QuickBooks Online WooCommerce POS — คู่มือการผสานรวม Oliver POS

Oliver POS ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ QuickBooks แต่รองรับ QuickBooks ในลักษณะเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปทำ นั่นคือผ่าน MyWorks Sync for QuickBooks Online ซึ่งซิงค์คำสั่งซื้อ ลูกค้า และการคืนเงินของ WooCommerce เข้าสู่ QuickBooks Online แบบเรียลไทม์ (หรือตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งค่าไว้) อยู่แล้ว เมื่อคุณเข้าใจหลักการนี้แล้ว ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ก็เป็นเรื่องทางเทคนิคล้วนๆ: ทุกการขายที่ Oliver บันทึกที่เคาน์เตอร์จะสร้างเป็นคำสั่งซื้อปกติของ WooCommerce จากนั้นตัวเชื่อมต่อ QuickBooks จะโพสต์ข้อมูลนั้น และรายได้จากหน้าร้านของคุณก็จะไปอยู่ในสมุดบัญชี QuickBooks Online เดียวกันกับรายได้ออนไลน์ของคุณ QuickBooks Online ทำหน้าที่ด้านบัญชี WooCommerce คือระบบบันทึกข้อมูลหลัก ส่วน Oliver คือเครื่องบันทึกเงินสดที่อยู่ด้านบน

QuickBooks Online คืออะไรกันแน่

QuickBooks Online คือแพลตฟอร์มบัญชีบนคลาวด์ของ Intuit ซึ่งเป็นสมุดบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ใช้กันมากที่สุดในอเมริกาเหนือ และเป็นหนึ่งในสมุดบัญชีที่ใช้กันมากที่สุดในโลก สำหรับร้านค้า WooCommerce รูปแบบตัวเชื่อมต่อที่ใช้กันทั่วไปคือการสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินต่อคำสั่งซื้อแบบเรียลไทม์ หรือการบันทึกบัญชีสรุปยอดสิ้นวันพร้อมการแบ่งตามรหัสภาษี วิธีการชำระเงิน และสาขา

สำหรับวัตถุประสงค์ของเรา สิ่งสำคัญเกี่ยวกับ QuickBooks ไม่ใช่ฟีเจอร์ใดฟีเจอร์หนึ่งโดยเฉพาะ แต่คือการที่ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce นั้นสมบูรณ์ ได้รับการสนับสนุนอย่างดี และถือว่าทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce เป็นธุรกรรมชั้นหนึ่งใน QuickBooks Oliver POS ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ QuickBooks ตัวที่สองหรือแก้ไขเส้นทางข้อมูล แต่จะบันทึกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดเข้าสู่ WooCommerce และตัวเชื่อมต่อ QuickBooks ที่มีอยู่ก็จะดึงข้อมูลนั้นไป

Oliver POS ส่งยอดขายหน้าร้านเข้าสู่ QuickBooks Online ได้อย่างไร

ขั้นตอนการทำงานของ QuickBooks WooCommerce POS ภายใน Oliver นั้นสั้นและคาดเดาได้:

1. พนักงานเก็บเงินทำการขายบนเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver สแกนหรือเลือกสินค้า แล้วแตะที่ปุ่มชำระเงิน
2. Oliver จะแจ้งให้แนบข้อมูลลูกค้า โดยค้นหาจากอีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างบัตรลูกค้าใหม่
3. พนักงานเก็บเงินรับชำระเงินผ่านเกตเวย์การชำระเงินของ WooCommerce ที่ร้านค้าใช้
4. Oliver สร้างคำสั่งซื้อมาตรฐานของ WooCommerce พร้อมด้วย ID ลูกค้า รายการสินค้า ยอดรวม การแบ่งภาษีการขาย และวิธีการชำระเงิน
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online จะเห็นคำสั่งซื้อใหม่ผ่าน WooCommerce hooks ภายในไม่กี่วินาที
6. ตัวเชื่อมต่อจะโพสต์ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินไปยัง QuickBooks Online พร้อมรหัสภาษีการขายที่ถูกต้อง ลูกค้า และการจับคู่บัญชีรายได้/การชำระเงิน
7. กระบวนการมาตรฐานของ QuickBooks Online จะทำงานกับเอกสารใหม่นี้ เช่น การบันทึกบัญชี การจับคู่การชำระเงิน การบันทึกภาษีการขายค้างจ่าย และระบบอัตโนมัติอื่นๆ ที่คุณตั้งค่าไว้

