FreshBooks w Oliver POS
Faktury i klienci w FreshBooks aktualizują się o dane ze sprzedaży z kasy Oliver POS za pośrednictwem złącza WooCommerce + FreshBooks.
Jak FreshBooks działa z Oliver POS dla WooCommerce
FreshBooks to platforma księgowa dla małych firm, stworzona dla firm usługowych i sprzedawców detalicznych, którzy nie znoszą arkuszy kalkulacyjnych. Złącze FreshBooks dla WooCommerce przesyła zamówienia jako faktury, a klientów jako kontrahentów do FreshBooks. Oliver POS zapisuje sprzedaż stacjonarną w WooCommerce jako standardowe zamówienia, a złącze FreshBooks księguje je jako faktury FreshBooks — ten sam kontrahent, to samo konto przychodów, te same kody podatkowe co w sklepie internetowym.
Co FreshBooks pobiera z WooCommerce
Łącznik FreshBooks for WooCommerce synchronizuje zamówienia WooCommerce z FreshBooks jako faktury, klientów jako klientów i zwroty jako noty kredytowe. Obsługa podatków jest zgodna z biblioteką stawek podatkowych FreshBooks, zmapowaną na klasy podatkowe WooCommerce. Następnie FreshBooks obsługuje numerację faktur, uzgadnianie płatności i typowe przepływy pracy dla MŚP (windykacja zaległych płatności, stosowanie kredytów, wysyłanie wyciągów).
Oliver POS nie komunikuje się bezpośrednio z FreshBooks. Sprzedaż z kasy jest zapisywana w WooCommerce, łącznik FreshBooks ją pobiera, a faktura za sprzedaż stacjonarną trafia do FreshBooks w taki sam sposób, jak zamówienie online.
Dlaczego sprzedaż stacjonarna ma znaczenie w księdze FreshBooks
FreshBooks jest najczęściej platformą księgową dla małych sprzedawców i hybryd usługowo-produktowych — studio jogi ze sprzedażą detaliczną, salon ze sprzedażą produktów, palarnia kawy z subskrypcjami. Firmy te zwykle prowadzą uproszczoną księgowość, w której księgi prowadzi założyciel lub księgowy na część etatu. Ręczne wprowadzanie danych na koniec dnia to dokładnie ten rodzaj żmudnej pracy, która jest pomijana, wykonywana nieprawidłowo lub z tygodniowym opóźnieniem.
Gdy Oliver POS zasila WooCommerce, a WooCommerce zasila FreshBooks, ręczny krok znika. Sprzedaż z lady pojawia się jako faktury FreshBooks w taki sam sposób, jak sprzedaż online, lista klientów FreshBooks rośnie wraz z klientami stacjonarnymi, a koniec roku to czysty eksport zamiast skomplikowanej rekonstrukcji.
Jak działa synchronizacja WooCommerce + Oliver + FreshBooks
Kasjer rejestruje sprzedaż w Oliver POS, przypisuje klienta, przyjmuje płatność. Oliver tworzy zamówienie WooCommerce. Łącznik FreshBooks uruchamia swój webhook, tworzy lub aktualizuje klienta FreshBooks, księguje fakturę z pozycjami i podatkami z WooCommerce oraz rejestruje płatność na skonfigurowanym koncie przychodów FreshBooks. Zwroty z kasy przepływają przez WooCommerce i księgują noty kredytowe do oryginalnej faktury FreshBooks.
Najlepsze dopasowanie dla sprzedawców, którzy…
FreshBooks w Oliver POS pasuje do małych sprzedawców WooCommerce — z jedną lub dwiema lokalizacjami, zespołem kierowanym przez założyciela i preferencją dla najprostszego możliwego przepływu pracy księgowej. Jest to szczególnie powszechne w przypadku marek butikowych, specjalistycznej żywności i hybryd usługowo-produktowych, gdzie FreshBooks jest już używany.
Co otrzymujesz i jak to skonfigurować
Funkcje, które Oliver udostępnia z wtyczki FreshBooks, oraz 4-etapowa instalacja, którą przechodzi większość sprzedawców.
