Oliver POS n'a pas de partenariat avec FreshBooks. Il prend en charge FreshBooks de la même manière que n'importe quelle boutique WooCommerce, par l'intermédiaire de FreshBooks for WooCommerce, qui synchronise déjà les commandes, les clients et les remboursements de WooCommerce avec FreshBooks en temps réel (ou selon le calendrier que vous avez configuré). Une fois que vous avez compris cela, le reste de ce guide est mécanique : chaque vente qu'Oliver enregistre au comptoir crée une commande WooCommerce normale, le connecteur FreshBooks la publie, et vos revenus en magasin atterrissent dans le même grand livre FreshBooks que vos revenus en ligne. FreshBooks s'occupe de la comptabilité. WooCommerce est le système de référence. Oliver est la caisse par-dessus.
Qu'est-ce que FreshBooks, exactement?
FreshBooks est la plateforme de comptabilité pour petites entreprises conçue pour les entreprises de services et les détaillants de produits qui détestent les feuilles de calcul. Elle a commencé comme un outil de facturation et s'est étendue pour devenir un grand livre complet pour les PME. Le connecteur FreshBooks WooCommerce publie les commandes WooCommerce en tant que factures FreshBooks, les clients WooCommerce en tant que clients FreshBooks et les remboursements WooCommerce en tant que notes de crédit.
Pour nos besoins, l'important à propos de FreshBooks n'est pas une fonctionnalité spécifique – c'est que le connecteur WooCommerce est mature, bien pris en charge et traite chaque commande WooCommerce comme une transaction de premier ordre dans FreshBooks. Oliver POS n'ajoute pas un deuxième connecteur FreshBooks ni ne modifie le chemin des données. Il enregistre les ventes de la caisse dans WooCommerce, et le connecteur FreshBooks existant les récupère.
Comment Oliver POS transmet les ventes en magasin à FreshBooks
Le flux PDV WooCommerce de FreshBooks à l'intérieur d'Oliver est court et prévisible :
- Le caissier enregistre la vente sur la caisse Oliver, scanne ou sélectionne les articles, et appuie sur Payer.
- Oliver demande de joindre un client – par recherche d'adresse courriel, de numéro de téléphone ou par une nouvelle fiche client.
- Le caissier accepte le paiement via n'importe quelle passerelle de paiement WooCommerce que le magasin utilise.
- Oliver crée une commande WooCommerce standard avec l'ID du client, les articles, les totaux, la répartition de la taxe de vente / TVA et le mode de paiement.
- FreshBooks for WooCommerce voit la nouvelle commande via les hooks de WooCommerce en quelques secondes.
- Le connecteur publie une facture dans FreshBooks avec les bons codes de taxe de vente / TVA, le client et les correspondances de comptes de revenus/paiements.
- Le traitement standard de FreshBooks s'exécute sur le nouveau document – écritures de journal, rapprochement des paiements, provisions pour la taxe de vente / TVA et toute automatisation en aval que vous avez configurée.
De bout en bout, la vente en magasin arrive dans FreshBooks avant que le client ait quitté le magasin (en mode par commande) ou dans le cadre du prochain résumé de fin de journée (en mode résumé quotidien). Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.
Le connecteur FreshBooks WooCommerce – ce sur quoi Oliver s'appuie
Oliver n'ajoute pas un deuxième connecteur FreshBooks ni ne duplique la synchronisation. L'extension sur laquelle Oliver s'appuie est la version standard de FreshBooks for WooCommerce, disponible sur wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Elle est spécialement conçue pour gérer le chemin des données de WooCommerce vers FreshBooks, y compris la correspondance de la taxe de vente / TVA, la correspondance des clients, la gestion des remboursements et le flux de rapports standard.
La configuration est identique à celle de n'importe quelle boutique WooCommerce : installez le connecteur, connectez-vous à votre compte FreshBooks, faites correspondre le plan comptable et les codes de taxe de vente / TVA, et laissez la synchronisation initiale s'exécuter. Une fois cela fait, chaque commande WooCommerce – y compris chaque vente de la caisse Oliver POS – est acheminée vers FreshBooks par le même chemin.
Pourquoi il est important de transférer les ventes en magasin vers FreshBooks
La plupart des détaillants qui utilisent FreshBooks sur une boutique WooCommerce ont un grand livre orienté vers les ventes en ligne, car c'est là que les données ont toujours circulé automatiquement. Le résultat est un grand livre FreshBooks qui sait tout sur les commandes en ligne et presque rien sur les ventes au comptoir. Les conséquences en aval sont réelles :
- La numérotation des factures est décalée. FreshBooks émet les numéros de facture séquentiellement. Un PDV qui publie des écritures de journal de fin de journée ailleurs crée un écart dans la numérotation de FreshBooks, ce qui complique les audits.
