O Oliver POS não tem uma parceria com a Clear Books. Suporta a Clear Books da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do Clear Books para WooCommerce, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para a Clear Books em tempo real (ou no horário que configurou). Assim que entender isso, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver regista no balcão cria uma encomenda normal do WooCommerce, o conector da Clear Books publica-a, e a sua receita na loja vai para o mesmo livro-razão da Clear Books que a sua receita online. A Clear Books faz a contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver é a caixa registadora por cima.
O que é exatamente a Clear Books
A Clear Books é uma plataforma de contabilidade para pequenas empresas do Reino Unido, construída em torno de um forte manuseamento de IVA e MTD. Destina-se a pequenas sociedades de responsabilidade limitada e a trabalhadores independentes sérios que pretendem um livro-razão um pouco mais poderoso do que o FreeAgent ou o KashFlow. A sua integração com o WooCommerce publica encomendas como faturas da Clear Books e clientes como clientes da Clear Books.
Para os nossos propósitos, o mais importante sobre a Clear Books não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector do WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe na Clear Books. O Oliver POS não adiciona um segundo conector da Clear Books nem modifica o caminho dos dados. Ele regista as vendas da caixa registadora no WooCommerce, e o conector existente da Clear Books capta-as.
Como o Oliver POS envia as vendas na loja para a Clear Books
O fluxo POS WooCommerce da Clear Books dentro do Oliver é curto e previsível:
- O operador de caixa regista a venda na caixa registadora do Oliver, digitaliza ou seleciona itens e toca em Cobrar.
- O Oliver solicita a associação de um cliente — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
- O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja utilize.
- O Oliver cria uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de IVA e método de pagamento.
- O Clear Books para WooCommerce vê a nova encomenda através dos hooks do WooCommerce em segundos.
- O conector publica uma fatura na Clear Books com os códigos de IVA, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento corretos.
- O processamento padrão da Clear Books é executado no novo documento — lançamentos no diário, correspondência de pagamentos, provisões de IVA e qualquer automação a jusante que tenha configurado.
Do início ao fim, a venda na loja chega à Clear Books antes que o cliente tenha saído da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.
O conector WooCommerce da Clear Books — no qual o Oliver se baseia
O Oliver não adiciona um segundo conector da Clear Books nem duplica a sincronização. O plugin no qual o Oliver se baseia é o padrão Clear Books para WooCommerce, disponível em www.clearbooks.co.uk/support/guides/woocommerce/. Foi construído especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → Clear Books, incluindo mapeamento de IVA, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.
A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-o à sua conta Clear Books, mapeie o plano de contas e os códigos de IVA e deixe a sincronização inicial correr. Uma vez feito isso, todas as encomendas do WooCommerce — incluindo todas as vendas na caixa registadora do Oliver POS — fluem para a Clear Books pelo mesmo caminho.
Porque é importante enviar as vendas na loja para a Clear Books
A maioria dos retalhistas que usam a Clear Books numa loja WooCommerce têm um livro-razão inclinado para o online, porque é online que os dados historicamente fluíram automaticamente. O resultado é um livro-razão da Clear Books que sabe tudo sobre encomendas online e quase nada sobre vendas no balcão. As consequências a jusante são reais:
- O IVA MTD é exato ou não é. A Clear Books submete as declarações de IVA MTD a partir do livro-razão unificado. A falta de receita na loja torna a declaração errada, ponto final.
- O custo da contabilidade aumenta. Um contabilista a tempo parcial passa horas extra a reconciliar exportações de POS para a Clear Books que deveriam ter sido tratadas pelo conector.
- O acesso do contabilista deixa de ser útil. A Clear Books oferece acesso gratuito ao contabilista. Se o contabilista vê metade da receita, o acesso não acrescenta valor.
Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma vez. A Clear Books vê um único fluxo de receita, um total de responsabilidade de IVA e um livro-razão de clientes em todas as atividades online e na loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e na loja combinados.
O que isto NÃO é
O Oliver POS não é um parceiro da Clear Books. Não há acordo de co-marketing, nem partilha de receitas, nem preços especiais da Clear Books para os comerciantes do Oliver. O Oliver não se interpõe entre o WooCommerce e a Clear Books; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce usa. O Oliver não cobra uma margem de lucro, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição da Clear Books. A sua conta, livro-razão e contrato da Clear Books são inteiramente entre si e a Clear Books.
Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; a Clear Books lê dela através do conector. Se alguma vez deixar a Clear Books, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.
Configuração em 4 passos
- Instale o Clear Books para WooCommerce no seu site WordPress e ligue-o à sua conta Clear Books, mapeando as contas de vendas, IVA e método de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas da Clear Books.
- Verifique se a sincronização inicial é concluída e confirme que uma encomenda online recente aparece como a fatura esperada na Clear Books.
- Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme que o pedido de captura de cliente está ativado no checkout.
- Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um cliente e confirme que a fatura aparece na Clear Books com os totais e divisões de IVA corretos.
Perguntas Frequentes
A Clear Books trata corretamente os reembolsos do Oliver POS?
Sim. Um reembolso da caixa registadora do Oliver POS cria uma ação de reembolso no WooCommerce, e o conector da Clear Books publica uma nota de crédito contra a fatura original. A declaração de IVA reflete o crédito na próxima submissão MTD.
O meu contabilista pode aceder ao livro-razão da Clear Books que inclui as vendas do Oliver POS?
Sim. A Clear Books tem acesso gratuito para contabilistas. Assim que as vendas do Oliver POS chegam à Clear Books através do WooCommerce, o seu contabilista vê o livro-razão unificado e prepara as declarações de IVA ou as contas de fim de ano diretamente a partir dele.
O Oliver POS tem uma parceria com a Clear Books?
Não. O Oliver não tem parceria com a Clear Books ou qualquer outra plataforma de contabilidade. Suportamos a Clear Books porque o seu conector do WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, IVA e clientes da sua loja — e o Oliver regista todas as vendas na loja no WooCommerce como uma encomenda padrão, para que o mesmo conector a capte automaticamente. A sua subscrição da Clear Books, o seu livro-razão e o seu contrato permanecem entre si e a Clear Books.
O Oliver cobra extra para usar a Clear Books?
Não. Paga diretamente à Clear Books com base nos preços publicados da Clear Books. O preçário do Oliver é uma taxa mensal fixa de software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.
As minhas vendas na loja e online serão reconciliadas contra um único conjunto de livros na Clear Books?
Sim. O Oliver POS regista as vendas da caixa registadora na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, portanto, quando as encomendas chegam ao conector da Clear Books, já são um fluxo de encomendas unificado. A Clear Books vê um único fluxo de receita, um total de responsabilidade de IVA e um livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um na loja.
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