У Oliver POS нет партнерских отношений с FreshBooks. Он поддерживает FreshBooks так же, как и любой магазин на WooCommerce — через FreshBooks for WooCommerce, который уже синхронизирует заказы, клиентов и возвраты из WooCommerce в FreshBooks в реальном времени (или по настроенному вами расписанию). Как только вы это поймете, остальная часть этого руководства станет чисто механической: каждая продажа, которую Oliver регистрирует на кассе, записывается как обычный заказ WooCommerce, коннектор FreshBooks отправляет его, и ваш доход от продаж в магазине попадает в ту же бухгалтерскую книгу FreshBooks, что и ваш доход от онлайн-продаж. FreshBooks ведет бухгалтерский учет. WooCommerce — это система учета. Oliver — это кассовый аппарат поверх всего.
Что такое FreshBooks на самом деле
FreshBooks — это бухгалтерская платформа для малого бизнеса, созданная для сервисных компаний и розничных продавцов, которые ненавидят электронные таблицы. Она начиналась как инструмент для выставления счетов и расширилась до полноценной бухгалтерской книги для малого и среднего бизнеса. Коннектор FreshBooks для WooCommerce отправляет заказы WooCommerce как счета-фактуры FreshBooks, клиентов WooCommerce — как клиентов FreshBooks, а возвраты WooCommerce — как кредитные ноты.
Для наших целей важна не какая-то конкретная функция FreshBooks, а то, что коннектор WooCommerce является зрелым, хорошо поддерживаемым и рассматривает каждый заказ WooCommerce как первоклассную транзакцию в FreshBooks. Oliver POS не добавляет второй коннектор FreshBooks и не изменяет путь передачи данных. Он записывает продажи с кассы в WooCommerce, и существующий коннектор FreshBooks их подхватывает.
Как Oliver POS передает продажи из магазина в FreshBooks
Процесс FreshBooks WooCommerce POS внутри Oliver короткий и предсказуемый:
- Кассир пробивает продажу на кассе Oliver, сканирует или выбирает товары и нажимает «Оплатить».
- Oliver предлагает привязать клиента — по поиску email, номеру телефона или по новой карте клиента.
- Кассир принимает оплату через любой платежный шлюз WooCommerce, который использует магазин.
- Oliver записывает стандартный заказ WooCommerce с ID клиента, позициями, итоговыми суммами, разбивкой по налогу с продаж / НДС и способом оплаты.
- FreshBooks for WooCommerce видит новый заказ через хуки WooCommerce в течение нескольких секунд.
- Коннектор отправляет счет-фактуру в FreshBooks с правильными кодами налога с продаж / НДС, клиентом и сопоставлением счетов доходов/платежей.
- Стандартная обработка FreshBooks запускается для нового документа — журнальные записи, сопоставление платежей, начисления налога с продаж / НДС и любая настроенная вами последующая автоматизация.
От начала до конца, продажа в магазине поступает в FreshBooks до того, как покупатель покинул магазин (в режиме «на каждый заказ») или в рамках следующего итогового отчета за день (в режиме «ежедневный отчет»). В любом случае, ручной ввод не требуется.
Коннектор FreshBooks WooCommerce — то, на чем работает Oliver
Oliver не добавляет второй коннектор FreshBooks и не дублирует синхронизацию. Плагин, на котором работает Oliver, — это стандартный FreshBooks for WooCommerce, доступный по адресу wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Он создан специально для обработки пути данных WooCommerce → FreshBooks, включая сопоставление налога с продаж / НДС, сопоставление клиентов, обработку возвратов и стандартный процесс отчетности.
Настройка идентична настройке для любого магазина WooCommerce: установите коннектор, подключитесь к своему аккаунту FreshBooks, сопоставьте план счетов и коды налога с продаж / НДС и запустите начальную синхронизацию. После этого каждый заказ WooCommerce, включая каждую продажу с кассы Oliver POS, будет поступать в FreshBooks по одному и тому же пути.
Почему важно передавать продажи из магазина в FreshBooks
У большинства розничных продавцов, использующих FreshBooks в магазине WooCommerce, бухгалтерская книга смещена в сторону онлайн-продаж, потому что исторически данные оттуда поступали автоматически. В результате получается бухгалтерская книга FreshBooks, которая знает все об онлайн-заказах и почти ничего о продажах на кассе. Последствия этого реальны:
- Нумерация счетов-фактур сбивается. FreshBooks выдает номера счетов-фактур последовательно. POS, который отправляет итоговые журнальные записи в другое место, создает разрыв в нумерации FreshBooks, что усложняет аудиты.
- Пожизненная ценность клиента неверна. FreshBooks показывает пожизненный доход по каждому клиенту. Без продаж в магазине постоянные клиенты выглядят как одноразовые онлайн-покупатели.
- Отчеты о сборе платежей вводят в заблуждение. FreshBooks отчитывается о сроках оплаты. POS, который записывает продажи за наличные отдельно, делает отчет таким, будто сборов наличными вообще нет.
