Oliver POS n'a pas de partenariat avec FreeAgent. Il prend en charge FreeAgent de la même manière que n'importe quelle boutique WooCommerce, par l'intermédiaire de Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, qui synchronise déjà les commandes, les clients et les remboursements de WooCommerce avec FreeAgent en temps réel (ou selon le calendrier que vous avez configuré). Une fois que vous avez compris cela, le reste de ce guide est mécanique : chaque vente qu'Oliver enregistre au comptoir crée une commande WooCommerce normale, le connecteur FreeAgent la publie, et vos revenus en magasin atterrissent dans le même grand livre FreeAgent que vos revenus en ligne. FreeAgent s'occupe de la comptabilité. WooCommerce est le système de référence. Oliver est la caisse par-dessus.
Qu'est-ce que FreeAgent, exactement?
FreeAgent est la plateforme de comptabilité pour petites entreprises du Royaume-Uni, propriété de NatWest, populaire auprès des travailleurs autonomes, des pigistes et des petites sociétés à responsabilité limitée. Les titulaires de comptes d'entreprise NatWest, Royal Bank of Scotland et Ulster Bank obtiennent FreeAgent gratuitement, ce qui le rend omniprésent parmi les micro-entreprises britanniques. Le connecteur FreeAgent WooCommerce publie les commandes en tant que factures et les clients en tant que contacts FreeAgent.
Pour nos besoins, l'important à propos de FreeAgent n'est pas une fonctionnalité spécifique – c'est que le connecteur WooCommerce est mature, bien pris en charge et traite chaque commande WooCommerce comme une transaction de premier ordre dans FreeAgent. Oliver POS n'ajoute pas un deuxième connecteur FreeAgent ni ne modifie le chemin des données. Il enregistre les ventes de la caisse dans WooCommerce, et le connecteur FreeAgent existant les récupère.
Comment Oliver POS transmet les ventes en magasin à FreeAgent
Le flux PDV WooCommerce de FreeAgent à l'intérieur d'Oliver est court et prévisible :
- Le caissier enregistre la vente sur la caisse Oliver, scanne ou sélectionne les articles, et appuie sur Payer.
- Oliver demande de joindre un contact – par recherche d'adresse courriel, de numéro de téléphone ou par une nouvelle fiche de contact.
- Le caissier accepte le paiement via n'importe quelle passerelle de paiement WooCommerce que le magasin utilise.
- Oliver crée une commande WooCommerce standard avec l'ID du contact, les articles, les totaux, la répartition de la TVA et le mode de paiement.
- Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce voit la nouvelle commande via les hooks de WooCommerce en quelques secondes.
- Le connecteur publie une facture dans FreeAgent avec les bons codes de TVA, le contact et les correspondances de comptes de revenus/paiements.
- Le traitement standard de FreeAgent s'exécute sur le nouveau document – écritures de journal, rapprochement des paiements, provisions pour la TVA et toute automatisation en aval que vous avez configurée.
De bout en bout, la vente en magasin arrive dans FreeAgent avant que le client ait quitté le magasin (en mode par commande) ou dans le cadre du prochain résumé de fin de journée (en mode résumé quotidien). Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.
Le connecteur FreeAgent WooCommerce – ce sur quoi Oliver s'appuie
Oliver n'ajoute pas un deuxième connecteur FreeAgent ni ne duplique la synchronisation. L'extension sur laquelle Oliver s'appuie est la version standard de Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, disponible sur wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Elle est spécialement conçue pour gérer le chemin des données de WooCommerce vers FreeAgent, y compris la correspondance de la TVA, la correspondance des contacts, la gestion des remboursements et le flux de rapports standard.
La configuration est identique à celle de n'importe quelle boutique WooCommerce : installez le connecteur, connectez-vous à votre compte FreeAgent, faites correspondre le plan comptable et les codes de TVA, et laissez la synchronisation initiale s'exécuter. Une fois cela fait, chaque commande WooCommerce – y compris chaque vente de la caisse Oliver POS – est acheminée vers FreeAgent par le même chemin.
Pourquoi il est important de transférer les ventes en magasin vers FreeAgent
La plupart des détaillants qui utilisent FreeAgent sur une boutique WooCommerce ont un grand livre orienté vers les ventes en ligne, car c'est là que les données ont toujours circulé automatiquement. Le résultat est un grand livre FreeAgent qui sait tout sur les commandes en ligne et presque rien sur les ventes au comptoir. Les conséquences en aval sont réelles :
- L'auto-évaluation automatique est incorrecte. FreeAgent estime la responsabilité de l'auto-évaluation à partir du grand livre. Un PDV qui n'alimente pas FreeAgent signifie que l'estimation est sous-estimée et que le fondateur a une surprise au moment de la déclaration.
