FreshBooks WooCommerce POS — คู่มือการผสานการทำงานกับ Oliver POS

Oliver POS ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ FreshBooks แต่รองรับ FreshBooks ในลักษณะเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปทำ ผ่านปลั๊กอิน FreshBooks for WooCommerce ซึ่งซิงค์คำสั่งซื้อ ลูกค้า และการคืนเงินของ WooCommerce เข้าสู่ FreshBooks แบบเรียลไทม์ (หรือตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งค่าไว้) อยู่แล้ว เมื่อคุณเข้าใจหลักการนี้แล้ว ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ก็เป็นเรื่องทางเทคนิคล้วนๆ: ทุกยอดขายที่ Oliver บันทึกที่เคาน์เตอร์จะถูกเขียนเป็นคำสั่งซื้อปกติของ WooCommerce จากนั้นตัวเชื่อมต่อ FreshBooks จะโพสต์ข้อมูลนั้น และรายได้ในร้านของคุณจะไปอยู่ในบัญชีแยกประเภท FreshBooks เดียวกันกับรายได้ออนไลน์ของคุณ FreshBooks ทำหน้าที่ด้านบัญชี WooCommerce เป็นระบบบันทึกข้อมูลหลัก และ Oliver เป็นเครื่องบันทึกเงินสดที่อยู่ด้านบน

FreshBooks คืออะไรกันแน่

FreshBooks เป็นแพลตฟอร์มบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจบริการและผู้ค้าปลีกผลิตภัณฑ์ที่ไม่ชอบสเปรดชีต เริ่มต้นจากการเป็นเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้และขยายไปสู่บัญชีแยกประเภท SMB เต็มรูปแบบ ตัวเชื่อมต่อ FreshBooks WooCommerce จะโพสต์คำสั่งซื้อของ WooCommerce เป็นใบแจ้งหนี้ของ FreshBooks, ลูกค้าของ WooCommerce เป็นลูกค้าของ FreshBooks และการคืนเงินของ WooCommerce เป็นใบลดหนี้

สำหรับวัตถุประสงค์ของเรา สิ่งสำคัญเกี่ยวกับ FreshBooks ไม่ใช่ฟีเจอร์ใดฟีเจอร์หนึ่งโดยเฉพาะ แต่คือการที่ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce นั้นมีความสมบูรณ์ ได้รับการสนับสนุนอย่างดี และถือว่าทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce เป็นธุรกรรมชั้นหนึ่งใน FreshBooks Oliver POS ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ FreshBooks ตัวที่สองหรือแก้ไขเส้นทางข้อมูล แต่จะเขียนยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดลงใน WooCommerce และตัวเชื่อมต่อ FreshBooks ที่มีอยู่จะดึงข้อมูลเหล่านั้นไป

วิธีที่ Oliver POS ป้อนข้อมูลยอดขายหน้าร้านไปยัง FreshBooks

ขั้นตอนการทำงานของ FreshBooks WooCommerce POS ภายใน Oliver นั้นสั้นและคาดเดาได้:

1. พนักงานเก็บเงินทำการขายบนเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver สแกนหรือเลือกสินค้า แล้วแตะที่ปุ่มชำระเงิน
2. Oliver จะแจ้งให้แนบข้อมูลลูกค้า — โดยการค้นหาจากอีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างบัตรลูกค้าใหม่
3. พนักงานเก็บเงินรับชำระเงินผ่าน ช่องทางการชำระเงิน ของ WooCommerce ที่ร้านค้าใช้
4. Oliver เขียนคำสั่งซื้อมาตรฐานของ WooCommerce พร้อมด้วย ID ลูกค้า, รายการสินค้า, ยอดรวม, การแบ่งประเภทภาษีขาย / VAT และวิธีการชำระเงิน
5. ปลั๊กอิน FreshBooks for WooCommerce จะเห็นคำสั่งซื้อใหม่ผ่าน WooCommerce hooks ภายในไม่กี่วินาที
6. ตัวเชื่อมต่อจะโพสต์ใบแจ้งหนี้ไปยัง FreshBooks พร้อมรหัสภาษีขาย / VAT, ลูกค้า และการจับคู่บัญชีรายได้/การชำระเงินที่ถูกต้อง
7. กระบวนการมาตรฐานของ FreshBooks จะทำงานกับเอกสารใหม่ — การบันทึกบัญชีรายวัน, การจับคู่การชำระเงิน, การบันทึกหนี้สินภาษีขาย / VAT และระบบอัตโนมัติปลายทางใดๆ ที่คุณตั้งค่าไว้

ตั้งแต่ต้นจนจบ ยอดขายหน้าร้านจะไปถึง FreshBooks ก่อนที่ลูกค้าจะออกจากร้าน (ในโหมดต่อคำสั่งซื้อ) หรือเป็นส่วนหนึ่งของสรุปยอดสิ้นวันถัดไป (ในโหมดสรุปรายวัน) ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ก็ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ตัวเชื่อมต่อ FreshBooks WooCommerce — สิ่งที่ Oliver อาศัยการทำงาน

