Oliver POS nemá s Exact Online partnerství. Exact Online podporuje stejným způsobem jako jakýkoli obchod WooCommerce – prostřednictvím Exact Online for WooCommerce, který již synchronizuje objednávky, zákazníky a refundace z WooCommerce do Exact Online v reálném čase (nebo podle vámi nastaveného plánu). Jakmile to pochopíte, zbytek této příručky je už jen mechanická záležitost: každý prodej, který Oliver zaznamená na pokladně, se zapíše jako běžná objednávka WooCommerce, konektor Exact Online ji zaúčtuje a vaše tržby z kamenného obchodu se objeví ve stejné účetní knize Exact Online jako vaše online tržby. Exact Online se stará o účetnictví. WooCommerce je systémem pro záznamy. Oliver je pokladna navrch.
Co přesně je Exact Online
Exact Online je dominantní nizozemská cloudová účetní a obchodní platforma pro malé a střední podniky, která je hojně využívána i v Belgii. Nizozemští účetní si předplácejí Exact Online speciálně pro spolupráci s klienty. Konektor WooCommerce + Exact Online zaúčtovává objednávky jako prodejní faktury (verkoopfacturen) a zákazníky jako kontakty (relaties) v Exact.
Pro naše účely není na Exact Online důležitá žádná konkrétní funkce – důležité je, že konektor pro WooCommerce je vyspělý, dobře podporovaný a každou objednávku z WooCommerce považuje za prvotřídní transakci v Exact Online. Oliver POS nepřidává druhý konektor Exact Online ani neupravuje cestu dat. Zapisuje prodeje z pokladny do WooCommerce a stávající konektor Exact Online je přebírá.
Jak Oliver POS přenáší prodeje z kamenných obchodů do Exact Online
Tok dat z WooCommerce POS do Exact Online v rámci Oliver je krátký a předvídatelný:
- Pokladní zaznamená prodej na pokladně Oliver, naskenuje nebo vybere položky a klepne na Zaplatit.
- Oliver vyzve k přiřazení kontaktu (relatie) – vyhledáním podle e-mailu, telefonního čísla nebo vytvořením nové karty kontaktu (relatie).
- Pokladní přijme platbu prostřednictvím jakékoli platební brány WooCommerce, kterou obchod používá.
- Oliver zapíše standardní objednávku WooCommerce s ID kontaktu (relatie), položkami, součty, rozdělením DPH (BTW) a platební metodou.
- Plugin Exact Online for WooCommerce zaznamená novou objednávku prostřednictvím hooků WooCommerce během několika sekund.
- Konektor zaúčtuje prodejní fakturu (verkoopfactuur) do Exact Online se správnými kódy DPH (BTW), kontaktem (relatie) a mapováním účtů tržeb/plateb.
- Na novém dokumentu se spustí standardní zpracování v Exact Online – deníkové záznamy, párování plateb, zaúčtování DPH (BTW) a jakákoli další automatizace, kterou jste nastavili.
Od začátku do konce se prodej z kamenného obchodu dostane do Exact Online dříve, než zákazník opustí obchod (v režimu zpracování po jednotlivých objednávkách), nebo jako součást další denní uzávěrky (v režimu denního souhrnu). V obou případech není nutné žádné ruční zadávání.
Konektor Exact Online WooCommerce – na čem Oliver staví
Oliver nepřidává druhý konektor Exact Online ani neduplikuje synchronizaci. Plugin, na kterém Oliver staví, je standardní Exact Online for WooCommerce, dostupný na wordpress.org/plugins/exact-online-for-woocommerce/. Je vytvořen speciálně pro zpracování cesty dat z WooCommerce do Exact Online, včetně mapování DPH (BTW), párování kontaktů (relatie), zpracování refundací a standardního reportovacího toku.
Nastavení je totožné s nastavením pro jakýkoli obchod WooCommerce: nainstalujte konektor, připojte se ke svému účtu Exact Online, namapujte účetní osnovu a kódy DPH (BTW) a nechte proběhnout počáteční synchronizaci. Jakmile je to hotové, každá objednávka z WooCommerce – včetně každého prodeje z pokladny Oliver POS – proudí do Exact Online stejnou cestou.
Proč je důležité posílat prodeje z kamenných obchodů do Exact Online
Většina maloobchodníků, kteří používají Exact Online s obchodem WooCommerce, má účetní knihu zaměřenou na online prodeje, protože právě odtud data historicky proudila automaticky. Výsledkem je účetní kniha Exact Online, která ví vše o online objednávkách a téměř nic o prodejích na pokladně. Následné důsledky jsou reálné:
- Přiznání k DPH (BTW) jsou chybná. Exact Online vypočítává DPH (BTW) z účetní knihy.
- Souhrnná hlášení (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) jsou chybná. Hlášení o prodejích v rámci EU závisí na kompletnosti účetní knihy.
