Oliver POS nemá s FreeAgent partnerství. FreeAgent podporuje stejným způsobem jako jakýkoli obchod WooCommerce – prostřednictvím Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, který již synchronizuje objednávky, zákazníky a refundace z WooCommerce do FreeAgent v reálném čase (nebo podle vámi nastaveného plánu). Jakmile to pochopíte, zbytek této příručky je už jen mechanická záležitost: každý prodej, který Oliver zaznamená na pokladně, se zapíše jako běžná objednávka WooCommerce, konektor FreeAgent ji zaúčtuje a vaše tržby z kamenného obchodu se objeví ve stejné účetní knize FreeAgent jako vaše online tržby. FreeAgent se stará o účetnictví. WooCommerce je systémem pro záznamy. Oliver je pokladna navrch.
Co přesně je FreeAgent
FreeAgent je britská účetní platforma pro malé podniky vlastněná bankou NatWest, oblíbená mezi živnostníky, freelancery a malými společnostmi s ručením omezeným. Držitelé podnikatelských účtů u NatWest, Royal Bank of Scotland a Ulster Bank získávají FreeAgent zdarma – což z něj činí všudypřítomný nástroj mezi britskými mikropodniky. Konektor FreeAgent pro WooCommerce zaúčtovává objednávky jako faktury a zákazníky jako kontakty ve FreeAgent.
Pro naše účely není na FreeAgent důležitá žádná konkrétní funkce – důležité je, že konektor pro WooCommerce je vyspělý, dobře podporovaný a každou objednávku z WooCommerce považuje za prvotřídní transakci ve FreeAgent. Oliver POS nepřidává druhý konektor FreeAgent ani neupravuje cestu dat. Zapisuje prodeje z pokladny do WooCommerce a stávající konektor FreeAgent je přebírá.
Jak Oliver POS přenáší prodeje z kamenných obchodů do FreeAgent
Tok dat z WooCommerce POS do FreeAgent v rámci Oliver je krátký a předvídatelný:
- Pokladní zaznamená prodej na pokladně Oliver, naskenuje nebo vybere položky a klepne na Zaplatit.
- Oliver vyzve k přiřazení kontaktu – vyhledáním podle e-mailu, telefonního čísla nebo vytvořením nové karty kontaktu.
- Pokladní přijme platbu prostřednictvím jakékoli platební brány WooCommerce, kterou obchod používá.
- Oliver zapíše standardní objednávku WooCommerce s ID kontaktu, položkami, součty, rozdělením DPH a platební metodou.
- Plugin Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce zaznamená novou objednávku prostřednictvím hooků WooCommerce během několika sekund.
- Konektor zaúčtuje fakturu do FreeAgent se správnými kódy DPH, kontaktem a mapováním účtů tržeb/plateb.
- Na novém dokumentu se spustí standardní zpracování ve FreeAgent – deníkové záznamy, párování plateb, zaúčtování DPH a jakákoli další automatizace, kterou jste nastavili.
Od začátku do konce se prodej z kamenného obchodu dostane do FreeAgent dříve, než zákazník opustí obchod (v režimu zpracování po jednotlivých objednávkách), nebo jako součást další denní uzávěrky (v režimu denního souhrnu). V obou případech není nutné žádné ruční zadávání.
Konektor FreeAgent WooCommerce – na čem Oliver staví
Oliver nepřidává druhý konektor FreeAgent ani neduplikuje synchronizaci. Plugin, na kterém Oliver staví, je standardní Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, dostupný na wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Je vytvořen speciálně pro zpracování cesty dat z WooCommerce do FreeAgent, včetně mapování DPH, párování kontaktů, zpracování refundací a standardního reportovacího toku.
Nastavení je totožné s nastavením pro jakýkoli obchod WooCommerce: nainstalujte konektor, připojte se ke svému účtu FreeAgent, namapujte účetní osnovu a kódy DPH a nechte proběhnout počáteční synchronizaci. Jakmile je to hotové, každá objednávka z WooCommerce – včetně každého prodeje z pokladny Oliver POS – proudí do FreeAgent stejnou cestou.
Proč je důležité posílat prodeje z kamenných obchodů do FreeAgent
Většina maloobchodníků, kteří používají FreeAgent s obchodem WooCommerce, má účetní knihu zaměřenou na online prodeje, protože právě odtud data historicky proudila automaticky. Výsledkem je účetní kniha FreeAgent, která ví vše o online objednávkách a téměř nic o prodejích na pokladně. Následné důsledky jsou reálné:
- Automatické daňové přiznání (Self Assessment) je chybné. FreeAgent odhaduje daňovou povinnost z daňového přiznání na základě účetní knihy. POS systém, který neposílá data do FreeAgent, znamená, že odhad je podhodnocený a zakladatel firmy bude při podání přiznání překvapen.
- Automatické návrhy přiznání k DPH jsou chybné. FreeAgent připravuje návrh přiznání k DPH na začátku dalšího čtvrtletí. Bez prodejů z kamenných obchodů je návrh od prvního dne chybný.
