Reckon Accounts WooCommerce POS — คู่มือการผสานการทำงานกับ Oliver POS

Oliver POS ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ Reckon แต่รองรับ Reckon ในลักษณะเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปทำ นั่นคือผ่าน Reckon Accounts for WooCommerce ซึ่งซิงค์คำสั่งซื้อ ลูกค้า และการคืนเงินของ WooCommerce เข้าสู่ Reckon Accounts แบบเรียลไทม์ (หรือตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งค่าไว้) อยู่แล้ว เมื่อคุณเข้าใจหลักการนี้แล้ว ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ก็เป็นเรื่องทางเทคนิคล้วนๆ: ทุกการขายที่ Oliver บันทึกที่เคาน์เตอร์จะสร้างเป็นคำสั่งซื้อปกติของ WooCommerce จากนั้นตัวเชื่อมต่อ Reckon จะโพสต์ข้อมูลนั้น และรายได้จากหน้าร้านของคุณก็จะไปอยู่ในสมุดบัญชี Reckon Accounts เดียวกันกับรายได้ออนไลน์ของคุณ Reckon Accounts ทำหน้าที่ด้านบัญชี WooCommerce คือระบบบันทึกข้อมูลหลัก ส่วน Oliver คือเครื่องบันทึกเงินสดที่อยู่ด้านบน

Reckon Accounts คืออะไรกันแน่

Reckon Accounts (และ Reckon One ที่ทำงานบนคลาวด์โดยเฉพาะ) คือแพลตฟอร์มบัญชีสำหรับ SMB ของออสเตรเลียที่มีมาอย่างยาวนานและมีความสัมพันธ์ลึกซึ้งกับช่องทางนักบัญชี Reckon มักถูกใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กในออสเตรเลียที่มีนักบัญชีที่ใช้ Reckon มาอย่างยาวนาน นักบัญชีเป็นผู้เลือกสมุดบัญชี ดังนั้นธุรกิจจึงใช้ตามนั้น ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce + Reckon จะโพสต์คำสั่งซื้อเป็นใบแจ้งหนี้ของ Reckon

สำหรับวัตถุประสงค์ของเรา สิ่งสำคัญเกี่ยวกับ Reckon ไม่ใช่ฟีเจอร์ใดฟีเจอร์หนึ่งโดยเฉพาะ แต่คือการที่ตัวเชื่อมต่อ WooCommerce นั้นสมบูรณ์ ได้รับการสนับสนุนอย่างดี และถือว่าทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce เป็นธุรกรรมชั้นหนึ่งใน Reckon Oliver POS ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ Reckon ตัวที่สองหรือแก้ไขเส้นทางข้อมูล แต่จะบันทึกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดเข้าสู่ WooCommerce และตัวเชื่อมต่อ Reckon ที่มีอยู่ก็จะดึงข้อมูลนั้นไป

Oliver POS ส่งยอดขายหน้าร้านเข้าสู่ Reckon Accounts ได้อย่างไร

ขั้นตอนการทำงานของ Reckon Accounts WooCommerce POS ภายใน Oliver นั้นสั้นและคาดเดาได้:

1. พนักงานเก็บเงินทำการขายบนเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver สแกนหรือเลือกสินค้า แล้วแตะที่ปุ่มชำระเงิน
2. Oliver จะแจ้งให้แนบข้อมูลลูกค้า โดยค้นหาจากอีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างบัตรลูกค้าใหม่
3. พนักงานเก็บเงินรับชำระเงินผ่านเกตเวย์การชำระเงินของ WooCommerce ที่ร้านค้าใช้
4. Oliver สร้างคำสั่งซื้อมาตรฐานของ WooCommerce พร้อมด้วย ID ลูกค้า รายการสินค้า ยอดรวม การแบ่ง GST และวิธีการชำระเงิน
5. Reckon Accounts for WooCommerce จะเห็นคำสั่งซื้อใหม่ผ่าน WooCommerce hooks ภายในไม่กี่วินาที
6. ตัวเชื่อมต่อจะโพสต์ใบกำกับภาษีไปยัง Reckon Accounts พร้อมรหัส GST ที่ถูกต้อง ลูกค้า และการจับคู่บัญชีรายได้/การชำระเงิน
7. กระบวนการมาตรฐานของ Reckon Accounts จะทำงานกับเอกสารใหม่นี้ เช่น การบันทึกบัญชี การจับคู่การชำระเงิน การบันทึก GST ค้างจ่าย และระบบอัตโนมัติอื่นๆ ที่คุณตั้งค่าไว้

ตั้งแต่ต้นจนจบ ยอดขายหน้าร้านจะไปถึง Reckon Accounts ก่อนที่ลูกค้าจะออกจากร้าน (ในโหมดต่อคำสั่งซื้อ) หรือเป็นส่วนหนึ่งของสรุปยอดสิ้นวันถัดไป (ในโหมดสรุปรายวัน) ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ก็ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ตัวเชื่อมต่อ Reckon Accounts WooCommerce — สิ่งที่ Oliver ใช้เป็นฐาน