Funkcje przy kasie
- Sprzedaż w sklepie stacjonarnym przepływa do FreshBooks w momencie zamknięcia sprzedaży na kasie
- Przychody online i ze sklepu stacjonarnego trafiają do jednego rachunku zysków i strat, jednego konta zobowiązań podatkowych i jednego zestawu ksiąg
- Podziały według kodu podatkowego (GST/HST, VAT, podatek od sprzedaży) obsługiwane przez złącze FreshBooks WooCommerce
- Zwroty i anulowania księgowane z powrotem na oryginalnej fakturze lub w zapisie księgowym
- Sumy według metod płatności pasują do depozytów z wyciągów bankowych używanych do uzgodnienia
- Ta sama subskrypcja FreshBooks, ten sam plan kont i ten sam przepływ pracy co w Twoim sklepie internetowym
Konfiguracja w 4 krokach
- Zainstaluj FreshBooks for WooCommerce na swojej stronie WooCommerce i połącz swoje konto FreshBooks
- Zmapuj konta sprzedaży, podatków, KWS i metod płatności WooCommerce do swojego planu kont FreshBooks
- Zainstaluj Oliver POS, zaloguj się do kasy i potwierdź, że monit o przechwytywanie danych klienta jest włączony przy kasie
- Przeprowadź małą, testową sprzedaż na żywo przy ladzie i potwierdź, że faktura, zapis księgowy lub paragon pojawia się w FreshBooks z prawidłowymi sumami i podziałami podatkowymi
Często zadawane pytania dotyczące FreshBooks w Oliver POS
Czy muszę tworzyć klienta FreshBooks dla każdego klienta z ulicy?
Nie. Anonimowa sprzedaż z kasy staje się fakturami FreshBooks wystawionymi na ogólnego klienta „z ulicy” lub „detalicznego” (konfigurowalne w łączniku). Klienci imienni — których dane (e-mail lub telefon) są pozyskiwane przy kasie — automatycznie tworzą lub są dopasowywani do istniejącego klienta FreshBooks.
Czy FreshBooks może uzgadniać płatności z Oliver POS z depozytami bankowymi?
FreshBooks śledzi płatności za faktury według konta przychodów FreshBooks, na które księguje je łącznik. Dopóki mapujesz odpowiednią metodę płatności na odpowiednie konto, narzędzie do uzgadniania transakcji bankowych FreshBooks dopasowuje wpłaty do zgrupowanych płatności w taki sam sposób, jak w przypadku zamówień online.
Czy Oliver POS współpracuje z FreshBooks?
Nie. Oliver nie współpracuje z FreshBooks ani żadną inną platformą księgową. Obsługujemy FreshBooks, ponieważ jego złącze WooCommerce już pobiera zamówienia, zwroty, podatki i klientów z Twojego sklepu — a Oliver zapisuje każdą sprzedaż w sklepie stacjonarnym w WooCommerce jako standardowe zamówienie, więc to samo złącze pobiera je automatycznie. Twoja subskrypcja księgowa, Twoja księga i Twoja umowa pozostają między Tobą a FreshBooks.
Czy Oliver pobiera dodatkowe opłaty za korzystanie z FreshBooks?
Nie. Płacisz standardowe, opublikowane ceny FreshBooks bezpośrednio do FreshBooks. Oliver nie pobiera marży, nie ingeruje w przepływ danych i nie nalicza dodatkowej opłaty za transakcję ani za zapis księgowy.
Czy sprzedaż z kasy Oliver POS dociera do FreshBooks?
Tak. Każda sprzedaż w Oliver POS jest zapisywana w WooCommerce jako standardowe zamówienie z dołączonymi danymi klienta, pozycjami, podatkami i metodą płatności. Złącze FreshBooks WooCommerce traktuje to zamówienie w taki sam sposób, jak zamówienie online: księguje tę samą fakturę, zapis księgowy lub paragon, z tymi samymi podziałami podatkowymi i tym samym rekordem klienta. Nie ma oddzielnej synchronizacji POS do skonfigurowania.
Jak szybko sprzedaż z kasy dociera do FreshBooks?
Zależy to od trybu synchronizacji złącza FreshBooks. Złącza, które przesyłają dane dla każdego zamówienia (większość integracji FreshBooks to obsługuje), księgują fakturę lub paragon w FreshBooks w ciągu kilku sekund od zamknięcia sprzedaży przez kasjera. Złącza ustawione na dzienne podsumowanie księgują pojedynczy zapis księgowy na koniec dnia z podziałem na podatek, metodę płatności i punkt sprzedaży. W obu przypadkach nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych.
Przeczytaj nasz pełny przewodnik po FreshBooks w Oliver POS
Szczegółowy przewodnik po uruchomieniu FreshBooks wraz z kasą Oliver POS w sklepie WooCommerce.