- Prognóza cash flow se rozchází. Nástroje pro prognózu cash flow ve FreeAgent závisí na kompletnosti účetní knihy.
Posílejte prodeje z Oliver POS přes synchronizaci WooCommerce a všechny tyto problémy se vyřeší najednou. FreeAgent vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek DPH a jednu zákaznickou knihu napříč online a kamennými aktivitami. Odsouhlasení účetní s bankou přestává být forenzním cvičením. Poradce nebo účetní pracuje z jednoho zdroje. Přehledový panel vám konečně ukáže, co vaše firma skutečně dělá – online i v kamenném obchodě dohromady.
Co to NENÍ
Oliver POS není partnerem FreeAgent. Neexistuje žádná společná marketingová dohoda, žádné sdílení příjmů a žádné speciální ceny FreeAgent pro obchodníky Oliver. Oliver se nevkládá mezi WooCommerce a FreeAgent; cesta dat je naprosto stejná, jakou používá jakýkoli obchod WooCommerce. Oliver si neúčtuje žádnou přirážku, nepřidává žádný poplatek za transakci a nebere si podíl z předplatného FreeAgent. Váš účet FreeAgent, účetní kniha a smlouva jsou výhradně mezi vámi a FreeAgent.
Je také třeba říci, že Oliver POS nemění vlastnictví dat. Tabulka objednávek WooCommerce na vaší vlastní instalaci WordPress zůstává zdrojem pravdy. Oliver do ní zapisuje; FreeAgent z ní čte prostřednictvím konektoru. Pokud někdy opustíte FreeAgent, data zůstanou tam, kde vždy byla – ve WooCommerce.
Nastavení ve 4 krocích
- Nainstalujte si na svůj web WordPress Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce a připojte jej ke svému účtu FreeAgent, přičemž namapujte prodejní účty, účty DPH a platebních metod z WooCommerce na vaši účetní osnovu ve FreeAgent.
- Ověřte, že se počáteční synchronizace dokončila, a potvrďte, že se nedávná online objednávka objeví jako očekávaná faktura ve FreeAgent.
- Nainstalujte Oliver POS, přihlaste se do pokladny na svém pultovém tabletu a potvrďte, že je při placení povolena výzva k zachycení kontaktu.
- Proveďte malý živý testovací prodej na pokladně, přiřaďte kontakt a potvrďte, že se faktura objeví ve FreeAgent se správnými součty a rozdělením DPH.
Časté dotazy
Bude automatický odhad daňového přiznání (Self Assessment) ve FreeAgent zahrnovat prodeje z Oliver POS?
Ano. Odhad daňového přiznání je založen na účetní knize FreeAgent. Jakmile se prodeje z pokladny dostanou do FreeAgent prostřednictvím konektoru WooCommerce, odhad odráží úplný obraz tržeb.
Zvládá FreeAgent maloobchodníky s více prodejnami, kteří používají Oliver POS?
FreeAgent nativně nerozděluje tržby podle prodejen, ale konektor WooCommerce může označit objednávky podle obchodu nebo lokality pomocí vlastních polí, která FreeAgent zobrazuje na faktuře. Většina maloobchodníků s více prodejnami, kteří používají FreeAgent, se spoléhá na vlastní reportování prodejen v Oliveru pro detailní přehledy po prodejnách.
Má Oliver POS partnerství s FreeAgent?
Ne. Oliver není partnerem FreeAgent ani žádné jiné účetní platformy. Podporujeme FreeAgent, protože jeho konektor pro WooCommerce již stahuje objednávky, refundace, DPH a kontakty z vašeho obchodu – a Oliver zapisuje každý prodej z kamenného obchodu do WooCommerce jako standardní objednávku, takže ji stejný konektor automaticky převezme. Vaše předplatné FreeAgent, vaše účetní kniha a vaše smlouva zůstávají mezi vámi a FreeAgent.
Účtuje si Oliver příplatek za používání FreeAgent?
Ne. Platíte přímo FreeAgent podle zveřejněných cen FreeAgent. Ceník Oliveru je paušální měsíční poplatek za software POS, který nemá nic společného s účetní platformou, kterou si vyberete.
Budou se mé prodeje z kamenného obchodu a online prodeje odsouhlasovat s jednou sadou účetních knih ve FreeAgent?
Ano. Oliver POS zapisuje prodeje z pokladny do stejného obchodu WooCommerce, který pohání vaši online pokladnu, takže v době, kdy se objednávky dostanou ke konektoru FreeAgent, jsou již sjednoceným tokem objednávek. FreeAgent vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek DPH a jednu kontaktní knihu – žádné ruční odsouhlasování mezi online a kamennou sadou knih.
Vyzkoušejte Oliver POS zdarma na 30 dní na /demo/ – přineste si svůj stávající obchod WooCommerce a stávající předplatné FreeAgent a mějte své tržby z kamenného obchodu ve stejné účetní knize FreeAgent jako online objednávky během hodiny. Vytvořeno pro britské mikropodniky a maloobchodníky, ale dostupné všude, kde běží WooCommerce.