ตั้งแต่ต้นจนจบ ยอดขายหน้าร้านจะไปถึง QuickBooks Online ก่อนที่ลูกค้าจะออกจากร้าน (ในโหมดต่อคำสั่งซื้อ) หรือเป็นส่วนหนึ่งของสรุปยอดสิ้นวันถัดไป (ในโหมดสรุปรายวัน) ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ก็ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ตัวเชื่อมต่อ QuickBooks Online WooCommerce — สิ่งที่ Oliver ใช้เป็นฐาน

Oliver ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ QuickBooks ตัวที่สองหรือทำการซิงค์ซ้ำซ้อน ปลั๊กอินที่ Oliver ใช้นั้นคือ MyWorks Sync for QuickBooks Online มาตรฐาน ซึ่งมีให้ที่ wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/ ปลั๊กอินนี้สร้างขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการเส้นทางข้อมูลจาก WooCommerce → QuickBooks Online รวมถึงการจับคู่ภาษีการขาย การจับคู่ลูกค้า การจัดการการคืนเงิน และขั้นตอนการรายงานมาตรฐาน

การตั้งค่านั้นเหมือนกับการตั้งค่าสำหรับร้านค้า WooCommerce ทั่วไป: ติดตั้งตัวเชื่อมต่อ เชื่อมต่อกับบัญชี QuickBooks Online ของคุณ จับคู่ผังบัญชีและรหัสภาษีการขาย แล้วปล่อยให้การซิงค์ครั้งแรกทำงาน เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce รวมถึงทุกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver POS จะไหลเข้าสู่ QuickBooks Online ในเส้นทางเดียวกัน

ทำไมการส่งยอดขายหน้าร้านเข้าสู่ QuickBooks Online จึงสำคัญ

ผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่ที่ใช้ QuickBooks กับร้านค้า WooCommerce มักจะมีสมุดบัญชีที่เอนเอียงไปทางออนไลน์ เพราะในอดีตข้อมูลจากช่องทางออนไลน์เป็นข้อมูลที่ไหลเข้าระบบโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์คือสมุดบัญชี QuickBooks Online ที่รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับคำสั่งซื้อออนไลน์ แต่แทบไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับการขายที่เคาน์เตอร์ ผลที่ตามมานั้นเป็นเรื่องจริง:

• การกระทบยอดรายวันคลาดเคลื่อน สมุดบัญชี QuickBooks ที่มีคำสั่งซื้อออนไลน์แต่ไม่มีการขายหน้าร้าน จะไม่สามารถกระทบยอดกับเงินฝากธนาคารได้ ซึ่งหมายความว่าเช้าวันจันทร์ของนักบัญชีจะกลายเป็นงานที่ต้องสืบสวนสอบสวนแทนที่จะเป็นการกระทบยอดตามปกติ
• ภาระภาษีการขายไม่ถูกต้อง QuickBooks จัดทำรายงานภาระภาษีการขายจากใบแจ้งหนี้ในสมุดบัญชี หากรายได้ครึ่งหนึ่งหายไป รายงานก็จะผิดไปครึ่งหนึ่ง
• การรายงานระดับลูกค้ามองเห็นภาพเพียงครึ่งเดียว รายงานลูกค้าของ QuickBooks จะเห็นเฉพาะคำสั่งซื้อออนไลน์ ลูกค้าขายส่งที่มารับของที่เคาน์เตอร์จะไม่สะสมรายได้ในข้อมูลติดต่อของ QuickBooks
• การปิดบัญชีสิ้นปีทำได้ยากกว่าที่ควรจะเป็น CPA ใช้เวลาในเดือนมกราคมในการสร้างรายได้จากหน้าร้านขึ้นมาใหม่จากไฟล์ส่งออกของ POS แทนที่จะดึงรายงานที่สะอาดจาก QuickBooks

