KashFlow WooCommerce POS — คู่มือการผสานการทำงานกับ Oliver POS

Oliver POS ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ KashFlow แต่รองรับ KashFlow ในลักษณะเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปทำ นั่นคือผ่านปลั๊กอิน KashFlow for WooCommerce ซึ่งซิงค์คำสั่งซื้อ ลูกค้า และการคืนเงินของ WooCommerce ไปยัง KashFlow แบบเรียลไทม์ (หรือตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งค่าไว้) อยู่แล้ว เมื่อคุณเข้าใจหลักการนี้แล้ว ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ก็เป็นเรื่องทางเทคนิคล้วนๆ: ทุกยอดขายที่ Oliver POS บันทึกที่เคาน์เตอร์จะถูกเขียนเป็นคำสั่งซื้อปกติของ WooCommerce จากนั้นตัวเชื่อมต่อ KashFlow จะโพสต์ข้อมูลนั้น และรายได้ในร้านของคุณจะไปอยู่ในบัญชีแยกประเภท KashFlow เดียวกันกับรายได้ออนไลน์ของคุณ KashFlow ทำหน้าที่ด้านบัญชี WooCommerce เป็นระบบบันทึกข้อมูลหลัก และ Oliver POS คือเครื่องบันทึกเงินสดที่ทำงานอยู่ด้านบน

KashFlow คืออะไรกันแน่

KashFlow (ส่วนหนึ่งของ IRIS Software) เป็นแพลตฟอร์มบัญชีคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กในสหราชอาณาจักรที่ได้รับความนิยมในหมู่ผู้ประกอบการรายเดียวและบริษัทจำกัดขนาดเล็ก ได้รับการอนุมัติจาก HMRC สำหรับ Making Tax Digital (MTD) และเป็นส่วนหน้าของการทำบัญชีที่นักบัญชีในสหราชอาณาจักรหลายคนเลือกใช้ในชุดซอฟต์แวร์ IRIS ตัวเชื่อมต่อ KashFlow WooCommerce จะโพสต์คำสั่งซื้อเป็นใบแจ้งหนี้และลูกค้าเป็นลูกค้าของ KashFlow

สำหรับวัตถุประสงค์ของเรา สิ่งสำคัญเกี่ยวกับ KashFlow ไม่ใช่ฟีเจอร์ใดฟีเจอร์หนึ่งโดยเฉพาะ แต่คือการที่ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce นั้นสมบูรณ์ ได้รับการสนับสนุนอย่างดี และถือว่าทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce เป็นธุรกรรมชั้นหนึ่งใน KashFlow Oliver POS ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ KashFlow ตัวที่สองหรือแก้ไขเส้นทางข้อมูล แต่จะเขียนยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดลงใน WooCommerce และตัวเชื่อมต่อ KashFlow ที่มีอยู่จะดึงข้อมูลเหล่านั้นไป

วิธีที่ Oliver POS ส่งยอดขายหน้าร้านไปยัง KashFlow

ขั้นตอนการทำงานของ KashFlow WooCommerce POS ภายใน Oliver นั้นสั้นและคาดเดาได้:

1. พนักงานแคชเชียร์บันทึกการขายบนเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver สแกนหรือเลือกสินค้า แล้วแตะที่ปุ่มชำระเงิน
2. Oliver จะแจ้งให้แนบข้อมูลลูกค้า โดยค้นหาจากอีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างบัตรลูกค้าใหม่
3. พนักงานแคชเชียร์รับชำระเงินผ่านช่องทางการชำระเงินของ WooCommerce ที่ร้านค้าใช้
4. Oliver เขียนคำสั่งซื้อมาตรฐานของ WooCommerce พร้อมด้วยรหัสลูกค้า รายการสินค้า ยอดรวม การแยก VAT และวิธีการชำระเงิน
5. ปลั๊กอิน KashFlow for WooCommerce จะเห็นคำสั่งซื้อใหม่ผ่าน WooCommerce hooks ภายในไม่กี่วินาที
6. ตัวเชื่อมต่อจะโพสต์ใบแจ้งหนี้ไปยัง KashFlow พร้อมรหัส VAT ที่ถูกต้อง ลูกค้า และการจับคู่รายได้/บัญชีการชำระเงิน
7. กระบวนการมาตรฐานของ KashFlow จะทำงานกับเอกสารใหม่ ซึ่งรวมถึงการลงบันทึกรายวัน การจับคู่การชำระเงิน การบันทึก VAT ค้างจ่าย และระบบอัตโนมัติปลายน้ำใดๆ ที่คุณตั้งค่าไว้

ตั้งแต่ต้นจนจบ ยอดขายหน้าร้านจะไปถึง KashFlow ก่อนที่ลูกค้าจะออกจากร้าน (ในโหมดต่อคำสั่งซื้อ) หรือเป็นส่วนหนึ่งของสรุปยอดสิ้นวันถัดไป (ในโหมดสรุปรายวัน) ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ก็ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ตัวเชื่อมต่อ KashFlow WooCommerce — สิ่งที่ Oliver POS ใช้เป็นพื้นฐาน

