POS Reckon Accounts WooCommerce — Guia de Integração Oliver POS

O Oliver POS não tem parceria com a Reckon. Suporta a Reckon da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do Reckon Accounts for WooCommerce, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para o Reckon Accounts em tempo real (ou de acordo com o calendário que configurou). Assim que compreender isto, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver POS regista na caixa cria uma encomenda normal no WooCommerce, o conector Reckon publica-a e as suas receitas em loja vão parar ao mesmo livro-razão do Reckon Accounts que as suas receitas online. O Reckon Accounts trata da contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver POS é a caixa registadora por cima.

O que é exatamente o Reckon Accounts

O Reckon Accounts (e o Reckon One, nativo da nuvem) é a plataforma de contabilidade australiana para PMEs de longa data, com profundas relações no canal de contabilistas. O Reckon é mais frequentemente utilizado por pequenas empresas australianas com um contabilista de longa data que usa o Reckon — o contabilista escolheu o livro-razão, por isso a empresa usa-o. O conector WooCommerce + Reckon publica as encomendas como faturas Reckon.

Para os nossos propósitos, o mais importante sobre o Reckon não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe no Reckon. O Oliver POS não adiciona um segundo conector Reckon nem modifica o caminho dos dados. Regista as vendas da caixa registadora no WooCommerce e o conector Reckon existente recolhe-as.

Como o Oliver POS envia as vendas em loja para o Reckon Accounts

O fluxo do POS Reckon Accounts WooCommerce dentro do Oliver POS é curto e previsível:

1. O operador de caixa regista a venda na caixa registadora do Oliver POS, digitaliza ou seleciona os artigos e toca em Cobrar.
2. O Oliver POS solicita a associação de um cliente — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
3. O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja utilize.
4. O Oliver POS cria uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de GST e método de pagamento.
5. O Reckon Accounts for WooCommerce deteta a nova encomenda através dos hooks do WooCommerce em segundos.
6. O conector publica uma fatura fiscal no Reckon Accounts com os códigos de GST corretos, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
7. O processamento padrão do Reckon Accounts é executado no novo documento — lançamentos contabilísticos, correspondência de pagamentos, provisões de GST e qualquer automação a jusante que tenha configurado.

De ponta a ponta, a venda em loja chega ao Reckon Accounts antes de o cliente sair da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.

O conector Reckon Accounts WooCommerce — aquilo em que o Oliver POS se baseia

O Oliver POS não adiciona um segundo conector Reckon nem duplica a sincronização. O plugin em que o Oliver POS se baseia é o Reckon Accounts for WooCommerce padrão, disponível em www.reckon.com/au/integrations/woocommerce/. Foi criado especificamente para lidar com o caminho de dados WooCommerce → Reckon Accounts, incluindo o mapeamento de GST, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.

A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-o à sua conta Reckon Accounts, mapeie o plano de contas e os códigos de GST e deixe a sincronização inicial ser executada. Uma vez feito isso, cada encomenda do WooCommerce — incluindo cada venda da caixa registadora do Oliver POS — flui para o Reckon Accounts pelo mesmo caminho.

Porque é importante enviar as vendas em loja para o Reckon Accounts

A maioria dos retalhistas que usam o Reckon numa loja WooCommerce tem um livro-razão com um desvio para o online, porque é online que os dados têm historicamente fluido de forma automática. O resultado é um livro-razão do Reckon Accounts que sabe tudo sobre as encomendas online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:

• O fluxo de trabalho do contabilista assume que o Reckon está completo. Um POS que alimenta folhas de cálculo coloca o contabilista de volta ao modo de reconciliação.
• A preparação do BAS leva horas extras. O fluxo de trabalho do BAS do Reckon assume que o livro-razão é a fonte da verdade.
• As contas estatutárias de final de ano dependem disso. O final de ano de uma pequena empresa depende de o livro-razão do Reckon estar completo.

Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. O Reckon Accounts vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de GST e um único livro-razão de clientes para a atividade online e em loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e em loja combinados.

O que isto NÃO é

O Oliver POS não é um parceiro da Reckon. Não há acordo de co-marketing, nem partilha de receitas, nem preços especiais da Reckon para os comerciantes do Oliver POS. O Oliver POS não se interpõe entre o WooCommerce e a Reckon; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce utiliza. O Oliver POS não cobra uma margem de lucro, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição da Reckon. A sua conta Reckon, o seu livro-razão e o seu contrato são inteiramente entre si e a Reckon.

Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver POS escreve nela; a Reckon lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar a Reckon, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.

Configuração em 4 passos

1. Instale o Reckon Accounts for WooCommerce no seu site WordPress e ligue-o à sua conta Reckon Accounts, mapeando as contas de vendas, GST e métodos de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas Reckon.
2. Verifique se a sincronização inicial está concluída e confirme que uma encomenda online recente aparece como a fatura fiscal esperada no Reckon.
3. Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme que a solicitação de captura de cliente está ativada no checkout.
4. Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um cliente e confirme que a fatura fiscal aparece no Reckon com os totais e as divisões de GST corretos.

Perguntas Frequentes

O Reckon suporta a sincronização em tempo real das vendas do Oliver POS?

O conector Reckon WooCommerce normalmente funciona quase em tempo real (a cada poucos minutos) ou por encomenda, dependendo da implementação. De qualquer forma, as vendas do Oliver POS chegam ao Reckon da mesma forma e no mesmo calendário que as encomendas online do WooCommerce.

O Reckon One (a versão na nuvem) pode funcionar com o Oliver POS?

Sim. A integração do Reckon One com o WooCommerce segue o mesmo padrão do Reckon Accounts. O Oliver POS regista a venda no WooCommerce; o Reckon One recolhe-a através do conector.

O Oliver POS tem uma parceria com a Reckon?

Não. O Oliver POS não tem parceria com a Reckon nem com qualquer outra plataforma de contabilidade. Suportamos a Reckon porque o seu conector WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, GST e clientes da sua loja — e o Oliver POS regista cada venda em loja no WooCommerce como uma encomenda padrão, pelo que o mesmo conector a recolhe automaticamente. A sua subscrição da Reckon, o seu livro-razão e o seu contrato permanecem entre si e a Reckon.

O Oliver POS cobra extra para usar o Reckon?

Não. Paga diretamente à Reckon com base nos preços publicados da Reckon. O preçário do Oliver POS é uma taxa mensal fixa de software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.

As minhas vendas em loja e online serão reconciliadas num único conjunto de livros no Reckon?

Sim. O Oliver POS regista as vendas da caixa registadora na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, pelo que, quando as encomendas chegam ao conector Reckon, já são um fluxo de encomendas unificado. O Reckon vê um único fluxo de receitas, um único total de responsabilidade de GST e um único livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um em loja.

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