FreshBooks WooCommerce POS – Oliver POS integrasjonsguide

Oliver POS har ikke et partnerskap med FreshBooks. Det støtter FreshBooks på samme måte som enhver WooCommerce-butikk gjør – gjennom FreshBooks for WooCommerce, som allerede synkroniserer WooCommerce-ordrer, kunder og refusjoner til FreshBooks i sanntid (eller i henhold til tidsplanen du har konfigurert). Når du forstår det, er resten av denne guiden mekanisk: hvert salg Oliver registrerer i kassen, skriver en vanlig WooCommerce-ordre, FreshBooks-koblingen posterer den, og inntektene fra butikken din havner i samme FreshBooks-hovedbok som inntektene fra nettsalget. FreshBooks tar seg av regnskapet. WooCommerce er systemet som holder oversikten. Oliver er kasseapparatet på toppen.

Hva FreshBooks er, nøyaktig

FreshBooks er regnskapsplattformen for småbedrifter bygget for tjenesteytende bedrifter og produktforhandlere som hater regneark. Det startet som et faktureringsverktøy og utvidet seg til en fullstendig SMB-hovedbok. FreshBooks WooCommerce-koblingen posterer WooCommerce-ordrer som FreshBooks-fakturaer, WooCommerce-kunder som FreshBooks-klienter, og WooCommerce-refusjoner som kreditnotaer.

For våre formål er det viktigste med FreshBooks ikke en spesifikk funksjon – det er at WooCommerce-koblingen er moden, godt støttet og behandler hver WooCommerce-ordre som en førsteklasses transaksjon i FreshBooks. Oliver POS legger ikke til en ny FreshBooks-kobling eller endrer databanen. Den skriver salg fra kasseapparatet inn i WooCommerce, og den eksisterende FreshBooks-koblingen henter dem opp.

Hvordan Oliver POS mater salg fra butikk inn i FreshBooks

FreshBooks WooCommerce POS-flyten i Oliver er kort og forutsigbar:

1. Kassereren registrerer salget i Oliver-kassen, skanner eller velger varer, og trykker på Betal.
2. Oliver ber om å knytte til en klient – via e-postsøk, telefonnummersøk eller et nytt klientkort.
3. Kassereren tar imot betaling gjennom hvilken som helst WooCommerce betalingsgateway butikken bruker.
4. Oliver skriver en standard WooCommerce-ordre med klient-ID, varelinjer, totaler, merverdiavgift/mva-oppdelinger og betalingsmetode.
5. FreshBooks for WooCommerce ser den nye ordren gjennom WooCommerce-hooks i løpet av sekunder.
6. Koblingen posterer en faktura til FreshBooks med de riktige merverdiavgift/mva-kodene, klienten og inntekts-/betalingskontotilknytninger.
7. FreshBooks' standardbehandling kjører på det nye dokumentet – journalføringer, betalingsavstemming, merverdiavgift/mva-avsetninger og eventuell nedstrøms automatisering du har satt opp.

Fra start til slutt ankommer salget fra butikken i FreshBooks før kunden har forlatt butikken (i per-ordre-modus) eller som en del av neste dagsoppsummering (i daglig-oppsummeringsmodus). Uansett kreves ingen manuell inntasting.

FreshBooks WooCommerce-koblingen – det Oliver bygger på

Oliver legger ikke til en ny FreshBooks-kobling eller dupliserer synkroniseringen. Utvidelsen Oliver bygger på er standard FreshBooks for WooCommerce, tilgjengelig på wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Den er bygget spesifikt for å håndtere databanen fra WooCommerce til FreshBooks, inkludert merverdiavgift/mva-tilknytning, klientmatching, refusjonshåndtering og standard rapporteringsflyt.

Oppsettet er identisk med oppsettet for enhver WooCommerce-butikk: installer koblingen, koble til din FreshBooks-konto, tilknytt kontoplanen og merverdiavgift/mva-kodene, og la den første synkroniseringen kjøre. Når det er gjort, flyter hver WooCommerce-ordre – inkludert hvert Oliver POS-kassesalg – inn i FreshBooks på samme bane.

Hvorfor det er viktig å sende salg fra butikk inn i FreshBooks

De fleste forhandlere som kjører FreshBooks på en WooCommerce-butikk har en hovedbok som er skjev mot nettsalg, fordi det er der data historisk sett har flytt automatisk. Resultatet er en FreshBooks-hovedbok som vet alt om nettordrer og nesten ingenting om salg over disk. Konsekvensene nedstrøms er reelle:

• Fakturanummereringen blir feil. FreshBooks utsteder fakturanumre sekvensielt. Et POS som posterer journalføringer ved dagens slutt et annet sted, skaper et gap i FreshBooks-nummereringen, noe som kompliserer revisjoner.
• Kundens livstidsverdi er feil. FreshBooks viser livstidsinntekt per klient. Uten salg fra butikk ser stamkunder ut som engangskjøpere på nett.
• Rapporter om betalingsinnkreving er misvisende. FreshBooks rapporterer om betalingstidspunkt. Et POS som registrerer kontantsalg separat, får rapporten til å se ut som om det ikke er noen kontantinnkrevinger i det hele tatt.