Oliver ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ KashFlow ตัวที่สองหรือทำการซิงค์ซ้ำซ้อน ปลั๊กอินที่ Oliver ใช้เป็นพื้นฐานคือ KashFlow for WooCommerce มาตรฐาน ซึ่งมีอยู่ที่ wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/ ถูกสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการเส้นทางข้อมูลจาก WooCommerce ไปยัง KashFlow รวมถึงการจับคู่ VAT การจับคู่ลูกค้า การจัดการการคืนเงิน และขั้นตอนการรายงานมาตรฐาน

การตั้งค่าเหมือนกับการตั้งค่าสำหรับร้านค้า WooCommerce ทั่วไป: ติดตั้งตัวเชื่อมต่อ เชื่อมต่อกับบัญชี KashFlow ของคุณ จับคู่ผังบัญชีและรหัส VAT แล้วปล่อยให้การซิงค์ครั้งแรกทำงาน เมื่อเสร็จสิ้น ทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce — รวมถึงทุกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver POS — จะไหลเข้าสู่ KashFlow ในเส้นทางเดียวกัน

เหตุใดการส่งยอดขายหน้าร้านไปยัง KashFlow จึงมีความสำคัญ

ผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่ที่ใช้ KashFlow กับร้านค้า WooCommerce มักจะมีบัญชีแยกประเภทที่เน้นข้อมูลออนไลน์เป็นหลัก เนื่องจากในอดีตข้อมูลออนไลน์เป็นส่วนที่ไหลเข้าระบบโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์คือบัญชีแยกประเภท KashFlow ที่รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับคำสั่งซื้อออนไลน์ แต่แทบไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับยอดขายที่เคาน์เตอร์ ผลที่ตามมานั้นเป็นเรื่องจริง:

• การยื่น MTD เป็นตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง KashFlow ยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม MTD จากใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภท การที่ยอดขายหน้าร้านหายไปหมายความว่าตัวเลขในช่อง 9 ของแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มจะแสดงต่ำกว่าความเป็นจริง
• บัญชีตามกฎหมาย ณ สิ้นปีถูกสร้างขึ้นใหม่แทนที่จะดึงข้อมูลมาใช้ บริษัทจำกัดขนาดเล็กต้องยื่นบัญชีที่ Companies House ทุกปี การสร้างรายได้หน้าร้านขึ้นมาใหม่จากข้อมูลส่งออกของ POS มักเป็นสาเหตุหลักของความเจ็บปวดในช่วงสิ้นปี
• นักบัญชีได้รับข้อมูลจากสองแหล่ง บ่อยครั้งที่เลือกใช้ KashFlow เพราะนักบัญชีใช้งานอยู่ การมี POS ที่ไม่ส่งข้อมูลให้ KashFlow ก็เท่ากับขัดขวางเหตุผลที่เลือกใช้

ส่งยอดขายจาก Oliver POS ผ่านการซิงค์ของ WooCommerce แล้วปัญหาเหล่านั้นทั้งหมดจะได้รับการแก้ไขในทันที KashFlow จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดรวมหนี้สิน VAT เดียว และบัญชีแยกประเภทลูกค้าเดียวสำหรับกิจกรรมทั้งออนไลน์และในร้าน การกระทบยอดของนักบัญชีกับธนาคารจะไม่ใช่การสืบสวนสอบสวนอีกต่อไป ที่ปรึกษาหรือนักบัญชีทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียว ในที่สุดแดชบอร์ดก็จะบอกคุณว่าธุรกิจของคุณกำลังทำอะไรอยู่จริงๆ — ทั้งออนไลน์และในร้านรวมกัน

นี่คือสิ่งที่ไม่ใช่

Oliver POS ไม่ใช่พันธมิตรของ KashFlow ไม่มีการทำข้อตกลงการตลาดร่วมกัน ไม่มีการแบ่งปันรายได้ และไม่มีราคาพิเศษของ KashFlow สำหรับผู้ค้า Oliver Oliver ไม่ได้แทรกตัวอยู่ระหว่าง WooCommerce และ KashFlow เส้นทางข้อมูลเป็นเส้นทางเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ใดๆ ใช้ Oliver ไม่ได้คิดค่าบริการเพิ่ม ไม่ได้เพิ่มค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม และไม่ได้หักส่วนแบ่งจากการสมัครสมาชิก KashFlow บัญชี KashFlow บัญชีแยกประเภท และสัญญาของคุณเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ KashFlow เท่านั้น

นอกจากนี้ยังควรกล่าวว่า Oliver POS ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเรื่องความเป็นเจ้าของข้อมูล ตารางคำสั่งซื้อของ WooCommerce บนการติดตั้ง WordPress ของคุณเองยังคงเป็นแหล่งข้อมูลจริง Oliver เขียนข้อมูลเข้าไป KashFlow อ่านข้อมูลจากตารางนั้นผ่านตัวเชื่อมต่อ หากคุณเลิกใช้ KashFlow ข้อมูลจะยังคงอยู่ที่เดิมเสมอ — ใน WooCommerce

