FreshBooks в Oliver POS
Счета и клиенты FreshBooks обновляются данными о продажах с кассы Oliver POS через коннектор WooCommerce + FreshBooks.
Как FreshBooks работает с Oliver POS для WooCommerce
FreshBooks — это бухгалтерская платформа для малого бизнеса, созданная для сервисных компаний и розничных продавцов, которые ненавидят электронные таблицы. Коннектор FreshBooks для WooCommerce передает заказы как счета, а покупателей — как клиентов в FreshBooks. Oliver POS записывает продажи через кассу в WooCommerce как стандартные заказы, а коннектор FreshBooks публикует их как счета FreshBooks — для того же клиента, на тот же счет доходов и с теми же налоговыми кодами, что и в интернет-магазине.
Какие данные FreshBooks получает из WooCommerce
Коннектор FreshBooks for WooCommerce синхронизирует заказы WooCommerce в FreshBooks как счета-фактуры, клиентов — как клиентов FreshBooks, а возвраты — как кредитные ноты. Обработка налогов соответствует библиотеке налоговых ставок FreshBooks, сопоставленной с налоговыми классами WooCommerce. Затем FreshBooks управляет нумерацией счетов, сверкой платежей и обычными рабочими процессами малого и среднего бизнеса (взыскание просроченных платежей, применение кредитов, отправка выписок).
Oliver POS не взаимодействует с FreshBooks напрямую. Продажи с кассы записываются в WooCommerce, коннектор FreshBooks их подхватывает, и счет-фактура за покупку в магазине попадает в FreshBooks так же, как и онлайн-заказ.
Почему продажи в магазине важны для главной книги FreshBooks
FreshBooks чаще всего является бухгалтерской платформой для небольших розничных торговцев и гибридных бизнесов «услуга-продукт» — студии йоги с розничной торговлей, салона с продажей продукции, обжарщика кофе с подписками. Эти предприятия, как правило, используют упрощенные схемы бухгалтерского учета, где основатель или бухгалтер на неполный рабочий день ведут бухгалтерию. Ручной ввод данных в конце дня — это именно та утомительная работа, которую пропускают, выполняют неправильно или с опозданием на неделю.
Когда Oliver POS передает данные в WooCommerce, а WooCommerce — в FreshBooks, ручной этап исчезает. Продажи с кассы появляются как счета-фактуры FreshBooks так же, как и онлайн-продажи, список клиентов FreshBooks растет за счет покупателей из магазина, а годовой отчет представляет собой чистый экспорт, а не криминалистическую реконструкцию.
Как работает синхронизация WooCommerce + Oliver + FreshBooks
Кассир пробивает продажу в Oliver POS, привязывает клиента, принимает оплату. Oliver создает заказ в WooCommerce. Коннектор FreshBooks запускает свой веб-хук, создает или обновляет клиента FreshBooks, публикует счет-фактуру с позициями и налогами из WooCommerce и записывает платеж на настроенный счет доходов FreshBooks. Возвраты с кассы проходят через WooCommerce и публикуются как кредитные ноты к исходному счету-фактуре FreshBooks.
Лучше всего подходит для ритейлеров, которые…
FreshBooks на Oliver POS подходит для небольших розничных торговцев на WooCommerce — с одной или двумя точками, командой под руководством основателя и предпочтением максимально простого бухгалтерского процесса. Это особенно распространено среди бутиковых брендов, специализированных продуктов питания и гибридных бизнесов «услуга-продукт», где FreshBooks уже используется.
Что вы получаете и как это настроить
Функции, которые Oliver получает из плагина FreshBooks, а также 4-этапная установка, которую выполняет большинство продавцов.
Функции на кассе
- Продажи в магазине поступают в FreshBooks в момент закрытия продажи на кассе.
- Доходы от онлайн- и офлайн-продаж попадают в один отчет о прибылях и убытках, на один счет налоговых обязательств и в единую бухгалтерию.
- Разбивка по налоговым кодам (GST/HST, НДС, налог с продаж) обрабатывается коннектором FreshBooks для WooCommerce.