Передавайте продажи Oliver POS через синхронизацию WooCommerce, и все эти проблемы решатся одновременно. FreshBooks видит один поток доходов, одну общую сумму обязательств по налогу с продаж / НДС и одну клиентскую книгу для онлайн- и офлайн-активности. Сверка бухгалтера с банком перестает быть криминалистической экспертизой. Консультант или бухгалтер работает с одним источником. Панель управления наконец-то показывает, что на самом деле делает ваш бизнес — онлайн и в магазине вместе.
Чем это НЕ является
Oliver POS не является партнером FreshBooks. Нет соглашения о совместном маркетинге, нет разделения доходов и нет специальных цен FreshBooks для продавцов Oliver. Oliver не встраивается между WooCommerce и FreshBooks; путь данных точно такой же, как у любого магазина WooCommerce. Oliver не взимает наценку, не добавляет комиссию за транзакцию и не берет долю от подписки на FreshBooks. Ваш аккаунт FreshBooks, бухгалтерская книга и контракт — это полностью ваши отношения с FreshBooks.
Также стоит сказать, что Oliver POS не меняет ситуацию с владением данными. Таблица заказов WooCommerce на вашей собственной установке WordPress остается источником истины. Oliver записывает в нее; FreshBooks читает из нее через коннектор. Если вы когда-нибудь решите уйти от FreshBooks, данные останутся там, где они всегда были — в WooCommerce.
Настройка в 4 шага
- Установите FreshBooks for WooCommerce на свой сайт WordPress и подключите его к своему аккаунту FreshBooks, сопоставив счета продаж, налога с продаж / НДС и способов оплаты WooCommerce с вашим планом счетов FreshBooks.
- Убедитесь, что начальная синхронизация завершена, и подтвердите, что недавний онлайн-заказ отображается как ожидаемый счет-фактура в FreshBooks.
- Установите Oliver POS, войдите в кассу на своем планшете и убедитесь, что при оформлении заказа включен запрос на сбор данных клиента.
- Проведите небольшую тестовую продажу на кассе, привяжите клиента и подтвердите, что счет-фактура появляется в FreshBooks с правильными итоговыми суммами и разбивкой по налогу с продаж / НДС.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли мне создавать клиента FreshBooks для каждого случайного покупателя?
Нет. Анонимные продажи с кассы становятся счетами-фактурами FreshBooks для настраиваемого клиента «Случайный покупатель» или «Розничный». Именные клиенты, данные которых собираются на кассе по email или телефону, автоматически создают или сопоставляются с существующим клиентом FreshBooks.
Может ли FreshBooks сверять платежи Oliver POS с банковскими депозитами?
Да. FreshBooks отслеживает платежи по счетам-фактурам по счету доходов, на который отправляет данные коннектор. Сопоставьте правильный способ оплаты WooCommerce с правильным счетом FreshBooks, и инструмент сверки банка FreshBooks будет сопоставлять депозиты так же, как и для онлайн-заказов.
Есть ли у Oliver POS партнерство с FreshBooks?
Нет. Oliver не является партнером FreshBooks или какой-либо другой бухгалтерской платформы. Мы поддерживаем FreshBooks, потому что его коннектор для WooCommerce уже извлекает заказы, возвраты, налог с продаж / НДС и клиентов из вашего магазина, а Oliver записывает каждую продажу в магазине в WooCommerce как стандартный заказ, так что тот же коннектор автоматически его подхватывает. Ваша подписка на FreshBooks, ваша бухгалтерская книга и ваш контракт остаются между вами и FreshBooks.
Взимает ли Oliver дополнительную плату за использование FreshBooks?
Нет. Вы платите FreshBooks напрямую по опубликованным ценам FreshBooks. Цены Oliver — это фиксированная ежемесячная плата за программное обеспечение для POS, которая не имеет ничего общего с выбранной вами бухгалтерской платформой.
Будут ли мои продажи в магазине и онлайн сверяться с одним набором книг в FreshBooks?
Да. Oliver POS записывает продажи с кассы в тот же магазин WooCommerce, который обеспечивает работу вашего онлайн-кассы, поэтому к моменту поступления заказов в коннектор FreshBooks они уже представляют собой единый поток заказов. FreshBooks видит один поток доходов, одну общую сумму обязательств по налогу с продаж / НДС и одну книгу клиентов — без ручной сверки между онлайн- и офлайн-наборами книг.
Попробуйте Oliver POS бесплатно в течение 30 дней на /demo/ — используйте свой существующий магазин WooCommerce и подписку на FreshBooks, и ваш доход от продаж в магазине окажется в той же бухгалтерской книге FreshBooks, что и ваши онлайн-заказы, в течение часа. Создано для розничных продавцов малого бизнеса в Северной Америке, но доступно везде, где работает WooCommerce.