ตั้งค่าใน 4 ขั้นตอน

1. ติดตั้ง KashFlow for WooCommerce บนเว็บไซต์ WordPress ของคุณและเชื่อมต่อกับบัญชี KashFlow ของคุณ โดยจับคู่บัญชียอดขาย VAT และวิธีการชำระเงินของ WooCommerce กับผังบัญชี KashFlow ของคุณ
2. ตรวจสอบว่าการซิงค์ครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์และยืนยันว่าคำสั่งซื้อออนไลน์ล่าสุดปรากฏเป็นใบแจ้งหนี้ที่คาดไว้ใน KashFlow
3. ติดตั้ง Oliver POS ลงชื่อเข้าใช้เครื่องบันทึกเงินสดบนแท็บเล็ตที่เคาน์เตอร์ของคุณ และยืนยันว่าการแจ้งให้บันทึกข้อมูลลูกค้าเปิดใช้งานอยู่ตอนชำระเงิน
4. ทำการทดสอบการขายจริงเล็กน้อยที่เคาน์เตอร์ แนบข้อมูลลูกค้า และยืนยันว่าใบแจ้งหนี้ปรากฏใน KashFlow พร้อมยอดรวมและการแยก VAT ที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

KashFlow เป็นไปตามข้อกำหนด MTD สำหรับยอดขายหน้าร้านของ Oliver POS หรือไม่

ใช่ KashFlow ได้รับการอนุมัติจาก HMRC สำหรับ Making Tax Digital ยอดขายจาก Oliver POS จะกลายเป็นคำสั่งซื้อของ WooCommerce ตัวเชื่อมต่อ KashFlow จะโพสต์เป็นใบแจ้งหนี้ของ KashFlow พร้อมรหัส VAT ที่ถูกต้อง และการยื่น MTD จะใช้ข้อมูล VAT ที่รวมเป็นหนึ่งเดียวของ KashFlow

Oliver POS ต้องการอะไรที่เฉพาะเจาะจงสำหรับสหราชอาณาจักรเพื่อทำงานกับ KashFlow หรือไม่

ต้องการเพียงร้านค้า WooCommerce ที่กำหนดค่าสำหรับ VAT ของสหราชอาณาจักร (มาตรฐาน, ลดหย่อน, ศูนย์, ยกเว้น) และตัวเชื่อมต่อ KashFlow ที่จับคู่กับอัตรา VAT ที่ตรงกัน Oliver POS บันทึกการขายลงใน WooCommerce ตัวเชื่อมต่อจะจัดการเรื่อง KashFlow เอง

Oliver POS เป็นพันธมิตรกับ KashFlow หรือไม่

ไม่ Oliver ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ KashFlow หรือแพลตฟอร์มบัญชีอื่นใด เรารองรับ KashFlow เพราะตัวเชื่อมต่อ WooCommerce ของมันดึงคำสั่งซื้อ การคืนเงิน VAT และลูกค้าจากร้านค้าของคุณอยู่แล้ว และ Oliver เขียนทุกยอดขายหน้าร้านลงใน WooCommerce เป็นคำสั่งซื้อมาตรฐาน ดังนั้นตัวเชื่อมต่อเดียวกันจึงดึงข้อมูลไปโดยอัตโนมัติ การสมัครสมาชิก KashFlow บัญชีแยกประเภท และสัญญาของคุณยังคงเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ KashFlow

Oliver คิดค่าบริการเพิ่มเติมสำหรับการใช้ KashFlow หรือไม่

ไม่ คุณจ่ายเงินให้ KashFlow โดยตรงตามราคาที่ KashFlow ประกาศไว้ ราคาของ Oliver เป็นค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์ POS รายเดือนแบบคงที่ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มบัญชีที่คุณเลือก

ยอดขายหน้าร้านและออนไลน์ของฉันจะกระทบยอดกับบัญชีชุดเดียวใน KashFlow หรือไม่

ใช่ Oliver POS เขียนยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดลงในร้านค้า WooCommerce เดียวกันกับที่ขับเคลื่อนการชำระเงินออนไลน์ของคุณ ดังนั้นเมื่อคำสั่งซื้อไปถึงตัวเชื่อมต่อ KashFlow พวกมันก็เป็นกระแสคำสั่งซื้อที่รวมเป็นหนึ่งเดียวแล้ว KashFlow จะเห็นฟีดรายได้เดียว ยอดรวมหนี้สิน VAT เดียว และบัญชีแยกประเภทลูกค้าเดียว — ไม่มีการกระทบยอดด้วยตนเองระหว่างบัญชีออนไลน์และหน้าร้าน

ทดลองใช้ Oliver POS ฟรี 30 วันที่ /demo/ — นำร้านค้า WooCommerce ที่มีอยู่และการสมัครสมาชิก KashFlow ที่มีอยู่ของคุณมาใช้ แล้วให้รายได้หน้าร้านของคุณอยู่ในบัญชีแยกประเภท KashFlow เดียวกันกับคำสั่งซื้อออนไลน์ของคุณภายในหนึ่งชั่วโมง สร้างขึ้นสำหรับผู้ค้าปลีก SMB ในสหราชอาณาจักร แต่พร้อมใช้งานทุกที่ที่ WooCommerce ทำงาน