QuickBooks Online WooCommerce POS — Ghid de integrare Oliver POS

Oliver POS nu are un parteneriat cu QuickBooks. Acesta acceptă QuickBooks în același mod în care o face orice magazin WooCommerce — prin MyWorks Sync for QuickBooks Online, care sincronizează deja comenzile, clienții și rambursările WooCommerce în QuickBooks Online în timp real (sau conform programului pe care l-ați configurat). Odată ce înțelegeți acest lucru, restul acestui ghid este mecanic: fiecare vânzare pe care Oliver o înregistrează la tejghea scrie o comandă normală WooCommerce, conectorul QuickBooks o postează, iar veniturile din magazinul fizic ajung în același registru QuickBooks Online ca și veniturile online. QuickBooks Online se ocupă de contabilitate. WooCommerce este sistemul de înregistrare. Oliver este casa de marcat de deasupra.

Ce este QuickBooks Online, mai exact

QuickBooks Online este platforma de contabilitate în cloud a Intuit — cel mai utilizat registru contabil pentru întreprinderi mici și mijlocii din America de Nord și unul dintre cele mai utilizate din lume. Pentru magazinele WooCommerce, modelul de conector stabilit este facturi pe comandă sau chitanțe de vânzare în timp real, sau înregistrări jurnal de sinteză la sfârșitul zilei cu defalcări pe cod fiscal, pe metodă de plată și pe punct de vânzare.

Pentru scopurile noastre, lucrul important despre QuickBooks nu este vreo caracteristică specifică — ci faptul că conectorul WooCommerce este matur, bine susținut și tratează fiecare comandă WooCommerce ca pe o tranzacție de prim rang în QuickBooks. Oliver POS nu adaugă un al doilea conector QuickBooks și nu modifică calea datelor. Acesta scrie vânzările de la casa de marcat în WooCommerce, iar conectorul QuickBooks existent le preia.

Cum trimite Oliver POS vânzările din magazin în QuickBooks Online

Fluxul QuickBooks WooCommerce POS în cadrul Oliver este scurt și previzibil:

1. Casierul înregistrează vânzarea la casa de marcat Oliver, scanează sau selectează articole și apasă pe Încasare.
2. Oliver solicită atașarea unui client — prin căutare după e-mail, căutare după număr de telefon sau o fișă de client nouă.
3. Casierul preia plata prin orice gateway de plată WooCommerce pe care îl folosește magazinul.
4. Oliver scrie o comandă standard WooCommerce cu ID-ul clientului, articolele de linie, totalurile, defalcările impozitului pe vânzări și metoda de plată.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online vede noua comandă prin intermediul hook-urilor WooCommerce în câteva secunde.
6. Conectorul postează o factură sau o chitanță de vânzare în QuickBooks Online cu codurile de impozit pe vânzări corecte, clientul și mapările conturilor de venituri/plăți.
7. Procesarea standard a QuickBooks Online rulează pe noul document — înregistrări în jurnal, potrivirea plăților, acumulări de impozit pe vânzări și orice automatizare ulterioară pe care ați configurat-o.

De la un capăt la altul, vânzarea din magazin ajunge în QuickBooks Online înainte ca clientul să părăsească magazinul (în modul per-comandă) sau ca parte a următorului rezumat de la sfârșitul zilei (în modul rezumat zilnic). În orice caz, nu este necesară nicio introducere manuală.

Conectorul QuickBooks Online WooCommerce — pe ce se bazează Oliver

Oliver nu adaugă un al doilea conector QuickBooks și nu dublează sincronizarea. Pluginul pe care se bazează Oliver este standardul MyWorks Sync for QuickBooks Online, disponibil la wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Este construit special pentru a gestiona calea de date WooCommerce → QuickBooks Online, inclusiv maparea impozitului pe vânzări, potrivirea clienților, gestionarea rambursărilor și fluxul standard de raportare.

Configurarea este identică cu cea pentru orice magazin WooCommerce: instalați conectorul, conectați-vă la contul dvs. QuickBooks Online, mapați planul de conturi și codurile de impozit pe vânzări și lăsați sincronizarea inițială să ruleze. Odată ce acest lucru este făcut, fiecare comandă WooCommerce — inclusiv fiecare vânzare de la casa de marcat Oliver POS — curge în QuickBooks Online pe aceeași cale.

De ce este importantă trimiterea vânzărilor din magazin în QuickBooks Online

Majoritatea comercianților care rulează QuickBooks pe un magazin WooCommerce au un registru contabil orientat spre online, deoarece online este locul unde datele au curs istoric în mod automat. Rezultatul este un registru QuickBooks Online care știe totul despre comenzile online și aproape nimic despre vânzările de la tejghea. Consecințele ulterioare sunt reale:

• Reconcilierea zilnică deviază. Un registru QuickBooks care are comenzi online, dar nu și vânzări din magazin, nu se reconciliază cu depozitul bancar, ceea ce înseamnă că dimineața de luni a contabilului devine un exercițiu criminalistic în loc de o reconciliere de rutină.
• Datoria privind impozitul pe vânzări este greșită. QuickBooks rulează raportul privind datoria impozitului pe vânzări din facturile din registru. Dacă jumătate din venituri lipsesc, raportul este greșit cu jumătate.
• Raportarea la nivel de client este pe jumătate oarbă. Rapoartele de clienți ale QuickBooks văd doar comenzile online. Un client angro care ridică de la tejghea nu acumulează venituri pe contactul QuickBooks.
• Sfârșitul de an este mai greu decât ar trebui să fie. CPA-ul petrece luna ianuarie reconstruind veniturile din magazin din exporturile POS în loc să extragă rapoarte curate din QuickBooks.