Oliver ไม่ได้เพิ่มตัวเชื่อมต่อ Reckon ตัวที่สองหรือทำการซิงค์ซ้ำซ้อน ปลั๊กอินที่ Oliver ใช้นั้นคือ Reckon Accounts for WooCommerce มาตรฐาน ซึ่งมีให้ที่ www.reckon.com/au/integrations/woocommerce/ ปลั๊กอินนี้สร้างขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการเส้นทางข้อมูลจาก WooCommerce → Reckon Accounts รวมถึงการจับคู่ GST การจับคู่ลูกค้า การจัดการการคืนเงิน และขั้นตอนการรายงานมาตรฐาน

การตั้งค่านั้นเหมือนกับการตั้งค่าสำหรับร้านค้า WooCommerce ทั่วไป: ติดตั้งตัวเชื่อมต่อ เชื่อมต่อกับบัญชี Reckon Accounts ของคุณ จับคู่ผังบัญชีและรหัส GST แล้วปล่อยให้การซิงค์ครั้งแรกทำงาน เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce รวมถึงทุกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดของ Oliver POS จะไหลเข้าสู่ Reckon Accounts ในเส้นทางเดียวกัน

ทำไมการส่งยอดขายหน้าร้านเข้าสู่ Reckon Accounts จึงสำคัญ

ผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่ที่ใช้ Reckon กับร้านค้า WooCommerce มักจะมีสมุดบัญชีที่เอนเอียงไปทางออนไลน์ เพราะในอดีตข้อมูลจากช่องทางออนไลน์เป็นข้อมูลที่ไหลเข้าระบบโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์คือสมุดบัญชี Reckon Accounts ที่รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับคำสั่งซื้อออนไลน์ แต่แทบไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับการขายที่เคาน์เตอร์ ผลที่ตามมานั้นเป็นเรื่องจริง:

• ขั้นตอนการทำงานของนักบัญชีสันนิษฐานว่า Reckon นั้นสมบูรณ์ POS ที่ส่งข้อมูลเป็นสเปรดชีตทำให้นักบัญชีต้องกลับไปสู่โหมดการกระทบยอด
• การเตรียม BAS ใช้เวลาเพิ่มขึ้นหลายชั่วโมง เวิร์กโฟลว์ BAS ของ Reckon สันนิษฐานว่าสมุดบัญชีเป็นแหล่งข้อมูลที่แท้จริง
• บัญชีตามกฎหมาย ณ สิ้นปีขึ้นอยู่กับมัน การปิดบัญชีสิ้นปีของบริษัทขนาดเล็กขึ้นอยู่กับว่าสมุดบัญชี Reckon นั้นครบถ้วนสมบูรณ์

ส่งยอดขายจาก Oliver POS ผ่านการซิงค์ของ WooCommerce แล้วปัญหาทั้งหมดนั้นจะได้รับการแก้ไขในทันที Reckon Accounts จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดหนี้สิน GST รวมเดียว และสมุดบัญชีลูกค้ารายเดียวที่ครอบคลุมทั้งกิจกรรมออนไลน์และหน้าร้าน การกระทบยอดของนักบัญชีกับธนาคารจะไม่ใช่งานที่ต้องสืบสวนสอบสวนอีกต่อไป ที่ปรึกษาหรือนักบัญชีทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียว ในที่สุดแดชบอร์ดก็จะบอกคุณได้ว่าธุรกิจของคุณกำลังทำอะไรอยู่จริงๆ ทั้งออนไลน์และหน้าร้านรวมกัน

นี่คือสิ่งที่ไม่ใช่

Oliver POS ไม่ใช่พันธมิตรของ Reckon ไม่มีข้อตกลงทางการตลาดร่วมกัน ไม่มีการแบ่งปันรายได้ และไม่มีราคาพิเศษของ Reckon สำหรับผู้ค้า Oliver Oliver ไม่ได้แทรกตัวอยู่ระหว่าง WooCommerce และ Reckon เส้นทางข้อมูลเป็นเส้นทางเดียวกับที่ร้านค้า WooCommerce ทั่วไปใช้ Oliver ไม่ได้คิดค่าธรรมเนียมเพิ่ม ไม่ได้บวกค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม และไม่ได้หักส่วนแบ่งจากการสมัครสมาชิก Reckon บัญชี Reckon สมุดบัญชี และสัญญาของคุณเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ Reckon เท่านั้น

นอกจากนี้ยังควรกล่าวว่า Oliver POS ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเรื่องความเป็นเจ้าของข้อมูล ตารางคำสั่งซื้อของ WooCommerce ที่ติดตั้งบน WordPress ของคุณเองยังคงเป็นแหล่งข้อมูลที่แท้จริง Oliver เขียนข้อมูลเข้าไป Reckon อ่านข้อมูลจากตารางนั้นผ่านตัวเชื่อมต่อ หากคุณเลิกใช้ Reckon ข้อมูลจะยังคงอยู่ที่เดิมเสมอ นั่นคือใน WooCommerce

