Guia de Integração do Sage Intacct WooCommerce POS — Oliver POS

O Oliver POS não tem uma parceria com o Sage Intacct. Suporta o Sage Intacct da mesma forma que qualquer loja WooCommerce — através do eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct, que já sincroniza encomendas, clientes e reembolsos do WooCommerce para o Sage Intacct em tempo real (ou no horário que configurou). Depois de compreender isto, o resto deste guia é mecânico: cada venda que o Oliver regista no balcão cria uma encomenda normal do WooCommerce, o conector do Sage Intacct publica-a e as suas receitas em loja física são registadas no mesmo livro-razão do Sage Intacct que as suas receitas online. O Sage Intacct faz a contabilidade. O WooCommerce é o sistema de registo. O Oliver é a caixa registadora por cima.

O que é exatamente o Sage Intacct

O Sage Intacct é a plataforma de gestão financeira nativa da nuvem da Sage, destinada a clientes de média dimensão e empresariais com várias entidades — grupos de restaurantes, redes de franchising, retalhistas com várias insígnias e organizações sem fins lucrativos com vertentes de retalho. O seu diferenciador são os relatórios dimensionais. O conector WooCommerce + Sage Intacct (via eBridge, Trillium ou middleware) sincroniza as encomendas como faturas do Sage Intacct.

Para os nossos propósitos, o importante sobre o Sage Intacct não é nenhuma funcionalidade específica — é que o conector do WooCommerce é maduro, bem suportado e trata cada encomenda do WooCommerce como uma transação de primeira classe no Sage Intacct. O Oliver POS não adiciona um segundo conector do Sage Intacct nem modifica o caminho dos dados. Regista as vendas da caixa registadora no WooCommerce e o conector do Sage Intacct existente recolhe-as.

Como o Oliver POS envia as vendas em loja para o Sage Intacct

O fluxo de POS WooCommerce do Sage Intacct dentro do Oliver é curto e previsível:

1. O operador de caixa regista a venda na caixa registadora do Oliver, digitaliza ou seleciona os artigos e toca em Cobrar.
2. O Oliver solicita a associação de um cliente — por pesquisa de e-mail, pesquisa de número de telefone ou um novo cartão de cliente.
3. O operador de caixa recebe o pagamento através de qualquer gateway de pagamento do WooCommerce que a loja utilize.
4. O Oliver cria uma encomenda padrão do WooCommerce com o ID do cliente, itens de linha, totais, divisões de imposto sobre vendas/IVA e método de pagamento.
5. O eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct vê a nova encomenda através dos ganchos do WooCommerce em segundos.
6. O conector publica uma fatura ou encomenda de venda no Sage Intacct com os códigos de imposto sobre vendas/IVA corretos, cliente e mapeamentos de conta de receita/pagamento.
7. O processamento padrão do Sage Intacct é executado no novo documento — lançamentos no diário, correspondência de pagamentos, provisões de imposto sobre vendas/IVA e qualquer automação a jusante que tenha configurado.

De ponta a ponta, a venda em loja chega ao Sage Intacct antes de o cliente sair da loja (no modo por encomenda) ou como parte do próximo resumo de fim de dia (no modo de resumo diário). De qualquer forma, não é necessária nenhuma entrada manual.

O conector WooCommerce do Sage Intacct — no qual o Oliver se baseia

O Oliver não adiciona um segundo conector do Sage Intacct nem duplica a sincronização. O plugin no qual o Oliver se baseia é o eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct padrão, disponível em www.ebridgeconnections.com/integrations/woocommerce/sage-intacct/. Foi criado especificamente para lidar com o caminho de dados do WooCommerce → Sage Intacct, incluindo mapeamento de imposto sobre vendas/IVA, correspondência de clientes, tratamento de reembolsos e o fluxo de relatórios padrão.

A configuração é idêntica à de qualquer loja WooCommerce: instale o conector, ligue-o à sua conta Sage Intacct, mapeie o plano de contas e os códigos de imposto sobre vendas/IVA e deixe a sincronização inicial ser executada. Uma vez feito isso, cada encomenda do WooCommerce — incluindo cada venda da caixa registadora do Oliver POS — flui para o Sage Intacct pelo mesmo caminho.

Porque é importante enviar as vendas em loja para o Sage Intacct

A maioria dos retalhistas que utilizam o Sage Intacct numa loja WooCommerce tem um livro-razão com um pendor para o online, porque historicamente é online que os dados fluem automaticamente. O resultado é um livro-razão do Sage Intacct que sabe tudo sobre as encomendas online e quase nada sobre as vendas ao balcão. As consequências a jusante são reais:

• As dimensões desaparecem de um POS desligado. O GL dimensional do Intacct é o ponto principal. Um POS que alimenta folhas de cálculo de fim de dia perde todas as dimensões, exceto "data" e "total".
• A alocação de várias entidades corre mal. Um POS que publica tudo numa única entidade quebra a consolidação ao nível do grupo pela qual os clientes do Intacct compram a plataforma.
• As equipas financeiras não conseguem responder a perguntas simples. "Qual loja cresceu mais rapidamente este trimestre?" deveria ser uma resposta de um clique no Intacct. Um POS desligado torna-o num projeto.