ส่งยอดขายจาก Oliver POS ผ่านการซิงค์ของ WooCommerce แล้วปัญหาทั้งหมดนั้นจะได้รับการแก้ไขในทันที QuickBooks Online จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดภาระภาษีการขายรวมเดียว และสมุดบัญชีลูกค้ารายเดียวที่ครอบคลุมทั้งกิจกรรมออนไลน์และหน้าร้าน การกระทบยอดของนักบัญชีกับธนาคารจะไม่ใช่งานที่ต้องสืบสวนสอบสวนอีกต่อไป ที่ปรึกษาหรือนักบัญชีทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียว ในที่สุดแดชบอร์ดก็จะบอกคุณได้ว่าธุรกิจของคุณกำลังทำอะไรอยู่จริงๆ ทั้งออนไลน์และหน้าร้านรวมกัน

นี่คือสิ่งที่ไม่ใช่

Oliver POS ไม่ใช่พันธมิตรของ QuickBooks ไม่มีข้อตกลงทางการตลาดร่วมกัน ไม่มีการแบ่งปันรายได้ และไม่มีราคาพิเศษของ QuickBooks สำหรับผู้ค้า Oliver Oliver ไม่ได้แทรกตัวอยู่ระหว่าง WooCommerce และ QuickBooks เส้นทางข้อมูลเป็นเส้นทางเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปใช้ Oliver ไม่ได้คิดค่าธรรมเนียมเพิ่ม ไม่ได้บวกค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม และไม่ได้หักส่วนแบ่งจากการสมัครสมาชิก QuickBooks บัญชี QuickBooks สมุดบัญชี และสัญญาของคุณเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ QuickBooks เท่านั้น

นอกจากนี้ยังควรกล่าวว่า Oliver POS ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเรื่องความเป็นเจ้าของข้อมูล ตารางคำสั่งซื้อของ WooCommerce ที่ติดตั้งบน WordPress ของคุณเองยังคงเป็นแหล่งข้อมูลที่แท้จริง Oliver เขียนข้อมูลเข้าไป QuickBooks อ่านข้อมูลจากตารางนั้นผ่านตัวเชื่อมต่อ หากคุณเลิกใช้ QuickBooks ข้อมูลจะยังคงอยู่ที่เดิมเสมอ นั่นคือใน WooCommerce

ตั้งค่าใน 4 ขั้นตอน

1. ติดตั้ง MyWorks Sync for QuickBooks Online บนเว็บไซต์ WordPress ของคุณและเชื่อมต่อกับบัญชี QuickBooks Online ของคุณ โดยจับคู่บัญชีการขาย ภาษีการขาย และวิธีการชำระเงินของ WooCommerce กับผังบัญชี QuickBooks ของคุณ
2. ตรวจสอบว่าการซิงค์ครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์และยืนยันว่าคำสั่งซื้อออนไลน์ล่าสุดปรากฏเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินตามที่คาดไว้ใน QuickBooks
3. ติดตั้ง Oliver POS ลงชื่อเข้าใช้เครื่องบันทึกเงินสดบนแท็บเล็ตที่เคาน์เตอร์ของคุณ และยืนยันว่ามีการเปิดใช้งานการแจ้งเตือนให้บันทึกข้อมูลลูกค้าเมื่อชำระเงิน
4. ทำการทดสอบการขายจริงเล็กน้อยที่เคาน์เตอร์ แนบข้อมูลลูกค้า และยืนยันว่าใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินปรากฏใน QuickBooks พร้อมยอดรวมและการแบ่งภาษีการขายที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ต่อคำสั่งซื้อหรือรายการบันทึกประจำวันสรุปยอดสิ้นวัน — ฉันควรใช้โหมดไหน