ตั้งค่าใน 4 ขั้นตอน

1. ติดตั้ง Reckon Accounts for WooCommerce บนเว็บไซต์ WordPress ของคุณและเชื่อมต่อกับบัญชี Reckon Accounts ของคุณ โดยจับคู่บัญชีการขาย GST และวิธีการชำระเงินของ WooCommerce กับผังบัญชี Reckon ของคุณ
2. ตรวจสอบว่าการซิงค์ครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์และยืนยันว่าคำสั่งซื้อออนไลน์ล่าสุดปรากฏเป็นใบกำกับภาษีตามที่คาดไว้ใน Reckon
3. ติดตั้ง Oliver POS ลงชื่อเข้าใช้เครื่องบันทึกเงินสดบนแท็บเล็ตที่เคาน์เตอร์ของคุณ และยืนยันว่ามีการเปิดใช้งานการแจ้งเตือนให้บันทึกข้อมูลลูกค้าเมื่อชำระเงิน
4. ทำการทดสอบการขายจริงเล็กน้อยที่เคาน์เตอร์ แนบข้อมูลลูกค้า และยืนยันว่าใบกำกับภาษีปรากฏใน Reckon พร้อมยอดรวมและการแบ่ง GST ที่ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

Reckon รองรับการซิงค์แบบเรียลไทม์จากยอดขายของ Oliver POS หรือไม่

ตัวเชื่อมต่อ Reckon WooCommerce โดยทั่วไปจะทำงานใกล้เคียงเรียลไทม์ (ทุกๆ สองสามนาที) หรือต่อคำสั่งซื้อ ขึ้นอยู่กับการติดตั้ง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ยอดขายของ Oliver POS จะไปถึง Reckon ในลักษณะเดียวกันและตามกำหนดเวลาเดียวกับคำสั่งซื้อ WooCommerce ออนไลน์

Reckon One (เวอร์ชันคลาวด์) สามารถทำงานกับ Oliver POS ได้หรือไม่

ใช่ การผสานรวม WooCommerce ของ Reckon One เป็นไปตามรูปแบบเดียวกับ Reckon Accounts Oliver POS บันทึกการขายเข้าสู่ WooCommerce Reckon One จะดึงข้อมูลนั้นผ่านตัวเชื่อมต่อ

Oliver POS เป็นพันธมิตรกับ Reckon หรือไม่

ไม่ Oliver ไม่ได้เป็นพันธมิตรกับ Reckon หรือแพลตฟอร์มบัญชีอื่นๆ เรารองรับ Reckon เพราะตัวเชื่อมต่อ WooCommerce ของมันดึงคำสั่งซื้อ การคืนเงิน GST และลูกค้าจากร้านค้าของคุณอยู่แล้ว และ Oliver ก็บันทึกทุกยอดขายหน้าร้านเข้าสู่ WooCommerce เป็นคำสั่งซื้อมาตรฐาน ดังนั้นตัวเชื่อมต่อเดียวกันจึงดึงข้อมูลนั้นไปโดยอัตโนมัติ การสมัครสมาชิก Reckon สมุดบัญชี และสัญญาของคุณยังคงเป็นเรื่องระหว่างคุณกับ Reckon

Oliver คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการใช้ Reckon หรือไม่

ไม่ คุณจ่ายเงินให้ Reckon โดยตรงตามราคาที่ Reckon ประกาศไว้ ราคาของ Oliver เป็นค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์ POS รายเดือนคงที่ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มบัญชีที่คุณเลือก

ยอดขายหน้าร้านและออนไลน์ของฉันจะกระทบยอดกับชุดบัญชีเดียวใน Reckon หรือไม่

ใช่ Oliver POS บันทึกยอดขายจากเครื่องบันทึกเงินสดเข้าสู่ร้านค้า WooCommerce เดียวกันกับที่ขับเคลื่อนการชำระเงินออนไลน์ของคุณ ดังนั้นเมื่อคำสั่งซื้อไปถึงตัวเชื่อมต่อ Reckon พวกมันก็เป็นกระแสคำสั่งซื้อที่รวมเป็นหนึ่งแล้ว Reckon จะเห็นกระแสรายได้เดียว ยอดหนี้สิน GST รวมเดียว และสมุดบัญชีลูกค้าเดียว ไม่มีการกระทบยอดด้วยตนเองระหว่างชุดบัญชีออนไลน์และหน้าร้าน

ทดลองใช้ Oliver POS ฟรี 30 วันที่ /demo/ — นำร้านค้า WooCommerce ที่มีอยู่และการสมัครสมาชิก Reckon Accounts ที่มีอยู่ของคุณมาใช้ แล้วให้รายได้จากหน้าร้านของคุณอยู่ในสมุดบัญชี Reckon เดียวกันกับคำสั่งซื้อออนไลน์ของคุณภายในหนึ่งชั่วโมง สร้างขึ้นสำหรับผู้ค้าปลีก SMB ในออสเตรเลีย แต่พร้อมใช้งานทุกที่ที่ WooCommerce ทำงาน