- La valeur à vie du client est incorrecte. FreshBooks montre le revenu à vie par client. Sans les ventes en magasin, les habitués ressemblent à des acheteurs en ligne uniques.
- Les rapports de recouvrement des paiements sont trompeurs. FreshBooks rend compte du délai de paiement. Un PDV qui enregistre les ventes au comptant séparément fait paraître le rapport comme s'il n'y avait aucune collecte au comptant.
Transférez les ventes Oliver POS via la synchronisation WooCommerce et tous ces problèmes se résolvent en même temps. FreshBooks voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de taxe de vente / TVA et un seul grand livre client pour les activités en ligne et en magasin. La réconciliation du comptable avec la banque cesse d'être un exercice d'investigation. Le conseiller ou le comptable travaille à partir d'une seule source. Le tableau de bord vous indique enfin ce que votre entreprise fait réellement – en ligne et en magasin combinés.
Ce que ce n'est PAS
Oliver POS n'est pas un partenaire de FreshBooks. Il n'y a pas d'accord de comarketing, pas de partage des revenus et pas de tarification spéciale FreshBooks pour les marchands Oliver. Oliver ne s'interpose pas entre WooCommerce et FreshBooks; le chemin des données est exactement le même que celui utilisé par n'importe quelle boutique WooCommerce. Oliver ne facture pas de majoration, n'ajoute pas de frais par transaction et ne prend pas de part sur l'abonnement FreshBooks. Votre compte, votre grand livre et votre contrat FreshBooks sont entièrement entre vous et FreshBooks.
Il convient également de noter qu'Oliver POS ne change rien à la propriété des données. La table des commandes WooCommerce sur votre propre installation WordPress reste la source de vérité. Oliver y écrit; FreshBooks y lit via le connecteur. Si vous quittez un jour FreshBooks, les données restent là où elles ont toujours été – dans WooCommerce.
Configuration en 4 étapes
- Installez FreshBooks for WooCommerce sur votre site WordPress et connectez-le à votre compte FreshBooks, en faisant correspondre les comptes de ventes, de taxe de vente / TVA et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable FreshBooks.
- Vérifiez que la synchronisation initiale est terminée et confirmez qu'une commande en ligne récente apparaît comme la facture attendue dans FreshBooks.
- Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse sur votre tablette de comptoir et confirmez que l'invite de capture de client est activée au moment du paiement.
- Effectuez une petite vente test en direct au comptoir, joignez un client et confirmez que la facture apparaît dans FreshBooks avec les bons totaux et la bonne répartition de la taxe de vente / TVA.
FAQ
Dois-je créer un client FreshBooks pour chaque client sans rendez-vous?
Non. Les ventes anonymes de la caisse deviennent des factures FreshBooks contre un client configurable « Sans rendez-vous » ou « Détail ». Les clients nommés – capturés à la caisse par courriel ou par téléphone – créent ou correspondent automatiquement à un client FreshBooks existant.
FreshBooks peut-il rapprocher les paiements Oliver POS des dépôts bancaires?
Oui. FreshBooks suit les paiements de factures par le compte de revenus auquel le connecteur les publie. Faites correspondre le bon mode de paiement WooCommerce au bon compte FreshBooks, et l'outil de réconciliation bancaire de FreshBooks rapproche les dépôts de la même manière qu'il le fait pour les commandes en ligne.
Oliver POS a-t-il un partenariat avec FreshBooks?
Non. Oliver n'a pas de partenariat avec FreshBooks ou toute autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge FreshBooks parce que son connecteur WooCommerce extrait déjà les commandes, les remboursements, la taxe de vente / TVA et les clients de votre boutique – et Oliver enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement FreshBooks, votre grand livre et votre contrat restent entre vous et FreshBooks.
Oliver facture-t-il des frais supplémentaires pour utiliser FreshBooks?
Non. Vous payez FreshBooks directement selon la tarification publiée par FreshBooks. La tarification d'Oliver est un forfait mensuel pour le logiciel de PDV qui n'a rien à voir avec la plateforme de comptabilité que vous choisissez.
Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles rapprochées dans un seul ensemble de livres comptables dans FreshBooks?
Oui. Oliver POS enregistre les ventes de la caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre paiement en ligne, de sorte qu'au moment où les commandes atteignent le connecteur FreshBooks, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. FreshBooks voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de taxe de vente / TVA et un seul grand livre client – aucune réconciliation manuelle entre un ensemble de livres comptables en ligne et en magasin.
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