ขึ้นอยู่กับความต้องการของนักบัญชีและปริมาณของคุณ ใบแจ้งหนี้ต่อคำสั่งซื้อให้การรายงานระดับลูกค้าที่สะอาดที่สุดใน QuickBooks ทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce (ออนไลน์หรือในร้าน) จะเป็นใบแจ้งหนี้ของตัวเอง รายการบันทึกประจำวันสรุปยอดสิ้นวันจะง่ายกว่าสำหรับร้านค้าที่มีปริมาณสูง: หนึ่งรายการต่อวันต่อสาขา พร้อมการแบ่งรายได้ ภาษี และวิธีการชำระเงิน โพสต์ไปยังบัญชีที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ยอดขายของ Oliver POS จะเป็นไปตามโหมดที่คุณเลือก เพราะทั้งหมดไหลผ่านตัวเชื่อมต่อ QuickBooks เดียวกัน

ตัวเชื่อมต่อ QuickBooks จัดการการคืนเงินของ Oliver POS หรือไม่

ใช่ การคืนเงินที่ออกที่เครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver POS จะสร้างการดำเนินการคืนเงินของ WooCommerce ซึ่งตัวเชื่อมต่อ QuickBooks จะโพสต์เป็นใบลดหนี้เทียบกับใบแจ้งหนี้เดิม (โหมดต่อคำสั่งซื้อ) หรือเป็นรายการติดลบในรายการบันทึกประจำวัน (โหมดสรุป) ภาระภาษีการขายและสมุดบัญชีลูกค้าจะอัปเดตอย่างถูกต้องทั้งคู่

Oliver POS เป็นพันธมิตรกับ QuickBooks หรือไม่

ไม่ Oliver ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ QuickBooks หรือแพลตฟอร์มบัญชีอื่นๆ เรารองรับ QuickBooks เพราะตัวเชื่อมต่อ WooCommerce ของมันดึงคำสั่งซื้อ การคืนเงิน ภาษีการขาย และลูกค้าจากร้านค้าของคุณอยู่แล้ว และ Oliver ก็บันทึกทุกยอดขายหน้าร้านเข้าสู่ WooCommerce เป็นคำสั่งซื้อมาตรฐาน ดังนั้นตัวเชื่อมต่อเดียวกันจึงดึงข้อมูลนั้นไปโดยอัตโนมัติ การสมัครสมาชิก QuickBooks สมุดบัญชี และสัญญาของคุณยังคงเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ QuickBooks

Oliver คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการใช้ QuickBooks หรือไม่

ไม่ คุณจ่ายเงินให้ QuickBooks โดยตรงตามราคาที่ QuickBooks ประกาศไว้ ราคาของ Oliver เป็นค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์ POS รายเดือนคงที่ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มบัญชีที่คุณเลือก

ยอดขายหน้าร้านและออนไลน์ของฉันจะกระทบยอดกับชุดบัญชีเดียวใน QuickBooks หรือไม่

ใช่ Oliver POS บันทึกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดเข้าสู่ร้านค้า WooCommerce เดียวกันกับที่ขับเคลื่อนการชำระเงินออนไลน์ของคุณ ดังนั้นเมื่อคำสั่งซื้อไปถึงตัวเชื่อมต่อ QuickBooks พวกมันก็เป็นกระแสคำสั่งซื้อที่รวมเป็นหนึ่งแล้ว QuickBooks จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดภาระภาษีการขายรวมเดียว และสมุดบัญชีลูกค้าเดียว ไม่มีการกระทบยอดด้วยตนเองระหว่างชุดบัญชีออนไลน์และหน้าร้าน

ทดลองใช้ Oliver POS ฟรี 30 วันที่ /demo/ — นำร้านค้า WooCommerce ที่มีอยู่และการสมัครสมาชิก QuickBooks Online ที่มีอยู่ของคุณมาใช้ แล้วให้รายได้จากหน้าร้านของคุณอยู่ในสมุดบัญชี QuickBooks เดียวกันกับคำสั่งซื้อออนไลน์ของคุณภายในหนึ่งชั่วโมง สร้างขึ้นสำหรับผู้ค้าปลีกขนาดเล็กและขนาดกลางในอเมริกาเหนือ แต่พร้อมใช้งานทุกที่ที่ WooCommerce ทำงาน