Oliver ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ FreshBooks ตัวที่สองหรือทำการซิงค์ซ้ำซ้อน ปลั๊กอินที่ Oliver อาศัยการทำงานคือ FreshBooks for WooCommerce มาตรฐาน ซึ่งมีอยู่ที่ wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/ ปลั๊กอินนี้สร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อจัดการเส้นทางข้อมูลจาก WooCommerce → FreshBooks รวมถึงการจับคู่ภาษีขาย / VAT, การจับคู่ลูกค้า, การจัดการการคืนเงิน และขั้นตอนการรายงานมาตรฐาน

การตั้งค่าเหมือนกับการตั้งค่าสำหรับร้านค้า WooCommerce ทั่วไป: ติดตั้งตัวเชื่อมต่อ, เชื่อมต่อกับบัญชี FreshBooks ของคุณ, จับคู่ผังบัญชีและรหัสภาษีขาย / VAT และปล่อยให้การซิงค์ครั้งแรกทำงาน เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce — รวมถึงทุกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver POS — จะไหลเข้าสู่ FreshBooks ในเส้นทางเดียวกัน

ทำไมการส่งยอดขายหน้าร้านไปยัง FreshBooks จึงสำคัญ

ผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่ที่ใช้ FreshBooks บนร้านค้า WooCommerce มีบัญชีแยกประเภทที่เน้นข้อมูลออนไลน์เป็นหลัก เนื่องจากเป็นช่องทางที่ข้อมูลไหลเวียนโดยอัตโนมัติมาโดยตลอด ผลลัพธ์คือบัญชีแยกประเภท FreshBooks ที่รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับคำสั่งซื้อออนไลน์ แต่แทบไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับยอดขายที่เคาน์เตอร์ ผลที่ตามมานั้นเป็นเรื่องจริง:

• การเรียงลำดับเลขที่ใบแจ้งหนี้ผิดเพี้ยน FreshBooks ออกเลขที่ใบแจ้งหนี้ตามลำดับ POS ที่โพสต์รายการบันทึกประจำวันสิ้นวันไปที่อื่นจะสร้างช่องว่างในการเรียงลำดับของ FreshBooks ซึ่งทำให้การตรวจสอบซับซ้อนขึ้น
• มูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้าไม่ถูกต้อง FreshBooks แสดงรายได้ตลอดอายุการใช้งานต่อลูกค้า หากไม่มีข้อมูลยอดขายในร้าน ลูกค้าประจำจะดูเหมือนผู้ซื้อออนไลน์ครั้งเดียว
• รายงานการเก็บเงินทำให้เข้าใจผิด FreshBooks รายงานเกี่ยวกับระยะเวลาการชำระเงิน POS ที่บันทึกยอดขายเงินสดแยกต่างหากทำให้รายงานดูเหมือนไม่มีการเก็บเงินสดเลย

ส่งยอดขายของ Oliver POS ผ่านการซิงค์ WooCommerce และปัญหาทั้งหมดเหล่านั้นจะได้รับการแก้ไขในทันที FreshBooks จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดรวมหนี้สินภาษีขาย / VAT เดียว และบัญชีแยกประเภทลูกค้าเดียวสำหรับกิจกรรมทั้งออนไลน์และในร้าน การกระทบยอดของนักบัญชีกับธนาคารจะไม่ใช่การสืบสวนสอบสวนอีกต่อไป ที่ปรึกษาหรือนักบัญชีทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียว ในที่สุดแดชบอร์ดก็จะบอกคุณว่าธุรกิจของคุณกำลังทำอะไรอยู่จริงๆ — ทั้งออนไลน์และในร้านรวมกัน

สิ่งนี้ไม่ใช่อะไร

Oliver POS ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ FreshBooks ไม่มีการทำข้อตกลงการตลาดร่วมกัน ไม่มีการแบ่งปันรายได้ และไม่มีราคาพิเศษของ FreshBooks สำหรับผู้ค้า Oliver Oliver ไม่ได้แทรกตัวอยู่ระหว่าง WooCommerce และ FreshBooks เส้นทางข้อมูลเป็นเส้นทางเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปใช้ Oliver ไม่คิดค่าบริการเพิ่มเติม ไม่เพิ่มค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม และไม่รับส่วนแบ่งจากการสมัครสมาชิก FreshBooks บัญชี FreshBooks, บัญชีแยกประเภท และสัญญาของคุณเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ FreshBooks เท่านั้น

นอกจากนี้ยังควรกล่าวว่า Oliver POS ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเรื่องความเป็นเจ้าของข้อมูล ตารางคำสั่งซื้อของ WooCommerce บนการติดตั้ง WordPress ของคุณเองยังคงเป็นแหล่งข้อมูลที่แท้จริง Oliver เขียนข้อมูลเข้าไป และ FreshBooks อ่านข้อมูลจากตารางนั้นผ่านตัวเชื่อมต่อ หากคุณเลิกใช้ FreshBooks ข้อมูลจะยังคงอยู่ที่เดิม — ใน WooCommerce