Send Oliver POS-salg gjennom WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemene løses på en gang. FreshBooks ser én inntektsstrøm, én total for merverdiavgift/mva-forpliktelse og én kundehovedbok på tvers av nett- og butikkaktivitet. Bokførerens avstemming mot banken slutter å være en rettsmedisinsk øvelse. Rådgiveren eller regnskapsføreren jobber fra én kilde. Dashbordet forteller deg endelig hva virksomheten din virkelig gjør – kombinert på nett og i butikk.

Hva dette IKKE er

Oliver POS er ikke en FreshBooks-partner. Det er ingen felles markedsføringsavtale, ingen inntektsdeling og ingen spesiell FreshBooks-prising for Oliver-forhandlere. Oliver plasserer seg ikke mellom WooCommerce og FreshBooks; databanen er nøyaktig den samme som enhver WooCommerce-butikk bruker. Oliver tar ikke påslag, legger ikke til en transaksjonsavgift på toppen, og tar ikke en andel av FreshBooks-abonnementet. Din FreshBooks-konto, hovedbok og kontrakt er utelukkende mellom deg og FreshBooks.

Det er også verdt å si at Oliver POS ikke endrer historien om dataeierskap. WooCommerce-ordretabellen på din egen WordPress-installasjon forblir sannhetens kilde. Oliver skriver til den; FreshBooks leser fra den gjennom koblingen. Hvis du noen gang forlater FreshBooks, forblir dataene der de alltid har vært – i WooCommerce.

Oppsett i 4 trinn

1. Installer FreshBooks for WooCommerce på ditt WordPress-nettsted og koble det til din FreshBooks-konto, og tilknytt WooCommerce-salgs-, merverdiavgift/mva- og betalingsmetodekontoene til din FreshBooks-kontoplan.
2. Verifiser at den første synkroniseringen fullføres og bekreft at en nylig nettordre vises som forventet faktura i FreshBooks.
3. Installer Oliver POS, logg inn på kassen på diskenettbrettet ditt, og bekreft at klient-fangst-prompten er aktivert ved kassen.
4. Kjør et lite live testsalg ved disken, knytt til en klient, og bekreft at fakturaen vises i FreshBooks med de riktige totalene og merverdiavgift/mva-oppdelingene.

Ofte stilte spørsmål

Må jeg opprette en FreshBooks-klient for hver drop-in-kunde?

Nei. Anonyme kassesalg blir FreshBooks-fakturaer mot en konfigurerbar «Drop-in»- eller «Butikk»-klient. Navngitte kunder – registrert i kassen via e-post eller telefon – oppretter eller matcher en eksisterende FreshBooks-klient automatisk.

Kan FreshBooks avstemme Oliver POS-betalinger mot bankinnskudd?

Ja. FreshBooks sporer fakturabetalinger etter inntektskontoen som koblingen posterer til. Knytt riktig WooCommerce-betalingsmetode til riktig FreshBooks-konto, og FreshBooks' bankavstemmingsverktøy matcher innskudd på samme måte som for nettordrer.

Har Oliver POS et partnerskap med FreshBooks?

Nei. Oliver samarbeider ikke med FreshBooks eller noen annen regnskapsplattform. Vi støtter FreshBooks fordi dens WooCommerce-kobling allerede henter ordrer, refusjoner, merverdiavgift/mva og klienter fra butikken din – og Oliver skriver hvert salg i butikken inn i WooCommerce som en standard ordre, slik at den samme koblingen henter den opp automatisk. Ditt FreshBooks-abonnement, din hovedbok og din kontrakt forblir mellom deg og FreshBooks.

Tar Oliver ekstra betalt for å bruke FreshBooks?

Nei. Du betaler FreshBooks direkte i henhold til FreshBooks' publiserte priser. Olivers prising er en fast månedlig avgift for POS-programvare som ikke har noe å gjøre med regnskapsplattformen du velger.

Vil salgene mine fra butikk og nettbutikk bli avstemt mot ett enkelt regnskap i FreshBooks?

Ja. Oliver POS skriver salg fra kasseapparatet inn i den samme WooCommerce-butikken som driver din nettkasse, så når ordrene når FreshBooks-koblingen, er de allerede en enhetlig ordreflyt. FreshBooks ser én inntektsstrøm, én total for merverdiavgift/mva-forpliktelse og én klient-hovedbok – ingen manuell avstemming mellom et nett- og et butikkregnskap.

Prøv Oliver POS gratis i 30 dager på /demo/ – ta med din eksisterende WooCommerce-butikk og ditt eksisterende FreshBooks-abonnement og få inntektene fra butikken din på samme FreshBooks-hovedbok som nettordrene dine i løpet av en time. Laget for nordamerikanske småbedriftsforhandlere, men tilgjengelig overalt hvor WooCommerce kjører.