- Les ébauches de déclaration de TVA automatiques sont incorrectes. FreeAgent prépare la déclaration de TVA au début du trimestre suivant. Sans les ventes en magasin, l'ébauche est incorrecte dès le premier jour.
- Les prévisions de flux de trésorerie dérivent. Les outils de flux de trésorerie de FreeAgent dépendent de l'exhaustivité du grand livre.
Transférez les ventes Oliver POS via la synchronisation WooCommerce et tous ces problèmes se résolvent en même temps. FreeAgent voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de TVA et un seul grand livre client pour les activités en ligne et en magasin. La réconciliation du comptable avec la banque cesse d'être un exercice d'investigation. Le conseiller ou le comptable travaille à partir d'une seule source. Le tableau de bord vous indique enfin ce que votre entreprise fait réellement – en ligne et en magasin combinés.
Ce que ce n'est PAS
Oliver POS n'est pas un partenaire de FreeAgent. Il n'y a pas d'accord de comarketing, pas de partage des revenus et pas de tarification spéciale FreeAgent pour les marchands Oliver. Oliver ne s'interpose pas entre WooCommerce et FreeAgent; le chemin des données est exactement le même que celui utilisé par n'importe quelle boutique WooCommerce. Oliver ne facture pas de majoration, n'ajoute pas de frais par transaction et ne prend pas de part sur l'abonnement FreeAgent. Votre compte, votre grand livre et votre contrat FreeAgent sont entièrement entre vous et FreeAgent.
Il convient également de noter qu'Oliver POS ne change rien à la propriété des données. La table des commandes WooCommerce sur votre propre installation WordPress reste la source de vérité. Oliver y écrit; FreeAgent y lit via le connecteur. Si vous quittez un jour FreeAgent, les données restent là où elles ont toujours été – dans WooCommerce.
Configuration en 4 étapes
- Installez Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce sur votre site WordPress et connectez-le à votre compte FreeAgent, en faisant correspondre les comptes de ventes, de TVA et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable FreeAgent.
- Vérifiez que la synchronisation initiale est terminée et confirmez qu'une commande en ligne récente apparaît comme la facture attendue dans FreeAgent.
- Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse sur votre tablette de comptoir et confirmez que l'invite de capture de contact est activée au moment du paiement.
- Effectuez une petite vente test en direct au comptoir, joignez un contact et confirmez que la facture apparaît dans FreeAgent avec les bons totaux et la bonne répartition de la TVA.
FAQ
L'estimation automatique de l'auto-évaluation de FreeAgent inclura-t-elle les ventes Oliver POS?
Oui. L'estimation de l'auto-évaluation est basée sur le grand livre de FreeAgent. Une fois que les ventes de la caisse atteignent FreeAgent via le connecteur WooCommerce, l'estimation reflète l'image complète des revenus.
FreeAgent prend-il en charge les détaillants multi-points de vente utilisant Oliver POS?
FreeAgent ne classe pas les revenus par point de vente de manière native, mais le connecteur WooCommerce peut étiqueter les commandes par magasin ou emplacement via des champs personnalisés, que FreeAgent affiche sur la facture. La plupart des détaillants multi-points de vente utilisant FreeAgent s'appuient sur les propres rapports de point de vente d'Oliver pour les détails par point de vente.
Oliver POS a-t-il un partenariat avec FreeAgent?
Non. Oliver n'a pas de partenariat avec FreeAgent ou toute autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge FreeAgent parce que son connecteur WooCommerce extrait déjà les commandes, les remboursements, la TVA et les contacts de votre boutique – et Oliver enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement FreeAgent, votre grand livre et votre contrat restent entre vous et FreeAgent.
Oliver facture-t-il des frais supplémentaires pour utiliser FreeAgent?
Non. Vous payez FreeAgent directement selon la tarification publiée par FreeAgent. La tarification d'Oliver est un forfait mensuel pour le logiciel de PDV qui n'a rien à voir avec la plateforme de comptabilité que vous choisissez.
Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles rapprochées dans un seul ensemble de livres comptables dans FreeAgent?
Oui. Oliver POS enregistre les ventes de la caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre paiement en ligne, de sorte qu'au moment où les commandes atteignent le connecteur FreeAgent, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. FreeAgent voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de TVA et un seul grand livre de contact – aucune réconciliation manuelle entre un ensemble de livres comptables en ligne et en magasin.
Essayez Oliver POS gratuitement pendant 30 jours sur /demo/ – apportez votre boutique WooCommerce existante et votre abonnement FreeAgent existant et intégrez vos revenus en magasin dans le même grand livre FreeAgent que vos commandes en ligne en moins d'une heure. Conçu pour les micro-entreprises de détail du Royaume-Uni mais disponible partout où WooCommerce fonctionne.