ตั้งค่าใน 4 ขั้นตอน

1. ติดตั้ง FreshBooks for WooCommerce บนเว็บไซต์ WordPress ของคุณและเชื่อมต่อกับบัญชี FreshBooks ของคุณ โดยจับคู่บัญชีการขาย, ภาษีขาย / VAT และวิธีการชำระเงินของ WooCommerce กับผังบัญชี FreshBooks ของคุณ
2. ตรวจสอบว่าการซิงค์ครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์และยืนยันว่าคำสั่งซื้อออนไลน์ล่าสุดปรากฏเป็นใบแจ้งหนี้ที่คาดหวังใน FreshBooks
3. ติดตั้ง Oliver POS, ลงชื่อเข้าใช้เครื่องบันทึกเงินสดบนแท็บเล็ตที่เคาน์เตอร์ของคุณ และยืนยันว่าการแจ้งเตือนให้บันทึกข้อมูลลูกค้าเปิดใช้งานอยู่ตอนชำระเงิน
4. ทำการทดสอบการขายจริงเล็กน้อยที่เคาน์เตอร์ แนบข้อมูลลูกค้า และยืนยันว่าใบแจ้งหนี้ปรากฏใน FreshBooks พร้อมยอดรวมและการแบ่งประเภทภาษีขาย / VAT ที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

ฉันต้องสร้างลูกค้า FreshBooks สำหรับลูกค้าที่เดินเข้ามาทุกคนหรือไม่

ไม่ ยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดที่ไม่ระบุชื่อจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ของ FreshBooks ที่เชื่อมโยงกับลูกค้าที่กำหนดค่าได้ เช่น "ลูกค้าจร" หรือ "ลูกค้ารายย่อย" ลูกค้าที่มีชื่อ — ซึ่งบันทึกที่เครื่องบันทึกเงินสดด้วยอีเมลหรือโทรศัพท์ — จะสร้างหรือจับคู่กับลูกค้า FreshBooks ที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ

FreshBooks สามารถกระทบยอดการชำระเงินของ Oliver POS กับเงินฝากธนาคารได้หรือไม่

ใช่ FreshBooks ติดตามการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้โดยใช้บัญชีรายได้ที่ตัวเชื่อมต่อโพสต์ไป จับคู่วิธีการชำระเงินของ WooCommerce ที่ถูกต้องกับบัญชี FreshBooks ที่ถูกต้อง และเครื่องมือกระทบยอดธนาคารของ FreshBooks จะจับคู่เงินฝากในลักษณะเดียวกับที่ทำกับคำสั่งซื้อออนไลน์

Oliver POS เป็นพันธมิตรกับ FreshBooks หรือไม่

ไม่ Oliver ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ FreshBooks หรือแพลตฟอร์มบัญชีอื่นใด เรารองรับ FreshBooks เนื่องจากตัวเชื่อมต่อ WooCommerce ของมันดึงคำสั่งซื้อ, การคืนเงิน, ภาษีขาย / VAT และลูกค้าจากร้านค้าของคุณอยู่แล้ว — และ Oliver เขียนทุกยอดขายในร้านลงใน WooCommerce เป็นคำสั่งซื้อมาตรฐาน ดังนั้นตัวเชื่อมต่อเดียวกันจึงดึงข้อมูลไปโดยอัตโนมัติ การสมัครสมาชิก FreshBooks, บัญชีแยกประเภท และสัญญาของคุณยังคงเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ FreshBooks

Oliver คิดค่าบริการเพิ่มเติมสำหรับการใช้ FreshBooks หรือไม่

ไม่ คุณชำระเงินให้ FreshBooks โดยตรงตามราคาที่เผยแพร่ของ FreshBooks ราคาของ Oliver เป็นค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์ POS รายเดือนแบบคงที่ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มบัญชีที่คุณเลือก

ยอดขายในร้านและออนไลน์ของฉันจะกระทบยอดกับชุดบัญชีเดียวใน FreshBooks หรือไม่

ใช่ Oliver POS เขียนยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดลงในร้านค้า WooCommerce เดียวกันกับที่ขับเคลื่อนการชำระเงินออนไลน์ของคุณ ดังนั้นเมื่อคำสั่งซื้อไปถึงตัวเชื่อมต่อ FreshBooks พวกมันก็เป็นกระแสคำสั่งซื้อที่รวมเป็นหนึ่งเดียวแล้ว FreshBooks จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดรวมหนี้สินภาษีขาย / VAT เดียว และบัญชีแยกประเภทลูกค้าเดียว — ไม่มีการกระทบยอดด้วยตนเองระหว่างชุดบัญชีออนไลน์และในร้าน

ทดลองใช้ Oliver POS ฟรี 30 วันที่ /demo/ — นำร้านค้า WooCommerce ที่มีอยู่และการสมัครสมาชิก FreshBooks ที่มีอยู่ของคุณมาใช้ แล้วให้รายได้ในร้านของคุณอยู่ในบัญชีแยกประเภท FreshBooks เดียวกันกับคำสั่งซื้อออนไลน์ของคุณภายในหนึ่งชั่วโมง สร้างขึ้นสำหรับผู้ค้าปลีกธุรกิจขนาดเล็กในอเมริกาเหนือ แต่พร้อมใช้งานทุกที่ที่ WooCommerce ทำงาน