Oliver POS nemá s FreshBooks partnerství. FreshBooks podporuje stejným způsobem jako jakýkoli obchod WooCommerce – prostřednictvím FreshBooks for WooCommerce, který již synchronizuje objednávky, zákazníky a refundace z WooCommerce do FreshBooks v reálném čase (nebo podle vámi nastaveného plánu). Jakmile to pochopíte, zbytek této příručky je už jen mechanická záležitost: každý prodej, který Oliver zaznamená na pokladně, se zapíše jako běžná objednávka WooCommerce, konektor FreshBooks ji zaúčtuje a vaše tržby z kamenného obchodu se objeví ve stejné účetní knize FreshBooks jako vaše online tržby. FreshBooks se stará o účetnictví. WooCommerce je systémem pro záznamy. Oliver je pokladna navrch.
Co přesně je FreshBooks
FreshBooks je účetní platforma pro malé podniky vytvořená pro firmy poskytující služby a maloobchodníky, kteří nesnášejí tabulky. Začala jako nástroj pro fakturaci a rozšířila se na plnohodnotnou účetní knihu pro malé a střední podniky. Konektor FreshBooks pro WooCommerce zaúčtovává objednávky z WooCommerce jako faktury ve FreshBooks, zákazníky z WooCommerce jako klienty ve FreshBooks a refundace z WooCommerce jako dobropisy.
Pro naše účely není na FreshBooks důležitá žádná konkrétní funkce – důležité je, že konektor pro WooCommerce je vyspělý, dobře podporovaný a každou objednávku z WooCommerce považuje za prvotřídní transakci ve FreshBooks. Oliver POS nepřidává druhý konektor FreshBooks ani neupravuje cestu dat. Zapisuje prodeje z pokladny do WooCommerce a stávající konektor FreshBooks je přebírá.
Jak Oliver POS přenáší prodeje z kamenných obchodů do FreshBooks
Tok dat z WooCommerce POS do FreshBooks v rámci Oliver je krátký a předvídatelný:
- Pokladní zaznamená prodej na pokladně Oliver, naskenuje nebo vybere položky a klepne na Zaplatit.
- Oliver vyzve k přiřazení klienta – vyhledáním podle e-mailu, telefonního čísla nebo vytvořením nové karty klienta.
- Pokladní přijme platbu prostřednictvím jakékoli platební brány WooCommerce, kterou obchod používá.
- Oliver zapíše standardní objednávku WooCommerce s ID klienta, položkami, součty, rozdělením daně z prodeje / DPH a platební metodou.
- Plugin FreshBooks for WooCommerce zaznamená novou objednávku prostřednictvím hooků WooCommerce během několika sekund.
- Konektor zaúčtuje fakturu do FreshBooks se správnými kódy daně z prodeje / DPH, klientem a mapováním účtů tržeb/plateb.
- Na novém dokumentu se spustí standardní zpracování ve FreshBooks – deníkové záznamy, párování plateb, zaúčtování daně z prodeje / DPH a jakákoli další automatizace, kterou jste nastavili.
Od začátku do konce se prodej z kamenného obchodu dostane do FreshBooks dříve, než zákazník opustí obchod (v režimu zpracování po jednotlivých objednávkách), nebo jako součást další denní uzávěrky (v režimu denního souhrnu). V obou případech není nutné žádné ruční zadávání.
Konektor FreshBooks WooCommerce – na čem Oliver staví
Oliver nepřidává druhý konektor FreshBooks ani neduplikuje synchronizaci. Plugin, na kterém Oliver staví, je standardní FreshBooks for WooCommerce, dostupný na wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Je vytvořen speciálně pro zpracování cesty dat z WooCommerce do FreshBooks, včetně mapování daně z prodeje / DPH, párování klientů, zpracování refundací a standardního reportovacího toku.
Nastavení je totožné s nastavením pro jakýkoli obchod WooCommerce: nainstalujte konektor, připojte se ke svému účtu FreshBooks, namapujte účetní osnovu a kódy daně z prodeje / DPH a nechte proběhnout počáteční synchronizaci. Jakmile je to hotové, každá objednávka z WooCommerce – včetně každého prodeje z pokladny Oliver POS – proudí do FreshBooks stejnou cestou.
Proč je důležité posílat prodeje z kamenných obchodů do FreshBooks
Většina maloobchodníků, kteří používají FreshBooks s obchodem WooCommerce, má účetní knihu zaměřenou na online prodeje, protože právě odtud data historicky proudila automaticky. Výsledkem je účetní kniha FreshBooks, která ví vše o online objednávkách a téměř nic o prodejích na pokladně. Následné důsledky jsou reálné:
- Číslování faktur se rozchází. FreshBooks vydává čísla faktur postupně. POS systém, který zaúčtovává denní uzávěrky jinam, vytváří mezeru v číslování FreshBooks, což komplikuje audity.
- Celoživotní hodnota klienta je chybná. FreshBooks ukazuje celoživotní tržby na klienta. Bez prodejů z kamenných obchodů vypadají stálí zákazníci jako jednorázoví online kupující.