- Возвраты и аннулирования привязываются к исходному счету-фактуре или бухгалтерской проводке.
- Итоги по способам оплаты соответствуют банковским поступлениям, используемым для сверки.
- Та же подписка FreshBooks, тот же план счетов и тот же рабочий процесс, что и у вашего интернет-магазина.
Настройка за 4 шага
- Установите FreshBooks for WooCommerce на свой сайт WooCommerce и подключите свою учетную запись FreshBooks.
- Сопоставьте счета продаж, налогов, себестоимости (COGS) и способов оплаты WooCommerce с вашим планом счетов FreshBooks.
- Установите Oliver POS, войдите в кассу и убедитесь, что при оформлении заказа включен запрос на ввод данных клиента.
- Проведите небольшую тестовую продажу на кассе и убедитесь, что счет-фактура, бухгалтерская проводка или товарный чек появятся в FreshBooks с правильными итогами и разбивкой по налогам.
Частые вопросы о FreshBooks в Oliver POS
Нужно ли мне создавать клиента FreshBooks для каждого случайного покупателя?
Нет. Анонимные продажи с кассы становятся счетами-фактурами FreshBooks на имя общего клиента, такого как «Случайный покупатель» или «Розничный клиент» (настраивается в коннекторе). Именованные клиенты, данные которых (email или телефон) были зафиксированы на кассе, автоматически создают или сопоставляются с существующим клиентом FreshBooks.
Может ли FreshBooks сверять платежи Oliver POS с банковскими депозитами?
FreshBooks отслеживает платежи по счетам-фактурам по счету доходов FreshBooks, на который коннектор их отправляет. Пока вы правильно сопоставляете способ оплаты с нужным счетом, инструмент сверки банковских операций FreshBooks сопоставляет депозиты с сгруппированными платежами так же, как и для онлайн-заказов.
Есть ли у Oliver POS партнерство с FreshBooks?
Нет. Oliver не является партнером FreshBooks или какой-либо другой бухгалтерской платформы. Мы поддерживаем FreshBooks, потому что его коннектор для WooCommerce уже получает заказы, возвраты, налоги и данные о клиентах из вашего магазина. А поскольку Oliver записывает каждую продажу в магазине в WooCommerce как стандартный заказ, тот же коннектор подхватывает ее автоматически. Ваша подписка на бухгалтерские услуги, ваш учет и ваш договор остаются между вами и FreshBooks.
Взимает ли Oliver дополнительную плату за использование FreshBooks?
Нет. Вы платите по стандартным опубликованным ценам FreshBooks напрямую FreshBooks. Oliver не делает наценку, не вмешивается в поток данных и не взимает дополнительную плату за транзакцию или бухгалтерскую проводку.
Поступают ли продажи с кассы Oliver POS в FreshBooks?
Да. Каждая продажа через Oliver POS записывается в WooCommerce как стандартный заказ с указанием клиента, позиций, налогов и способа оплаты. Коннектор FreshBooks для WooCommerce обрабатывает такой заказ так же, как и онлайн-заказ: он создает тот же счет-фактуру, бухгалтерскую проводку или товарный чек с той же разбивкой по налогам и той же записью о клиенте. Нет необходимости настраивать отдельную "синхронизацию с POS".
Как быстро продажа с кассы попадает в FreshBooks?
Это зависит от режима синхронизации коннектора FreshBooks. Коннекторы, которые передают данные по каждому заказу (большинство интеграций FreshBooks поддерживают это), отправляют счет-фактуру или товарный чек в FreshBooks в течение нескольких секунд после закрытия продажи кассиром. Коннекторы, настроенные на ежедневную сводку, отправляют одну итоговую бухгалтерскую проводку за день с разбивкой по налогам, способам оплаты и торговым точкам. В любом случае ручной ввод не требуется.
Прочитайте наше полное руководство по FreshBooks в Oliver POS
Подробное руководство по использованию FreshBooks вместе с кассой Oliver POS в магазине WooCommerce.