FreshBooks WooCommerce POS — Przewodnik po integracji z Oliver POS

Oliver POS nie jest partnerem FreshBooks. Obsługuje FreshBooks w taki sam sposób, jak każdy sklep WooCommerce — za pośrednictwem wtyczki FreshBooks for WooCommerce, która już synchronizuje zamówienia, klientów i zwroty z WooCommerce do FreshBooks w czasie rzeczywistym (lub zgodnie z skonfigurowanym harmonogramem). Gdy to zrozumiesz, reszta tego przewodnika jest czysto mechaniczna: każda sprzedaż, którą Oliver zarejestruje przy kasie, tworzy normalne zamówienie WooCommerce, konektor FreshBooks je publikuje, a Twoje przychody ze sprzedaży stacjonarnej trafiają do tej samej księgi FreshBooks, co przychody ze sprzedaży online. FreshBooks zajmuje się księgowością. WooCommerce jest systemem rejestrującym. Oliver to kasa na wierzchu.

Czym dokładnie jest FreshBooks

FreshBooks to platforma księgowa dla małych firm, stworzona dla firm usługowych i sprzedawców detalicznych, którzy nienawidzą arkuszy kalkulacyjnych. Zaczęło się jako narzędzie do fakturowania i rozszerzyło się do pełnej księgi dla małych i średnich przedsiębiorstw. Konektor FreshBooks WooCommerce publikuje zamówienia WooCommerce jako faktury FreshBooks, klientów WooCommerce jako klientów FreshBooks, a zwroty WooCommerce jako noty kredytowe.

Dla naszych celów ważną rzeczą w FreshBooks nie jest żadna konkretna funkcja — chodzi o to, że konektor WooCommerce jest dojrzały, dobrze wspierany i traktuje każde zamówienie WooCommerce jako pełnoprawną transakcję w FreshBooks. Oliver POS nie dodaje drugiego konektora FreshBooks ani nie modyfikuje ścieżki danych. Zapisuje sprzedaż z kasy do WooCommerce, a istniejący konektor FreshBooks je pobiera.

Jak Oliver POS przekazuje sprzedaż stacjonarną do FreshBooks

Przepływ FreshBooks WooCommerce POS wewnątrz Oliver jest krótki i przewidywalny:

1. Kasjer rejestruje sprzedaż na kasie Oliver, skanuje lub wybiera produkty i klika „Pobierz opłatę”.
2. Oliver prosi o dołączenie klienta — poprzez wyszukiwanie po adresie e-mail, numerze telefonu lub nową kartę klienta.
3. Kasjer przyjmuje płatność za pośrednictwem dowolnej bramki płatności WooCommerce, której używa sklep.
4. Oliver tworzy standardowe zamówienie WooCommerce z identyfikatorem klienta, pozycjami, sumami, podziałem podatku od sprzedaży / VAT i metodą płatności.
5. Wtyczka FreshBooks for WooCommerce widzi nowe zamówienie za pośrednictwem haków WooCommerce w ciągu kilku sekund.
6. Konektor wysyła fakturę do FreshBooks z prawidłowymi kodami podatku od sprzedaży / VAT, klientem i mapowaniami kont przychodów/płatności.
7. Standardowe przetwarzanie FreshBooks odbywa się na nowym dokumencie — zapisy księgowe, uzgadnianie płatności, naliczenia podatku od sprzedaży / VAT i wszelkie dalsze automatyzacje, które skonfigurowałeś.

Od początku do końca, sprzedaż stacjonarna dociera do FreshBooks, zanim klient opuści sklep (w trybie na zamówienie) lub jako część następnego podsumowania na koniec dnia (w trybie podsumowania dziennego). W obu przypadkach nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych.

Konektor FreshBooks WooCommerce — na czym opiera się Oliver

Oliver nie dodaje drugiego konektora FreshBooks ani nie duplikuje synchronizacji. Wtyczka, na której opiera się Oliver, to standardowa FreshBooks for WooCommerce, dostępna na wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Została stworzona specjalnie do obsługi ścieżki danych WooCommerce → FreshBooks, w tym mapowania podatku od sprzedaży / VAT, dopasowywania klientów, obsługi zwrotów i standardowego przepływu raportowania.

Konfiguracja jest identyczna jak w przypadku każdego sklepu WooCommerce: zainstaluj konektor, połącz się z kontem FreshBooks, zmapuj plan kont i kody podatku od sprzedaży / VAT, a następnie pozwól na przeprowadzenie początkowej synchronizacji. Po zakończeniu, każde zamówienie WooCommerce — w tym każda sprzedaż z kasy Oliver POS — przepływa do FreshBooks tą samą ścieżką.

Dlaczego przesyłanie sprzedaży stacjonarnej do FreshBooks ma znaczenie

Większość sprzedawców detalicznych korzystających z FreshBooks w sklepie WooCommerce ma księgowość zorientowaną na sprzedaż online, ponieważ to właśnie stamtąd dane historycznie przepływały automatycznie. W rezultacie księga FreshBooks wie wszystko o zamówieniach online i prawie nic o sprzedaży przy kasie. Konsekwencje tego są realne:

• Numeracja faktur się psuje. FreshBooks nadaje numery faktur sekwencyjnie. System POS, który publikuje zapisy księgowe na koniec dnia gdzie indziej, tworzy lukę w numeracji FreshBooks, co komplikuje audyty.
• Wartość życiowa klienta jest błędna. FreshBooks pokazuje przychód z całego okresu życia klienta. Bez sprzedaży stacjonarnej, stali klienci wyglądają jak jednorazowi kupujący online.
• Raporty o pobieraniu płatności są mylące. FreshBooks raportuje o terminowości płatności. System POS, który rejestruje sprzedaż gotówkową osobno, sprawia, że raport wygląda, jakby w ogóle nie było pobrań gotówkowych.