Envie as vendas do Oliver POS através da sincronização do WooCommerce e todos esses problemas resolvem-se de uma só vez. O Sage Intacct vê um fluxo de receitas, um total de responsabilidade de imposto sobre vendas/IVA e um livro-razão de clientes em toda a atividade online e em loja. A reconciliação do contabilista com o banco deixa de ser um exercício forense. O consultor ou contabilista trabalha a partir de uma única fonte. O painel de controlo finalmente diz-lhe o que o seu negócio está realmente a fazer — online e em loja combinados.

O que isto NÃO é

O Oliver POS não é um parceiro do Sage Intacct. Não há acordo de co-marketing, não há partilha de receitas e não há preços especiais do Sage Intacct para os comerciantes do Oliver. O Oliver não se insere entre o WooCommerce e o Sage Intacct; o caminho dos dados é exatamente o mesmo que qualquer loja WooCommerce utiliza. O Oliver não cobra uma margem de lucro, não adiciona uma taxa por transação e não fica com uma parte da subscrição do Sage Intacct. A sua conta, livro-razão e contrato do Sage Intacct são inteiramente entre si e o Sage Intacct.

Também vale a pena dizer que o Oliver POS não altera a história da propriedade dos dados. A tabela de encomendas do WooCommerce na sua própria instalação do WordPress continua a ser a fonte da verdade. O Oliver escreve nela; o Sage Intacct lê a partir dela através do conector. Se alguma vez deixar o Sage Intacct, os dados permanecem onde sempre estiveram — no WooCommerce.

Configuração em 4 passos

1. Instale o eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct no seu site WordPress e ligue-o à sua conta Sage Intacct, mapeando as contas de vendas, imposto sobre vendas/IVA e método de pagamento do WooCommerce para o seu plano de contas do Sage Intacct.
2. Verifique se a sincronização inicial está concluída e confirme que uma encomenda online recente aparece como a fatura ou encomenda de venda esperada no Sage Intacct.
3. Instale o Oliver POS, inicie sessão na caixa registadora no seu tablet de balcão e confirme que o pedido de captura de cliente está ativado no checkout.
4. Execute uma pequena venda de teste ao vivo no balcão, associe um cliente e confirme que a fatura ou encomenda de venda aparece no Sage Intacct com os totais e as divisões de imposto sobre vendas/IVA corretos.

Perguntas Frequentes

As dimensões do Sage Intacct serão preservadas nas vendas do Oliver POS?

Sim. As encomendas do WooCommerce transportam metadados de ponto de venda, cliente e produto, que o conector do Sage Intacct mapeia para as dimensões do Intacct (entidade, localização, departamento, etc.). As vendas em loja são inseridas nos mesmos relatórios dimensionais que as vendas online.

O Sage Intacct suporta várias moedas para pontos de venda internacionais do Oliver POS?

Sim. O Sage Intacct é multimoeda nativamente. As lojas WooCommerce configuradas por moeda alimentam a entidade correta no Sage Intacct, e o Intacct trata da consolidação ao nível do grupo.

O Oliver POS tem uma parceria com o Sage Intacct?

Não. O Oliver não tem parceria com o Sage Intacct ou qualquer outra plataforma de contabilidade. Suportamos o Sage Intacct porque o seu conector do WooCommerce já extrai encomendas, reembolsos, imposto sobre vendas/IVA e clientes da sua loja — e o Oliver escreve cada venda em loja no WooCommerce como uma encomenda padrão, para que o mesmo conector a recolha automaticamente. A sua subscrição do Sage Intacct, o seu livro-razão e o seu contrato permanecem entre si e o Sage Intacct.

O Oliver cobra extra para usar o Sage Intacct?

Não. Você paga diretamente ao Sage Intacct com base nos preços publicados do Sage Intacct. O preçário do Oliver é uma taxa mensal fixa de software de POS que não tem nada a ver com a plataforma de contabilidade que escolher.

As minhas vendas em loja e online serão reconciliadas com um único conjunto de livros no Sage Intacct?

Sim. O Oliver POS escreve as vendas da caixa registadora na mesma loja WooCommerce que alimenta o seu checkout online, por isso, quando as encomendas chegam ao conector do Sage Intacct, já são um fluxo de encomendas unificado. O Sage Intacct vê um fluxo de receitas, um total de responsabilidade de imposto sobre vendas/IVA e um livro-razão de clientes — sem reconciliação manual entre um conjunto de livros online e um em loja.

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