- Nizozemský model spolupráce s účetními se hroutí. Účetní portál Exact Online očekává data o celé firmě.
Posílejte prodeje z Oliver POS přes synchronizaci WooCommerce a všechny tyto problémy se vyřeší najednou. Exact Online vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek DPH (BTW) a jednu zákaznickou knihu napříč online a kamennými aktivitami. Odsouhlasení účetní s bankou přestává být forenzním cvičením. Poradce nebo účetní pracuje z jednoho zdroje. Přehledový panel vám konečně ukáže, co vaše firma skutečně dělá – online i v kamenném obchodě dohromady.
Co to NENÍ
Oliver POS není partnerem Exact Online. Neexistuje žádná společná marketingová dohoda, žádné sdílení příjmů a žádné speciální ceny Exact Online pro obchodníky Oliver. Oliver se nevkládá mezi WooCommerce a Exact Online; cesta dat je naprosto stejná, jakou používá jakýkoli obchod WooCommerce. Oliver si neúčtuje žádnou přirážku, nepřidává žádný poplatek za transakci a nebere si podíl z předplatného Exact Online. Váš účet Exact Online, účetní kniha a smlouva jsou výhradně mezi vámi a Exact Online.
Je také třeba říci, že Oliver POS nemění vlastnictví dat. Tabulka objednávek WooCommerce na vaší vlastní instalaci WordPress zůstává zdrojem pravdy. Oliver do ní zapisuje; Exact Online z ní čte prostřednictvím konektoru. Pokud někdy opustíte Exact Online, data zůstanou tam, kde vždy byla – ve WooCommerce.
Nastavení ve 4 krocích
- Nainstalujte si na svůj web WordPress Exact Online for WooCommerce a připojte jej ke svému účtu Exact Online, přičemž namapujte prodejní účty, účty DPH (BTW) a platebních metod z WooCommerce na vaši účetní osnovu v Exact Online.
- Ověřte, že se počáteční synchronizace dokončila, a potvrďte, že se nedávná online objednávka objeví jako očekávaná prodejní faktura (verkoopfactuur) v Exact Online.
- Nainstalujte Oliver POS, přihlaste se do pokladny na svém pultovém tabletu a potvrďte, že je při placení povolena výzva k zachycení kontaktu (relatie).
- Proveďte malý živý testovací prodej na pokladně, přiřaďte kontakt (relatie) a potvrďte, že se prodejní faktura (verkoopfactuur) objeví v Exact Online se správnými součty a rozdělením DPH (BTW).
Časté dotazy
Zpracovává Exact Online správně belgické kódy DPH pro prodeje z Oliver POS?
Ano. Exact Online podporuje jak nizozemské, tak belgické konfigurace DPH. Obchod WooCommerce nakonfigurovaný pro správnou zemi dodává data konektoru a Exact Online zaúčtuje správný kód DPH.
Bude Oliver POS fungovat s účetním portálem Exact Online?
Ano – nepřímo. Oliver POS se nepřihlašuje do Exact Online. Zapisuje prodeje z pokladny do WooCommerce; konektor Exact Online je zaúčtuje do stejného prostředí Exact Online, ve kterém pracuje váš účetní.
Má Oliver POS partnerství s Exact Online?
Ne. Oliver není partnerem Exact Online ani žádné jiné účetní platformy. Podporujeme Exact Online, protože jeho konektor pro WooCommerce již stahuje objednávky, refundace, DPH (BTW) a kontakty (relaties) z vašeho obchodu – a Oliver zapisuje každý prodej z kamenného obchodu do WooCommerce jako standardní objednávku, takže ji stejný konektor automaticky převezme. Vaše předplatné Exact Online, vaše účetní kniha a vaše smlouva zůstávají mezi vámi a Exact Online.
Účtuje si Oliver příplatek za používání Exact Online?
Ne. Platíte přímo Exact Online podle zveřejněných cen Exact Online. Ceník Oliveru je paušální měsíční poplatek za software POS, který nemá nic společného s účetní platformou, kterou si vyberete.
Budou se mé prodeje z kamenného obchodu a online prodeje odsouhlasovat s jednou sadou účetních knih v Exact Online?
Ano. Oliver POS zapisuje prodeje z pokladny do stejného obchodu WooCommerce, který pohání vaši online pokladnu, takže v době, kdy se objednávky dostanou ke konektoru Exact Online, jsou již sjednoceným tokem objednávek. Exact Online vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek DPH (BTW) a jednu zákaznickou knihu (relatie) – žádné ruční odsouhlasování mezi online a kamennou sadou knih.
Vyzkoušejte Oliver POS zdarma na 30 dní na /demo/ – přineste si svůj stávající obchod WooCommerce a stávající předplatné Exact Online a mějte své tržby z kamenného obchodu ve stejné účetní knize Exact Online jako online objednávky během hodiny. Vytvořeno pro maloobchodníky v Nizozemsku a Belgii, ale dostupné všude, kde běží WooCommerce.