Trimiteți vânzările Oliver POS prin sincronizarea WooCommerce și toate aceste probleme se rezolvă dintr-o dată. QuickBooks Online vede un singur flux de venituri, un singur total al datoriilor privind impozitul pe vânzări și un singur registru de clienți pentru activitatea online și cea din magazin. Reconcilierea contabilului cu banca nu mai este un exercițiu criminalistic. Consilierul sau contabilul lucrează dintr-o singură sursă. Tabloul de bord vă arată în sfârșit ce face cu adevărat afacerea dvs. — online și în magazin, combinate.

Ce NU este aceasta

Oliver POS nu este un partener QuickBooks. Nu există niciun acord de co-marketing, nicio împărțire a veniturilor și niciun preț special QuickBooks pentru comercianții Oliver. Oliver nu se interpune între WooCommerce și QuickBooks; calea datelor este exact aceeași pe care o folosește orice magazin WooCommerce. Oliver nu percepe un adaos, nu adaugă o taxă pe tranzacție și nu ia o parte din abonamentul QuickBooks. Contul, registrul și contractul dvs. QuickBooks sunt în întregime între dvs. și QuickBooks.

De asemenea, merită menționat că Oliver POS nu schimbă povestea proprietății datelor. Tabelul de comenzi WooCommerce din propria dvs. instalare WordPress rămâne sursa de adevăr. Oliver scrie în el; QuickBooks citește din el prin intermediul conectorului. Dacă părăsiți vreodată QuickBooks, datele rămân acolo unde au fost întotdeauna — în WooCommerce.

Configurare în 4 pași

1. Instalați MyWorks Sync for QuickBooks Online pe site-ul dvs. WordPress și conectați-l la contul dvs. QuickBooks Online, mapând conturile de vânzări, impozit pe vânzări și metode de plată WooCommerce la planul dvs. de conturi QuickBooks.
2. Verificați finalizarea sincronizării inițiale și confirmați că o comandă online recentă apare ca fiind factura sau chitanța de vânzare așteptată în QuickBooks.
3. Instalați Oliver POS, conectați-vă la casa de marcat de pe tableta de la tejghea și confirmați că solicitarea de capturare a clientului este activată la finalizarea comenzii.
4. Efectuați o mică vânzare de test live la tejghea, atașați un client și confirmați că factura sau chitanța de vânzare apare în QuickBooks cu totalurile și defalcările impozitului pe vânzări corecte.

Întrebări frecvente

Facturi pe comandă sau înregistrări jurnal la sfârșitul zilei — ce mod ar trebui să folosesc?

Depinde de preferința contabilului dvs. și de volumul dvs. Facturile pe comandă oferă cea mai curată raportare la nivel de client în QuickBooks — fiecare comandă WooCommerce (online sau în magazin) este propria sa factură. Înregistrările jurnal la sfârșitul zilei sunt mai ușoare pentru magazinele cu volum mare: o înregistrare pe zi pe punct de vânzare, cu defalcări de venituri, taxe și metode de plată, postate în conturile corecte. În orice caz, vânzările Oliver POS urmează orice mod ați ales, deoarece toate curg prin același conector QuickBooks.

Gestionează conectorul QuickBooks rambursările Oliver POS?

Da. O rambursare emisă la casa de marcat Oliver POS scrie o acțiune de rambursare WooCommerce, pe care conectorul QuickBooks o postează ca o notă de credit împotriva facturii originale (modul per-comandă) sau ca o linie negativă în înregistrarea jurnalului zilnic (modul rezumat). Atât datoria privind impozitul pe vânzări, cât și registrul de clienți se actualizează corect.

Are Oliver POS un parteneriat cu QuickBooks?

Nu. Oliver nu are parteneriate cu QuickBooks sau cu orice altă platformă de contabilitate. Susținem QuickBooks deoarece conectorul său WooCommerce preia deja comenzile, rambursările, impozitul pe vânzări și clienții din magazinul dvs. — iar Oliver scrie fiecare vânzare din magazin în WooCommerce ca o comandă standard, astfel încât același conector o preia automat. Abonamentul, registrul și contractul dvs. QuickBooks rămân între dvs. și QuickBooks.

Percepe Oliver o taxă suplimentară pentru a utiliza QuickBooks?

Nu. Plătiți QuickBooks direct la prețurile publicate de QuickBooks. Prețurile Oliver reprezintă o taxă lunară fixă pentru software-ul POS, care nu are nicio legătură cu platforma de contabilitate pe care o alegeți.

Se vor reconcilia vânzările mele din magazin și online cu un singur set de registre în QuickBooks?

Da. Oliver POS scrie vânzările de la casa de marcat în același magazin WooCommerce care alimentează și checkout-ul online, astfel încât, în momentul în care comenzile ajung la conectorul QuickBooks, acestea sunt deja un flux de comenzi unificat. QuickBooks vede un singur flux de venituri, un singur total al datoriilor privind impozitul pe vânzări și un singur registru de clienți — fără reconciliere manuală între un set de registre online și unul din magazin.

Încercați Oliver POS gratuit timp de 30 de zile la /demo/ — aduceți magazinul dvs. WooCommerce existent și abonamentul QuickBooks Online existent și veți avea veniturile din magazin în același registru QuickBooks ca și comenzile online în mai puțin de o oră. Construit pentru comercianții mici și mijlocii din America de Nord, dar disponibil oriunde rulează WooCommerce.