões de receita, imposto e método de pagamento, postado nas contas corretas. De qualquer forma, as vendas do Oliver POS seguem o modo que você escolheu, porque todas fluem através do mesmo conector do QuickBooks.
O conector do QuickBooks lida com reembolsos do Oliver POS?
Sim. Um reembolso emitido no caixa do Oliver POS cria uma ação de reembolso no WooCommerce, que o conector do QuickBooks publica como uma nota de crédito contra a fatura original (modo por pedido) ou como uma linha negativa no lançamento contábil diário (modo de resumo). A responsabilidade do imposto sobre vendas e o livro-razão do cliente são atualizados corretamente.
O Oliver POS tem parceria com o QuickBooks?
Não. O Oliver não tem parceria com o QuickBooks ou qualquer outra plataforma de contabilidade. Damos suporte ao QuickBooks porque seu conector do WooCommerce já extrai pedidos, reembolsos, imposto sobre vendas e clientes da sua loja — e o Oliver registra cada venda na loja física no WooCommerce como um pedido padrão, para que o mesmo conector o colete automaticamente. Sua assinatura, seu livro-razão e seu contrato do QuickBooks permanecem entre você e o QuickBooks.
O Oliver cobra a mais para usar o QuickBooks?
Não. Você paga o QuickBooks diretamente com base nos preços publicados do QuickBooks. O preço do Oliver é uma taxa mensal fixa pelo software de PDV que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que você escolhe.
Minhas vendas na loja física e online serão reconciliadas em um único conjunto de livros no QuickBooks?
Sim. O Oliver POS registra as vendas do caixa na mesma loja WooCommerce que alimenta seu checkout online, então, quando os pedidos chegam ao conector do QuickBooks, eles já são um fluxo de pedidos unificado. O QuickBooks vê um único fluxo de receita, um total de responsabilidade de imposto sobre vendas e um único livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um da loja física.
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