- Přehledy o inkasu plateb jsou zavádějící. FreshBooks reportuje o načasování plateb. POS systém, který zaznamenává hotovostní prodeje odděleně, způsobuje, že přehled vypadá, jako by žádné hotovostní inkaso neexistovalo.
Posílejte prodeje z Oliver POS přes synchronizaci WooCommerce a všechny tyto problémy se vyřeší najednou. FreshBooks vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek daně z prodeje / DPH a jednu zákaznickou knihu napříč online a kamennými aktivitami. Odsouhlasení účetní s bankou přestává být forenzním cvičením. Poradce nebo účetní pracuje z jednoho zdroje. Přehledový panel vám konečně ukáže, co vaše firma skutečně dělá – online i v kamenném obchodě dohromady.
Co to NENÍ
Oliver POS není partnerem FreshBooks. Neexistuje žádná společná marketingová dohoda, žádné sdílení příjmů a žádné speciální ceny FreshBooks pro obchodníky Oliver. Oliver se nevkládá mezi WooCommerce a FreshBooks; cesta dat je naprosto stejná, jakou používá jakýkoli obchod WooCommerce. Oliver si neúčtuje žádnou přirážku, nepřidává žádný poplatek za transakci a nebere si podíl z předplatného FreshBooks. Váš účet FreshBooks, účetní kniha a smlouva jsou výhradně mezi vámi a FreshBooks.
Je také třeba říci, že Oliver POS nemění vlastnictví dat. Tabulka objednávek WooCommerce na vaší vlastní instalaci WordPress zůstává zdrojem pravdy. Oliver do ní zapisuje; FreshBooks z ní čte prostřednictvím konektoru. Pokud někdy opustíte FreshBooks, data zůstanou tam, kde vždy byla – ve WooCommerce.
Nastavení ve 4 krocích
- Nainstalujte si na svůj web WordPress FreshBooks for WooCommerce a připojte jej ke svému účtu FreshBooks, přičemž namapujte prodejní účty, účty daně z prodeje / DPH a platebních metod z WooCommerce na vaši účetní osnovu ve FreshBooks.
- Ověřte, že se počáteční synchronizace dokončila, a potvrďte, že se nedávná online objednávka objeví jako očekávaná faktura ve FreshBooks.
- Nainstalujte Oliver POS, přihlaste se do pokladny na svém pultovém tabletu a potvrďte, že je při placení povolena výzva k zachycení klienta.
- Proveďte malý živý testovací prodej na pokladně, přiřaďte klienta a potvrďte, že se faktura objeví ve FreshBooks se správnými součty a rozdělením daně z prodeje / DPH.
Časté dotazy
Musím vytvořit klienta ve FreshBooks pro každého náhodného zákazníka?
Ne. Anonymní prodeje z pokladny se stávají fakturami ve FreshBooks proti konfigurovatelnému klientovi „Náhodný zákazník“ nebo „Maloobchod“. Jmenovití zákazníci – zachycení na pokladně podle e-mailu nebo telefonu – automaticky vytvoří nebo spárují existujícího klienta ve FreshBooks.
Může FreshBooks odsouhlasit platby z Oliver POS s bankovními vklady?
Ano. FreshBooks sleduje platby faktur podle příjmového účtu, na který konektor zaúčtovává. Namapujte správnou platební metodu WooCommerce na správný účet FreshBooks a nástroj pro odsouhlasení banky ve FreshBooks páruje vklady stejným způsobem jako u online objednávek.
Má Oliver POS partnerství s FreshBooks?
Ne. Oliver není partnerem FreshBooks ani žádné jiné účetní platformy. Podporujeme FreshBooks, protože jeho konektor pro WooCommerce již stahuje objednávky, refundace, daň z prodeje / DPH a klienty z vašeho obchodu – a Oliver zapisuje každý prodej z kamenného obchodu do WooCommerce jako standardní objednávku, takže ji stejný konektor automaticky převezme. Vaše předplatné FreshBooks, vaše účetní kniha a vaše smlouva zůstávají mezi vámi a FreshBooks.
Účtuje si Oliver příplatek za používání FreshBooks?
Ne. Platíte přímo FreshBooks podle zveřejněných cen FreshBooks. Ceník Oliveru je paušální měsíční poplatek za software POS, který nemá nic společného s účetní platformou, kterou si vyberete.
Budou se mé prodeje z kamenného obchodu a online prodeje odsouhlasovat s jednou sadou účetních knih ve FreshBooks?
Ano. Oliver POS zapisuje prodeje z pokladny do stejného obchodu WooCommerce, který pohání vaši online pokladnu, takže v době, kdy se objednávky dostanou ke konektoru FreshBooks, jsou již sjednoceným tokem objednávek. FreshBooks vidí jeden tok tržeb, jeden celkový závazek daně z prodeje / DPH a jednu klientskou knihu – žádné ruční odsouhlasování mezi online a kamennou sadou knih.
Vyzkoušejte Oliver POS zdarma na 30 dní na /demo/ – přineste si svůj stávající obchod WooCommerce a stávající předplatné FreshBooks a mějte své tržby z kamenného obchodu ve stejné účetní knize FreshBooks jako online objednávky během hodiny. Vytvořeno pro severoamerické malé podniky a maloobchodníky, ale dostupné všude, kde běží WooCommerce.