Przesyłaj sprzedaż z Oliver POS przez synchronizację WooCommerce, a wszystkie te problemy rozwiążą się od razu. FreshBooks widzi jeden strumień przychodów, jedną łączną kwotę zobowiązania z tytułu podatku od sprzedaży / VAT i jedną księgę klientów dla całej aktywności online i stacjonarnej. Uzgadnianie księgowego z wyciągami bankowymi przestaje być ćwiczeniem z kryminalistyki. Doradca lub księgowy pracuje z jednego źródła. Pulpit nawigacyjny wreszcie pokazuje, co naprawdę robi Twoja firma — łącznie online i w sklepie.

Czym to NIE jest

Oliver POS nie jest partnerem FreshBooks. Nie ma umowy o wspólnym marketingu, podziału przychodów ani specjalnych cen FreshBooks dla sprzedawców Oliver. Oliver nie wstawia się między WooCommerce a FreshBooks; ścieżka danych jest dokładnie taka sama, jakiej używa każdy sklep WooCommerce. Oliver nie nalicza marży, nie dodaje opłaty za transakcję i nie pobiera części subskrypcji FreshBooks. Twoje konto FreshBooks, księga i umowa są wyłącznie między Tobą a FreshBooks.

Warto również powiedzieć, że Oliver POS nie zmienia kwestii własności danych. Tabela zamówień WooCommerce na Twojej własnej instalacji WordPress pozostaje źródłem prawdy. Oliver zapisuje w niej dane; FreshBooks odczytuje je za pośrednictwem konektora. Jeśli kiedykolwiek opuścisz FreshBooks, dane pozostaną tam, gdzie zawsze były — w WooCommerce.

Konfiguracja w 4 krokach

1. Zainstaluj FreshBooks for WooCommerce na swojej stronie WordPress i połącz ją z kontem FreshBooks, mapując konta sprzedaży, podatku od sprzedaży / VAT i metod płatności WooCommerce do swojego planu kont FreshBooks.
2. Sprawdź, czy początkowa synchronizacja została zakończona i potwierdź, że ostatnie zamówienie online pojawia się jako oczekiwana faktura w FreshBooks.
3. Zainstaluj Oliver POS, zaloguj się do kasy na tablecie i potwierdź, że monit o przechwytywanie klienta jest włączony przy kasie.
4. Przeprowadź małą, rzeczywistą sprzedaż testową przy kasie, dołącz klienta i potwierdź, że faktura pojawia się w FreshBooks z prawidłowymi sumami i podziałem podatku od sprzedaży / VAT.

FAQ

Czy muszę tworzyć klienta FreshBooks dla każdego klienta z ulicy?

Nie. Anonimowa sprzedaż z kasy staje się fakturami FreshBooks wystawionymi na konfigurowalnego klienta „z ulicy” lub „detalicznego”. Klienci imienni — przechwyceni przy kasie przez e-mail lub telefon — tworzą lub dopasowują istniejącego klienta FreshBooks automatycznie.

Czy FreshBooks może uzgadniać płatności z Oliver POS z depozytami bankowymi?

Tak. FreshBooks śledzi płatności za faktury według konta dochodowego, na które publikuje konektor. Zmapuj odpowiednią metodę płatności WooCommerce do odpowiedniego konta FreshBooks, a narzędzie do uzgadniania bankowego FreshBooks dopasuje depozyty w taki sam sposób, jak w przypadku zamówień online.

Czy Oliver POS jest partnerem FreshBooks?

Nie. Oliver nie jest partnerem FreshBooks ani żadnej innej platformy księgowej. Wspieramy FreshBooks, ponieważ jego konektor WooCommerce już pobiera zamówienia, zwroty, podatek od sprzedaży / VAT i klientów z Twojego sklepu — a Oliver zapisuje każdą sprzedaż stacjonarną do WooCommerce jako standardowe zamówienie, więc ten sam konektor pobiera je automatycznie. Twoja subskrypcja FreshBooks, Twoja księga i Twoja umowa pozostają między Tobą a FreshBooks.

Czy Oliver pobiera dodatkowe opłaty za korzystanie z FreshBooks?

Nie. Płacisz FreshBooks bezpośrednio według opublikowanych cen FreshBooks. Cennik Olivera to stała miesięczna opłata za oprogramowanie POS, która nie ma nic wspólnego z wybraną przez Ciebie platformą księgową.

Czy moja sprzedaż stacjonarna i online będzie uzgadniana z jednym zestawem ksiąg w FreshBooks?

Tak. Oliver POS zapisuje sprzedaż z kasy do tego samego sklepu WooCommerce, który obsługuje Twoje płatności online, więc zanim zamówienia dotrą do konektora FreshBooks, są już ujednoliconym strumieniem zamówień. FreshBooks widzi jeden strumień przychodów, jedną łączną kwotę zobowiązania z tytułu podatku od sprzedaży / VAT i jedną księgę klientów — bez ręcznego uzgadniania między zestawem ksiąg online a stacjonarnym.

Wypróbuj Oliver POS za darmo przez 30 dni na /demo/ — przynieś swój istniejący sklep WooCommerce i istniejącą subskrypcję FreshBooks, a Twoje przychody ze sprzedaży stacjonarnej znajdą się w tej samej księdze FreshBooks co zamówienia online w ciągu godziny. Stworzony dla północnoamerykańskich małych firm detalicznych, ale dostępny wszędzie tam, gdzie działa WooCommerce.